BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 DETAIL PERUSAHAAN Profil Perusahaan PT. Cakra IntiAgung didirikan pada tanggal 1 Juni 1983, yang berletak di kawasan Grogol Jl. Daan Mogot II No. 25 Jakarta Barat 11470, Indonesia. PT.Cakra Inti Agung merupakan perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi mekanikal dan elektrikal instalasi. PT. Cakra Inti Agung telah mengerjakan instalasi berbagai bidang proyek seperti pembangunan gedung perkantoran, rumah sakit, apartement, hotel, shopping mall, sekolah internasional, bidang industri, dermaga penyebrangan kapal laut, gedung fasilitas bandara dan sebagainya. Untuk menjalankan usahanya PT. Cakra Inti Agung mempunyai visi dan misi sebagai pedoman dalam bidang usahanya yaitu : VISI Menjadi perusahaan kontraktor mekanikal dan elektrikal yang terkemuka dan berkualitas di Indonesia. MISI Mengutamakan kepuasan serta kepercayaan konsumen melalui profesionalisme. Mempertahankan standar kode etik yang tinggi dalam aktivitas bisnis. Turut serta dalam pembangunan di Indonesia dan menciptakan instalasi bukan hanya aman namun juga ramah lingkungan. Mengembangkan kompetensi karyawan secara berkelanjutan Struktur Organisasi Dalam menjalankan aktivitas usahanya PT. Cakra Inti Agung mempunyai struktur organisasi sehingga dalam mengelola kegiatan jelas akan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian. Struktur organisasi juga merupakan suatu 21

2 22 alat untuk mencapai tujuan perusahaan dimana melalui struktur organisasi akan tercipta suatu kerjasama yang efektif dan efisien sehingga memberikan suatu instruksi jelas akan garis komando struktur organisasi yang sudah ditetapkan. Berikut ini adalah struktur organisasi sederhana dari bagian-bagian yang terkait dalam PT. Cakra Inti Agung : Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah keterangan dari tugas-tugas dan wewenang bagian-bagian yang ada pada PT. Cakra Inti Agung sesuai dengan daftar struktur organisasi : a. Owner Owner merupakan pemilik dan menetapkan rencana beserta membuat keputusan. b. Coordinator Project Bertugas mengawasi dan mengkoordinasi divisi project dan divisi lain yang terkait ketika ada problem dengan divisi project. c. Engineering Bertugas sebagai analisadan membuat dokumen tender beserta marketing project. d. Bertugas sebagai bagian pembelian, mencatat administrasi peralatan kantor.

3 23 e. Project Divisi project merupakan bagian divisi yang bertugas menjalankan hasil dokumen tender yang telah disepakati dengan pihak pengembang. Dalam divisi project terdapat project manager sebagai penanggung jawab terhadap berjalannya sebuah project. Dalam pencatatan pelaporan dan pelayanan fasilitas kantor yang menangani hal ini adalah divisi purchasing. Penempatan tugas ini didasarkan pada apabila ada material yang harus di beli atau diperbaiki akan lebih cepat ditangani. 3.2 ANALISA SISTEM BERJALAN Use Case Sistem Berjalan Gambar 3.2 Use Case Sistem Berjalan

4 24 Gambar 3.2 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi berikut ini : Tabel 3.1 Use Case Mendata Peralatan Mendata Peralatan Pembelian peralatan mencatat setiap peralatan yang dibeli Pencatatan data pembelian peralatan Tabel 3.2 Use Case Mencatat Penanggungjawab Peralatan Mencatat Penanggungjawab Peralatan Pengiriman peralatan mencatat peralatan yang telah didistribusikan ke divisi yang membutuhkan dan mencatat penanggungjawab peralatan tersebut, penanggungjawab dapat berupa perorangan maupun suatu divisi. Pencatatan penanggungjawab peralatan Tabel 3.3 Use Case Menyampaikan Keluhan Menyampaikan Keluhan Karyawan Ingin melakukan pengaduan Karyawan mengirimkan pesan baik via telpon, maupun datang secara langsung untuk menyampaikan keluhan kepada menanggapi keluhan Karyawan Tabel 3.4 Use Case Membuat Laporan Keluhan Membuat Laporan Keluhan mencatat keluhan Karyawan membuat pelaporan kepada owner tentang kendala fasilitas yang dikeluhkan user Pembuatan laporan untuk Owner

