Tinjauan Manajemen Unit Jaminan Mutu 2008-2013 1. Kebijakan Penjaminan Mutu Kebijakan penjaminan mutu di tingkat program studi tidak terpisahkan dari kebijakan penjaminan mutu di tingkat Universitas. Kebijakan ini tercermin dalam Visi, Misi dan Rencana Strategis (Renstra) UB 2011-2014. Di dalam Renstra UB: Inisiasi manajemen mutu yang lebih sistematis di UB dilakukan melalui penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), antara lain berbasis pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan Sistem Penjaminan Mutu dari BAN-PT. Sistem Penjaminan Mutu yang terintregrasi dalam setiap kegiatan unit kerja dalam rangka mewujudkan manajemen internal yang tidak hanya akan berdampak pada perbaikan proses layanan internal, namun juga perlu diorientasikan pada kepuasan pelanggan (stakeholders). Guna mewujudkan sistem Penjaminan Mutu di Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UB sebagai salah satu prinsip Good Governance, dan mengingat ketentuan mengenai prinsip pertanggung-jawaban Dekan atas penyelenggaraan institusi, melalui Surat Rektor Universitas Brawijaya Nomor 0247/J.10/LL.//2007 tanggal 5 Februari 2007 perihal kebijakan Rektor tentang Pembentukan GJM dan UJM, maka Dekan FK UB membentuk unit Penjaminan Mutu yaitu GJM (Gugus Jaminan Mutu) pada tingkat Fakultas. yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Dekan FKUB No. 48/SK/H10.7/KP/2010 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Personalia Gugus Jaminan Mutu FKUB Masa Tugas 2010-2011. Tugas pokok dan fungsi GJM ialah: membantu pimpinan menetapkan kebijakan mutu fakultas dan menyusun manual mutu fakultas, menyusun manual prosedur, menyusun instruksi kerja di lingkungan fakultas, sosialisasi, melakukan tindakan koreksi dan peningkatan mutu, serta memfasilitasi pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas. Pada tingkat jurusan/program studi Pendidikan Dokter dibentuk UJM (Unit Jaminan Mutu) ditetapkan dengan Surat Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Nomor 021/SK/J1010.1.17/KP/2007. tentang pembentukan Unit Jaminan Mutu Program Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Catatan: Pusat Jaminan Mutu (PJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) di tingkat Universitas. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) di tingkat Fakultas /Program. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) di tingkat Jurusan /Program Studi. BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 1
2. Organisasi Penjaminan Mutu Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 1. PJM 2. SPI REKTOR SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS Gugus Jaminan Mutu (GJM) Unit Penunjang Pelaksana Akademik Audit DEKAN/PROGRAM (PROGRAM STUDI S2,S3) (Unit Pelaksana Akademik) SENAT AKADEMIK FAKULTAS Unit Jaminan Mutu (UJM) KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI S1, S2, S3) (Unit Pelaksana Akademik) PJM = Pusat Jaminan Mutu SPI = Satuan Pengawas Internal = Garis koordinasi Gambar 1.Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB Struktur Organisasi Penjaminan Mutu PSPD FKUB. Gambar 2. Struktur Organisasi Unit Penjaminan Mutu FKUB BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 2
Tugas Pokok dan Fungsi Unit Penjaminan Mutu FKUB Alur Kerja (Fungsi) Unit Penjaminan Mutu Jursan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Pakar SK Dekan Sekretariat Tim UJM Op. Kajur Laboratorium PJP/PJMK Mahasiswa BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 3
Gambar 3. Struktur Organisasi Unit Penjaminan Mutu FKUB Unit Jaminan Mutu di PSPD diberi tugas (SK) oleh Dekan dan bertanggungjawab pada Dekan FKUB. Dalam menjalankan fungsinya UJM PSPD FKUB bekerja sama dengan Jurusan Kedokteran/PSPD FKUB, seperti yang tecantum di Pedoman Pendidikan th. 2011-2012 sebagai berikut: a. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah unit penunjang fakultas di bawah dan bertanggung jawab kepada Dekan dalam hal pengendalian standar dan penjaminan mutu Jurusan. b. Unit Jaminan Mutu (UJM) bertugas: 1) Menyusun Standar Penjaminan Mutu Jurusan dalam melaksanakan tugas dan fungsi penyelenggaraan Kurikulum Berbasis Kompetensi di Program Studi Pendidikan Dokter 2) Menyusun dan melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) Monitoring dan Evaluasi terhadap Jurusan dalam penyelenggaraan KBK Program Studi Pendidikan Dokter (Catatan: Lewat Program HPEQ dilakukan peningkatan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Penjaminan Mutu Pendidikan Berstandar Internasional) 3) Bersama Medical Education Unit melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kurikulum dan proses belajar mengajar oleh Jurusan. 