PENGURUSAN ASET UNIVERSITI Tanggungjawab Bersama

Transkripsi

1 PENGURUSAN ASET UNIVERSITI Tanggungjawab Bersama Oleh : JABATAN BENDAHARI

2 PENGENALAN Tatacara Pengurusan Aset Universiti Penemuan Audit Tatacara Pelupusan Aset Tatacara Kehilangan dan Hapuskira 2

3 TATACARA PENGURUSAN ASET KEHILANGAN/ HAPUS KIRA PENERIMAAN TPA PENDAFTARAN PELUPUSAN PENYENGGARAAN PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN 3

4 KLASIFIKASI & JENIS ASET 4

5 DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan/ Universiti yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan/Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 5

6 HARTA MODAL a) Aset yang didaftarkan di USM adalah bernilai bersamaan atau melebihi RM seunit. Aset yang bernilai bersamaan atau melebihi RM seunit didaftarkan di dalam Sistem e-assets. b) Aset alih yang memerlukan penyenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna. c) Cth : loji/ jentera berat, kenderaan dan peralatan ICT 6

7 INVENTORI (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 1, setiap satu dan tidak memerlukan penyenggaraan berjadual. (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal. (c) Peralatan hospital yang memerlukan autoclave (dikategorikan sbg instrumen pembedahan) bernilai RM 2, seunit serta jangka hayatnya tidak melebihi satu tahun. (d) Daftar inventori perlu disenggara di peringkat PTJ 7

8 PENEMUAN AUDIT 8

9 PENEMUAN AUDIT Elemen Kawalan Sangat Baik Baik Memuaskan Kawalan Pengurusan. Kawalan Terimaan. Kawalan Perbelanjaan. Pengurusan Akaun Amanah/ Kump. Wang Amanah/Deposit. Pengurusan Aset Dan Stor. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset (JKPAK) untuk membincang secara terperinci pengurusan aset dan laporan mengenainya dikemukakan kepada JPKA. Memastikan kes kehilangan aset diselesaikan segera. Pemeriksaan dan pemantauan penggunaan aset adalah penting bagi memastikan aset dibeli wujud serta dijaga dengan baik dan sempurna 9

10 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 TELAH MAKLUM TAPI TAK BUAT.Senarai Daftar Aset di Lokasi (KEW.PA-7) tidak diselenggara oleh Pegawai bertanggungjawab. (KEW.PA-7) 10

11 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 TIDAK DISEMAK- Buku log bagi setiap kenderaan tidak disemak oleh Pegawai Pengangkutan pada setiap akhir minggu seperti yang ditetapkan dalam arahan pekeliling. 11

12 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 TIDAK IKUT PROSIDUR.Kad Inden perlu disimpan oleh Pegawai Pengangkutan yang dilantik oleh PTJ. Pihak Audit menemui keadaan sebaliknya dimana Kad Inden Minyak disimpan oleh pemandu serta resit pembelian minyak tidak disimpan dengan sempurna. 12

13 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 USM tidak menyediakan senarai aset yang memerlukan penyenggaraan dan aset disenggara mengikut keperluan. Kenderaan di USM disenggara mengikut jumlah meter selain keperluan senggara lain yang berkaitan. 13

14 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Induk) BELUM LAGI GUNA Terdapat aset masih belum digunakan kerana belum mendapat pengesahan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (JKKP)- Autoclave Horizontal yang dihantar oleh pembekal pada 29 oktober

15 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) BELUM LAGI GUNA Terdapat aset di PPK Kimia masih belum digunakan kerana belum mendapat pengesahan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (JKKP)- Supercritical Pressure Reactor

16 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) PEMBAZIRAN PERALATAN Terdapat aset di PPK Awam yang hanya digunakan sekali sahaja sejak dibeli pada 7/9/2009 sehingga tarikh auditan dibuat Autosorb 16

17 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) TIADA SIJIL KOMISEN- Tidak dapat menentukan samada 72% daripada aset yang diaudit telah diujilari dan berkeadaan baik serta boleh digunakan semasa penerimaan kerana tiada sijil komisen dikemukakan kepada pihak audit. 17

18 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) TIDAK IKUT PROSIDUR.Daripada jumlah aset yang diaudit, 68% aset yang digunakan untuk tujuan pembelajaran tidak mempunyai rekod Borang Daftar Penggunaan Peralatan yang merekodkan maklumat seperti nama, nombor pelajar, masa masuk dan masa keluar serta tarikh penggunaan. 18

19 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) Penggunaan aset oleh pelajar di PPK (Pusat Pengajian Kejuruteraan) tidak dikawal. Terdapat kunci makmal di PPK Kimia yang menempatkan aset USM disimpan oleh pelajar Ijazah Tinggi. 19

20 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) Terdapat aset yang dibeli di bawah peruntukan geran di PPK Elektrik dan Elektronik dijaga sepenuhnya oleh pelajar Ijazah Tinggi. 20

21 Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) Pihak audit mendapati kesemua aset yang diaudit di PPK yang tidak mempunyai rekod pergerakan aset. 21

22 PELUPUSAN 22

23 PELUPUSAN Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 23

24 OBJEKTIF PELUPUSAN Memastikan Universiti tidak menyimpan aset yang tidak digunakan atau diperlukan. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik. Membolehkan aset Jabatan/PTJ dipindahkan ke Jabatan/PTJ lain. 24

25 JUSTIFIKASI PELUPUSAN Tidak Ekonomik Dibaiki Usang/Obselete Rosak & tidak boleh digunakan Luput tempoh penggunaan Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Disyor selepas pemeriksaan aset Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan/PTJ Perubahan Teknologi Melebihi keperluan Tiada alat ganti 25

26 CARTA ALIR : PROSES PELUPUSAN MULA PTJ kenalpasti aset yang dilupuskan dan sediakan maklumat aset dalam Borang KEW.PA 17 (A) PTJ perlu dapatkan PEP (KEW.PA 16) daripada pegawai yang telah dilantik Kemukakan KEW.PA 17 (A) dan KEW.PA 16 kepada Urusetia Pelupusan LENGKAP TIDAK YA Mesyuarat JPAB/JPPK. Keputusan akan dibuat berdasarkan had kuasa TIDAK LULUS PTJ laksanakan pelupusan mengikut keputusan mesyuarat YA PTJ sediakan KEW.PA 18, KEW.PA 19 serta Lampiran C untuk diserahkan kepada Urusetia Pelupusan TAMAT 26

27 PERAKUAN PELUPUSAN Peralatan yang rosak perlu disahkan oleh Pegawai yang telah dilantik oleh Naib Canselor yang bertanggungjawab mengeluarkan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-16) seperti berikut : KAMPUS INDUK Bil Kategori Aset PTJ Yang Mengeluarkan PEP i. Mesin, Mekanikal (Kenderaan), Elektrik Jabatan Pembangunan dan Elektronik dan Perabot ii. Peralatan Sainstifik Pusat Pengajian Sains Fizik Pusat Pengajian Sains Kimia iii. Peralatan Komputer PPKT Pusat Pengajian Sains Komputer KAMPUS KEJURUTERAAN Bil Kategori Aset PTJ Yang Mengeluarkan PEP i. Peralatan selain komputer Pusat Pengajian Kejuruteraan Mekanikal ii. Perabot Jabatan Pembangunan iii. Komputer Pusat Pengajian Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik 27

28 JAWATANKUASA PELUPUSAN JPAB adalah untuk menimbang, memperaku serta meluluskan aset berbentuk mesin, mekanikal, elektrik dan elektronik, peralatan saintifik atau makmal serta perabot berdasarkan had kuasa melupus yang ditetapkan. JPPK adalah untuk menimbang, memperaku serta meluluskan semua peralatan komputer dan aset yang berhubungkait dengan komputer berdasarkan had kuasa melupus yang ditetapkan. 28

29 KAEDAH PELUPUSAN 1) Jualan secara sebutharga/tender 2) Jualan sisa 3) Tukar barang 4) Tukar beli (trade in) 5) Tukar ganti 6) Pindahan 7) Hadiah/Derma 8) Musnah secara ; -ditanam, dibakar, dibuang, ditenggelam 9) Serah kepada PPKT 29

30 STATISTIK ASET YANG DILUPUSKAN PADA TAHUN 2011 KAMPUS INDUK JENIS ASET BILANGAN NILAI ASET (RM) ALAT KELENGKAPAN 404 1,759, PERABOT 1,709 57, KENDERAAN 4 447, TELEFON BIMBIT 5 7, KOMPUTER 1,102 2,556, JUMLAH 3,224 4,825, KAMPUS KEJURUTERAAN JENIS ASET BILANGAN NILAI ASET (RM) ALAT KELENGKAPAN 111 2,606, PERABOT , KOMPUTER , JUMLAH 1,250 3,321,

31 ISU-ISU PELUPUSAN 1. Borang pelupusan tidak dihantar dalam tempoh 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. 2. Aset yang akan dilupuskan tidak ditempatkan di kawasan yang selamat dan tidak tersusun. 3. PTJ/Pegawai Aset perlu memastikan aset yang telah dilupuskan berkeadaan lengkap sehingga tindakan diambil oleh pihak berkenaan. PTJ dilarang sama sekali mengambil komponen dalaman peralatan komputer dan peralatan elektronik. 4. PTJ perlulah melupuskan/jual sebutharga alatan dengan syarikat yang dilesenkan dan didaftarkan di bawah Jabatan Alam Sekitar (JAS). 5. Tempoh tindakan pelupusan ialah 60 hari dari tarikh surat kelulusan dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari. 31

32 PATUTKAH JADI BEGINI??? 32

33 BEGINI??? 33

34 DAN BEGINI!!!!!! 34

35 KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA 35

36 KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 36

37 CARTA ALIR : PROSES KEHILANGAN MULA Melaporkan Kehilangan kepada Ketua PTJ Serta merta Laporkan kepada pihak Polis 24 Jam Ketua Jabatan / Pelapor sediakan Laporan Awal (KEW.PA 28) dan kemukakan kepda Jabatan Keselamatan bersama-sama Laporan Polis, DO, PO dan Invois alatan yang hilang Jabatan Keselamatan sediakan Laporan Akhir (KEW.PA 30) bersama-sama Laporan Siasatan. Jabatan Keselamatan kemukakan semua laporan kepada Setiusaha Jawatankuasa Kehilangan dan Hapuskira Mesyuarat Jawatankuasa Kehilangan dan Hapuskira 2 hari bekerja 2 bulan dari tarikh Laporan Awal Sekurang-kurangnya 4 kali setahun TAMAT 37

38 PUNCA-PUNCA KEHILANGAN 1) Kurangnya kesedaran warga Universiti untuk menghargai aset Universiti. 2) Kecuaian kakitangan tersebut 3) Tiada pemantauan terhadap aset yang di bawa keluar dari Universiti 5) Tiada rekod pergerakan aset yang sentiasa berubah lokasi 6) Aset disimpan di tempat yang terdedah kepada kehilangan dan kecurian 38

39 SEMUA WARGA KAMPUS PERLU 1) Memastikan aset universiti disimpan di tempat yang selamat semasa proses ubahsuaian dijalankan. 2) Memastikan semua bilik mesyuarat,bilik pegawai dan pintu masuk utama ke semua aras sentiasa berkunci selepas waktu pejabat. 3) Memastikan peraturan pentadbiran kunci dipatuhi. 4) Memastikan semua aset yang dibawa keluar dari Kampus diinsurankan. 5) Memastikan aset diletakkan di tempat yang selamat dan tidak terdedah kepada kehilangan dan kecuriaan. 39

40 SEKIAN TERIMA KASIH 40