BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA PT.RIZKI ADHIBUANA PERKASA 3.1 Sejarah Perusahaan Perusahaan ini didirikan untuk pertama kalinya berdasarkan akta pendirian perseroan terbatas No. 19 oleh Notaris Miranti Tresnining Timur SH tertanggal 20 April 1996 dengan nomor SK menkeh RI tanggal 2 Juli 1995 No C-204, HT.03.01-Th 1995 dengan nama PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA. Maksud dan tujuan didirikan perusahaan adalah : 1. Berusaha dalam bidang perdagangan pada umumnya, baik atas perhitungan sendiri maupun atas tanggungan pihak lain secara komisi termasuk pula perdagangan impor, ekspor, local dan antara pulau (interinsulair) 2. Menerima pengangkatan sebagai agen, agen tunggal, distributor, grosser, leveransir dan supplier dari berbagai macam barang dagangan untuk perusahaan-perusahaan lain baik dari dalam maupun luar negeri 3. Berusaha dalam bidang pemborongan bagunan dan kontraktor umum (general contractor) antara lain merencanakan, melaksanakan dan membangun gedung-gedung, rumah-rumah, jalan, jembatan dan irigasi serta melakukan pekerjaan teknik sipil lainnya, termasuk pemasangan instalasi-instalasi listrik, diesel, air, gas, dan telekomunikasi.
4. Berusaha dalam bidang jasa pada umumnya khususnya yang berkaitan dengan bidang-bidang ekonomi dan perdagangan, teknik dan insdustri serta pembangunan kecuali pelayanan/jasa dalam bidang hukum PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan yaitu sebagai penyalur/distributor produk 3M (khusus untuk traffic and personal safety markets division) dengan NPWP 01.847.008.000 tercatat pada kantor pelayanan pajak pratama duren sawit Jakarta timur. Perusahaan ini didirikan oleh bapak Stefanus Hary Ruswanto yang sekaligus duduk menjadi pimpinan atau direktur utama dari perusahaan ini. Kegiatan pembelian barang produk 3M dilakukan dengan cara impor dan pembelian langsung ke 3M Indonesia dengan menggunakan mata uang Dollar Amerika sedangkan kegiatan penjualan dilakukan secara mata uang Rupiah. Perusahaan ini hanya dengan mengandalkan kurang lebih 30 tenaga kerja dan dibawahi langsung oleh Bapak Stefanus Haru Ruswanto dengan dibantu oleh pemegang saham lainnya. 3.2 Struktur Organisasi Dibentuknya struktur organisasi didalam suatu perusahaan merupakan dasar tindakan pelaksanaan manajemen kerja yang terstuktur. Struktur organisasi yang kurang baik dalam suatu perusahaan akan menimbulkan hambatan-hambatan yang tidak diinginkan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Akan tetapi dengan stuktur organisasi yang baik akan menciptakan suatu keadaan dimana perorangan maupun kelompok didalam perusahaan akan terpenuhi.
Stuktur organisasi dari PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA adalah berbentuk garis, dimana kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab terletak pada satu pimpinan. Segala bentuk perintah mengalir turun ke bawah dari pimpinan tertinggi melalui garis lurus sampai kebawah yang paling rendah. Bawahan ini hanya mempunyai seorang atasan dan hanya atasan yang berhak memberi perintah, mengawasi ataupun meminta pertanggung jawabannya. Dalam hal pembagian tugas, wewenang jabatan dan tanggung jawab dari masing-masing bagian stuktur organisasi ini adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Uraian Tugas dan Wewenang Untuk dapat mengetahui fungsi-fungsi yang terdapat dalam struktur organisasi, maka berikut ini akan diuraikan tugas dan wewenang setiap bagian : 1. Direktur Utama a. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dalam bidang keuangan, pemasaran, produksi, dan personalia. b. Membuat dan menetapkan rencana kerja perusahaan. c. Mewakili perusahaan untuk urusan-urusan eksternal. d. Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan. e. Mengkoordinasikan dan melakukan pengendalian atas rencana kerja yang ditetapkan. 2. Manager Pemasaran a. Menentukan dan melaksanakan kebijakan yang telah digariskan oleh Direktur Utama. b. Menentukan kebijakan hasil produksi c. Melaporkan kepada Direktur Utama perkembangan yang terjadi dipasar. d. Menentukan langkah-langkah kebijaksanaan pemasaran yang akan dating guna mempertahankan pangsa pasar yang telah ada. e. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama
3. Manager Purchasing a. Merencanakan dan melakukan pengawasan terhadap pembelian barang yang dibutuhkan. b. Melaporkan hasil pembelian produk secara periodic c. Bertanggung jawab langsung ke direktur utama 4. Manager keuangan, Accounting dan Pajak a. Merencanakan dan melakukan pengawasan terhadap pengeluaran keuangan perusahaan dan membuat laporan keuangan, laporan pajak. b. Mempertanggungjawabkan semua hal yang berhubungan dengan keuangan dan administrasi perusahaan kepada direktur utama 5. Manager HRD a. Bertugas menyeleksi dan menerima karyawan dan pegawai baru b. Mengatur dan menjamin kelancaran hubungan yang baik antara perusahaan dengan karyawan c. Mengatur dan mengontrol operasional harian perusahaan 6. IT Dept a. Menangani masalah gangguan baik teknis maupun non teknis computer di dalam perusahaan b. Membuat program-program yang dibutuhkan oleh perusahaan c. Membuat brosur dan catalog d. Bertanggung jawab kepada direktur utama 7. Marketing a. Membina dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan b. Mencari dan menembus daerah pemasara yang baru
c. Membantu pimpinan dalam hal menentukan target penjualan di masa yang akan dating 8. Marketing Support a. Membantu marketing untuk membuat surat penawaran harga b. Menfollow-up pesanan dari pelanggan 9. Purchasing a. Melakukan pembelian barang-barang ke supplier b. Membuat database harga-harga pesaing c. Bertanggung jawab langsung kepada manager purchasing 10. Administrasi Keuangan, Accounting dan Pajak a. Melakukan pembayaran terhadap pembelian barang b. Melakukan penerimaan pembayaran atas penjualan barang c. Mencatat segala transaksi yang terjadi setiap harinya d. Membuat pembukuan mengenai segala pengeluaran perusahaan e. Bertanggung jawab atas keluar masuknya kas perusahaan 11. Administrasi HRD a. Mengatur kesejahteraan para karyawan b. Melakukan pengawasan dan penilaian terhadap disiplin dan keahlian karyawan c. Mengatur dan menghitung
3.4 Tata Laksana Sistem Berjalan Awalnya bagian Pemasaran melakukan penawaran barang kepada pelanggan. Jika pelanggan ingin memesan barang maka bagian Pemasaran memberikan Formulir Pesan Barang untuk diisi oleh pelanggan. Setelah itu pelanggan mengembalikan Formulir Pesan Barang kepada bagian Pemasaran. Bagian Pemasaran memeriksa barang yang dipesan, jika persediaan tidak mencukupi maka bagian Pemasaran akan melaporkan kembali kepada pelanggan bahwa pesanan invalid. Jika pelanggan bersedia untuk menunggu barang tersebut maka bagian Pemasaran akan berusaha mendapatkan barang tersebut dalam waktu 3 (tiga) hari. Apabila pesanan valid, bagian pemasaran akan melaporkan kepada bagian Administrasi, bagian Administrasi langsung membuatkan faktur penjualannya. Barang yang dipesan dicatat dan dibuatkan lampiran sebagai bukti lampiran Formulir Pesan Barang yang diserahkan kepada pelanggan. Setelah barang siap, barang dikirim beserta faktur penjualan dan Surat Jalan. Barang diterima pelanggan, lalu pelanggan membuatkan Surat Tanda Terima dan diserahkan kepada bagian Pengiriman. Setelah tanggal jatuh tempo pembayaran, bagian Administrasi membuatkan Surat Tagihan, lalu Surat Tagihan tersebut dibawa oleh bagian Pengiriman untuk diserahkan kepada pelanggan. Surat Tagihan diterima pelanggan ditukan dengan bukti pembayaran oleh bagian Pengiriman barang dan diserahkan kembali ke bagian Administrasi. Bagian Administrasi akan membuat laporan penjualan lalu diserahkan ke direktur.
Setiap terjadi pembuatan faktur penjualan, bagian Administrasi akan memeriksa sisa persediaan, apabila persediaan tidak mencukupi maka bagian Administrasi melaporkan kepada bagian Pembelian untuk memesan barang kepada pemasok. Barang dikirim oleh pemasok, lalu pemasok memberikan faktur pembelian kepada bagian Pembelian. Setelah faktur pembelian diterima, bagian Keuangan akan membayar dengan cara tunai. Lalu bagian Administrasi akan membuatkan bukti pembayaran tersebut berdasarkan nomor fakturnya. Setelah itu bagian Administrasi dapat mencetak Laporan Persediaan dan Laporan Pembelian yang akan diserahkan kepada direktur.
1.5 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture
1.6 Diagram Aliran Data 1.6.1 Diagram Konteks Gambar 3.3 Diagram Konteks
1.6.2 Diagram Nol Gambar 3.4 Diagram Nol
1.6.3 Diagram Rinci Penjualan Gambar 3.5 Diagram Rinci Penjualan
3.6 Permasalahan yang dihadapi Sekarang ini, permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA adalah : - Perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian data histori perusahaan, seperti data permintaan barang, data pelanggan, dan lainnya. - Perusahaan mengkhawatirkan terjadinya kecurangan berupa manipulasi data diakibatkan karena data yang ada tidak memiliki keamanan yang cukup. - Perusahaan mengalami kesulitan dalam mengetahui persediaan barang yang jumlahnya kurang dari stok minimum. 3.7 Usulan pemecahan masalah Berikut ini, merupakan solusi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA : - Merancang suatu model basis data beserta aplikasinya yang dapat mengelola data penjualan, pembelian dan persediaan barang pada perusahaan. - Merancang aplikasi basis data yang mampu untuk menampilkan data histori perusahaan, seperti data permintaan barang, data pelanggan, dan lainnya. - Merancang aplikasi basis data yang mempunyai sistem keamanan berupa validasi login karyawan, yang membeda-bedakan akses masing-masing
jabatan ketika masuk ke dalam aplikasi (contoh, bagian marketing tidak bisa membuka bagian keuangan). - Merancang aplikasi basis data yang dapat memberikan informasi ketika jumlah barang kurang dari stok minimum.