HUSM/LCD/QP-17 PELUPUSAN ASET DAN BARANG ATAU HARTA BENDA MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Tarikh Efektif: 01.11.2009
Tajuk: ISI KANDUNGAN Muka 1 drp 11 Surat Versi 1 Pindaan 1 MUKA SURAT PERKARA 1 Isi Kandungan 2 Rekod Pindaan 3 Rekod Semakan 4 Definisi 5 Singkatan 6 Tujuan, Skop dan Dokumen Rujukan 7-8 Prosedur dantanggungjawab 9 Rekod 10-11 Carta Alir
Tajuk: REKOD PINDAAN Mukasurat 2 drp 11 Versi 1 NO. VERSI TARIKH VERSI HURAIAN PINDAAN REKOD PINDAAN TANDATANGAN PENGESAHAN 1 1.11.2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada Versi MS ISO 15189:2007 1 1.11.2009 Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007 kepada dokumen elektronik di alamat: http://www.quality.kck.usm.my/husm/ms ISO 15189:2007 NO. VERSI TARIKH PINDAAN HURAIAN PINDAAN TANDATANGAN PENGESAHAN 1 1.08.2010 Pindaan 1. ms 2,3 drpd 11 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan. Tambahan rekod semakan. Pindaan 2. ms 5 drpd 11 Penambahan singkatan PF Pegawai Farmasi dan UKP Unit Kejuruteraan dan Penyelenggaraan. Pindaan 3. ms 8 drpd 11 Tambahan 6.4 Label dan asingkan aset mengikut surat kelulusan.
Tajuk: REKOD SEMAKAN Mukasurat 3 drp 11 Versi 1 Pindaan 1 REKOD SEMAKAN TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN 14 Jul 2010 PM Dr. Wan Zaidah Abdullah Pn. Khairiah Yazid MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Mukasurat 4 drp 11
Tajuk: DEFINISI Versi 1 1. DEFINISI 1.2. Aset dan Barang: Aset dan barang yang dikeluarkan untuk kegunaan logi, kelengkapan dan lain-lain harta benda Universiti yang tidak boleh diguna atau tidak bernilai lagi untuk kegunaan Universiti. 1.3. Aset dan Barang surplus: Aset dan barang yang diperolehi oleh Universiti yang didapati berlebihan dan dianggap tidak ekonomi untuk kegunaan Universiti. 1.4. Pelupusan: Tindakan menghapuskira aset dan barang atau harta benda Universiti yang harga asal (pembelian) tidak kurang dari RM500.00 seunit yang didapati rosak, berlebihan untuk dipergunakan dengan ekonomi oleh Universiti. Semua jenis bendabenda yang sama, namanya hendaklah dikelaskan sebagai satu benda. Aset dan barang ini hanya boleh dihapuskira oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan atau Naib Canselor, Universiti Sains Malaysia mengikut had kuasa menghapuskira masingmasing atau perakuan Jawatankuasa mengikut salah satu kombinasi cara-cara berikut: a) Jualan secara lelong b) Jualan secara tender c) Pindahan kepada mana-mana PTJ di Universiti atau pertubuhan di bawah atau anjuran Kerajaan Malaysia d) Pemusnahan secara ditanam dan lain-lain cara pemusnahan e) Salvage untuk kegunaan lain, misalnya kertas letterhead yang lama dijadikan kertas-kertas nota pejabat f) Lain-lain cara pelupusan yang sesuai bagi sesuatu aset dan barang berkenaan. Contohnya derma kepada badan-badan luar.
Tajuk: SINGKATAN Mukasurat 5 drp 11 Versi 1 Pindaan 2 2. SINGKATAN 2.1 KJ/PS/JTMP/LA/ PAP/AK Ketua Jabatan / Pegawai Sains /Juruteknologis Makmal Perubatan / Pembantu Am Pejabat/Atendan Kesihatan 2.2 KPP-UKP Ketua Penolong Pengarah - Unit Kejuruteraan & Penyenggaraan HUSM 2.3 TP-JP Timbalan Pengarah-Jabatan Pembangunan 2.4 PF Pegawai Farmasi 2.5 PPS Penolong Pegawai Sains 2.6 LA Pembantu Makmal 2.7 JP Jabatan Pembangunan 2.8 PTJ Pusat Tanggungjawab 2.9 JTK/NC Jawatankuasa Tetap Kewangan, Universiti Sains Malaysia atau Naib Canselor Universiti Sains Malaysia 2.10 Borang SHO2 Rekod pendaftaran harta dikemaskini dengan mengisi borang ini bagi alatan yang telah dikondem atau yang telah dipindah kepada pihak lain 2.11 UKP Unit Kejuruteraan & Penyenggaraan
Tajuk: TUJUAN, SKOP dan DOKUMEN RUJUKAN Mukasurat 6 drp 11 Versi 1 3. TUJUAN Memastikan semua aset dan barang atau harta benda untuk pelupusan diselenggarakan mengikut peraturan yang ditetapkan 4. SKOP Semua aset dan barang atau harta benda yang ada di makmal diagnostik HUSM Kubang Kerian. 5. DOKUMEN RUJUKAN Arahan Perbendaharaan (Guideline From Treasury, Govt. of Malaysia) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (Tatacara Pengurusan Stor)
Tajuk: PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB Mukasurat 7 drp 11 Versi 1 6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB NO AKTIVITI TANGGUNGJAWAB 6.1 6.1.1 Kenal pasti semua aset dan barang atau harta benda yang rosak untuk dibaiki. 6.1.2 Rekod masalah kerosakan dalam buku rekod penyelengaraan peralatan 6.1.3 Memaklumkan kerosakan kepada UKP HUSM (Vot 35000 dari HUSM) dan Jabatan Pembangunan (Vot 35000 dari PPSP) 6.1.4 Dapatkan arahan daripada UKP HUSM dan Jabatan Pembangunan samada peralatan yang rosak perlu dihantar ke permis mereka atau tidak. Jika perlu dihantar ikut arahan 6.1.5 6.1.5 Rekod maklumat lengkap tentang aset dan barang atau harta benda dalam buku aduan kerosakan sebelum menghantar ke UKP HUSM atau Jabatan Pembangunan untuk tindakan selanjutnya. 6.1.6 Dapatkan maklumbalas bahagian pentadbiran status kerosakan samada boleh dibaiki ataupun tidak. Jika tidak ikut arahan 6.1.7 6.1.7 Dapatkan surat pengesahan tidak ekonomi dibaiki dari UKP bagi aset HUSM atau JP bagi aset PPSP PS/ JTMP/PPS/LA PF/PS/ JTMP/PPS/LA PF/PS/ JTMP/PPS/LA PF/PS/ JTMP/PPS/LA PF/PS/ JTMP/PPS/LA PF/PS/ JTMP/PPS/LA KPP-UKP/TP/JP
Mukasurat 8 drp 11 Tajuk: PROSEDUR DAN Versi 1 TANGGUNGJAWAB Pindaan 3 NO AKTIVITI TANGGUNGJAWAB 6.1.8 Dapatkan Sijil Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki dari JP/UKP untuk tindakan pelupusan. TP-JP/KPP/UKP 6.2 6.2.1 Isi Borang Pelupusan Am/Komputer dalam 9 salinan dan lampirkan bersama kesemua Sijil Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki dan seterusnya dapatkan pengesahan ketua Jabatan sebelum hantar ke Bendahari USM. 6.2.2 Hantar 8 salinan ke Bendahari, Universiti Sains Malaysia dan simpan satu salinan di Jabatan 6.2.3 Kemaskini dalam rekod fail daftar Hartapelupusan/sistem komputer. 6.2.4 Label pelupusan dan pastikan dicatit, tarikh pembelian, no. siri dan no. harta pada aset. PF/PS/ JTMP/PPS/LA 6.3 6.3.1 Dapatkan kelulusan pelupusan daripada JTK Pelupusan Aset. Pastikan aset disimpan di tempat yang selamat sehingga tindakan diambil oleh pihak-pihak yang berkenaan. KJ/PF/PS 6.4 Label dan asingkan aset mengikut surat kelulusan PF/PS/JTMP/PPS/LA 6.5 Lupus Kontraktor
Mukasurat 9 drp 11 Tajuk: REKOD Versi 1 7. REKOD NO REKOD 7.1 Fail Daftar Harta-Pelupusan atau Komputer 7.2 Borang pelupusan am 7.3 Borang pelupusan peralatan komputer 7.4 Borang SHO2
BARANG ATAU HARTA BENDA Mukasurat 10 drp 11 Tajuk: CARTA ALIR Versi 1 8. CARTA ALIR Kenalpasti peralatan Maklum/lapor Kerosakan Terima Maklumbalas Kerosakan Surat Pengesahan Tidak Ya Isi Borang Pelupusan Am/komputer Pengesahan KJ Disediakan: Diluluskan:
Mukasurat 11 drp 11 Tajuk: CARTA ALIR Versi 1 Hantar Borang Ke Jabatan Bendahari Penilaian JTK Pelupusan Perakuan pelupusan Tidak Ya Labelkan Asingkan Lupus Disediakan: Diluluskan: Dato