BAB 1 PENDAHULUAN. Teknologi Informasi saat ini akhirnya menjadi salah satu kebutuhan dan keseharian

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi saat ini akhirnya menjadi salah satu kebutuhan dan keseharian dalam setiap perilaku bisnis. Seiring dengan dinamika zaman, perspektif bisnis pun menjadi berubah. Dari konvensional menjadi modern atau biasa disebut technologydriven business. Dengan hal ini pula, informasi menjadi bagian penting dalam roda bisnis perusahaan, yang mengharuskan perusahaan dapat megelolanya sehingga dapat memberikan optimalisasi bisnis, seperti yang dikatakan Ward dan Pepard dalam bukunya Strategic Planning for Information System mengatakan, untuk mendukung strategi bisnis sebuah perusahaan diperlukan suatu strategi Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). Para eksekutif perusahaan dituntut untuk membuat perencanaan strategis dan diharapkan mampu menempatkan perusahaannya pada posisi yang optimal di dalam lingkungan yang kompetitif. Teknologi informasi yang mengalami perkembangan yang sangat pesat dapat digunakan untuk mendukung perusahaan dalam memperoleh informasi secara cepat, tepat, akurat, dan terpercaya. Untuk itu Teknologi Informasi dan Sistem Informasi (IT/IS) harus dapat disinergikan sehingga menjadi suatu rancangan yang memberikan dampak strategis dan ekonomis bagi perusahaan, yang pada dasarnya

2 2 penggunaan sistem teknologi informasi menjadi suatu pondasi utama roda bisnis yang dapat memacu dan menjaga keseharian, dan tujuan jangka pendek hingga jangka panjang agar tercapai secara optimal. Dengan adanya perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang tepat, maka akan memberikan aliran informasi yang realtime, selalu tersedia, dan sesuai dengan dinamika serta kebutuhan perusahaan, yang tentunya akan memberikan efek peningkatan performa yang jauh lebih baik atas setiap fungsi bisnis dan kegiatan serta memberikan competitive advantage atas perusahaan terhadap para pesaing. PT. Sumitomo-Mitsui Construction Co. Utama Indonesia (disingkat PT. SMCC Utama Indonesia), sebagai perusahaan multinasional (MNC) yang berpusat di Tokyo, Jepang. Dengan sejumlah cabang antara lain di Guam, AS, Thailand, Vietnam, Philipina, dan Singapura. PT. SMCC Utama Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi sipil (civil & general construction contractor), seperti konstruksi Gedung, Pabrik, Infrastruktur dan sebagainya. Sektor bisnis jasa konstruksi ini sangatlah subur sekali di Indonesia, mengingat Indonesia merupakan negara yang terus membangun dengan investasi yang terus-menerus masuk. Oleh karena itu, peranan teknologi informasi dengan perencanaan sistem yang tepat akan meningkatkan kapasitas PT. SMCC Utama Indonesia menjadi leader dalam pasar. PT. SMCC Utama Indonesia memiliki database skala kecil dan masih sederhana dan juga sistem Project Management yang masih belum digunakan secara efektif. Serta pada kantor pusat yang di Jakarta, PT. SMCC Utama Indonesia juga terdapat sistem networking yang sepenuhnya masih belum terintegrasi dengan baik.

3 3 Hal ini dikarenakan pembangunan sistem informasi yang dikembangkan tanpa melalui suatu perencanaan strategis, yang mengakibatkan perusahaan mengalami kesulitan dalam memanfaatkannya. Sementara sistem teknologi informasi sebetulnya telah tersedia, namun tidak digunakan dengan sebagaimana mestinya bahkan tanpa suatu strategi, sehingga mengakibatkan laju perkembangan perusahaan pun terhambat. Oleh karena itu perlu perencanaan strategi sistem informasi untuk menganalisa sistem diperusahaan dan membuat perencanaan penerapan teknologi informasi yang akan memberikan dasar atau pedoman dalam perkembangan sistem informasi yang lebih baik untuk mendukung kegiatan operasional dan manajemen perusahaan. Dengan pertimbangan dan latar belakang inilah, mendorong penulis untuk mengadakan penelitian dan penulisan skripsi dengan judul Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi pada PT. Sumitomo-Mitsui Construction Co. Utama Indonesia. 1.2 Ruang Lingkup Karena luasnya topik yang dapat dibahas, maka penulisan skripsi ini lebih dikhususkan dengan membatasi ruang lingkup penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan diatas, adapun ruang lingkup yang akan dibahas ialah seluruh kegiatan bisnis dalam perusahaan dengan melakukan analisis strategi bisnis dan strategi SI/TI, serta menyusun perencanaan yang berhubungan dengan strategi SI/TI pada perusahaan, yaitu:

