ISSN : 2442-8345 Identifikasi Menggunakan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti: Studi Kasus Disaster Recovery Center Kementerian XYZ Program Studi Sistem Informasi, STIMIK ESQ Jl. TB Simatupang Kavling 1, Cilandak, Jakarta Selatan 12560 e-mail: anggar.r@esqbs.ac.id Abstract: The role of IS/IT within an enterprise can be considered as a strategic component. It is so strategic, so companies often expend significant investments to gain the business benefits of IS/IT. Large investments have not necessarily produce the same benefits. It happened at the Ministry of XYZ, where they built a DRC (Disaster Recovery Center) to help the system SISKOHAT (Haji Integrated Information System). Required an analysis of the business benefits that can be obtained from the development of this system. Based on the analysis, obtained two categories of the business benefits of IS / IT, ie: Decrease / Suppress Costs (RCO) and Reducing Risk (RRI). The second category of these business benefits, obtained three sub-categories of the business benefits of IS / IT, ie: Failure Cost Service (RCO-05), Doubtful (RRI-02), and Data Loss (RRI-05). Keywords: IS/IT Business Value, Ranti Generic IS/IT Business Value Table, Disaster Recovery Center. Abstrak: Peranan SI/TI di dalam suatu perusahaan bisa dikategorikan sebagai sebuah komponen yang strategis. Sedemikian strategisnya, sehingga perusahaan kerap mengeluarkan investasi yang besar untuk mendapatkan manfaat bisnis dari SI/TI. Investasi yang besar belum tentu menghasilkan manfaat yang sama. Hal ini yang terjadi pada Kementerian XYZ, dimana mereka membangun sebuah DRC (Disaster Recovery Center) untuk membantu sistem SISKOHAT (Sistem Informasi Haji Terpadu). Diperlukan sebuah analisis terhadap manfaat bisnis yang bisa didapatkan dari pengembangan sistem ini. Berdasarkan hasil analisis, didapatkan 2 kategori manfaat bisnis SI/TI, yaitu: Mengurangi/Menekan Biaya (RCO) dan Mengurangi Risiko (RRI). Dari kedua kategori manfaat bisnis ini, didapatkan 3 sub-kategori manfaat bisnis SI/TI, yaitu: Biaya Kegagalan Layanan (RCO-05), Piutang Tak Tertagih (RRI-02), dan Kehilangan Data (RRI-05). Kata kunci:, Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti, Disaster Recovery Center Page 13
1. PENDAHULUAN Peranan SI/TI dalam suatu perusahaan tidak dapat dipungkiri merupakan sebuah komponen strategis. Tanpa adanya SI/TI, perusahaan tidak akan dapat bersaing dengan yang lainnya. Hal ini yang menyebabkan pengeluaran yang sangat besar tiap tahunnya di perusahaanperusahaan. Menurut data dari IDC belanja SI/TI akan meningkat dari USD 2,4 trilyun di 2016 menjadi USD 2,7 trilyun di tahun 2020 [1]. Pengeluaran yang besar ini ternyata belum tentu memberikan dampak nyata terhadap perusahaan. Karena menurut penelitian, manfaat-manfaat yang didapatkan dari implementasi SI/TI bersifat tangible dan intangible [2]. Sifat intangible ini mempunyai kelemahan, yaitu perusahaan tidak bisa merasakan langsung manfaat bisnis tersebut. Sehingga bisa disimpulkan bahwa pengeluaran belanja SI/TI sebagian besar tidak tidak mempunyai efek bisnis secara langsung. Hal yang mirip juga terjadi di Kementerian XYZ, dimana SI/TI merupakan salah satu pengeluaran terbesarnya. Hal ini bisa dilihat dari dibangunnya DRC (Disaster Recovery Center) untuk SISKOHAT (Sistem Informasi Haji Terpadu) untuk mendukung pelaksanaan operasional penyelenggaraan haji. Proyek DRC ini diperkirakan membutuhkan anggaran sekitar Rp. 7,5 milyar per tahun [3]. Besarnya perkiraan anggaran yang dibutuhkan untuk proyek ini, maka perlu diadakan suatu justifikasi melalui proses identifikasi dan kuantifikasi manfaat. Penelitian ini berusaha untuk melakukan identifikasi, kemudian klasifikasi terhadap manfaat bisnis yang bersifat intangible menggunakan tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti. 2. LANDASAN TEORI Bagian ini menjelaskan teori-teori yang menjadi dasar dari penelitian yang dilakukan. Sub-sub bab di bawah akan membahas mengenai manfaat bisnis, bagaimana ia bisa diidentifikasi dan diklasifikasikan, dan penggunaan tabel manfaat bisnis dari Ranti. 