Manual Prosedur Pengendalian Rekaman

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengendalian Rekaman Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya Malang 2012

2 Manual Prosedur Pengendalian Rekaman Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 8 Maret 2013 Diajukan oleh : Management Representative Ttd Ilhamuddin, S.Psi., M.A. Dikendalikan oleh : UJM Ttd Disetujui oleh : Kaprodi Nur Hasanah, S.Psi., M.Si. Ttd Yoyon Supriyono, S.Psi., M.Psi. i

3 Daftar Isi Tujuan...1 Ruang Lingkup...1 Definisi...1 Rujukan...1 Garis Besar Prosedur...1 Bagan Alir Prosedur Pengendalian Dokumen Prosedur Pengendalian Rekaman...3 Lampiran Daftar Nomor Dokumen ( ) Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Borang Daftar Rekaman Mutu ( )...5 i

4 Tujuan 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua rekaman proses layanan bisnis terekam dalam arsip-arsip dokumen yang terkelola untuk menjamin mutu setelah dikaji dan disetujui secara memadai. Ruang Lingkup Pengendalian Rekaman harus diterapkan pada semua rekaman dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Spesifikasi Produk dan semua dokumen yang berkaitan dengan mutu. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman merekam layanan sistem mutu Organisasi FISIP UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 2. Rekaman Mutu adalah rekaman proses layanan bisnis Prodi Psikologi FISIP UB dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. 3. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar Rujukan 1. Manual Mutu Prodi Psikologi FISIP UB ( ) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Pengendalian Rekaman. Rekaman yang baru atau rekaman hasil revisi harus disahkan oleh Kaprodi Psikologi FISIP. 2. Administrasi melakukan pencatatan dan perekaman sebagai dasar menerbitkan dokumen. 3. Pendistribusian rekaman dilakukan staf administrasi dengan mengacu pada rencana kegiatan proses layanan pendidikan Prodi Psikologi FISIP UB. 4. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman Prodi Psikologi FISIP untuk mendukung program paperless community. 5. Rekaman layanan pendidikan dijadikan acuan bahan penyusunan dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kaprodi. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 1

5 6. Perubahan pada rekaman dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 7. Masing-masing rekaman diberi identitas pada file rekaman kegiatan sebagai berikut: Judul/Nama kegiatan Nomor Tanggal kegiatan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 8. Identifikasi jenis rekaman kegiatan dibedakan dengan nomor jenis rekaman menggunakan nomor yang berbeda dan adanya stempel kadaluarsa dan terkendali apabila rekeaman tersebut merupakan rekaman terkendali sebagi acuan penerbitan dokumen. 9. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 10. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 11. Rekaman Terkendali/Tidak Terkendali Semua Rekaman mutu Terkendali harus disimpan dalam file rekaman mutu sebagai acuan penysuunan dokumen mutu. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Prodi Psikologi menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 12. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing harus diberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 13. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan stempel kadaluarsa dan atau terkendali dan perubahan nomor revisi. 14. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali UJM melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. 2

6 Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Rekaman Mulai UJM Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas UJM Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu Sekretaris UJM Melakukan tabulasi data MR Menganalisa data Data Terolah MR Menyusun laporan dan tinjauan manajemen Laporan Selesai 3

7 1. Borang Daftar Revisi Rekaman ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan 1. Visi, Misi dan Tujuan GJM 2. Program Kerja GJM 3. Manual Mutu GJM (termasuk Rencana Mutu) 4. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman GJM 5. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai GJM 6. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan GJM 7. MP Audit Internal GJM MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan GJM MP Review Profil GJM di Laman UB MP Layanan Konsultasi kepada Masyarakat GJM MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal GJM MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset GJM 13. Instruksi Kerja 14. Dokumen Pendukung 4

8 2. Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode Pemusnahan Visi, Misi dan Tujuan PJM Program Kerja PJM Manual Mutu PJM (termasuk Rencana Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman PJM MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai PJM MP Tindakan Korektif dan Pencegahan PJM MP Audit Internal PJM MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan PJM MP Review Profil PJM di Laman UB MP Layanan Konsultasi kepada Masyarakat PJM MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal PJM MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset PJM Instruksi Kerja Dokumen Pendukung