4 4 1. Penelitian tidak melibatkan induk perusahaan yakni SMCC Ltd yang berpusat di Jepang, serta cabang-cabang SMCC yang berada di sejumlah negara. Namun hanya pada PT. SMCC Utama Indonesia saja, yang berlokasi di Jakarta, Indonesia, serta beberapa lokasi proyek yang saat ini sedang berjalan. 2. Analisis strategi bisnis dan sistem yang sedang berjalan di perusahaan yang bersifat mencakup keseluruhan divisi perusahan. 3. Membuat susunan rancangan strategi sistem dan teknologi informasi sesuai dengan aspek dan karakter PT. SMCC Utama Indonesia. Sehingga meningkatkan keunggulan bersaing. 1.3 Tujuan dan manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penulisan ini adalah: 1. Mengidentifikasi masalah, kekuatan, kelemahan, serta peluang yang dimiliki oleh perusahaan. 2. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang dapat menunjang operasional perusahaan. 3. Menghasilkan usulan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baik, sesuai dengan kebutuhan, tepat, serta dapat memberikan solusi yang strategik untuk perusahaan. Sedangkan manfaat dari penulisan ini terbagi tiga yaitu:

5 5 1 Bagi Perusahaan : Membantu perusahaan dalam menentukan langkah langkah strategis yang harus diambil sehingga menunjang perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis. Perusahaan memiliki pedoman yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam memanfaatkan sistem dan teknologi informasi sebagai suatu strategi yang dapat memberikan perusahaan suatu keunggulan dalam bersaing. Mempermudah perusahaan dalam pengelolaan dan sharing informasi. Mendukung terciptanya suatu kegiatan operasional perusahaan yang lebih terarah dan terkoordinir dengan baik, sehingga visi dan misi perusahaan dapat dicapai secara optimal. 2 Bagi Customer: Mendapatkan proyek yang On Time Schedule. Mendapatkan kemudahan dengan tidak adanya keterbatasan tempat dan waktu dalam mendapatkan informasi status proyek yang sedang dikerjakan. Mendorong kepuasan dan loyalitas customer terjaga, dan meningkat.

6 6 3 Bagi Pembaca & Almamater: Dapat dijadikan bahan masukkan atau sumbangan saran pemikiran yang konstruktif dalam rangka pengembangan materi perkuliahan Perencanaan Strategi Sistem Informasi. Dapat menjadi referensi bagi penulisan skripsi yang berkaitan dengan topik ini. 1.4 Metodologi Penelitian cara: Dalam penyusunan skripsi, metodologi yang digunakan dengan beberapa Metode Pengumpulan Data a. Observasi & Penelitian Lapangan Dilakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian dengan mendatangi karyawan PT. SMCC Utama Indonesia mulai dari staf level operasional hingga level General Manager. b. Studi Kepustakaan Sumber data yang diperoleh melalui studi kepustakaan adalah dengan cara membaca, meringkas dan membuat kesimpulan mulai dari dari buku-buku referensi, dan berbagai sumber lainnya, baik jurnal, artikel dan sejenisnya yang berkaitan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, untuk memperoleh teori ilmiah yang melandasi penulisan skripsi ini.