1.1. Manfaat Bisnis Manfaat bisnis SI/TI bisa diartikan sebagai manfaat atau hasil yang diperoleh dari suatu investasi SI/TI yang dapat meningkatkan kinerja organisasi [4]. Manfaat bisnis yang didapat tidak hanya dilihat dari sisi finansial saja, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif tertentu bagi organisasi. 1.2. Identifikasi dan Klasifikasi Manfaat Bisnis SI/TI Beberapa peneliti telah melakukan upaya untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasi manfaat bisnis SI/TI yang bisa didapatkan oleh organisasi. Parker [5] [4] membagi manfaat menjadi tiga bagian, yaitu: tangible (manfaat yang nyata/langsung dan mudah diukur), intangible (manfaat yang tidak nyata/langsung dan sukar diukur), dan quasitangible (manfaat yang nyata tapi susah diukur atau sebaliknya). Sementara Remenyi et.al. [6] membagi manfaat menjadi empat bagian, yaitu: easy to quantify (EQT) atau hard benefit, hard-to quantify tangible (HQT), easy-to-quantify intangible (EQI), dan hardto-quantify intangible (HQI) atau strategic/soft benefit. Semua metode di atas sebenarnya menggunakan pendekatan positivistmethode untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasi manfaat bisnis SI/TI. Alternatif lainnya adalah menggunakan pendekatan hermeneutika seperti yang telah dipaparkan oleh Bannister dan Remenyi [7]. Hermeneutika sendiri merupakan teori dan metodologi yang mempelajari mengenai interpretasi makna. 1.3. Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti Terdapat kelemahan dalam identifikasi dan klasifikasi manfaat bisnis, terutama bila ia bersifat intangible, karena sifatnya yang tidak bisa dirasakan secara langsung karena tidak Page 14
berbentuk nyata. Oleh karena itu, tanpa analisis yang tepat, organisasi tidak akan bisa mendapatkan manfaat ekonomis secara utuh dari investasi SI/TI [8]. Pada penelitiannya, Ranti telah menemukan solusi yang dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengklasifikasi manfaat intangible. Tabel Generik Ranti atau tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti telah mengidentifikasi dan mengklasifikasi manfaat-manfaat bisnis yang ada di Indonesia [9]. Tabel 1. Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti Kategori Sub-Kategori Kode 1. 1. Biaya Telekomunikasi RCO-01 Mengurangi/ 2. Biaya Perjalanan RCO-02 Menekan Biaya RCO-03 3. Biaya Operator (Dari) RCO-04 4. Biaya Pertemuan RCO-05 5. Biaya Kegagalan Layanan RCO-06 RCO-07 6. Biaya Distribusi 2. Produktivitas (Karena Disebabkan Oleh) 3. Mempercepat Proses (Dari) 4. Mengurangi Resiko (Dari) 7. Biaya Pelatihan Per Setiap Karyawan 8. Biaya Pengembalian Barang Yang Salah 9. Biaya Uang (Bunga Pinjaman) 10. Biaya Cetak Dokumen Dan ATK 11. Biaya Langganan 12. Biaya Sewa Ruangan 13. Biaya Sewa Alat 14. Biaya Inventori/Penyimpanan 15. Biaya Kesalahan Penelitian 16. Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja 17. Mempercepat Penguasaan Produk 18. Kemudahan Analisis 19. Kepuasan Karyawan 20. Proses Produksi 21. Proses Pengadaan Barang 22. Proses Pembuatan Laporan 23. Proses Persiapan Data 24. Proses Pemeriksaan Permohonan 25. Proses Pembayaran Hutang/Tagihan 26. Proses Transaksi 27. Proses Pengambilan Keputusan 28. Kesalahan Hitung 29. Piutang Tak Tertagih 30. Kehilangan Penyimpanan 31. Produk Gagal 32. Kehilangan Data 33. Kesalahan Data 34. Jatuh Tempo RCO-08 RCO-09 RCO-10 RCO-11 RCO-12 RCO-13 RCO-14 RCO-15 IPR-01 IPR-02 IPR-03 IPR-04 APR-01 APR-02 APR-03 APR-04 APR-05 APR-06 APR-07 APR-08 RRI-01 RRI-02 RRI-03 RRI-04 RRI-05 RRI-06 RRI-07 RRI-08 RRI-09 RRI-10 5. Pendapatan (Yg Disebabkan Oleh ) 6. Keakuratan (Dari) 7. Mempercepat Cash-In (Disebabkan Karena) 8. Layanan Eksternal (Dari) 9. Image (Disebabkan Oleh) 10. Kualitas (Dari) 11. Layanan Internal (Dari) 12. Keunggulan Kompetitif (Disebabkan Oleh) 13. Menghindari Biaya (Dari) 35. Kehilangan Karyawan Potensial 36. Pemalsuan 37. Penipuan/Kecurangan Administrasi 38. Kesalahan Pembayaran 39. Kesalahan Pengelolaan Asset 40. Kapasitas Bisnis 41. Kualitas Laporan 42. Kepercayaan Pelanggan 43. Memperluas Segmentasi Pasar 44. Pendapatan Lain- Lain 45. Tagihan 46. Analisis 47. Data 48. Perencanaan 49. Keputusan RRI-11 RRI-12 IRE-01 IRE-02 IRE-03 IRE-04 IRE-05 IAC-01 IAC-02 IAC-03 IAC-04 IAC-05 50. Mempercepat Pengiriman Tagihan ACI-01 51. Mengurangi Pembatalan Pesanan 52. Mengetahui Masalah Pelanggan 53. Penambahan Cabang/Layanan 54. Layanan Pribadi 55. Kepuasan Pelanggan 56. Mutu Layanan 57. Pemberian Diskon 58. Kepatuhan Pada Aturan 59. Menggunakan Merk Terkenal 60. Manajemen Penyedia/ Pemasok 61. Hasil Kerja 62. Layanan 63. Produk 64. Layanan Bersama 65. Memenuhi Hak & Tanggung Jawab Staf 66. Layanan Untuk Karyawan 67. Penjadualan Dan Materi Pelatihan 68. Membentuk Kerjasama Bisnis 69. Mempercepat Terbentuknya Bisnis Baru 70. Biaya-Penggantian 71. Dana Cadangan 72. Biaya Pemeliharaan 73. Biaya Kehilangan Dan Penundaan IES-01 IES-02 IES-03 IES-04 IES-05 IIM-01 IIM-02 IIM-03 IIM-04 IQU-01 IQU-02 IQU-03 IQU-04 IIS-01 IIS-02 IIS-03 IIS-04 ICA-01 ICA-02 ICA-03 ACO-01 ACO-02 ACO-03 Tabel 1 terdiri dari 13 kategori dan 73 subkategori manfaat bisnis SI/TI. Dari semua kategori ini, terdapat 3 manfaat bisnis unik yang terdapat di Indonesia [9], yaitu: RCO-11, IIM-003, dan IIM-004. Page 15
3. METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan dengan melalui beberapa tahapan. Gambar 1 di bawah menggambarkan tahapan-tahapan yang dilalui penulis untuk mendapatkan kesimpulan penelitian. Perencanaan Pengelompokan Manfaat Pengambilan Kesimpulan Studi Literatur Analisis Identifikasi Manfaat Pengumpulan Data Pengkajian Data wawancara. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih dalam untuk keperluan penelitian. Setelah data yang diperlukan didapatkan, kemudian berlanjut pada tahap Pengkajian Data. Pada tahapan ini, peneliti melakukan kajian secara kualitatif menggunakan metode Generik Ranti. Hasil dari kajian kemudian diidentifikasi manfaat bisnisnya dalam tahap Analisis Identifikasi Manfaat. Setelah diidentifikasi, maka manfaat-manfaat yang didapatkan kemudian dikelompokkan berdasarkan keterkaitan sebab-akibat pada tahapan Pengelompokan Manfaat. Pada akhir penelitian, maka ditarik kesimpulan yang dilakukan pada tahapan Pengambilan Keputusan. Gambar 1. Tahapan Penelitian Seperti yang terlihat pada Gambar 1, tahapan pertama adalah Perencanaan. Tahapan ini terdiri dari pencarian alat bantu analisis untuk mendapatkan hasil penelitian. Pada tahap Studi Literatur, peneliti melakukan literature review terhadap buku, jurnal, dan laporan yang bisa mendukung penelitian yang dilakukan. Literatur yang digunakan terutama yang membahas mengenai information ecomonics dan tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti. Pada tahap Pengumpulan Data, peneliti melakukan dua metode, yaitu observasi dan 4. ANALISA Tabel 