3. Sistem Penjaminan Mutu Sejak diluncurkan pada tahun 2003 oleh Ditjen. Dikti., Depdiknas, kegiatan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di Perguruan Tinggi (PT) telah berlangsung selama enam tahun. Dalam kurun waktu itu telah berkembang berbagai variasi implementasi Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi. Pada tahun 2006 telah disusun secara Nasional sistem yang menyinergikan kegiatan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED), Penjaminan Mutu, dan Akreditasi Perguruan Tinggi, yang semuanya bertujuan menjamin mutu perguruan tinggi di Indonesia. Sistem tersebut dinamakan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). Selanjutnya dalam perkembangannya, di dalam SPM-PT, (1) kegiatan EPSBED akan dikembangkan menjadi suatu Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT), (2) Kegiatan Penjaminan Mutu disebut sebagai Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan (3) Akreditasi disebut sebagai Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Pada tahun 2006-2009 UB menggunakan Sistem Penjaminan Mutu secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 10 standar mutu versi DIKTI. Mulai tahun 2010, Sistem penjaminan mutu secara internal di UB mempunyai ciri khas sendiri dengan menggunakan nama Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Sistem penjaminan mutu di PSPD FKUB mengikuti Sistem penjaminan mutu UB (SPMI). Sejak th 2007 Fakultas Kedokteran UB telah membentuk Sistem Penjaminan Mutu sesuai dengan Sistem Penjaminan Mutu UB. Tahun 2011 dalam rangka percepatan rekognisi Internasional, lewat Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK PKPD), PSPD FKUB mengembangkan sistem Penjaminan Mutunya sesuai dengan standar World Federal Medical Educatian (WFME). 4. Sistem Dokumen dan Sistem Audit Penjaminan Mutu PSPD FKUB Sistem dokumen di Jurusan Kedokteran mengikuti system dokumen yang ada di Universitas Brawijaya yaitu ; Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), baik jenis dokumen maupun system kodifikasinya (lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00009 01000). Sistem dokumentasi SPMI mengacu pada sistem dokumentasi SPMA dan sistem dokumentasi ISO, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas Universitas Brawijaya. Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO). BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 4
Seluruh Dokumen dikendalikan oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Ketua Jurusan. Sistem pengendalian dokumen tercantum didalam Manual Prosedur, Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Sedangkan sistem audit internal mengikuti sistem audit yang ditetapkan oleh Sistem Manajemen Mutu Universitas Brawijaya. Jenis Dokumen dibagi sebagai berikut: I. Dokumen Induk (Dokumen Normatif) 1. Visi dan Misi 2. Statuta 3. Organisasi dan Tata Kerja 4. Rencana Strategis (Renstra) 5. Program Kerja 6. Pedoman Pendidikan II. Dokumen Mutu (Dokumen Operasional) 1. Manual Mutu 2. Standar Mutu 3. Manual Prosedur (Wajib): 3.1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 3.2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 3.3. Tindakan Korektif dan Pencegahan 3.4. Audit Internal 3.5. Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan. 4. Instruksi Kerja 5. Dokumen Pendukung 6. Borang-borang 7. Dokumen Audit: 1. Borang Kinerja Jur./PS. 2. Manual Prosedur (MP) Jurusan 2. Instruksi Kerja (IK). 