LABORATORIUM HIDROLOGI

Transkripsi

1 LABORATORIUM HIDROLOGI JURUSAN TEKNIK PENGAIRAN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016

2 VISI Dalam kurun waktu masa berlakunya pedoman pelaksanaan pendidikan Jurusan Teknik Pengairan akan menghasilkan lulusan yang berkepribadian PANCASILA dan handal secara profesional dalam penguasaan serta pemahaman ilmu dan teknologi tentang pemanfaatan dan pengelolaan sumberdaya air berbasis wilayah sungai melalui TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI In the period of the validity of the implementation education guidelines, Water Resources Engineering Department will produce graduates that have personality of PANCASILA and professionally qualified in mastery and understanding of science and technology on the utilization and management of water resources based on river basin through THREE PILLARS OF HIGHER EDUCATION MISI 1. Melaksanakan dan memfasilitasi media untuk penelitian dan pelatihan dalam rangka mempersiapkan mahasiswa dan lulusan yang memiliki kemampuan akademis di bidang teknik hidrologi agar mampu mengimplementasikan secara profesional. 2. Melaksanakan dan mengimplementasikan media bagi dosen dan kerjasama lintas institusi. 1. Implementing and facilitating the media for research and training in order to prepare students and graduates who have academic ability in engineering hydrology in order to be able to implement in a professional manner 2. Implement the media for faculty and cross-institutional collaboration.

3 LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggungjawab : Dr. Ir. Lily Montarcih L., M.Sc (Pimpinan Unit) 5. Koordinator Penyusun : Dr. Ir. Lily Montarcih L., M.Sc (MR Unit) 6. Anggota Penyusun : 1) Berlian Gari Amrina, ST 7. Periode : Januari s.d Desember Th2016 Malang, 1 Desember 2016 Pimpinan Unit Kerja, Dr. Ir. Lily Montarcih L., M.Sc NIP Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya i

4 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i I. PENDAHULUAN... 1 II. LINGKUP BAHASAN... 2 III. PELAKSANAAN... 2 IV. HASIL Hasil Audit Internal Umpan Balik Pelanggan Kinerja dan Evaluasi Proses Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Perubahan yang Mempengaruhi SMM Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM... 7 V. PENUTUP... 7 ii Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya

5 I. PENDAHULUAN Laboratorium Hidrologi di Jurusan Teknik Pengairan tidak dengan serta merta ada bersamaan dengan berdirinya Jurusan Teknik Pengairan di tahun Kala itu jumlah dan kondisi laboratorium masih terbatas. Laboratorium Hidrologi mengawali aktifitasnya tatkala menerima fasilitas Alat Ukur Hujan Manual (AUHM) tahun Alat ukur hujan ini kemudian dipasang pada area sisi kiri gedung Jurusan Teknik Pengairan, karena area tersebut masih luas dalam kondisi tidak terganggu oleh tumbuhan dan pohon tinggi sehingga didapatkan hasil pencatatan tinggi hujan yang baik. Hasil pencatatan hujan manual ini kemudian dilaporkan kepada Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG). Sejalan dengan penambahan peralatan dan fasilitas Laboratorium Hidrologi, pada tahun 1995 dimulailah Praktikum Hidrologi bagi mahasiswa di Jurusan Teknik Pengairan. Praktikum ini dimaksudkan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan dan kemampuan mahasiswa dalam ilmu hidrologi yang telah diajarkan di perkuliahan. Pada beberapa tahun terakhir ini, dengan penambahan beberapa jenis alat laboratorium, maka dilakukan penyesuaian terhadap pelaksanaan Praktikum Hidrologi. Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan yang menjadi salah satu ujung tombak pengembangan kemampuan keilmuan bidang hidrologi, dituntut untuk semakin berkembang, mandiri, dan menjadi pusat pengembangan keilmuan bidang hidrologi. Untuk meningkatkan kualitas jaminan mutu, Laboratorium Hidrologi selalu terbuka dalam hal menerima masukan-masukan yang membangun dari para pengguna Jasa Laboratorium. Selain itu laboratorium Hidrologi juga selalu berusaha meningkatkan fasilitas laboratorium sendiri seperti alat dan perlengkapan sereta meningkatkan kualitas layanan. Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya 1

6 II. LINGKUP BAHASAN Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1. Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 Tahun Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan di Laboratorium Hidrologi, hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM) dan kompilasi keluhan pelanggan Laboratorium Hdrologi. 3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja. 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi). 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya). 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal). 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja. III. PELAKSANAAN Dalam pelaksanaan Laboratorium, Laboratorium hidrologi telah menerapkan tahapan Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi dan tindak Lanjut. 1. Perencanaan tersusun dalam Laporan Program Kerja Tahunan yang disusun setiap awal Tahun Ajaran baru. 2. Pelaksanaan tersusun dalam jadwal kegiatan praktikum, penelitian, log book kegiatan, dll. 3. Evaluasi sebagai upaya memperbaiki pelayanan dan mendapatkan umpan balik dari pengguna layanan telah dibuatkan dokumen seperti : Kuesionair, Kotak Saran. Semua hasil terekam dalam arsip laboratorium. 4. Tindak Lanjut sebagai upaya melaksanakan perbaikan telah terarsip di Lab Laboratorium. 2 Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya

7 IV. HASIL Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Hidrologi Tahun 2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II). 1. Hasil Audit Internal Dari hasil temuan pada Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 Tahun 2015, terdapat banyak temuan yang masih belum terklarifikasi. Oleh karena itu perlu dilakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap semua temuan tersebut. Evaluasi dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Adapun temuan-temuan pada AIM Siklus sebelumnya dan rencana tindakan untuk penyelesaiannya dapat dilihat pada Tabel. 1. Tabel1. Perbaikan atas Temuan AIM Siklus Sebelumnya NO Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan 1 sistem kaderisasi SDM perlu diperbaiki, SDM masih kurang karena laboran di lab Hidrologi hanya diperbantukan dengan bukti surat tugas jurusan mengusulkan perbaruan SK baru ke Fakultas 2 belum ada dokumentasi setiap diadakannya pertemuan antara Ka.Lab dan staff selalu dibuatkan dafrat hadir dan diberi catatan tentang bahasan yang dilakukan. Sekurang kurangnya dalam sebulan selalu ada pertemuan antara Ka.Lab dan staff 3 job analysis dan gap analysis maupun kebijakan dan perencanaan SDM belum tersistemasi job analysis dan gap analysis maupun kebijakan dan perencanaan SDM disesuaikan dengan kompetisi yang dimiliki SDM Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya 3

8 Kunjungan Auditor Internal Desmber Umpan Balik Pelanggan Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari pihak internal UB Umpan balik pelanggan pihak internal UB diperoleh dari aktivitas yang dilakukan di Laboratorium Hidrologi. Secara umum, hasil umpan balik pelanggan berupa kuesioner yang dilakukan setiap selesai praktikum yang akan disajikan pada gambar berikut. Evaluasi Kepuasan Pelanggan tahun 2013 s/d Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya

9 Biasanya mahasiswa atau customer mengeluhkan tentang peralatan yang sudah lama sehingga kettinggalan jaman. Dari pihak laboratorium sendiri biasanya sudah menindak lanjuti keluhan tersebut dengan segera mengajukan alat yang baru. Namun dikarenakan alat-alat dibidang teknik selain mahal juga limited adition, sehingga kesulitan mencarikan alat yang baru. No. Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir 1. Alat Alat terlalu lama sehingga ketinggalan jaman Mengajukan alat baru Belum diperoleh 2. Alat Kurang lengkap Mengajukan alat Belum diperoleh 3. Kenyamanan Ruangan panas Dipasang AC Sudah terpasang 4. Kinerja dan Evaluasi Proses Secara spesifik, selain dari temuan audit dan evaluasi umpan balik pelanggan, kinerja Laboratorium Hidrologi juga dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian indikator kinerja. Setiap tahun, Laboratorium Hidrologi melakukan perumusan program kerja terukur berdasarkan hasil tinjauan manajemen tahun sebelumnya. Ukuran capaian program kerja di Laboratorium Hidrologi ditentukan dengan memberikan skor sesuai tahapan pelaksanaan programnya No. Program Kerja Skor Capaian A. Praktikum 1. Persiapan persiapan, koordinasi, surat tugas, dll 20 % 2. Pelaksanaan 50 % 3. Laporan (SPJ, surat puas, IKM, daftar nilai dll) 30 % B. Pelatihan alat 1. Persiapan persiapan, koordinasi, pengajuan dana 15 % 2. Pelaksanaan 50 % 3. Laporan kegiatan, SPJ dll 20 % 4. Tindak Lanjut dari hasil 15% Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya 5

10 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Secara umum, masukan untuk tindakan koreksi di Laboratorium Hidrologi diperoleh dari evaluasi keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu. Rincian tindakan koreksi dan tindakan pencegahan tersebut disajika No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open / Closed ) Tindakan Pencegaha n A. Keluhan 1. Alat terlalu lama sehingga ketinggalan jaman Mengajukan alat baru Open 2. Kurang lengkap Mengajukan alat Open 3. Ruangan panas Dipasang AC Closed B. Temuan Audit (termasuk yang eksternal) 1. Sistem kaderisasi SDM perlu diperbaiki, SDM masih kurang karena laboran di lab Hidrologi hanya diperbantukan dengan bukti surat tugas jurusan mengusulkan perbaruan SK baru ke Fakultas open 2. belum ada dokumentasi didokumentasikan open 3. SDM belum tersistemasi SDM disesuaikan dengan kompetisi yang dimiliki open 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Rincian tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu disajikan pada Tabel Perubahan yang Mempengaruhi SMM Pada prinsipnya, ada dua hal yang mempengaruhi SMM di Laboratorium Hidrologi, yaitu adanya penambahan dan peningkatan spesifikasi alat disertai dan disertai dengan peningkatan pelayanan baik internal maupun eksternal. 6 Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya

11 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM Secara umum, masukan-masukan dari hasil kajian Laboratorium Hidrologi untuk peningkatan SMM di Laboatorium Hidrologi adalah sebagai berikut: a. Perlunya adanya penambahan dan peningkatan spesifikasi alat di Lab. b. Perlunya peningkatan pelayanan baik internal maupun eksternal. c. Evaluasi capaian program dan capaian indikator kinerja harus dipantau secara periodik. d. Perlu segera mengevaluasi dan memperbaiki prosedur yang ada dengan relevansi pelaksanaan program yang ada saat ini. V. PENUTUP Berdasarkan kajian sistem manajemen Laboratorium Hidrologi seperti tertuang tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem di Laboratoprium Hidrologi masih perlu dilakukan evaluasi secara menyeluruh, dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Laboratorium Hidrologi Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya 7