TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM KOMPUTER FAKULTAS TEKNIK JURUSAN MESIN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2016
Visi Laboratorium Komputer Jurusan Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Brawijaya sebagai pusat pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di bidang teknik mesin yang memiliki keunggulan dan manfaat bagi masyarakat lokal dan nasional juga sebagai sarana yang memadai serta ditunjang atmosfir akademik yang kondusif. Misi 1. Menyelenggarakan kegiatan dalam pemrograman komputer. 2. Meningkatkan profesionalisme kerja, keahlian dan ketrampilan asisten Laboratorium Komputer dalam bidang komputer. 3. Menyelenggarakan berbagai pelatihan perangkat lunak dalam rangka peningkatan kompetensi lulusan Jurusan Mesin. 4. Ikut serta dalam kegiatan yang bersifat pengembangan kemampuan, baik yang bersifat penelitian maupun kompetisi.
LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Laboratorium Komputer 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggungjawab : Bayu Satriya Wardhana, ST, M. Eng. 5. KoordinatorPenyusun : Anang Triono, ST. 6. Anggota Penyusun : 1) M. Rizki Agusta 2) Candra Surya Permana 3) William Hartanto 4) M. Lukman TDP 5) Meylisa Julia Soeharto 6) M. Amir Saifuddin 7) Oldy Fahlovvi 8) Topan Dwi Putro 9) Ahmad Abdul Haq 10) Nandika Kus Margana 11) Wildan Hamdani 12) Admid Akbar Abadi 13) Amalia Dwi Anggraeni 14) Sela Naafi 7. Periode : Januari sd Desember 2015 Malang, 23 November 2016 Pimpinan Unit Kerja, Bayu Satriya Wardhana, ST. M. Eng. NIP. 19841007 201212 1001 Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya i
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i I. PENDAHULUAN... 1 II. LINGKUP BAHASAN... 1 III. PELAKSANAAN... 1 IV. HASIL... 3 1. Hasil Audit Internal... 3 2. Hasil Audit Eksternal... 3 3. Umpan Balik Pelanggan... 3 4. Kinerja dan Evaluasi Proses... 5 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan... 5 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya... 6 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM... 7 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM... 7 V. PENUTUP... 7 Lampiran ii Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya
I. PENDAHULUAN Laboratorium Komputer adalah salah satu Laboratorium di jurusan teknik mesin universitas brawijaya yang memberikan pelayanan kepada mahasiswa maupun pihak luar dalam bentuk, penelitian dan pelatihan. Dalam menjalankan fungsinya, Laboratorium Komputer selalu berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang profesional dan tersandar. Sehingga, diperlukan evaluasi secara berkala dan berkelanjutan untuk menjamin kualitas pelayanan yang diberikan. II. LINGKUP BAHASAN Mengacu system manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Komputer melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses bisnis 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja. II. PELAKSANAAN Secara umum, tahapan pelaksanaan tinjauan manajemen di laboratorium komputer jurusan mesin fakultas teknik adalah sebagai berikut: 1. Persiapan tinjauan manajemen Persiapan tinjauan manajemen dilakukan dengan mengumpulkan seluruh dokumen pendukung pelaksanaan AIM yang ada di laboratorium komputer serta pengecekan status yang menjadi temuan pada website www.siaim.ub.ac.id Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya 1
Gambar 1. Data Temuan Pada AIM siklus 4 Gambar 2. Dokumen pendukung pelaksanaan AIM 2. Pelaksanaan tinjauan manajemen Pelaksanaan tinjauan manajemen dilakukan secara bersama-sama, melibatkan dosen, laboran dan asisten laboratorium komputer. Gambar 3. Suasana Pelaksanaan Tinjauan Manajemen di laboratorium komputer 2 Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya
3. Pelaporan tinjauan manajemen Pelaporan tinjauan manajemen dilakukan dengan menyatukan semua informasi ke dalam laporan tinjauan manajemen. IV. HASIL Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Komputer Tahun 2015 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II). 1. Hasil Audit Internal Laboratorium Komputer telah melaksanakan audit internal melalui kegiatan AIM UKPA siklus 14. Dari kegiatan tersebut terdapat 3 temuan yang berstatus KTS (Ketidak Sesuaian). Sedangkan yang lainnya telah dilakukan perbaikan dan berstatus closed Berikut ini adalah rincian temuan dari proses AIM sebelumnya;(terlampir) 2. Hasil Audit Eksternal Sampai pelaksanaan AIM siklus ke 5, Laboratorium Komputer belum pernah melakukan audit eksternal. 3. Umpan Balik Pelanggan Umpan balik dari pelanggan (peserta dan pelatihan) diperoleh melalui form kuisioner yang diberikan setiap akhir kegiatan. Data tahun 2015 pada semester genap, dari 130 orang responden didapatkan skor sebagai berikut; Gambar 4. Grafik Indeks Kepuasan Mahasiswa terhadap penyelenggaraan Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya 3
Gambar 4. Adalah grafik yang menunjukkan informasi tentang indeks kepuasan mahasiswa terhadap penyelenggaraan. Dengan menetapkan target sebesar 70 %, maka terdapat 4 hal yang berstatus open (temuan), sedangkan 5 hal lain berstatus closed. Informasi tersebut ditampilkan pada tabel 1. Tabel 1. Perbandingan hasil angket survei kepuasan pelanggan dengan target yang telah ditetapkan No. Perihal Target Hasil Status 1. Pemahaman 70% 64% Open prosedur. 2. Efektifitas prosedur 70% 63% Open. 3. Sikap asisten 70% 84% Closed dalam melayani praktikan 4. Waktu pelayanan 70% 65% Open yang diberikan 5. Cara asisten 70% 74% Closed menerapkan prosedur kepada praktikan 6. Sikap asisten 70% 76% Closed dalam menanggapi keperluan praktikan 7. Keterampilan 70% 75% Closed asisten 8. Penyediaan sarana 70% 60% Open 9. Pemanfaatan sarana 70% 77% Closed Tabel 2. Layanan yang dikeluhkan oleh praktikan No. Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir 1. Waktu Jadwal diharapkan tidak bentrok dengan jadwal kuliah. Mahasiswa diminta menyertakan jadwal kuliah saat registrasi awal Closed 2. Timeline penyusunan laporan Praktikan tidak dapat memenuhi tenggat waktu penyusunan laporan a. Jangka waktu penyusunan laporan disesuaikan lagi. b. Meningkatkan koordinasi antara praktikan, asisten, dan dosen Closed 4 Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya
4. Kinerja dan Evaluasi Proses Pada semester ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016 Laboratorium Komputer telah melaksanakan kegiatan sebagai berikut; Tabel 3. Kinerja laboratorium komputer tahun ajaran 2015/2016 No. Program Kerja Target (orang) Skor Capaian A. Praktikum Pemrograman Komputer 1. Praktikum diikuti oleh mahasiswa jurusan teknik mesin pada semester ke 2. 200 orang 224 orang (terbagi dalam 30 kelompok) B. Pelatihan Software 1. AutoDesk Inventor 5 orang 11 orang 2. AutoDesk AutoCAD 5 orang 8 orang 3. Matlab 5 orang 3 orang 4. Catia 5 orang 12 orang Abaqus 5 orang 2 orang Dari tabel tersebut terlihat bahwa untuk kegiatan telah memenuhi target, sedangkan untuk kegiatan software matlab dan abaqus belum memenuhi target. 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Close d) Tindakan Pencegahan A. Keluhan 1. Waktu kegiatan ditambah Waktu ditambah dari 1 jam menjadi 1,5 jam Closed Praktikan diwajibkan datang 15 menit sebelum dimulai. B. Evaluasi Kepuasan 1. Penjelasan Asisten kurang bisa dipahami Pembekalan materi tahap lanjut untuk asisten Closed Koordinasi antara asisten dan dosen perihal materi 2. Kebersihan dan kerapihan ruang laboratorium Membersihkan dan merapikan ruang laboratorium secara berkala Closed Membuat jadwal piket kebersihan bagi asisten Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya 5
C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal) 1. Tidak ada analisis kecukupan saran dan prasarana. Sarana dan Prasaran mengacu pada standar BKSTM. Standar BKSTM sedang dalam pembahasan. Perlu gap analisis sarana dan prasarana kondisi existing dan analisa kebutuhan. Membuat gap analisis kecukupan sarana dan prasarana laboratorium, membandingkan kondisi existing dengan kebutuhan. Open Memaksimalkan sarana dan prasarana yang ada dengan mengatur jadwal secara efektif dan efisien. 2. Tidak ada Analisis kompetensi untuk setiap jabatan, Tidak ada Perencanaan pengembangan SDM contoh: rencana mengikuti pelatihan secara berkala. Membuat kompetensi jabatan anggota lab dan perencanaan pengembangan kompetensi SDM lab Open Membuat kriteria yang terstandar ketika rekruitmen asisten 3. Tidak ada MP persyaratan lulus dan MP Pengunduran diri dari praktikan. Perlu disosialisasikan kepada kelompok praktikan sebelum dilaksanakan. (Ada Produk yang tidak sesuai dengan rencana, mahasiswa tidak lulus) Membuat MP yang mengatur tentang persyaratan lulus dan pengunduran diri praktikan Open Sosialisasi prosedur kepada peserta ketika registrasi awal. D. Evaluasi Program Kerja 1. Jumlah praktikan terlalu banyak bila dibanding dengan sarana dan prasarana yang tersedia Penggunaan sarana secara bergantian Closed Membatasi kuota untuk tiap semester 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya 1. Memperbaiki timeline pelaksanaan Prosedur - Mewajibkan peserta untuk menyerahkan jadwal kuliah saat registrasi - Jadwal kuliah padat -Jumlah peserta banyak - Praktikum - Melakukan sinkronisasi jadwal kuliah dengan jadwal 6 Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya
prokom masih merupakan paket bagi mahasiswa semester 2 2. Kurangnya koordinasi antara asisten, ketua laboratorium dan dosen pengampu Prosedur Menyertakan lampiran tentang jumlah praktikan/ kelompok, timeline penyusunan laporan pada surat tugas dosen pengampu Jadwal yang padat dari pemangku kepentingan Diadakan rapat bersama antara ketua laboratorium, asisten, dan dosen pengampu 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM Mulai tahun ajaran 2015/2016 pemrograman komputer dibuka untuk semester ganjil dan genap sehingga semestinya rasio kecukupan antara praktikan dengan sarana dan prasarana akan semakin baik. 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM Saran dan masukan diperoleh dari umpan balik setiap kegiatan dan pelatihan. Beberapa saran untuk perbaikan SMM diantaranya; a. Prosedur pelaksanaan diperjelas b. Waktu pelaksanaan ditambah dan diatur jadwalnya agar tidak bentrok dengan waktu kuliah. c. Time line penyusunan disesuaikan dengan kegiatan perkuliahan V. PENUTUP Tinjauan manajemen format baru ini disusun dalam rangka mensukseskan pelaksanaan AIM siklus 15 tahun 2016. Diharapkan ke depannya, pembuatan tinjauan manajemen akan menjadi agenda rutin tiap tahunnya. Selaku manajemen laboratorium komputer jurusan mesin, kami selalu mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar terjadi perubahan ke arah yang lebih baik. Kritik dan saran dapat disampaikan ke; Laboratorium Komputer Jurusan Mesin Jl. Mayjend Haryono 167, Malang, 65145 (Gedung Mesin 3 lantai 2) (0341) 8051752 ext 1285 Website : www.mecl.ac.id Mail : meclub62@gmail.com Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya 7
Lampiran 1. Temuan pada AIM siklus 14 yang berstatus open Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya