DESAIN SISTEM INFORMASI PRODUKSI DI PT INDOSIPA BETON

Transkripsi

1 DESAIN SISTEM INFORMASI PRODUKSI DI PT INDOSIPA BETON David Sundoro* dan Arif Djunaidy** * PT Indosipa Beton Raya Surabaya-Mojokerto Km 19, Sepanjang, Sidoarjo david.sundoro@gmail.com ** Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya mmtits@rad.net.id ABSTRAK Setiap perusahaan memiliki berbagai cara yang bisa dipergunakan untuk mendukung usahanya dalam mencapai tujuan, termasuk di dalamnya adalah pemanfaatan teknologi informasi. Hal yang sama juga berlaku di PT Indosipa Beton yang membutuhkan suatu sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya, yang meliputi penjualan, produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan. Meski sudah menggunakan komputer sebagai alat untuk membantu, namun proses mencatat sendiri masih dilakukan terpisah, sehingga sering terjadi proses pengolahan data yang berulang. Menanggapi permasalahan yang dihadapi, maka dibuatlah suatu desain sistem informasi produksi yang terintegrasi dan mampu memenuhi kebutuhan data di PT Indosipa Beton, yang diharapkan bisa menjadi acuan pada saat pembuatan dan implementasi. Desain aplikasi tersebut akan meliputi kelima bagian diatas, penjualan, produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan. Dari hasil dan pembahasan yang telah dilakukan diperoleh sebuah desain yang menunjukkan bahwa penggunaan data jadwal produksi, data jadwal penagihan dan beberapa data yang lain yang cukup sering dipergunakan lintas bagian. Hal ini menunjukkan bahwa dibutuhkannya integrasi antara data yang ada supaya dapat dioleh menjadi informasi yang berguna PENDAHULUAN Setiap perusahaan memiliki berbagai cara yang bisa dipergunakan untuk mendukung usahanya dalam mencapai tujuan, termasuk didalamnya adalah pemanfaatan teknologi informasi. Hal yang sama juga berlaku di PT Indosipa Beton yang membutuhkan suatu sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya, yang meliputi penjualan, produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan. Meski sudah menggunakan komputer sebagai alat untuk membantu, namun proses mencatat sendiri masih dilakukan terpisah, sehingga sering terjadi proses pengolahan data yang berulang. Secara administrasi, PT Indosipa Beton masih menggunakan kertas kerja ( worksheet) dalam menjalankan kegiatannya. Hal ini jelas tidak mudah untuk mengolah data secara baik, karena proses pencatatan transaksi masih dibuat secara terpisah satu dengan yang lainnya. Termasuk proses penjualan, pengiriman, produksi, penagihan dan pembayaran, serta proses pembelian. Semua proses tersebut masih menggunakan cara pencatatan yang sederhana, seperti menggunakan program Microsoft Excel atau kertas kerja (worksheet) fisik. Penggunaan kertas kerja seperti ini, baik yang elektronik maupun fisik, dirasakan sulit untuk memenuhi kebutuhan dimasa mendatang. Baik untuk menjalankan kegiatan bisnisnya maupun untuk memenuhi kebutuhan informasi dari transaksi yang pernah dilakukan oleh perusahaan. Hal ini juga menyebabkan kesulitan dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan, terutama pihak pada tingkat eksekutif dan manajer perusahaan. Meskipun pada beberapa bagian sudah menggunakan komputer, namun tidak lebih dari sekedar alat untuk mencatat saja, dan belum dipergunakan secara maksimal. Jelas

2 bahwa situasi ini menggambarkan bahwa banyak proses yang masih dilakukan secara manual pada kegiatan bisnis perusahaan ini. Menanggapi permasalahan yang dihadapi, maka dibuatlah suatu desain sistem informasi produksi yang terintegrasi dan mampu memenuhi kebutuhan data di PT Indosipa Beton, yang diharapkan bisa menjadi acuan pada saat pembuatan dan implementasi. Desain aplikasi tersebut akan meliputi kelima bagian diatas, penjualan, produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan. METODOLOGI PENELITIAN Pada penelitian ini, terdiri dari beberapa tahap yang saling saling melengkapi satu sama lain, yakni tahap pengumpulan informasi, tahap analisa kebutuhan, dan tahap desain HASIL DAN PEMBAHASAN Tahap Pengumpulan Informasi Keadaan sistem saat ini adalah keadaan sistem yang dirancang oleh PT. Indosipa Beton. Sistem yang ada pada PT. Indosipa Beton adalah : Untuk proses penjualan beton cair pada perusahaan ini adalah dengan cara customer memesan melalui telepon atau datang langsung ke perusahaan. Lalu pencatatan pesanan customer tersebut dicatat secara manual serta dinegosiasikan cara pembayarannya atau waktu penagihannya. Data pesanan customer tersebut lalu dikumpulkan dan divisi penjualan nantinya akan membuatkan jadwal produksi untuk masing-masing pesanan customer tersebut. Kemudian jadwal produksi tersebut akan diserahkan ke divisi produksi sehari sebelum produksi dilakukan. Setelah jadwal produksi diterima oleh divisi produksi, maka divisi ini akan mempersiapkan segala sesuatunya untuk melakukan produksi. Produksi yang dilakukan tentu saja akan dicatat untuk dapat dibuat laporan hariannya nantinya. Produksi dilakukan langsung di dalam truk pengangkut beton, di mana produksi untuk tiap 5 m³ akan berlangsung selama kira-kira 5 menit. Setelah produksi untuk satu truk selesai, maka beton cair tersebut langsung diantarkan menuju proyek yang ditentukan oleh customer di awal pemesanan produk. Sebelum pengantaran produk dilakukan, maka divisi produksi akan membuatkan surat jalan sebagai bukti pengantaran pesanan customer. Surat jalan tersebut dibawa oleh pengemudi truk, setelah sampai di lokasi proyek yang dituju, maka surat jalan tersebut akan dimintai tanda tangan kepada kontraktor proyek. Ini bertujuan sebagai bukti bahwa produk yang dikirim telah diterima oleh customer. Selanjutnya surat jalan dibawa kembali ke perusahaan, untuk dicatat jam kembalinya truk ke perusahaan. Ini dilakukan oleh divisi pengiriman. Surat jalan yang kembali ini disimpan dan kemudian diserahkan ke divisi keuangan untuk dapat dibuatkan tagihannya. Untuk dapat melaksanakan produksi, tentu saja diperlukan stok material. Stok material ini diawasi dan ditangani oleh divisi pembelian yang bekerja sama dengan divisi produksi. Oleh karena itu, divisi pembelian wajib tahu jadwal produksi dan mengontrol keadaan stok material yang dimiliki oleh perusahaan. Setelah semua produksi dilaksanakan dalam satu hari selesai dan surat jalan telah diterima kembali, maka semua surat jalan yang kembali dikumpulkan dan kemudian langsung diserahkan ke divisi keuangan. Lalu divisi keuangan akan membuatkan tagihan ( invoice) yang disesuaikan dengan hari penagihan yang diinginkan oleh customer di awal terjadinya transaksi penjualan. Divisi keuangan ini memiliki petugas penagih yang akan bergerak tiap hari untuk mengirimkan tagihan (invoice) kepada customer. C-23-2

3 Tiap akhir bulan semua data penjualan, pembelian, produksi dan penagihan tersebut akan dikumpulkan dan diolah menjadi suatu laporan, yaitu laporan laba / rugi yang menjadi laporan keuangan dari perusahaan ini. Hampir keseluruhan proses tersebut masih mempergunakan sistem kertas kerja (worksheet). Berdasarkan kegiatan pengumpulan data yang sudah dilakukan, data yang dibutuhkan pada pembuatan desain sistem informasi produksi ini meliputi : Data order Data pelanggan Data tagihan pesanan Data retur, dimana retur dapat dilakukan jika disebabkan oleh kesalahan perusahaan dan pengajuan keluhan tidak melebihi 2 x 24 jam Data jadwal produksi Data jadwal pengiriman Data penjualan, yang meliputi detil dan total penjualan Data pembelian, yang meliputi detil dan total pembelian Data produksi, yang meliputi bahan baku yg diperlukan, lama produksi, urutan, prioritas produksi, jumlah yang diproduksi Data pengiriman, yang meliputi waktu pengiriman yang sebenarnya dan pengemudi truk pengangkut Data stok Data penyuplai Data pembayaran ke penyuplai Data karyawan, termasuk pembagian jam atau giliran kerja untuk pegawai di bidang produksi dan supir pengiriman Data keuangan, yang meliputi penagihan, pembayaran piutang dan pembayaran ke penyuplai termasuk data tunggakan dari pelanggan Data jadwal penagihan Data penagihan, yang meliputi jumlah yang ditagih, petugas yang menagih, tanggal jatuh tempo Data user account, untuk membedakan hak akses masing-masing pengguna Adapun formulir fisik yang telah dikumpulkan, yang dapat membantu dalam pembuatan desain sistem ini meliputi : Formulir pesanan Fomulir jadwal pengiriman beton Formulir laporan produksi Formulir pengiriman pesanan Formulir permintaan pembelian Faktur Formulir pencatatan penagihan Tahap Analisa Kebutuhan Desain sistem baru yang dikembangkan adalah gambaran dari sistem yang diharapkan dapat menyempurnakan dan memudahkan proses administrasi yang ada pada PT. Indosipa Beton. Sistem baru tersebut adalah sebagai berikut : Dengan sistem yang baru, pencatatan pesanan customer dapat dicatat langsung dan data pesanan dapat langsung disimpan ke dalam database. Setelah itu jadwal produksi dapat langsung dibuat tanpa harus mengumpulkan berkas-berkas Sales Order (SO) dahulu. Ini memudahkan divisi penjualan untuk menentukan jadwal produksi, karena diketahui SO mana saja yang belum dijadwalkan untuk produksi dan yang sudah dijadwalkan untuk produksi. Data jadwal dapat dilihat langsung oleh divisi produksi, karena bersifat online menggunakan intranet. C-23-3

4 Pencatatan produksi juga dapat lebih mudah dilakukan, karena hanya perlu memilih jadwal produksi mana yang ingin dicatat proses produksinya. Otomatis data jadwal produksi dapat keluar dan dapat langsung dihitung total pemakaian bahan bakunya. Surat jalan juga dapat dibuat secara cepat, karena tidak perlu mencatat berulangulang tipe produk yang akan dikirim, proyek yang akan dituju dan customer mana yang memesan. Surat jalan juga dapat dibuat secara cepat, karena tidak perlu mencatat berulangulang tipe produk yang akan dikirim, proyek yang akan dituju dan customer mana yang memesan. Pengontrolan stok material dapat dilakukan lebih mudah, karena dapat langsung dilihat jadwal produksi dan dapat dilihat jumlah bahan baku yang tersedia. Pembuatan jadwal penagihan, dimaksudkan untuk memudahkan divisi keuangan agar dapat mengatur pengiriman tagihan ( invoice) kepada customer, karena dapat langsung dilihat hari penagihan customer dan dapat langsung dihitung jumlah yang harus ditagihkan. Pembuatan laporan juga dapat lebih mudah, karena data yang diperlukan tidak perlu dikumpulkan manual dan dapat dilakukan penghitungan secara otomatis, seperti menghitung total penjualan dalam satu periode. Tahap Desain Desain sistem merupakan hasil dari penelitian yang telah dilakukan di PT Indosipa Beton meliputi desain sistem lintas divisi yang mengakomodasi proses bisnis yang dijalankan oleh PT Indosipa Beton. Ada pun desain sistem yang ada, dibuat untuk 5 buah divisi yakni Pemasaran, Produksi,, Pembelian dan Keuangan Maintain Sales Order Maintain Data Customer Div.Penjualan Maintain Jadwal Produksi + Maintain Retur Maintain Produk (from Admin) Hapus Data Customer View Laporan Penjualan Gambar 1. Use Case Diagram Divisi Pemasaran Divisi Pemasaran memiliki beberapa use case diagram yang menggambarkan login, pemeliharaan data sales order, pemeliharaan data customer, pemeliharaan jadwal produksi dan pengiriman, pemeliharaan data produk, pemeliharaan data retur, mengubah password dan melihat laporan penjualan, seperti yang bisa dilihat pada gambar 1. C-23-4

5 View Sales Order View Data Customer View Jadwal Produksi + Maintain Surat Jalan Div.Produksi View Stok (from Penjualan) Proses Produksi (from Admin) Kabag Produksi View Laporan Produksi Gambar 2. Use Case Diagram Divisi Produksi Pada Divisi Produksi use case diagram yang dimiliki adalah login, melihat SO, jadwal produksi, pemeliharaan surat jalan, melihat stok, melihat proses produksi, mengganti password dan melihat laporan produksi, seperti yang terlihat pada gambar 2. Divisi memiliki beberapa use case diagram yang menggambarkan proses login, melihat sales order, melihat data customer, pemeliharaan surat jalan, pemeliharaan data supir, pemeliharaan data truk, merubah password dan melihat laporan pengiriman, seperti yang terlihat pada gambar 3. Pada Divisi Pembelian, use case diagram yang dimiliki adalah proses login, melihat jadwal produksi dan pengiriman, pemeliharaan purchase order, melihat data stok material, proses penerimaan barang, pemeliharaan data supplier, mengubah password, menghapus data supplier dan melihat laporan pembelian material, seperti yang bisa dilihat pada gambar 4. View Sales Order View Data Customer Div.Pengirima n View Jadwal Produksi + Maintain SuratJalan Maintain Supir (from Penjualan) Maintain Truk (from Admin) Kabag View Laporan Gambar 3. Use Case Diagram Divisi C-23-5

6 View Jadwal Produksi + Div.Pembelian Maintain Purchase Order View Stok Penerimaan Barang Maintain Data Supplier (from Ad... (from Penjua... Kabag Pembelian Hapus Data Supplier View Laporan Pembelian Gambar 4. Use Case Diagram Divisi Pembelian Divisi Keuangan memiliki beberapa use case diagram yang menggambarkan proses login, melihat data customer, melihat data sales order, melihat data purchase order, data supplier, pemeliharaan data pembayaran, melihat jadwal penagihan, pemeliharaan data invoice, ubah password, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan retur, laporan kas keluar dan kas masuk, seperti pada gambar 5. Gambar 5. Use Case Diagram Divisi Pembelian C-23-6

7 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Kesimpulan yang bisa diambil dari penelitian yang dilakukan untuk membangun sistem informasi produksi di PT Indosipa Beton, adalah bahwa pembuatan desain yang dilakukan dapat dijadikan acuan dalam membangun aplikasi sistem informasi produksi yang dibutuhkan, dengan dibuatnya purwa rupa aplikasi berbasis web. Saran Saran yang bisa diberikan untuk pengembangan penelitian lebih lanjut adalah adanya pengembangan dan penyempurnaan desain bisa dikembangkan lebih jauh lagi agar dapat mengakomodasi kebutuhan sistem yang lebih rinci. DAFTAR PUSTAKA Asmarawitjitra, Suaeb (1991), Manajemen Usaha Readymix Concrete, Program Pendidikan Berkelanjutan, Bidang Rekayasa Sipil, 23 September 5 Oktober, Surabaya. Blaha, Michael et al (2005), Object-Oriented Modeling and Design with UML, 2 nd Edition, Prentice Hall, New Jersey. Chonoles, Michael J et al (2003), UML for Dummies, Wiley Publishing Inc., New York. Jacobson, Ivar et al (1992), Object-Oriented Software Engineering : Use Case Driven Approach, Addison-Wesley. Kimmel, Paul, (2005), California. UML Demystified : A Self-teaching Guide, McGraw Hill, Norman, Ronald J. (1996), Object-Oriented System Analysis and Design, Prentice Hall, New Jersey. Remenyi, Dan et al (2000), The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits, Butterworth Heinemann Riggs, James L (1987), Production System : Planning, Analysis and Control, John Wiley and Sons, Canada. Targowski S. Andrew (2003), Electronic Enterprise: Strategy and Architecture, IRM Press C-23-7