2. Manfaat Bisnis SI/TI pada Kementerian XY 1.4. Identifikasi Manfaat Investasi SI/TI Dari hasil analisis yang didapatkan melalui observasi dan wawancara, maka didapatkan manfaat-manfaat berikut pada Kementerian XYZ: No 1 Kategori Mengurangi/Menekan Biaya 2 Mengurangi Risiko 3 Mengurangi Risiko Pada bagian ini, peneliti melakukan identifikasi terhadap manfaat-manfaat yang ada menggunakan acuan dari tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti. Setelah didapatkan daftar manfaat teridentifikasi, kemudian dikelompokkan berdasarkan sebabakibatnya. Sub- Kategori Biaya Kegagalan layanan Piutang tak tertagih Kehilangan data Kode Relevan Signifikan Keterangan RCO-05 Y Y RRI-02 Y Y RRI--05 Y Y DRC dapat mengakomodir strategi pemulihan layana di lokasi alternati/cadangan (hot site) sehingga dapat mengurangi lama waktu sistem mati DRC dapat meningkatkan ketersediaan layanan SISKOHAT terutama pada saat transaksi pelunasan Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPIH), sehingga dapat mengurangi ketidakseimbangan antara piutang tak tertagih dengan total piutang DRC dapat mengakomodir mekanisme mitigasi dampak gangguan dengan menggunakan metode backup sehingga dapat mengurangi potensi kehilangan data Page 16
Pada Tabel 2 bisa terlihat bahwa ada 3 manfaat bisnis yang bisa teridentifikasi dimana mempunyai relevansi dan signifikasi terhadap Kementerian XYZ, yaitu: 1. Manfaat mengurangi/menekan biaya dari kegagalan layanan. 2. Manfaat mengurangi risiko dari piutang tak tertagih. 3. Manfaat mengurangi risiko dari kehilangan data. 1.5. Pengelompokan Manfaat Bisnis SI/TI Berdasarkan semua sub-kategori yang ada pada tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti, peneliti mendapatkan 2 kategori dan 3 subkategori yang mempunyai manfaat relevan dan signifikan terhadap proyek pengembangan DRC di Kementerian XYZ. Hasil yang didapat kemudian dapat dikelompokkan menurut sebab akibat dari manfaat investasinya. Secara umum, manfaat-manfaat bisnis yang teridentifikasi bisa dikelompokkan menjadi 2, yaitu: 1. Mengurangi/Menekan Biaya (RCO). 2. Mengurangi Risiko (RRI) Pengelompokkan ini bisa digambarkan pada Gambar 2 di bawah: Investasi DRC Mengurangi/Menekan Biaya (RCO) 1.Mengurangi Risiko (RRI) Biaya kegagalan layanan (RCO-05) a.piutang tak tertagih (RRI-02) a.kehilangan data (RRI- 05) Gambar 2. Pengelompokkan Manfaat Bisnis SI/TI pada investasi DRC Pada Gambar 2 di atas, 2 sub-kategori manfaat Biaya Kegagalan Layanan (RCO-05) dimasukkan ke dalam kelompok kategori manfaat Mengurangi/Menekan Biaya (RCO). Sedangkan kategori manfaat Mengurangi Risiko (RRI) terdiri dari sub-kategori manfaat Piutang Tak Tertagih (RRI-02) dan Kehilangan Data (RRI-05). Ketika jemaah haji harus melakukan setoran awal BPIH (Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji), dana yang terkumpul kemudian dioptimalkan dengan dimasukkan ke dalam deposito berjangka di beberapa bank lokal. Jika terjadi kegagalan layanan saat seorang calon jamaah hendak melakukan setoran awal, maka akan berimbas pada hasil akhir optimalisasi setoran awal BPIH. Dalam kasus ini, tidak ada informasi akurat mengenai ratarata terjadinya kegagalan layanan setiap bulan, sehingga kegagalan layanan terjadi karena adanya bencana atau disaster. Untuk itu investasi DRC diperlukan untuk mengurangi biaya (RCO) dari kegagalan layanan (RCO-05). Masa pelunasan BPIH merupakan saat-saat yang kritis karena jumlah transaksi calon jamaah meningkat tajam, terutama disebabkan karena transaksi pelunasan biaya ibadah haji oleh calon jamaah yang akan berangkat pada masa operasional haji di tahun tersebut. Terjadinya kegagalan sistem