APLIKASI SISTEM BASIS DATA PROSES PENERIMAAN CALON MAHASISWA BERBASIS WEB PADA PT EURO MANAGEMENT

Transkripsi

1 APLIKASI SISTEM BASIS DATA PROSES PENERIMAAN CALON MAHASISWA BERBASIS WEB PADA PT EURO MANAGEMENT Kevin Arigie Novinna Riganita Maria Thompson Foeandri H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc D0632 ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun aplikasi basis data berbasis web yang membantu PT Euro Management dalam mengelola data calon mahasiswa dan proses penerimaan calon mahasiswa mulai dari pengaturan jadwal pertemuan, jadwal presentasi dan proses pembayaran. Metode yang digunakan pada tahap analisis adalah metode wawancara dengan Kepala Divisi bagian Teknologi Informasi. Metode yang digunakan pada perancangan sistem basis data adalah Database Lifecycle yang meliputi perancangan konseptual, logikal dan fisikal. Metode untuk perancangan aplikasi adalah perancangan menu, perancangan State Transition Diagram, dan perancangan layar user interface dengan mempertimbangkan Eight Golden Rules. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah aplikasi basis data berbasis web yang mendukung proses penerimaan calon mahasiswa dan pengelolaan sistem operasional perusahaan sehingga waktu dan sumber daya yang dibutuhkan lebih efektif dan efisien. Simpulan yang diambil dari penelitian ini adalah aplikasi yang diusulkan dan diimplementasikan bisa mendukung proses penerimaan calon mahasiswa, proses penerimaan calon mahasiswa, dan meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang teknologi informasi. Kata Kunci : Proses penerimaan calon mahasiswa, perancangan sistem basis data, Eight Golden Rules. ABSTRACT The purpose of this research is to build a web-based database application that helps PT Euro Management to manage the data of prospective students and admissions process from setting appointments, schedule a presentation and payment process. The method used in analysis were interviews with the Head of the Division of Information Technology section. The method used in the design of the database is a database system that includes the design lifecycle conceptual, logical and physical. Methods for application design is the design of menus, designing State Transition Diagram, and the design of the user interface screen by considering Eight Golden Rules. The results obtained from this study is a web-based database application that supports the process of admissions and management of the company's operating system so that the time and resources needed a more effective and efficient. The conclusions drawn from this study is the application of the proposed and implemented to support the process of admissions, admissions process, and improve the performance of companies in the field of information technology. Keywords: The admissions process, the design of database systems, Eight Golden Rules. 1