7 7 c. Wawancara Melakukan wawancara langsung terhadap sejumlah karyawan yang terkait dengan penelitian ini, untuk mengetahui seberapa jauh keinginan dan tanggapan narasumber tentang penelitian ini terhadap perusahaannya Metode Analisis dan Perencanaan Rekomendasi Analisis sistem dilakukan melalui tiga tahapan : a. Analisis lingkungan internal bisnis Penjabaran Visi, Misi, Motto dan Strategi bisnis Perusahaan. Analisis Rantai Nilai (Value Chain). Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) dengan metode IFAS & EFAS. Analisis CSF (Critical Success Factor) Analisis KPI (Key Performance Indicator) Analisis Area, Fungsi, dan Proses Bisnis b. Analisis lingkungan eksternal bisnis Analisis Lima Daya PORTER Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi)

8 8 c. Analisis lingkungan internal SI/TI Gambaran aplikasi yang digunakan Spesifikasi Hardware dan Software perusahaan Arsitektur jaringan (networking) yang terdapat dalam perusahaan Evaluasi current application portfolio (Portofolio Aplikasi McFarlan) d. Analisis lingkungan eksternal SI/TI Analisis Deskriptif atas situasi serta kondisi dunia dan industri SI/TI yang saat ini sedang berkembang khususnya yang berhubungan dengan industri jasa konstruksi. e. Rekomendasi Perencanaan Strategi SI/TI Strategi Bisnis Sistem Informasi Strategi Manajemen SI/TI Strategi Teknologi Informasi Dari hasil analisis kemudian disusun suatu laporannya dan kemudian dibentuk kedalam suatu rekomendasi dan usulan perencanaan sistem dan teknologi informasi untuk perusahaan

9 9 1.5 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah yang kami lihat adalah Masih dipakainya PC dan laptop seri lama sehingga konektivitas dan fleksibilitas dalam file-sharing menjadi terhambat, dokumen yang dihasilkan dan digunakan perusahaan masih paper-based, Jumlah PC dan laptop tidak dapat mengakomodir kebutuhan yang ada dalam operasional perusahaan dikarenakan jumlahnya tidak sebanding dengan kebutuhan. Terdapat banyak perangkat hardware yang tidak digunakan namun masih tersimpan didalam kantor. Di kantor proyek adalah Sambungan internet hanya ke satu PC, Jumlah komputer tidak dapat memenuhi kebutuhan operasional kantor proyek, pelaporan kegiatan proyek masih secara manual 1.6 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dalam penyusunan skripsi ini adalah: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang mengapa topik penulisan skripsi ini dipilih, ruang lingkup pembahasaan, tujuan dan manfaat, metodologi, masalah yang paling kritis dan sistematika penulisan sebagai langkah awal penyusunan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan tentang teori-teori perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang digunakan berdasarkan kerangka kerangka dari sejumlah literatur dan buku tentang perancangan startegi sistem dan teknologi informasi sebagai landasan penulisan skripsi ini.

10 10 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menguraikan hasil survei ke perusahaan, yaitu mengenai latar belakang perusahaan, struktur organisasi beserta pembagian wewenang dan tugas. Adapun pembahasan dalam bab ini ialah tentang penerapan metodologi yang digunakan, dimulai dengan menganalisa lingkungan internal dan eksternal bisnis, kemudian dilanjutkan dengan menganalisa lingkungan internal dan eksternal sistem informasi dan teknologi informasi pada PT. SMCC Utama Indonesia. Pembahasaan diakhiri dengan perumusan masalah berdasarkan dari analisa analisa yang telah dilakukan. BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI Bab ini menguraikan hasil dari analisa yang telah dilakukan pada PT. SMCC Utama Indonesia, yang berupa arah dan strategi pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan kriteria dan karakteristik perusahaan serta langkah langkah yang diperlukan untuk mencapai sistem dan teknologi informasi yang diinginkan, meniadakan gap antara sistem dan teknologi informasi yang ada dengan sistem dan teknologi informasi dimasa mendatang BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang simpulan-simpulan yang dapat diambil, serta saran atau pendapat untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem yang ada.