ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KARANGANYAR DENGAN METODE PENGADAAN LANGSUNG Tugas Akhir Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Disusun oleh : USWATUN KHASANAH NIM.F3311121 PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i
ABSTRAK ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KARANGANYAR DENGAN METODE PENGADAAN LANGSUNG USWATUN KHASANAH F3311121 Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem dan prosedur pengadaan barang/jasa dengan metode langsung serta untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan sistem pengadaan barang/jasa pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar dengan metode langsung. Sistem dan prosedur pengadaan barang/jasa pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar dengan metode pengadaan langsung sudah cukup baik dibuktikan dengan adanya otorisasi setiap fungsi yang berwenang, pemberian nomor urut tercetak, dan pengarsipan setiap dokumen. Selain kelebihan tersebut masih ada juga kekurangan pada sistem tersebut yaitu kurangnya dokumen SPM- LS dan tidak adanya setruktur organisasi tertulis untuk bagian pengadaan. Dari penelitian diatas maka saran penulis adalah dibuatkan struktur organisasi tertulis untuk bagian pengadaan, agar terlihat jelas bagian apa saja yang terlibat dalam pengadaan dan penambahan dokumen SPM-LS agar bagian KPA tidak hanya memverivikasi tetapi juga bisa mengarsipkan. Kata kunci : sistem, prosedur, pengendalian intern ii
ABSTRACT ANALYSIS ON PRODUCT/SERVICE PROCUREMENT SYSTEM IN DPRD S SECRETARIAT OF KARANGANYAR WITH DIRECT PROCUREMENT USWATUN KHASANAH F3311121 This research is purpose to find out how the product/ service procurement system with Direct Procurement method otherwise the weakness and the strength of product/service procurement system in the DPRD s (Local Legislative Assembly s) Secretariat Regency of Karanganyar with Direct Procurement. The result of the research are the product/service procurement system in the DPRD s Secretariat Regency of Karanganyar with Direct Procurement had been sufficiently good as could be seen from the presence of authorization for each authorized function on the corresponding document, number-ordered documents, and document archiving. In addition, some weaknesses were lack of documents SPM-LS to be archived to KPA and no written organization structure for the procurement division. Based on the result of research, the researcher give some suggestion is organizational structure for the procurement written so clearly visible part anything involved in procurement and additional documents SPM-LS to KPA. Finally, KPA not only verification but also archive. Keywords: system & procedure, product/service procurement, direct method, DPRD s Secretariat. ii
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING Tugas Akhir dengan judul ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KARANGANYAR DENGAN METODE PENGADAAN LANGSUNG telah disetujui oleh dosen pembimbing untuk diujikan guna mencapai derajat Ahli Madya Program diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNS. Surakarta, 29 April 2014 Disetujui dan diterima oleh Pembimbing Putri Nugrahaningsih, SE., M.Ak., Ak. NIK. 1983061420140401 iii
HALAMAN PENGESAHAN Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret guna melengkapi tugas-tugas yang memenuhi syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi. Nama Nim Jurusan : USWATUN KHASANAH : F3311121 : D III AKUNTANSI Judul : ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KARANGANYAR DENGAN METODE PENGADAAN LANGSUNG Surakatra, 20 Mei 2014 Tim Penguji Tugas Akhir 1. Adi Firman Ramadhan, SE., M.Ak., Ak.,CA (...) NIK. 1984062020130201 Dosen Penguji 2. Putri Nugrahaningsih, SE., M.Ak., Ak. (....) NIK. 1983061420140401 Dosen pembimbing iv
SURAT PERNYATAAN TUGAS AKHIR (TA) Yang bertanda tangan di bawah ini mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret : Nama : Uswatun Khasanah NIM. : F3311121 Jurusan : D3 Akuntansi Tempat / Tgl. Lahir : Pekalongan,04 September 1993 Alamat : Pantirejo Rt 04/03 Kesesi, Pekalongan Pembimbing Tugas akhir (TA) : Putri Nugrahaningsih SE, M.Ak., Ak Judul Tugas akhir (TA) : Analisis Sistem Pengadaan Barang/Jasa pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar dengan Metode Pengadaan Langsung Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa: 1. Tugas akhir (TA) yang saya buat merupakan hasil karya murni saya sendiri 2. Apabila ternyata dikemudian hari, bahwa Tugas akhir (TA) ini merupakan hasil jiplakan/ salinan/saduran karya orang lain, maka saya bersedia menerima sangsi sbb: a. Sebelum dinyatakan lulus, bersedia menyusun Tugas akhir (TA) ulang dan diuji kembali b. Setelah dinyatakan lulus, penarikan Ijazah dan penjabutan gelar sarjana. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Meterai Rp 6000 Surakarta, 29 April 2014 Mahasiswa Uswatun Khasanah NIM. F3311121 v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN...Merasa senang karena usahanya (sendiri) (QS. Al gasyiyah)...barang siapa merintis jalan mencari ilmu maka allah akan memudahkan Baginya jalan kesurga (HR Muslim) Pujilah apa yang anda sukai, dan anda akan mendapatkan lebih...kritiklah Apa yang anda tidak sukai, dan anda akan mendapatkan lebih... (Ivan Burnel) Diawali dengan basmallah diakhiri dengan hamdallah (penulis) Karya ini Penulis Persembahkan Kepada: Ayah dan Ibu tercinta Seluruh keluarga Sahabat dan teman-temanku Almamater vi
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum wr. Wb. Puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karuni-nya kepada kita semua. Hanya berkat ridho dan ijin-nya penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan/Magang dan juga penulisan Tugas Akhir dengan judul ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KARANGANYAR DENGAN METODE PENGADAAN LANGSUNG. Tugas akhir ini disusun guna melengkapi tugas-tugas yang memenuhi persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi Keuangan. Penulis sadar akan kemampuan penulis yang terbatas dan jauh dari kesempurnaan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu penulis tidak lepas dari pihak-pihak yang membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Ravik Karsidi, MS. Selaku Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak. Selaku Ketua Program Diploma Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. vii
4. Ibu Putri Nugrahaningsih, SE., M.Ak., Ak. Selaku dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan waktunya sehingga tugas akhir ini dapat selesai. 5. Adi Firman Ramadhan, Se., M.Ak., Ak.,CA selaku dosen penguji saya. 6. Bapak maupun ibu dosen yang telah memberikan ilmu praktik dan teori selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Bapak Drs. Marjoko Priyo P, MM. Selaku Kasubag Keuangan Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar. 8. Ibu Sri Hartini, SE., Ibu Tatik K, SE., Ibu Suyati, SE.,dan Bapak Agus Supono, S. Sos. yang telah memberikan penngalaman tak ternilai harganya saat melakukan magang dan penelitian pada Sekterariat DPRD Kabupaten Karanganyar. 9. Seluruh karyawan Sekretariat DPRD Kabupaten Karangayar bagian Keuangan dan Akuntansi yang dengan sabar memberikan ilmu dan pelajaran berharga kepada penulis sebagai bekal memasuki dunia kerja. 10. Ayah dan Ibu tercinta, adik-adiku Sidik Fathoni dan Sifa Fauziah tersayang serta seluruh keluarga yang memberikan doa dan motivasi. 11. Para sahabat saya Nur Khadzikoh, Hening Kusuma wardani, Tutik warjiati, Tri Suhartini, Risq Khairunnisa, terimakasih atas doa, dukungan, dan motivasinya. 12. Sukma widodo, dan Anisah yang menjadi motivator saya. viii
13. Teman-teman kos Alhuswah dimana saya tinggal sementara, Nia, Dinni, Titin, Devi, Septi, Kiki dan semua yang tidak bisa disebut satu persatu, terimakasih atas bantuan dan dukungannya. 14. Teman-teman kampus Setiani, Wulan Hapsari, dan Keluarga petrik, semoga persahabatan kita akan terus berjalan. 15. Seluruh teman-teman D III Akuntansi angkatan 2011, tak terasa sudah tiga tahun bersama kalian. 16. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan dalam kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis maupun bagi pihak yang berkepentingan. Wassalamu alaikum wr.wb. Surakarta, 21 April 2014 Penulis ix
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... ABSTRACK... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAN... SURAT PERNYATAAN TUGAS AKHIR... MOTTO DAN PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vi vii x xii xiv BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 5 C. Tujuan Penelitian... 6 D. Manfaat Penelitian... 6 II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur... 8 B. Pengertian Akuntansi Pemerintah... 9 C. Barang/Jasa... 9 D. Pengertian Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi 10 x
E. Metode Pengadaan Barang/Jasa... 12 F. Bagan Alir Dokumen... 15 III. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum 1. Sejarah Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 22 2. Tugas dan Fungsi Pokok Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 24 3. Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar. 25 4. Struktur Organisasi dan Diskripsi Jabatan Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 26 B. Analisis Dan Pembahasan 1. Sistem Pengadaan Barang/Jasa... 29 2. Analisis Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar dengan Metode Pengadaan Langsung 57 C. Temuan 1. Kelebihan... 59 2. Kelemahan... 60 IV PENUTUP A. Simpulan... 62 B. Rekomendasi... 63 xi
DAFTAR GAMBAR GAMBAR Halaman 2.1 Bagan Alir Dokumen... 15 3.1 Setruktur Organisasi... 26 3.2 Prosedur Permintaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 41 3.3 Prosedur Permintaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 42 3.4 Prosedur Permintaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 43 3.5 Prosedur Permintaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 44 3.6 Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 45 3.7 Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 46 3.8 Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar(Lanjutan)... 47 3.9 Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 48 3.10 Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 49 xii
3.11 Prosedur Penerimaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 50 3.12 Prosedur Penerimaan Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar (Lanjutan)... 51 3.13 Prosedur Permintaan Membayar untuk Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 52 3.14 Prosedur Permintaan Membayar untuk Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar.. 53 3.15 Prosedur Pencairan Dana untuk Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 54 3.16 Prosedur Pencairan Dana untuk Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 55 3.17 Prosedur Pencatatan Pencairan Dana untuk Barang/Jasa dengan Metode Pengadaan Langsung pada Sekretariat DPRD Kabupaten Karanganyar... 56 xiii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat pernyataan 2. Surat keterangan magang 3. Surat perintah kerja 4. Berita acara serah terima pekerjaan 5. Register surat penolakan penerbitan SPM-LS 6. SPP-LS (surat permintaan pembayaran langsung) 7. SPM-LS (surat permintaan membayar) 8. SP2D (surat pencairan dana) 9. BKU (buku kas umum) xiv