2 PENDAHULUAN Latar Belakang dari pembuatan aplikasi ini adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terus meningkat dengan begitu pesat. Banyak permasalahan manusia yang dipermudah dan terselesaikan seiring dengan berjalannya perkembangan ini, terutama dalam hal teknologi informasi. Baik secara individu, kelompok, organisasi atau lembaga tertentu memperoleh dampak atau keuntungan yang cukup besar karena dengan pemanfaatan teknologi informasi terbukti mampu meningkatkan kinerja yang efisien dan efektif sehingga perusahaan dapat terus berkembang dan sanggup ikut bersaing untuk menjadi yang terbaik daripada perusahaan lain dalam bidangnya. Seiring dengan persaingan yang semakin ketat, setiap perusahaan dituntut untuk mampu menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat, sehingga dibutuhkan sistem aplikasi yang mendukung kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dalam segi tenaga dan waktu. PT. EURO MANAGEMENT bergerak di bidang pendidikan dimana perusahaan ini menjadi gateway untuk calon mahasiswa agar bisa berkuliah di luar negeri. Akan tetapi PT. EURO MANAGEMENT masih melakukan penyebaran informasi,pendaftaran calon mahasiswa dan penginputan data secara manual yang dimana cara ini bukan merupakan solusi yang tepat untuk pengelolaan data yang berjumlah besar. Oleh karena data yang ada di PT. EURO MANAGEMENT masih berupa hard copy dan jumlahnya tidak sedikit, maka penulis merancang aplikasi sistem basis data seleksi calon mahasiswa berbasis web untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola data serta membantu calon mahasiswa mendapatkan informasi dengan mudah dan melakukan pendaftaran yang dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Masalah yang dihadapi adalah yang pertama bagaimana merancang aplikasi sistem basis data berbasis web yang mampu mendukung proses penerimaan calon mahasiswa, penyampaian informasi, dan mudah digunakan oleh staff PT. Euro Management. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah merancang sistem basis data berbasis web yang mendukung proses penerimaan calon mahasiswa, merancang aplikasi sistem basis data berbasis web yang memperluas penyampaian informasi perusahaan, merancang aplikasi sistem basis data berbasis web yang sederhana dan mudah digunakan oleh staff. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah Staff lebih mudah dalam mengelola data calon mahasiswa, staff lebih mudah menyebarkan informasi terkini seputar perusahaan, staff dapat mengelola sistem penjadwalan baik presentasi ke sekolah-sekolah, pertemuan dengan orangtua maupun acara perusahaan. METODOLOGI PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam tahap analisis adalah Studi Pustaka untuk mengumpulkan data dan teori-teori yang bermanfaat dalam penulisan skripsi dari buku-buku referensi, wawancara kepada Kepala Divisi Teknologi Informasi PT. EURO MANAGEMENT untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di perusahaan dan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan terkait sistem yang berjalan saat ini, melakukan analisa dari hasil wawancara terhadap PT. EURO MANAGEMENT, mengindentifikasi kebutuhan pengguna dari hasil wawancara. Metode yang digunakan dalam tahap perancangan basis data adalah konseptual, logikal, dan fisikal berdasarkan buku Connolly dan Begg, sedangkan untuk merancang aplikasi berupa user interface adalh dengan mempertimbangkan Eight Golden Rules berdasarkan buku panduan Shneiderman dan Plaisant. HASIL DAN BAHASAN Hasil dari penelitian ini berupa Aplikasi Sistem Basis Data Proses Penerimaan Calon Mahasiswa Berbasis Web. Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan proses penerimaan calon mahasiswa. Berikut beberapa contoh tampilan aplikasi yang telah dibuat: 2

3 Gambar 1 Halaman beranda untuk user Gambar 2 Halaman Formullir untuk pendaftaran online untuk siswa Gambar 3 Halaman Login untuk Employee 3

4 Evaluasi Aplikasi Sistem Basis Data Proses Penerimaan Calon Mahasiswa berbasis Web terhadap salah satu staff PT Euro Management : Nama Staff Bp. Sabah Jabatan Head IT Tanggal 16 Januari 2015 Waktu Tempat PT. Euro Management 1. Menurut Anda, apakah aplikasi ini membantu perusahaan dalam memasukkan dan mengelola data calon mahasiswa dalam jangka panjang? Tentu saja sangat membantu karena dengan adanya aplikasi ini, proses pendataan yang tadinya masih manual bisa dimasukkan secara terkomputerisasi dan dalam jangka panjang aplikasi ini membantu untuk menghindari hilangnya data dari data yang tidak valid. 2. Menurut Anada apakah aplikasi ini membantu meningkatkan kinerja perusahaan dalam mengelola data calon mahasiswa? Iya, jelas kinerja perusahaan pasti meningkat karena waktu yang dibutuhkan untuk menginput data calon mahasiswa menjadi lebih efektif sehingga staff yang lain bisa melanjutkan pekerjaan yang lain. 3. Apakah dengan adanya aplikasi ini, informasi yang dibutuhkan bisa tersampaikan? Iya lumayan lah, informasi yang dibutuhkan masyarakat bisa tersampaikan khususnya dengan adanya kontak perusahaan, tujuan utama perusahaan, dan lokasi perusahaan, itu semua sangat membantu proses pendaftaran calon mahasiswa di PT Euro Management. 4 Apa pendapat Bapak tentang aplikasi yang kami buat ini? Sejauh ini semua bagus, fungsi-fungsi yang ada berjalan dengan baik, fiturnya juga cukup lengkap dan banyak. Hanya saja mungkin tampilannya yang perlu sedikit diubah. Kalau bisa dibuat sedikit lebih menarik, contohnya ditambahkan gambar animasi atau panel bergerak lainnya. Terus, disini kan ada fitur berita. Kalau bisa juga ini fitur berita ditambahin fitur download dalam bentuk word atau pdf juga boleh. Siapa tau aja data itu penting kan buat yang baca, dan berita itu kan sistemnya selalu diupdate, jadi bisa cepat hilang gitu.tapi dengan adanya aplikasi ini saya rasa pekerjaan dalam perusahaan bisa diselesaikan dengan lebih cepat. 5 Apakah fitur-fitur yang kami sediakan sudah memenuhi kebutuhan dari kegiatan di dalam perusahaan Bapak? Secara keseluruhan, aplikasi ini cukup membantu kegiatan dalam perusahaan ini. Seperti yang sudah disampaikan di awal bahwa kami memang memerlukan sistem pengelolaan jadwal, media penyimpanan untuk form mahasiswanya, dan fitur laporan ini menurut saya cukup penting karena laporannya jadi terbuat dengan otomatis, bisa disave dalam pdf pula. Forum diskusi juga sepertinya bisa dimasukkin ke dalam aplikasi ini. Supaya siswa atau orang tua bisa langsung tanya jawab dengan staff tanpa harus via telepon, dan mengurangi pertanyaan yang berulangulang juga. 6 Apakah pengoperasian aplikasi ini cukup mudah dipelajari? O iya, aplikasi ini mudah kok. Tampilannya kelihatan sederhana, posisi-posisi panelnya kurang lebih sama, jadi tidak terlalu banyak perubahan saat pindah-pindah halaman, istilahnya konsisten lah. Ya sembari coba-coba pun juga pasti bisa. 4

