TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : Tandatangan Nama Muka Surat : 1/10 TINDAKAN PK.UiTM.(P).06 Disediakan oleh Pn. Azliah Othman Disemak oleh Dr. Arba iyah Ab. Aziz Diluluskan oleh Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md Zain (A.I.S) Dekan 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016 1
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : Muka Surat : 2/10 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. No.Keluaran / Pindaan MUKA SURAT DIPINDA No. Para Muka surat Ringkasan Pindaan 1 4.1 5 & 6 Aduan Pelanggan (AP) ke e-aduan (e-ad) 1 5.0 5 TD ke TD(A) 1 5.0 5 LAF ke JAF 1 5.0 5 Ketua Program ke Koordinator Program 1 5.0 5 Ko dibatalkan Diluluskan 1 5.0 5 KU Ketua Unit ke KSA Ketua Sistem Audit 1 6.0 6 Laporan AP ke Laporan e-ad 1 7.0 8 7 tahun ke 3-5 2
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : Muka Surat : 3/10 tahun 1 8.0 8 8.2 Format Borang Laporan Penyiasatan ke 8.1 Borang Cadangan Baru/ Cadangan Pindaan Kualiti 1 8.0 8 8.3 Format Borang Tindakan Kualiti Pembetulan ke 8.2 Borang Laporan Penyiasatan 1 8.0 8 Tambahan (8.3 Borang Tindakan Pembetulan) 12/01/20 16 2 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan 3
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : 1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi KANDUNGAN 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran Muka Surat : 4/10 MUKASURAT 5 5 6 6 7 8-9 10 10 4
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : 1. OBJEKTIF Muka Surat : 5/10 Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan tindakan pembetulan terhadap sebarang ketidakpatuhan atau kelemahan yang dikenalpasti di dalam sistem pengurusan kualiti tidak berulang dan punca ketidakpatuhan dihindari sepenuhnya dengan berkesan. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh sekiranya terdapat ketidakpatuhan kelemahan yang dikenalpasti dalam Sistem Pengurusan Kualiti. 5
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : 3. DOKUMEN RUJUKAN Muka Surat : 6/10 3.1 Manual Kualiti - MK..UiTM.01) i) Seksyen 5.6 - Kajian Semula Pengurusan ii) Seksyen 8.4 - Analisis Data iii) Seksyen 8.5.2 - Tindakan Pembetulan 3.2 Prosedur Kawalan Dokumen - PK.UiTM. (P) 03 3.3 Prosedur Analisis Data - PK.UiTM. (P) 03 4.0 DEFINISI 4.1 e-aduan Makluman atau maklumbalas yang diterima melalui e-mail atau secara atas talian oleh pelanggan yang membuat aduan yang berkaitan dengan prose pengurusan. 4.2 Laporan Penemuan Hasil Audit Dokumen yang mengandungi laporan mengenai penemuan yang diterima oleh Ketua Sistem Audit terhadap pihak yang diaudit (Auditee). Ianya menerangkan penemuan hasil audit 6
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : 5. SINGKATAN Muka Surat : 7/10 dalam sistem kualiti dan mencadangkan penambahbaikan kepada sistem tersebut. MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan AKD - Audit Kualiti Dalaman Dekan - Dekan TD(A) - Timbalan Dekan (Akademik) JAF - Jawatankuasa Akademik Fakulti Ko - Koordinator Program WP - Wakil Pengurusan TP - Timbalan Pendaftar e-ad - Aduan Pelanggan LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab KSA - Ketua Sistem Audit PAD - Pegawai Audit Dalam 7
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : D 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Muka Surat : 8/10 TINDAKAN 1. Arahkan Ko/WP/TP bagi mengenalpasti kecacatan atau ketidakpatuhan yang telah berlaku dan perlu diambil tindakan pembetulan dalam Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan kepada laporan yang diterima seperti berikut: a) Laporan LPHA b) Laporan e-ad c) Keputusan MKSP atau arahan khusus daripada Dekan, TD(A) atau TP. d) Rekod ketidakpatuhan / perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi. e) Teguran dan arahan pengurusan atasan UiTM. f) Cadangkan penambahbaikan yang diterima daripada PYB melalui perbincangan dan Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 1). g) Laporan Pencapaian Dasardan Objektif Kualiti. h) Laporan Pencapaian Dasardan Objektif Kualiti. 2. Membuat siasatan ke atas ketidakpatuhan yang dikenalpasti dengan menggunakan Borang Laporan Penyiasatan (Lampiran 2). 8
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : PAD WP PYB Muka Surat : 9/10 3. Siasat dan kenalpasti punca ketidakpatuhan atau kelemahan dengan menggunakan Quality Improvement Tools yang sesuai. 4. Rekodkan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan dalam Borang Tindakan Pembetulan (Lampiran 3). 5. Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada WP atau TWP untuk mendapatkan kelulusan. 6. Teliti dan beri keputusan keatas cadangan pembetulan. Jika setuju, arahkan PYB melaksanakan tindakan pembetulan. Jika tidak setuju, ulangi tindakan 3. 7. Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh masa yang ditetapkan 8. Laporkan keberkesanan Tindakan Pembetulan dalam Borang Tindakan Pembetulan dan kemukakan kepada WP untuk pengesahan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat MKSP. 9. Laporkan di dalam mesyuarat MKSP. TP 10. Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan. 9
TINDAKAN : PK. UiTM..(P).06 : 7. REKOD KUALITI Muka Surat : 10/10 Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi 1 Fail Am Audit Dalam 600- (PT.12/7) Bah.PTD 2 Audit Dalam - Pensijilan 3 Audit Dalam - Fail Kerja 600- (PT. 12/7/3) 6000- (PT.12/10/2) 4 Minit Mesyuarat MKSP 600- (PT. 12/10/5) 5 Fail Maklumbalas Pelanggan 8. LAMPIRAN 600- (PT. 12/10/8) Bah.PTD Bah.PTD Bah.PTD Bah.PTD Tempoh Simpanan 3 5 Tahun 3 5 Tahun 3 5 Tahun 3 5 Tahun 3 5 Tahun 8.1 Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Kualiti - Lampiran 1 8.2 Borang Laporan Siasatan - Lampiran 2 8.3 Borang Tindakan Pembetulan - Lampiran 3 10
CARTA ALIR TINDAKAN Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA D PAD Arahkan KP/KO/KU bagi mengenalpasti kecacatan atau ketidakpatuhan yang telah berlaku berdasarkan kepada laporan yang diterima. Membuat siasatan ke atas ketidakpatuhan dengan menggunakan Borang Laporan Penyiasatan. Siasat dan kenalpasti punca ketidakpatuhan. Borang Tindakan Rekodkan hasil siasatan dan Pembetulan cadangan tindakan pembetulan. Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada WP atau TWP untuk mendapatkan kelulusan. Sambungan 11
Sambungan WP PYB PD Teliti dan beri keputusan keatas cadangan pembetulan.arahkan PYB melaksanakan tindakan pembetulan. Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh masa yang ditetapkan. Laporkan keberkesanan Tindakan Pembetulan dan kemukakan kepada WP untuk pengesahan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat MKSP. Laporkan di dalam mesyuarat MKSP. Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan. TAMAT 12