SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Transkripsi

1 : PK.UITM..(P).03 Tanda tangan PROSES Muka Surat : 1/19 PK.UITM. (P).03 Disediakan Disemak Nama Linda Abd Hamid Dr. Arba iyah Ab. Aziz Jawatan Ketua Sistem Audit Timbalan Dekan (Akademik) Diluluskan Prof Dr. Hj. D zul Haimi Md. Zain (A.I.S) Dekan Tarikh 12/01/ /01/ /01/2016 1

2 : PK.UITM..(P).03 PROSES Muka Surat : 2/19 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan - pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh No. Keluaran/ Pindaan No. Para MUKA SURAT DIPINDA Muka Surat 22/09/ / /18 22/09/ / /18 22/09/ / /18 Bentuk Pindaan perubahan perkataan kepincangan kepada Ketidakpatuhan Perubahan penggunaan English ke Bahasa Melayu 22/09/ / /18 Perubahan perkataan kepincangan kepada ketidakpatuhan. Penambahan dan pengemaskinian beberapa singkatan Tarikh Diluluskan 22/09/ / /18 Penambahan dan pengemaskinian singkatan dan tanggungjawab serta tindakan. 2

3 : PK.UITM..(P).03 PROSES Muka Surat : 3/19 22/09/ / /18 Penambahan Lampiran 8.1,8.4, /05/ /02 Muka hadapan 18/05/ /02 4/18 12/01/ /02 hadapan Perubahan pada nama Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) pada muka surat hadapan prosedur Perubahan muka surat pada isi kandungan prosedur Tarikh baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan 3

4 : PK.UITM..(P).03 PROSES KANDUNGAN Muka Surat : 4/19 1. Objektif 5 2. Skop 5 3. Dokumen Rujukan 6 MUKASURAT 4. Definisi Singkatan Tanggungjawab dan Tindakan Rekod Kualiti Lampiran 19 4

5 : PK.UITM..(P) OBJEKTIF PROSES Muka Surat : 5/19 Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan Audit Dalam dijalankan bagi menilai prestasi keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) secara berterusan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti Audit Dalam. Ia diterima pakai oleh Wakil Pengurusan (WP), Ketua Sistem Audit (KSA) dan Pasukan Auditor Dalam dan pegawai yang telah dilantik untuk merancang dan melaksanakan serta menilai tahap keberkesanan Audit Dalam (AD) ke atas Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). 5

6 PROSES : PK.UITM..(P).03 Muka Surat : 6/ DOKUMEN RUJUKAN JENIS DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti MK. UiTM.. 01 i) Input Kaji Semula Pengurusan Seksyen ii) Kepuasan Pelanggan Seksyen iii) Audit Dalam Seksyen iv) Pemantauan dan Pengukuran Proses Seksyen v) Pemantauan dan Pengukuran Produk Seksyen Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi PK.UiTM..(P).04 Spesifikasi 3.3. Prosedur Tindakan Pembetulan PK.UiTM..(P) Prosedur Tindakan Pencegahan PK.UiTM..(P).06 6

7 : PK.UITM..(P) DEFINISI PROSES 4.1 Audit Dalam Muka Surat : 7/19 Pemeriksaan yang dijalankan oleh PAD bagi menilai sama ada Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dengan terkawal dan berkesan seperti yang dirancang. Audit Dalam dijalankan dua (2) kali setahun dan dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit yang lepas. Kriteria, skop, dan kaedah audit akan ditentukan oleh Pasukan Audit Dalam (PAD). 4.2 Auditee Semua staf UiTM yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM. 4.3 Auditor Dalam Staff UiTM yang berkelayakan, terlatih dan dilantik menganggotai PAD. Perlantikan Auditor Dalam dibuat oleh Dekan bagi tempoh dua (2) tahun. 7

8 : PK.UITM..(P).03 PROSES 4.4 Audit Susulan Muka Surat : 8/19 Audit yang dilaksana bagi menilai keberkesanan tindakan pembetulan terhadap ketidakpatuhan di dalam SPK semasa pelaksanaan Audit Dalam. 4.5 Ketidakpatuhan Ketidakcekapan dan ketidakberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang telah dirancang dan ditetapkan. 4.6 Senarai Semak Audit Satu senarai perkara yang perlu diaudit di dalam format khas bagi membantu Auditor Dalam semasa pengauditan. 4.7 Nota Auditor Nota bertulis Auditor Dalaman mengikut format khas yang telah ditetapkan. 4.8 Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) Laporan yang menerangkan penemuan audit menurut kategori yang berkenaan iaitu : 8

9 : PK.UITM..(P).03 PROSES 1. Major Noncomformity (Major NC) 2. Minor Noncomformity (Minor NC) Muka Surat : 9/19 Sebarang ketidakpatuhan yang akan menjejaskan Sistem Pengurusan Kualiti secara langsung. Sebarang ketidakpatuhan yang boleh menjejaskan Sistem Pengurusan Kualiti secara tidak langsung. 3. Pemerhatian Sebarang ketidakpatuhan kecil yang perlu dikemaskini pelaksanaannya dari masa ke semasa. 4. RC (Requires Correction) Memerlukan Pembetulan. 5. SFI (Scope for Improvement) Skop untuk Penambahbaikan 6. X Isu-isu yang perlu dikemaskini oleh untuk penilaian Audit Dalam pada sesi audit seterusnya. 9

10 : PK.UITM..(P) SINGKATAN PROSES UiTM - Universiti Teknologi MARA NC - Naib Canselor UiTM P - Pengerusi NP - Naib Pengerusi D - Dekan WP - Wakil Pengurusan Kualiti KSA - Ketua Sistem Audit Muka Surat : 10/19 PAD - Pasukan Audit Dalam MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan AD - Audit Dalam SSA - Senarai Semak Audit LAD - Laporan Audit Dalam LPA - Laporan Penemuan Audit LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit LPP - Log Penilaian Penemuan AS - Audit Susulan JAD - Jadual Audit Dalam JKK - Jawatankuasa Jaminan Kualiti JKAD - Jawatankuasa Audit Dalam PE - Pegawai Eksekutif PYB - Pegawai yang Bertanggungjawab PTJ - Pusat Tanggungjawab 10

11 : PK.UITM..(P).03 PROSES 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB D WP Muka Surat : 11/19 TINDAKAN 1. Lantik KSA dan Auditor Dalam. 2. Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit Dalam. 3. Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui. 4. Dapatkan persetujuan PNC INQKA untuk jadual Audit Tahunan. 5. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria. 6. Bentuk PAD dan agihkan tugas. 7. Semak dan Kaji LPHA. 8. Pastikan tindakan pembetulan dan pencegahan telah dilaksanakan oleh Auditee secara berkesan. 9. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan dan tutup penemuan jika telah diselesaikan. 11

12 : PK.UITM..(P).03 KSA PROSES Muka Surat : 12/ Rancang dan sediakan bidang tugas PAD. 11. Sediakan JAD dan Skop Pengauditan. 12. Kemukakan JAD dan skop pengauditan kepada WP untuk mendapatkan kelulusan. 13. Meluluskan JAD dan Skop Pengauditan. 14. Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dengan : a. Memahami proses pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. b. LPHA terdahulu. c. Dokumen dokumen yang berkaitan d. Manual Kualiti. 15. Sediakan Senarai Semak Audit (SSA). 16. Sediakan Auditor s TOOL (iaitu Manual Kualiti, Prosedur Kualiti yang terlibat, Senarai Semak, Borang LPA, alat tulis dan sebagainya). 17. Maklumkan melalui memo atau notis kepada Auditee mengenai pengauditan yang akan dijalankan seminggu lebih awal. A. Sebelum Hari Pengauditan B. Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya, dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang secukupnya. 12

13 : PK.UITM..(P).03 PROSES Muka Surat : 13/19 B. Pelaksanaan Pengauditan 18. Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee. 19. Selia PAD dengan menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti serta rekod-rekod yang berkaitan. 20. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih serta mengesan sebarang kepincangan ke atas sistem pelaksaan SPK. C. Selepas Pengauditan. 21. Sediakan LPA mengikut format laporan yang disediakan. 22. Adakan mesyuarat penutup untuk membincangkan dan memaklumkan penemuan audit. 23. Laksanakan AS yang dipersetujui. 24. Kemaskini Borang LPHA. 25. Buat analisis dan rumusan mengenai tahap keberkesanan, tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee. 13

14 : PK.UITM..(P).03 PROSES Muka Surat : 14/ Jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru. 27. Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan. 28. Selenggara log Laporan Tindakan Pencegahan. 29. Sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan serahkan kepada WP. 30. Failkan semua tindakan pembetulan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan. 31. Failkan semua tindakan pencegahan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pencegahan. 14

15 : PK.UITM..(P).03 PAD Auditee PROSES Muka Surat : 15/ Bincang dengan Auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti. 33. Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee untuk menyelesaikan tindakan pencegahan, tindakan pembetulan dan Audit Susulan. 34. Catatkan butir butir penemuan audit dengan menggunakan borang LPA dan kenalpasti cadangan penambahbaikan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee. 35. Pastikan Auditee menantangani Borang LPA. 36. Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD. 15

16 : PK.UITM..(P).03 Admin SePADU Ketua PTJ/Auditee PROSES Muka Surat : 16/ Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ yang diaudit. 39. Beri maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD. 40. Buat persiapan untuk AD. Admin SePADU 41. Hantar Pelan AD kepada PTJ. PAD 42. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ. 43. Laksanakan AD dengan mengumpul dan mengesahkan maklumat serta bentuk penemuan audit. 44. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit. 45. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ. 46. Sediakan Laporan Penemuan dan Laporan Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SePADU. 16

17 : PK.UITM..(P).03 KSA Ketua PTJ WP/PYB PYB WP PROSES Muka Surat : 17/ Semak dan sahkan Laporan Penemuan PAD dari SePADU. 48. Hantar kepada PTJ/Auditee. 49. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila semua Laporan Penemuan PAD diterima. 50. Semak senarai penemuan di dalam SePADU. 51. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan kemaskini di dalam SePADU. 52. Buat analisis dan kenalpasti punca ketidakpatuhan. 53. Laksanakan tindakan pembetulan. 54. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil dengan berkesan. PAD 55. Laksana audit susulan. 56. Sahkan Tindakan Pembetulan. 57. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan. 17

18 : PK.UITM..(P) REKOD KUALITI PROSES Muka Surat : 18/19 Bil. Jenis/Rekod Rujukan Lokasi 1. Fail Am Audit Dalam 600- (PT.12/7) 2. Audit Dalam Fail Kerja 600- (PT.12/10/2) 3. Minit Mesyuarat MKSP 600- (PT.12/10/5) Minit Mesyuarat Audit Dalam PDCA Laporan Tindakan / Pembetulan 600- (PT.12/10/6) 600- (PT.12/10/4) Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 6. Laporan Audit Dalam 600- (PT.12/10/7) Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 Tempoh Simpanan 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 7. Laporan Audit Luar 600- (PT.12/10/8) Bilik Dokumen Kualiti, Aras 5 5 tahun 18

19 : PK.UITM..(P) LAMPIRAN PROSES 1. Carta Alir Proses Audit Dalam Muka Surat : 19/19 2. Contoh Borang Senarai Semak Audit (DL.UiTM.AD02) 3. Contoh Borang Perincian Penilaian (DL.UiTM.AD04) 4. Contoh Borang Laporan Audit Dalam 5. Contoh Laporan Ketidakpatuhan 6. Contoh Borang Penilaian Penemuan SEPADU 7. Contoh Log Laporan Tindakan Pembetulan (DL.UiTM.TPMBT01) 8. Contoh Log Laporan Tindakan Pencegahan (DL.UiTM.TPCGH01) 9. Contoh Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan (DL.UiTM.TPMBT03) 19

20 CARTA ALIR AN PK. UiTM. (P).03 TANGGUNG JAWAB D CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA MULA Lantik PAD WP WP KSA WP KSA Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit Dalam. Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui Rancang dan sediakan bidang tugas PAD. Sediakan JAD dan skop pengauditan. Kemukakan JAD kepada WP untuk mendapatkan kelulusan. Maklumkan kepada KSA dan satu salinan kepada WP mengenai JAD dan skop pengauditan melalui memo Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dan sediakan keperluan yang berkenaan Sebelum Hari Pengauditan Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya, dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang secukupnya Pelaksanaan Pengauditan Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee. Selia PAD dengan menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti serta rekod-rekod yang berkaitan. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih serta mengesan sebarang kepincangan ke atas sistem pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PAD Bincang dengan Auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti sambungan 20

21 TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA sambungan Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee untuk menyelesaikan tindakan pembetulan dan audit susulan. PAD KSA AUDITEE KSA Catatkan butir-butir penemuan audit dengan menggunakan borang LPA dan kenalpasti cadangan penambahbaikan dan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee Pastikan Auditee menandatangani Borang LPA Selepas Pengauditan Sediakan LPA mengikut format laporan Adakan perbincangan dan memaklumkan penemuan audit Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD. Laksanakan AS yang dipersetujui. Kemaskini Borang LPHA Buat analisis dan rumusan mengenai tahap keberkesanan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee. Bincang / Kaji semula dengan PAD untuk tindakan pembetulan, jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan dan sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan serahkan kepada WP Failkan semua tindakan pembetulan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan WP Semak dan kaji LPHA. Pastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh Auditee. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan dan tutup penemuan jika telah diselesaikan. TAMAT 21

22 DL.UiTM.AD02 Institute of Quality & Knowledge Advancement UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA SENARAI SEMAK AUDIT Bil. Audit : No. Helaian : AUDITOR : PROSES : Tarikh : Bil Rujukan Perkara untuk diperiksa Auditee Respon/Penemuan Bukti

23 CONTOH LAPORAN PENEMUAN

24 CONTOH LAPORAN KETIDAKPATUHAN

25 CONTOH LOG PENILAIAN PENEMUAN

26 Lampiran 8.4 DL.UiTM.AD04 Perincian Penilaian Merangkumi o Penerangan tentang skop dan tujuan audit di bahagian atau proses yang diaudit o Bilangan Audit (berserta nombor rujukan) o Tarikh audit o Bahagian atau proses yang diaudit o Nama Auditor Dalaman o Ringkasan secara umum bagi bahagian atau proses yang diaudit termasuk statistik penemuan. Penemuan Bilangan Peratus N I InQKA Jumlah Punca Ketidakpatuhan (untuk N dan I sahaja) Sistem Peralatan Manusia Jumlah Bilangan Peratus InQKA/DL.UiTM.AD v. 2 rah/2007

27 Lampiran 8.4 DL.UiTM.AD04 AD BIL 5 (1/2006) Bahagian:... Auditor Dalaman: Auditee: Proses/Aspek: Dilihat: Senarai bukti objektif Didapati: Nyatakan penemuan termasuk: o Kekuatan o Kelemahan dan ketidakpatuhan o Ruang penambahbaikan o Kesimpulan (termasuk keberkesanan atau kecekapan proses) o Cadangan-cadangan Nota berkaitan dengan log penilaian penemuan: Tandatangan Auditor Dalaman (Nama: ) (Nama: ) InQKA/DL.UiTM.AD v. 2 rah/2007

28 TINDAKAN PENCEGAHAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA Bil. Punca/Masalah Log Tindakan Pencegahan : DL.UiTM.TPCGH01 LOG TINDAKAN PENCEGAHAN ( Jangkamasa) Pegawai bertanggungjawab Tindakan Pencegahan Yang Diambil Tarikh Siap Tarikh Susulan Status

29 TINDAKAN PEMBETULAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA Bil Punca/Masalah Log Tindakan Pembetulan : DL.UiTM.TPMBT01 LOG TINDAKAN PEMBETULAN ( Jangkamasa) Pegawai bertanggungjawab Tindakan Pembetulan Yang Diambil Tarikh Siap Tarikh Susulan Status

30 DL.UiTM.TPMBT03 Borang Tindakan Pembetulan/Pencegahan Bahagian 1: Laporan Penemuan/Masalah Nama pegawai yang melaporkan masalah:: Apakah masalah?: Di mana berlaku? Apakah tindakan yang telah diambil (jika ada)? Nombor telefon: Tarikh Laporan: Bila berlaku? Arahan: Sila lengkapkan Bahagian 1 dan hantar borang ini kepada Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan Tarikh diterima: Bahagian 2: Tindakan Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan SPK UiTM No Rujukan Log: Adakah ini ketidakpatuhan SPK? (ya atau tidak berserta ulasan. Nyatakan rujukan SPK atau klausa ISO) Adakah ini ketidakpatuhan Bahagian atau Fakulti? Bahagian Fakulti Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas ketidakpatuhan: Tarikh (Nama pegawai) Bahagian 3: Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB)) Tindakan pembetulan jangka pendek yang diperlukan: Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka pendek) : (Nama pegawai) Tarikh perlu diselesai: Tarikh selesai: Keluaran Julai 2009

31 DL.UiTM.TPMBT03 Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB) Apakah punca sebenar masalah? Tindakan jangkapanjang yang perlu diambil: Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka panjang) : (Nama pegawai) Ketidakpatuhan ditutup Tandatangan (Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan) Arahan: Kemaskini log tindakan pembetulan Tarikh perlu diselesai: Tarikh Tarikh selesai: Bahagian 4: Sekiranya melibatkan perubahan kepada Manual Kualiti Korporat dan Prosedur Kualiti Korporat Apakah terdapat cadangan untuk meminda Dokumen Kualiti (jika ada)? Bahagian 5: Keberkesanan Tindakan Pembetulan/Pencegahan. Untuk diisi oleh Wakil pengurusan/ketua Jabatan sekurang-kurangnya 3 bulan selepas tindakan di ambil. Adakah tindakan pembetulan/pencegahan untuk menyelesaikan masalah secara berkesan (masalah tidak lagi berulang) dalam mengatasi punca sebenar masalah berlaku? (Jelaskan bagaimana kesimpulan dibuat) Keluaran Julai 2009

32 Dato' Prof Ir Dr SAHOL HAMID Abu Bakar, FASc I D.Phil. (C.Eng)(Sussex), MSc. (C.Eng)(Colorado), MSc. (Econ)(Colorado), BEng (Firms.) (ITM), FIEM, P.Eng NAIB CANSELOR VICE CHANCELLOR Rujukan : 600-CAN (InQKA 12/1) Tarikh : 31 Januari 2012 Canseleri Chancellery Aras 6, Canseleri Tuanku Syed Sirajuddin Universiti Teknologi MARA Shah Alam Selangor D. Ehsan, MALAYSIA Tel: /2222 Palm: /2223 E-mel: datosahol@salam.uitm.edu.my vctosalam.uitm.edu.my UNIVERSITI n TEKNOLOGI 14111> MARA PEMENANG itmenrah Kualiti Semua Ketua Jabatan/ Bahagian/Pusat/Unit Dekan-Dekan Fakulti/Rektor Kampus-Kampus Universiti Teknologi MARA Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan, MAKLUMAN MENGENAI PENGGUNAAN SISTEM E-PELAPORAN AUDIT DALAM UITM (SePADU) Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Lembaga Kualiti Bil 02/2011 telah bersetuju supaya pelaporan Audit Dalam dibuat melalui Sistem e-pelaporan Audit Dalam UiTM (SePADU) dan penggunaannya dipanjangkan ke semua PTJ mulai Januari Sehubungan dengan pelaksanaan ini, Proses Audit Dalam PTJ perlu dipinda bersesuaian dengan sistem ini. Semua laporan akan dijana oleh sistem secara automatik dan tiada lagi penggunaan borang secara manual (Borang Laporan Ketidakpatuhan, Borang Laporan Audit Dalam dan Borang Log Penilaian Penemuan). Bersama-sama ini disertakan Garis Panduan Pelaksanaan SePADU dan sebarang pertanyaan boleh diajukan kepada Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) di talian , atau Kerjasama pihak Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan untuk memanjangkan perkara ini kepada Pasukan Audit Dalam masing-masing adalah amat dihargai.

33 Sekian dan wassalam. Yang benar *(Sese..., " DATO' PROF. IR. DR. SAHOL HAMID ABU BAKAR, FASc Naib Canselor s.k Penolong Naib Canselor Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)

34 Garis Panduan Pelaksanaan SePADU GARISPANDUAN PENGGUNAAN Sistem e-pelaporan Audit Da lam WM (SePADU) 1.0. Pendahuluan Pekeliling Naib Canselor Bil. 12/2010 bertarikh 29 Jun 2010 memaklumkan mengenai penamatan pensijilan ISO oleh badan-badan pensijilan luar. Namun begitu, Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan diteruskan. Dengan itu, audit dalam ke atas sistem pengurusan kualiti adalah berjalan seperti biasa berdasarkan piawaian IS09001:2008. Dalam meningkatkan mutu perkhidmatan dan sistem penyampaian maklumat, Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), SePADU telah dibangunkan bagi membantu Pasukan Audit Dalam setiap PTJ (Ketua Unit Pengurusan Kualiti (KUPQ), Ketua Sistem Audit (KSA), para Auditor Dalaman di setiap PTJ dan juga auditee yang terlibat) khususnya dalam membuat pelaporan audit dalam, menyemak penemuan audit dan menyimpan rekod penemuan audit dalam melalui sistem SePADU. Penggunaan SePADU berkuatkuasa bagi audit dalam yang dilaksanakan dalam tahun Dengan penguatkuasaan ini, Prosedur Audit Dalam bagi setiap PTJ perlu dikemaskini. Borang Laporan Audit, Log Penemuan Audit, Borang Tindakan Pembetulan tidak perlu digunakan. Walaubagaimanapun, is boleh dijadikan lampiran kepada penemuan audit dalam yang dilakukan (sebagai permulaan, PTJ boleh menggunakan dan menyimpan borangborang manual ini sebagai rekod salinan) Proses Pelaksanaan Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan: KSA perlu menghubungi InQKA dengan memberi maklumat penting Pasukan Auditor Dalam mereka. Disertakan Borang Maklumat Pasukan Audit Dalam untuk diisikan. InQKA akan mendaftarkan pasukan auditor dalaman PTJ dan memberi 'peranan' mereka (samada sebagai Admin/KSA/TKSA/Auditor) 3. Setelah didaftarkan, sistem boleh dicapai melalui: Link: u my/s E PADU/uta ma. nsf/

35 Nota : Sila masukkan : User Name dan Password yang sama seperti User Name dan Password lotus notes ( ) anda. Klik pada PTJ anda * Gunakan pelayan Internet Explorer. * Akses hanya terbuka kepada auditor dalaman/ahli pasukan yang telah berdaftar sahaja Untuk makluman, beberapa sesi penggunaan telah diadakan bagi memberi panduan kepada Pasukan Auditor Dalaman PTJ. Panduan penggunaan boleh didapati daripada: Manual pengguna (Modul Admin, KSA,Auditor dan Auditee) boleh dimuaturun daripada sistem apabila pengguna berjaya mendaftar masuk sistem. Tutorial (dalam bentuk CD) - akan diedarkan kepada KSA PTJ. 3. Sebarang pertanyaan dan permasalahan boleh disalurkan kepada staf InQKA di talian : , atau