BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT Prasadha Pamunah Limbah Industri (PPLi) adalah sebuah perusahaan industri Indonesia yang telah beroperasi sejak tahun 1994 yang pada awalnya memberikan layanan pembuangan limbah berbahaya dan kemudian menyediakan berbagai layanan pengelolaan limbah. PT PPLi beralamat di Jalan Raya Narogong, Desa Nambo, Cileungsi, Bogor. Kepemilikan perusahaan PT PPLi 95% dimiliki oleh Modern Asia Environmental Holdings (MAEH) dan 5% oleh pemerintah Indonesia melalui Kementerian Lingkungan Hidup. Fasilitas pada PT PPLi dirancang dan dibangun sebagai respon terhadap meningkatnya keprihatinan degradasi lingkungan di Indonesia yang disebabkan oleh industrialisasi yang pesat dalam ketiadaan infrastruktur dan penegakan lingkungan hidup yang diperlukan untuk melindungi lingkungan. PT PPLi merupakan industri pengolahan limbah yang komprehensif pertama di Indonesia yang terletak di selatan Jakarta. PT PPLi menyediakan rangkaian lengkap layanan pengelolaan limbah termasuk: Transportasi (cair, padat dan drum) Limbah proses perawatan (solidifikasi, stabilisasi, thermal destruction, P-Chem treatment dan perawatan biologis) 48
49 Limbah pembuangan di TPA aman dan modern sesuai dengan standar pengelolaan limbah internasional termasuk Bank Dunia, Uni Eropa dan US-EPA Limbah analisi, pengujian dan sampling. Fasilitas yang terdapat di PT PPLi dirancang dan dibangun untuk merespon masalah-masalah lingkungan tersebut. PPLi menyediakan layanan untuk memenuhi semua kebutuhan pengelolaan limbah pelanggan dan untuk melindungi pelanggan dari resiko lingkungan dan kewajiban masa depan. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT PPLi adalah untuk menjadi penyedia utama layanan pengelolaan limbah di Indonesia, dengan komitmen untuk biaya efektif dan solusi ramah lingkungan. Dengan layanan yang ada pada PT PPLi memungkinkan pelanggan untuk menghilangkan tanggung jawab lingkungan dan resiko dari operasi mereka serta memungkinkan pemegang saham PT PPLi berinvestasi kembali untuk terus meningkatkan layanan dan infrastruktur bagi pelanggan. PT PPLi memiliki misi-misi yang berkomitmen untuk returning the environment to the people of Indonesia dengan cara: Mengikuti pemerintah Indonesia dan standar Bank Dunia dalam menggunakan US-EPA dan Uni Eropa sebagai tolok ukur internasional Menyediakan biaya efektif dan solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
50 Menggunakan teknologi dan peralatan state-of-the-art dan terus berupaya meningkatkan dan memperbaiki infrastruktur PT PPLi Merekrut profesional berpengalaman dan berdedikasi yang menghargai lingkungan, masyarakat dan pelanggan Memposisikan kepuasan pelanggan sebagai prioritas utama Meminimalkan resiko lingkungan dan kewajiban masa depan pelanggan Menjadi anggota dari komunitas lokal yang mengerti, mendukung dan bertanggung jawab. 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur organisasi
51 3.3.1 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Perusahaan Penjelasan mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang bagianbagian yang ada dalam bidang PT Prasadha Pamunah Limbah Industri adalah sebagai berikut : 1. CEO - Bertugas memimpin suatu perusahaan - Bertanggungjawab untuk menjaga kestabilan perusahaan - Bertanggungjawab memberikan persetujuan purchase requisition yang memiliki nilai pembelian di atas USD 10000 - Berwewenang memfasilitasi bisnis di luar perusahaan 2. President Director - Bertugas menentukan goal dan strategi jangka panjang perusahaan (yang nantinya dipakai sebagai ajuan pelaksanaan kerja perusahaan) - Bertanggungjawab semua atas sistem karyawan - Bertanggungjawab atas kegiatan-kegiatan semua divisi perusahaan - Bertanggungjawab memberikan persetujuan purchase requisition yang memiliki nilai pembelian di atas USD 1000 - Berwewenang menentukan kebijakan organisasi
52 - Berwewenang mengambil keputusan-keputusan strategis 3. General Manager - Bertugas merencanakan dan mengatur semua divisi perusahaan sehingga dapat bekerja dengan maksimal - Bertanggungjawab menjalankan dan memonitor kebijakan organisasi yang telah ditetapkan oleh Presiden Direktur di PT Prasadha Pamunah Limbah Industri - Bertanggungjawab memberikan persetujuan bagi semua purchase requisition yang diminta oleh karyawan - Berwewenang mewakili Presiden Direktur di Indonesia untuk membuat dan mendistribusikan rencana kegiatan karyawan berdasarkan bidang tugas masing-masing 4. Operational Manager - Bertanggungjawab di dalam melakukan pengolahan limbah dan stabilisasi limbah 5. Technical Laboratory Manager - Bertugas menjalankan kebijakan organisasi di dalam laboratorium kimia - Bertugas menentukan formula pengolahan limbah
53 - Bertanggungjawab mengelola dan mengatur hal-hal yang berkaitan dengan perijinan terhadap pendirian usaha baru - Bertanggungjawab mengelola dan mengatur kelayakan analisis dan dampak lingkungan - Bertanggungjawab menjalankan dan mengawasi pre acceptance, end acceptance - Berwewenang memonitor jalannya proses pada laboratorium kimia 6. Sales Manager - Bertugas berhubungan dengan customer sebelum dan selama limbah diterima - Bertugas berhubungan dengan customer dalam hal pengambilan sample limbah - Bertanggungjawab dalam memasarkan layanan perusahaan 7. Financial Controller - Bertugas merencanakan, menjalankan dan melaksanakan fungsi keuangan dan pengendalian keuangan - Bertanggungjawab memberikan persetujuan bagi semua purchase requisition yang diminta oleh karyawan
54 8. Human Resource Manager - Bertanggungjawab di dalam perekrutan pegawai, pelatihan dan pemutusan hubungan kerja 9. Customer Services Manager - Bertugas mengelola dan menangani keluhan customer dan menindaklanjutinya dengan departemen terkait - Bertanggungjawab dalam mengelola permintaan pengangkutan limbah - Berwewenang bekerjasama dengan departemen transport dalam melayani permintaan pengangkutan limbah 10. Transport Manager - Bertugas mengelola kinerja setiap depot, terutama yang berhubungan dengan transportasi - Bertanggungjawab dalam menjadwalkan kendaraan, pengemudi dan jadwal service berkala kendaraan - Bertanggungjawab dalam layanan pengangkutan limbah dari customer - Berwewenang mengelola asset 11. IT Manager - Bertugas membuat konsep dan sistem pembuatan dan pengembangan dalam pembuatan modul-modul dari program
55 - Bertugas membuat pengembangan dan memonitor program-program dan modul secara berkala - Bertugas membuat time line selesai pengerjaan project - Bertugas membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja - Bertanggungjawab atas semua pekerjaan dari divisi IT - Bertanggungjawab atas distribusi pekerjaan kepada bawahan sesuai dengan keahlian masing-masing bawahan - Berwewenang mencari problem solving permasalahan yang dihadapi oleh divisi IT 12. Purchasing Manager - Bertugas membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaan pembelian yang diterima dari departemen terkait - Bertugas mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh departemen terkait - Bertugas mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas yang baik - Bertugas melakukan negosiasi harga, cara dan waktu pembayaran serta cara dan waktu pengiriman
56 - Bertanggungjawab mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas, dan pengiriman) dan administrasi pembelian - Bertanggungjawab memproses permintaan pembelian menjadi PO (Purchase Order) serta memonitor kedatangan barang/jasa - Berwewenang mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih efesien - Berwewenang memberikan beberapa alternatif pengganti untuk barang/jasa (jika diperlukan) 13. Accounting Manager - Bertugas membuat dan menganalisis laporan keuangan perusahaan - Bertanggungjawab melakukan administrasi inventory, menghitung biaya bahan baku - Bertanggungjawab melakukan audit atas laporan operasional cabangcabang perusahaan - Berwewenang memeriksa saldo piutang, utang dan persediaan 3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur permintaan pengadaan barang pada PT PPLi saat ini masih dilakukan secara manual dengan mengisi data barang yang dibutuhkan pada sebuah formulir