5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan dari hasil perancangan, implementasi dan evaluasi dari Aplikasi Sistem Basis Data Proses Penerimaan Calon Mahasiswa Berbasis Web pada PT Euro Management, dapat disimpulkan bahwa : 1. Staff lebih mudah untuk memberikan informasi melalui aplikasi ini. 2. Aplikasi ini memudahkan staff dalam memasukkan data kegiatan operasional perusahaan seperti memasukkan jadwal presentasi, jadwal pertemuan, dan jadwal acara. 3. Aplikasi ini mudah digunakan oleh staff sehingga waktu yang dibutuhkan dalam memasukkan data lebih maksimal. 4. Aplikasi ini membantu meningkatkan kinerja staff dalam bidang Teknologi Informasi. Berdasarkan aplikasi yang dihasilkan, diperoleh beberapa saran dari user yang diajukan untuk meningkatkan kualitas sistem dan memaksimalkan pemanfaatan dari sistem sebagai berikut : 1. Penambahan forum diskusi antar calon siswa dan orang tua dengan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas. 2. User Interface agar dibuat lebih menarik dan interaktif seperti ditambahkan animasi pada header. 3. Ditambahkan fungsi untuk mengunduh berita atau artikel. REFERENSI Altekar, Rahul V. (2004). Enterprisewide Resource Planning : Theory and Practice. New Delhi : Prentice-Hall of India Private Limited Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). New York: Addison-Wesley. Duckett, Jon. (2010). Beginning Web Programming with HTML, XHTML, and CSS, 2nd Edition. WROX, New York. Gunawan, R, Chandra, E, Pradesan I. (2010). Sistem Informasi Pengelolaan Data Kepegawaian pada PT. Sigap Panca Marga. Jurnal Sisitem Informasi STMIK GI MDP Volume 2 Agustus Mathiassen, L, Munk-Madsen, Andreas, Nielsen, P.A., Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis and Designs. (1st edition). Denmark : Marco Publishing. Nurhayani. (Oktober 2013-Maret 2014). Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru (PMB) di Amik Sigma Palembang. JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA Volume 2 : Nomor : 1 O Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information Systems, Edisi ke 7. New York: McGraw- Hill. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interaction. (5th Edition). USA: Pearson Education, Inc. Whitten, J.L. and Bentley, L.D. (2007). System Analysis and Design Methods. (7th edition), New York: McGraw-Hill/Irwin. Welling, L. and Thomson, L. (2009). PHP and MySQL Web Developement. (4th edition). New Jersey: Addison-Wesley. RIWAYAT PENULIS Kevin Arigie lahir di Bandar Lampung pada 15 november Penulis menyelesaikan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun Novinna Riganita Maria lahir di Sampit pada 8 november Penulis menyelesaikan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun Thompson Foeandri lahir di Jambi pada 18 September Penulis menyelesaikan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun