KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat taufik dan hidayahnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini. Tesis ini dibuat sebagai persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Pascasarjana Magister Manajemen Sistem Informasi, Binus Business School. Tesis yang berjudul PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PT ASTRA GRAPHIA TBK (STUDI KASUS) merupakan salah satu penerapan Sistem Informasi dalam perusahaan untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya untuk dapat meningkatkan daya saing dan performansi atau kinerja perusahaan. Dalam proses penyelesaian tesis ini penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak. Oleh karena itu perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada : Bpk. Richard Kartawijaya, MBA. selaku pembimbing tesis ini yang banyak memberikan wawasan dan pandangannya tentang Knowledge Management. Kedua orang tua penulis, kedua kakak penulis, adik penulis dan saudari Lita Agustina yang selalu memberikan dorongan dan doa demi kesuksesan penulis. Bpk. A. Yuliadi, Bpk Urfian dan Bpk Soebandi, serta teman-teman di Astragraphia khususnya di Cabang Jakarta 2 atas bantuan dan dukungannya. Teman-teman pascasarjana khususnya jurusan Sistem Informasi yang banyak memberikan pandangan pemikiran tentang berbagai hal yang bisa memperkaya penulis. Semua pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari adanya kekurangan dan kesalahan dalam penulisan tesis ini, untuk itu penulis mohon maaf bila ada kekurangan dan kesalahan dalam penulisan tesis ini. Penulis iv
ABSTRAK Astragraphia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang solusi dokumen dan merupakan distributor ekslusif produk Fuji Xerox Co.Ltd. Didalam pekembangan bisnisnya, Astragraphia selalu berusaha untuk tetap menjadi market leader dan memenangkan persaingan yang kondisinya semakin meningkat tajam. Salah satu langkah yang telah dilakukan Astragraphia untuk mencapai hal tersebut yaitu dengan membangun suatu sistem manajemen pengetahuan atau Knowledge Management System). Penerapan Knowledge Management ini diyakini merupakan salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan bersaing dengan mengelola dan memanfaatkan berbagai sumber daya perusahaan termasuk pengetahuan yang eksplisit (explisit) maupun pengetahuan yang tersembunyi (tacit knowledge). Tesis ini membahas mengenai penerapan Knowledge Management di Astragraphia dan menganalisa mengenai pengaruh dan manfaat penerapan terhadap peningkatan pengetahuan dan produktivitas karyawan sebagai individu, terhadap internal perusahaan sebagai organisasi, terhadap bisnis perusahaan dan kompetisi pada industri dokumen dan teknologi informasi dan efektifitas Knowledge Management yang telah diterapkan selama kurang lebih 10 tahun mempengaruhi kinerja atau performansi perusahaan. Dan dari pembahasan dan analisa yang telah dilakukan tersebut dapat disimpulkan bahwa penerapan Knowledge Management di Astragraphia berpengaruh dan bermanfaat terhadap peningkatan pengetahuan dan produktivitas karyawan sebagai individu, terhadap internal perusahaan sebagai organisasi, terhadap bisnis perusahaan dan kompetisi pada industri dokumen dan teknologi informasi dan juga berpengaruh terhadap kinerja atau performansi perusahaan. Kata kunci : Penerapan Knowledge Management v
DAFTAR ISI Halaman Judul... i Halaman Pernyataan... ii Persetujuan Pembimbing. iii KATA PENGANTAR.. iv ABSTRAK.... v DAFTAR ISI..... vi DAFTAR TABEL..... ix DAFTAR GAMBAR....... x BAB I DESKRIPSI KASUS... 1 1.1 Pendahuluan 1 1.2 Latar Belakang Perusahaan.. 3 1.3 Visi dan Misi 6 1.4 Strategi... 6 1.5 Struktur Organisasi... 7 1.6 Ulasan Bisnis...... 8 1.7 Tinjauan Industri.. 9 1.8 Definisi Masalah.. 10 1.9 Tujuan Penulisan. 11 1.10 Manfaat dan Hasil Yang Diharapkan 12 BAB 2 TINJAUAN TEORI... 13 2.1. Data, Informasi Dan Pengetahuan atau Knowledge 13 2.2. Tipe Knowledge Dalam Organisasi 17 2.3. Siklus Knowledge... 19 2.4. Definisi Knowledge Management... 20 2.5. Siklus Knowledge Management. 23 vi
2.6. Menangkap Tacit Knowledge. 24 2.7. Knowledge Management Ditinjau Dari Perspektif IT Infrastruktur.. 27 2.8. Knowledge Management Ditinjau Dari Perspektif Manusia.. 30 2.9. Perbedaan Antara Document Management, Content Management Dan Knowledge Management... 32 BAB 3 METODOLOGI 34 3.1. Obyek Penelitian 34 3.2. Metode Pengumpulan Data. 35 BAB 4 INDUSTRI ANALYSIS. 36 4.1 Struktur Organisasi Divisi TI.. 36 4.2 Penggunaan TI... 38 4.2.1 Aplikasi Yang Digunakan Astragraphia... 41 4.2.2 Infrastruktur TI(LAN WAN)... 47 4.2.3 Spesifikasi Server dan Desktop PC..48 4.2.4 Keamanan Dokumen Dan Aplikasi.. 50 4.2.5 Profil Pengguna.... 51 4.3 Karakter Industri.. 53 4.4. Knowledge Management Astragraphia... 55 BAB 5 ANALISA... 65 5.1. Pengaruh Dari Penerapan Knowledge Management Terhadap Peningkatan Pengetahuan dan Produktivitas Karyawan Sebagai Individu. 68 5.2 Manfaat Dari Penerapan Knowledge Management Terhadap Internal Perusahaan Sebagai Organisasi 71 5.3 Pengaruh Dari Penerapan Knowledge Management Terhadap Bisnis Perusahaan (Kompetisi Pada Industri Dokumen dan Teknologi Informasi).. 78 5.4 Pengaruh Dari Penerapan Knowledge Management Terhadap Performansi Perusahaan.. 83 vii
BAB 6 KESIMPULAN DAN REKOMENDASI.... 92 6.1 Kesimpulan.. 92 6.2 Rekomendasi... 93 DAFTAR PUSTAKA... 95 LAMPIRAN... L-1 RIWAYAT HIDUP viii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Penghambat Proses Transfer Pengetahuan dan Cara Mengatasinya. 25 Tabel 4.1 Contoh Managerial Task.. 40 Tabel 4.2 Aplikasi Yang Dipakai di Astragraphia... 41 Tabel 4.3 Application Portfolio di Astragraphia... 46 Tabel 4.4 Spesifikasi Server.. 49 Tabel 5.1 Frekuensi Penggunaan Knowledge Management Tools... 67 ix
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Jaringan sales dan support Astragraphia... 2 Gambar 1.2 Business Portfolio... 5 Gambar 1.3 Struktur Organisasi Astragraphia... 7 Gambar 2.1 Diagram Data, Information dan Knowledge (Maholtra, Yogest)... 14 Gambar 2.2 Struktur (penyimpanan) knowledge didalam perusahaan (Delphi Group)... 17 Gambar 2.3 Hubungan antara Tacit dan Explicit Knowledge... 18 Gambar 2.4 Empat Model Konversi Knowledge (Nonaka dan Takeuchi,1995 The Knowledge Creating Company ).. 19 Gambar 2.5 Siklus Knowledge Management... 23 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Divisi MSQS.. 38 Gambar 3.2 Peranan IT di Astragraphia... 41 Gambar 4.3 Topologi Jaringan Komputer Di Astragraphia.. 48 Gambar 4.4 Data statistik karyawan Astragraphia 52 Gambar 4.5 Business Model Astragraphia. 54 Gambar 4.6 Skema Penerapan Knowledge Management di Astragraphia. 58 Gambar 4.7 Front End Current System. 64 Gambar 5.1 Analisis model untuk menganalisa penerapan Knowledge Management di Astragraphia..... 65 Gambar 5.2 Profil responden yang megisi dan mengembalikan kuesioner... 66 Gambar 5.3 Analisis model-pengaruh Knowledge Management terhadap peningkatan produktivitas karyawan... 68 Gambar 5.4 Hasil survey mengenai pengaruh Knowledge Management terhadap peningkatan produktivitas karyawan.. 70 Gambar 5.5 Analisis model-pengaruh Knowledge Management terhadap internal perusahaan sebagai organisasi... 72 x
Gambar 5.6 Hasil survey mengenai pengaruh Knowledge Management terhadap internal perusahaan sebagai organisasi...... 77 Gambar 5.7 Analisis model-pengaruh Knowledge Management terhadap bisnis perusahaan, kaitannya dengan kompetisi pada industri dokumen dan teknologi informasi 79 Gambar 5.8 Market Share mesin fotocopy di Indonesia... 81 Gambar 5.9 Hasil survey mengenai pengaruh Knowledge Management terhadap bisnis perusahaan, kaitannya dengan kompetisi pada industri dokumen dan teknologi informasi 82 Gambar 5.10 Analisis model-pengaruh Knowledge Management terhadap performansi perusahaan.. 85 Gambar 5.11 Pencapaian Revenue Astragraphia. 86 Gambar 5.12 Pencapaian Gross In (penambahan jumlah mesin) Astragraphia.. 87 Gambar 5.13 Jumlah total lembar dokumen yang dicetak menggunakan mesin-mesin Astragraphia di pelanggan 88 Gambar 5.14 Customer Satisfaction Level yang telah dicapai Astragraphia. 89 Gambar 5.15 Hasil survey mengenai efektifitas Knowledge Management terhadap performansi perusahaan. 90 xi