yang disebabkan karena bencana pada detikdetik terakhir masa pelunasan BPIH dapat berakibat fatal karena dapat menyebabkan calon jamaah yang telah mendapat panggilan untuk melunasi biaya ibadah haji tahun tersebut tidak dapat melakukan transaksi pelunasan BPIH. Hal ini akan berakibat calon jamaah tersebut akan batal berangkat haji pada tahun tersebut dan masuk ke dalam daftar lunas tunda tahun berikutnya. Investiasi pada sistem DRC sangat diperlukan karena hal ini bisa membantu Kementerian XYZ untuk mengurangi risiko (RRI) terhadap kemungkinan piutang yang tak tertagih (RRI- 02). Kementerian XYZ dalam prakteknya masih menyimpan data calon jamaah haji dalam bentuk dokumen fisik di masing-masing kantor Kementerian, sehingga bila terjadi bencana maka pihak Kementerian masih Page 17
dapat melakukan pemulihan data dengan cara melakukan pemasukan ulang data secara manual. Dalam proses pemasukan data ulang, Kementerian mengharuskan calon jamaah haji yang hilang datanya untuk datang kembali ke kantor Kementerian untuk melengkapi data biometrik seperti foto dan sidik jari. Sebagai pertanggungjawaban atas kehilangan data dan mengharuskan calon jamaah haji datang ke kantor Kementerian untuk pemasukan ulang data biometrik, maka Kementerian memberikan kompensasi berupa penggantian uang transpor dan konsumsi. Hal ini sebenarnya bisa dihindari dengan adanya sistem DRC untuk mengurangi risiko (RRI) terhadap kehilangan data (RRI-05). 5. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Ranti sangat berguna untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasi manfaat-manfaat bisnis dari investasi SI/TI di sebuah organisasi. Dari hasil analisis makan didapatkan 2 kategori manfaat bisnis SI/TI, yaitu: 1. Mengurangi/Menekan Biaya (RCO). 2. Mengurangi Risiko (RRI) Dari kedua kategori manfaat bisnis ini, didapatkan 3 sub-kategori manfaat bisnis SI/TI, yaitu: 1. Biaya Kegagalan Layanan (RCO-05) 2. Piutang Tak Tertagih (RRI-02) 3. Kehilangan Data (RRI-05) Dari manfaat-manfaat di atas, maka bisa disimpulkan bahwa pengembangan DRC untuk mencegah bencana pada SISKOHAT di Kementerian XYZ adalah dibenarkan atau dianjurkan, terutama dilihat dari manfaat intangible. DAFTAR PUSTAKA and Company Size," IDC Research, Inc., Massachusetts, 2016. [2] Z. Irani and P. E. Love, "The Propagation of Technology Management Taxonomies for Evaluating Investments in Information Systems," Journal of Management Information Systems, vol. 17, no. 3, pp. 161-177, 2000. [3] K. A. RI, Petunjuk Operasional Kegiatan Tahun Anggaran 2013, Jakarta: Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah, 2013. [4] M. M. Parker, R. J. Benson and H. E. Trainor, Information Strategy and Economics: Linking Information Systems Strategy to Business Performance, New Jersey: Prentice Hall, 1988. [5] M. M. Parker, Strategic Transformation and Information Technology: Paradigms for Performing While Transforming, New Jersey: Prentice Hall, 1996. [6] D. Remenyi, A. Money and F. Bannister, The Effective Measurement and Management of ICT Costs and Benefits, 3rd Edition, USA: CIMA Publishing, 2007. [7] F. Bannister and D. Remenyi, "Instinct and Value in IT Decision," Occasional Paper Series, 1999. [8] B. Ranti, "The Generic IS/IT Business Value Category: Cases in Indonesia," in Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Indonesia, Jakarta, 2008. [9] B. Ranti, Identification of Information Systems/Information Technology Business Values with Hermeneutic Approach: Cases in Indonesia, Depok: Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, 2008. [1] IDC Research, Inc., "Worldwide Semiannual IT Spending Guide: Industry Page 18