3. Manual Mutu (MM) Jurusan 5. Sistem Audit Penjaminan Mutu PSPD FKUB Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Audit internal Jurusan/Program Studi dilakukan dua tahap, yaitu yang pertama oleh auditor yang ditunjuk oleh Jurusan dan yang kedua oleh PJM Universitas Brawijaya. Kedua tahap tersebut biasanya dilakukan dua kali dalam setahun yakni berupa audit sistem dan audit kepatuhan. Selain itu termasuk dalam audit internal, Jurusan mengadakan audit silang (cross audit) yang dilakukan internal antar unsur/kegiatan di Fakultas Kedokteran UB. Dalam audit internal mutu tahun akademik 2010/2011 FKUB mendapat peringkat II dari seluruh Fakultas yang ada di Universitas Brawijaya. Sedangkan di tingkat jurusan dari seluruh jurusan yang ada di Universitas Brawijaya dalam audit internal mutu tahun akademik 2010/2011 Juara I sampai dengan III diraih oleh jurusan yang ada di FKUB yaitu secara berurutan Jurusan Ilmu Gizi, Pendidikan Dokter dan Ilmu Keperawatan. Hal ini diumumkan pada saat penyusunan Program Kerja Univeritas tahun 2011-2012. Audit eksternal juga dilaksanakan di Jurusan Kedokteran dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam perolehan sertifikat. Selain itu Jurusan Kedokteran FKUB harus diasesmen oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT. Program Studi Sarjana (S1) Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik penilaian desk evaluation maupun site visit pada audit tahun 2008 dengan SK BAN-PT: No. 003/BAN- PT/Ak-XI/S1/V/2008 telah memperoleh nilai Akreditasi A, BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 5
6. Aktivitas Kerja Aktivitas Kerja Unit Jaminan Mutu PSPD FKUB mulai dari tahun 2008-2013 adalah sebagai berikut: 1. Tahun 2007. a. Pembentukan organisasi Penjaminan Mutu (SK Dekan Nomor 021/SK/J1010.1.17/KP/2007.) b. Implementasi SK Dekan di atas c. Pembuatan dokumen-dokumen: - Kompetensi Lulusan d. Menghadapi Audit Internal siklus I. e. Sosialisasi Penjaminan Mutu f. Persiapan menghadapi Audit External dari BANPT 2. Tahun 2008. a. Penyempurnaan dokumen-dokumen: b. Pelatihan tim Penjaminan Mutu (di PJM) c. Pelatihan Auditor. (di PJM) d. Menghadapi Audit Internal siklus II & III. e. Program Monev: 1. Audit Sistem a. Pembuatan Dokumen Penilaian b. Pembentukan Tim Monev (dari Lab-lab) c. Sosialisasi Dokumen d. Kompilasi Dokumen dari tiap MKK/Lab. 2. Audit Kepatuhan Pelaksanaan Monev f. Laporan ke Dekan untuk ditindak lanjuti g. Audit External dari BANPT, terakreditasi Nilai A (SK BAN-PT: No. 003/BAN- PT/Ak-XI/S1/V/2008) 3. Tahun 2009. a. Penyempurnaan dokumen-dokumen: b. Menghadapi Audit Internal siklus IV & V. c. Program Monev: 1. Audit Sistem 2. Audit Kepatuhan Pelaksanaan Monev 3. Tindakan Koreksi 4. Tahun 2010. a. Penyempurnaan dokumen-dokumen: b. Pelaporan: 1. Dokumen Induk - Visi Misi Jurusan Kedokteran - Struktur Organisasi dan Tupoksi Jurusan Kedokteran - Renstra Jurusan Kedokteran - Program Kerja Jurusan Kedokteran BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 6
- Pedoman Pendidikan Jurusan Kedokteran - MP wajib 2. Dokumen Mutu - Manual Mutu Proses Bisnis - Borang Kinerja - Standar Mutu 3. Pengisian Standar 6 c. Menghadapi Audit Internal siklus VI & VII,Laporan ke Dekan untuk ditindak lanjuti d. Menghadapi Audit External dari ISO 9001; 2008. 5. Tahun 2011 a. Penyesuaian dokumen-dokumen: b. Pemutakhiran: 1. Dokumen Induk 1. Visi Misi Jurusan Kedokteran 2. Struktur Organisasi dan Tupoksi Jurusan Kedokteran 3. Renstra Jurusan Kedokteran 4. Program Kerja Jurusan Kedokteran 5. Pedoman Pendidikan Jurusan Kedokteran 6. MP wajib 2. Dokumen Mutu 1. Manual Mutu 2. Borang Kinerja 3. Pembuatan Standar Mutu sesuai WFME (Lewat Program PHK PKPD) c. Sosialisasi AIM ke Lab. d. Menghadapi Audit Internal siklus VIII & IX. Laporan ke Dekan untuk ditindak lanjuti e. Mengikuti Program PHK PSPD 6. Tahun 2012 a. Penyesuaian dokumen-dokumen b. Menghadapi Audit Internal siklus X & XI. - Pengisian Borang 3A St. 3&4 c. Pemutakhiran: 1. Dokumen Induk 2. Dokumen Mutu d. Pelatihan Auditor AIM dan Pelayanan Prima e. Sosialisasi AIM untuk Lab. 7. Tahun 2013 a. Menghadapi Audit Internal b. Memperbaiki Dokumen Penjaminan Mutu c. Membantu pembuatan kurikulum dan MONEV d. Membantu Prodi dalam penyiapan dokumen Akreditasi Prodi. e. Membantu HPEQ pembuatan Evalusi Diri f. Membantu HPEQ Recoqnisi Internasional Proker UJM FKUB Tahun 2014. a. Penyelesaian Tugas (pd Surat Tugas) b. Sosialisasi MP c. Pemutakhiran Dokumen d. Monitoring Pelaksanaan Pembelajaran. - Kompilasi pelaksanaan pembelajaran di Lab. - Kompilasi Dokumen pembelajaran di Lab. - Monitoring Kesesuaian pembelajaran dgn RPKPS/LO (rencana) BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 7
e. Membantu HPEQ Recoqnisi Internasional BAN-PT: Tinjauan manaj UJMan 2011 8