57 purchase requisition untuk selanjutnya diproses sampai barang tersebut disetujui dan dibuatkan purchase order. Proses permintaaan pengadaan barang dimulai dengan mengisi formulir purchase requisition oleh pemohon. Data yang harus diisi berupa nama barang yang dibutuhkan, jumlah dan keterangan lainnya. Setelah itu formulir purchase requisition akan diteruskan ke Department Head yang bersangkutan untuk diketahui. Purchase requisition yang telah disetujui oleh Department Head lalu diverifikasi oleh Purchasing Department. Proses verifikasi tersebut kadang membutuhkan bantuan dari departemen yang lain yang mengerti tentang barang yang akan dibeli untuk dimintai keterangan. Setelah proses verifikasi selesai, Purchasing Department akan mengirimkan daftar barang-barang yang diminta ke supplier (pemasok) kemudian supplier akan memberikan daftar harga beserta tanggal pengiriman barang-barang tersebut (quotation). Purchasing Department lalu menyeleksi dan memilih quotation yang diterima dari supplier untuk selanjutnya diproses. Setelah proses pemilihan quotation dari supplier, purchase requisition harus disetujui oleh beberapa pihak, seperti Finance Controller, General Manager, President Director dan Chief Executive Officer (CEO). Proses persetujuan ini tergantung kebutuhan dana dari barang yang diminta oleh pemohon. Jika barang yang diminta membutuhkan dana yang sangat besar maka purchase requisition harus disetujui sampai pada tingkat CEO. Namun bila barang yang diminta
58 merupakan barang yang tidak membutuhkan dana yang besar maka purchase requisition cukup disetujui sampai pada tingkat President Director. 3.5 Flowchart Diagram aliran data dari sistem pengadaan barang yang sedang berjalan pada PT PPLi dapat digambarkan sebagai berikut: Procurement in PT PPLi Requestor Head Department Purchasing Department Related Department Supplier Start Create PR PR PR Acknowledge PR? Yes PR No No Need to verify? Yes PR PR verify No Verified by related Dept.? Yes Ask quotati on Create quotation quotation quotation Insert quotation to PR Select quotation 1 FInish Keterangan: PR : Purchase Requisition Gambar 3.2 Diagram aliran data sistem pengadaan barang pada PT PPLi
59 Gambar 3.3 Diagram aliran data sistem pengadaan barang pada PT PPLi (lanj.) 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi dengan sistem yang sedang berjalan pada PT PPLi dalam proses pengadaan barang antara lain: 1. Pihak perusahaan menginginkan sebuah sistem yang berbasis intranet untuk menghindari pengaksesan data dari pihak lain yang tidak bertanggungjawab di mana sistem ini harus bisa mengatasi permasalahan approval purchase
60 requisition tanpa terikat di mana karyawan yang akan melakukan approval berada dikarenakan para eksekutif sering berada di luar kantor. 2. Untuk pengadaan barang yang mendesak, formulir purchase requisition dikirim ke rumah bila pihak yang berwenang memberi persetujuan sedang mengambil cuti atau tidak berada di kantor sehingga proses persetujuan purchase requisition menjadi tertunda dan memakan biaya yang besar. 3. Proses permintaan pengadaan barang dilakukan secara manual dengan mengisi formulir purchase requisition sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk diproses. Hal ini juga menyebabkan transparansi data kurang terlihat, yang membuat keamanan data kurang terjaga karena formulir purchase requisition disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Dikarenakan purchase requisition berbentuk dokumen, maka proses tracking terhadap keberadaan formulir tersebut sulit dilakukan. 3.7 Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang telah diuraikan di atas adalah : 1. Membangun dan mengembangkan sebuah sistem informasi berbasis intranet melalui web yang diintegrasikan dengan teknologi e-mail untuk proses persetujuan pengadaan barang. Dengan penerapan teknologi e-mail, maka sistem dapat diakses dari luar kantor dengan mengirimkan formulir persetujuan pengadaan barang melalui e-mail dan para eksekutif dapat mengisi status
61 persetujuan dengan membalas e-mail tersebut. Kemanaan data dapat terjaga dikarenakan e-mail dikirim hanya kepada eksekutif yang berkepentingan. Sistem akan mengecek e-mail yang masuk dan akan mengolah e-mail tersebut. 2. Mengaplikasikan integrasi teknologi e-mail dan web yang memungkinkan akses terhadap data dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja melalui notifikasi yang dikirim melalui e-mail sehingga persetujuan pengadaan barang dapat dilakukan lebih cepat dan murah. 3. Membangun sebuah sistem informasi pengadaan barang yang terkomputerisasi sehingga proses pengadaan barang dalam perusahaan dapat dilakukan lebih cepat, keamanan data tetap terjaga karena tidak ada formulir yang hilang, dan proses pengadaan barang dapat dilakukan secara transparan serta keberadaan purchase requisition yang dibuat dapat di-tracking dengan mudah.