5 25 Tabel 3.5 Use Case Memberikan Instruksi Memberikan Instruksi Owner Memberikan instruksi kepada Owner memberikan instruksi kepada mengenai laporan keluhan dari Karyawan, apakah akan diperbaiki atau membeli peralatan baru menjalankan instruksi dari owner Tabel 3.6 Use Case Memerintahkan Teknisi Memerintahkan Teknisi Owner memerintahkan agar memperbaiki peralatan. Setelah menerima instruksi dari Owner untuk memperbaiki peralatan, Divisi memerintahkan teknisi untuk memperpaiki peralatan Teknisi mendapatkan perintah perbaikan Tabel 3.7 Use Case Memperbaiki Peralatan Memperbaiki Peralatan Teknisi Teknisi menerima perintah dari purchasing untuk memperbaiki peralatan Teknisi memperbaiki peralatan sesuai perintah dari purchasing. Teknisi memberikan laporan pada purchasing mengenai hasil dari perbaikan peralatan.

6 26 Tabel 3.8 Use Case Membuat Purchase Order Membuat Purchase Order Menjalankan instruksi owner untuk membeli barang Setelah mendapat instruksi dari owner untuk membeli barang, membuat purchase order. Pembelian barang sesuai pesanan Tabel 3.9 Use Case Mengecek dan Menyetujui Purchase Order Mengecek dan Menyetujui Purchase Order Owner menyerahkan data purchase order Owner mengecek data purchase order yang diserahkan oleh dan menyetujui jika sudah sesuai yang diharapkan. Data purchase order diserahkan kembali kepada purchasing Sistem Pengelolaan dan pelaporan fasilitas kantor yang ada di PT.Cakra Inti Agung selama ini masih menggunakan pelaporan via handphone,kirim pesan melalui , WhatsAppatau datang langsung ke Divisi, sedangkan untuk pengelolaan data fasilitas kantor memang sudah terkomputerisasi dengan menggunakan Ms. Excel, tetapi untuk memonitornya mengalami kendala, hal ini diakibatkan karena salah satunya faktor human error seperti admin lupa mencatat pelaporan ke dalam sistem dan juga ketika Owner berada diluar kota pelaporan belum bisa ditindaklanjuti karena harus menunggu persetujuan dari Owner terlebih dahulu. Akibat yang ditimbulkan dari kendala-kendala tersebut dapat menggangu kinerja di PT. Cakra Inti Agung.

7 ANALISA SISTEM USULAN Use Case Sistem Usulan Dari sistem yang berjalan, penulis mengajukan sistem usulan sesuai permintaan pimpinan perusahaan dan Manager agar ketika ada kerusakan yang solusinya hanya perbaikan dan tidak ada pembelian material maka komplain dapat segera diproses, sedangkan perbaikan yang perlu dilakukan pembelian material harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari owner. Gambar 3.3 Use Case Sistem Usulan

8 28 Tabel 3.10 Use Case Mengisi Form Keluhan Mengisi Form Keluhan Karyawan Karyawan ingin mengajukan keluhan peralatan Karyawan mengisi form komplain yang telah tersedia diwebsite. Data disubmit untuk dikirimkan kepada Divisi Tabel 3.11 Use Case Mengecek Laporan Keluhan Mengecek Laporan Keluhan mengakses aplikasi mengecek laporan keluhan dari karyawan dan memerintahkan Teknisi untuk mengecek kerusakan sesuai laporan dari Karyawan. membuat surat perintah kerja untuk teknisi Tabel 3.12 UseCase Memperbaiki Peralatan Memperbaiki peralatan Teknisi Teknisi menerima surat perintah kerja dari Divisi Setelah mendapat surat perintah kerja dari, teknisi memperbaiki peralatan yang rusak. Teknisi mengecek dan memperbaiki peralatan. Tabel 3.13 Use Case Membuat Laporan Perbaikan Membuat Laporan Perbaikan Teknisi Teknisi mengecek dan memperbaiki peralatan Teknisi mencatat hasil pengecekan dan perbaikan pada fasilitas kantor yang diperbaiki Teknisi membuat laporan perbaikan dan menyampaikannya kepada Divisi

9 29 Tabel 3.14 UseCase Membuat Purchase Order Membuat Purchase Order Divisi memperoleh laporan perbaikan dari teknisi Sesuai laporan dari teknisi, Divisi membuat purchase order, baik itu membeli peralatan baru maupun peralatan pendukung untuk perbaikan. Divisi membuat purchase order dan meminta persetujuan Owner. Tabel 3.15 Use Case Melihat Laporan Keluhan Melihat Laporan Keluhan Owner Owner mengakses aplikasi Owner mengakses aplikasi dan memilih halaman View Komplaint, hak akses Owner hanya sebatas melihat laporan keluhan Karyawan. Owner mengecek keluhan dari karyawan Tabel 3.16 Use Case Melihat Purchase Order Melihat Purchase Order Owner Owner mengakses aplikasi Owner mengakses aplikasi dan memilih halaman View PO, hak akses Owner hanya sebatas melihat purchase order. Owner mengecek data pembelian Divisi

10 30 Tabel 3.17 Use Case Menyetujui Purchase Order Menyetujui Purchase Order Owner Owner menerima purchase order dari Owner mengecek purchase order dan keluhan karyawan yang ada di sistem, kemudian jika Owner menyetujui purchase order yang di buat, maka Owner akan memberi paraf pada lembar purchase orderyang diserahkan purchasing Purchase order diserahkan kembali ke Divisi Tabel 3.18 Use Case Membuat Tanda Terima Membuat Tanda Terima Barang dikirim dari supplier Setelah barang diterima dari supplier, purchasing membuat tanda terima untuk pengiriman barang yang telah dibeli. Barang didistribusikan kepada pihak terkait Dalam aplikasi Help_Q ini yang berhak mengakses aplikasi hanya divisi purchasing, karyawan dan owner. Hak akses yang dimiliki ketiga user tersebut adalah : 1. Divisi purchasing dapat melakukan proses create, update dan delete pada menu aplikasi bagian purchasing yang akan dibuat, tetapi hak akses purchasing hanya berhak melihat saja tanpa melakukan proses edit dan delete pada bagian laporan keluhan dari karyawan. 2. Karyawan Mengisi form komplain atau keluhan Melihat laporan keluhan, sesuai Id login 3. Owner Melihat laporan keluhan karyawan Melihat purchase order Pada halaman owner, owner hanya berhak melihat laporan keluhan dan purchase order saja, tetapi tidak berhak melakukan edit dan delete pada aplikasi.

11 Activity DiagramUsulan Karyawan mengisi laporan keluhan atau komplain Gambar 3.4 Activity Diagram Mengisi Form Keluhan Tabel 3.19 Keterangan Activity Diagram Mengisi Form keluhan Nama Activity Activity Diagram Mengisi Form Keluhan Karyawan Singkat Karyawan mengakses web aplikasi Help_Q dan mengisi form komplain yang telah tersedia di sistem.

12 32 Mengecek laporan keluhan dan membuat surat perintah kerja Gambar 3.5 Activity Diagram Membuat Surat Perintah Kerja Tabel 3.20 Keterangan Activity Diagram Membuat Surat Perintah Kerja Nama Activity ActivityDiagram Membuat Surat Perintah Kerja Singkat mengakses data keluhan karyawan ke dalam sistem dan membuat surat perintah kerja untuk teknisi supaya mengecek dan memperbaiki keluhan karyawan.

13 33 Membuat Laporan Perbaikan Gambar 3.6 Activity Diagram Membuat Laporan Perbaikan Tabel 3.21 Keterangan Activity Diagram Membuat Laporan Perbaikan Nama Activity Activity Diagram Membuat Laporan Perbaikan Teknisi Singkat Setelah menerima surat perintah kerja, teknisi memperbaiki peralatan dan setelah perbaikan dan pengecekan selesai, teknisi membuat laporan perbaikan untuk diserahkan kepada purchasing.

14 34 Pembuatan Purchase Order Gambar 3.7 Activity Diagram Pembuatan Purchase Order (PO ) Tabel 3.22 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Purchase Order (PO) Nama Activity Activity Diagram Pembuatan Purchase Order(PO) Singkat Divisi melakukan pembelian barang sesuai saran dan laporan dari teknisi yang telah melakukan pengecekan.

15 35 Meminta Persetujuan Purchase Order ( PO ) Gambar 3.8 Activity Diagram Meminta Persetujuan Purchase Order (PO ) Tabel 3.23 Keterangan Activity Diagram urchase Order (PO) Activity Diagram Meminta Persetujuan Purchase Nama Activity Order(PO) Singkat Setelah membuat purchase order, selanjutnya menyerahkan kepada Owner untuk ditandatangani. Purchase order yang disetujui selanjutnya akan dikirimkan kepada supplier.

16 Sequence Diagram Usulan Pengisian Form keluhan Karyawan Gambar 3.9 Sequence Diagram Pengisian Form Keluhan Karyawan Memproses Laporan Keluhan Karyawan Gambar 3.10 Sequence Diagram Memproses Laporan Keluhan Karyawan

17 37 Membuat Purchase Order Gambar 3.11 Sequence Diagram Membuat Purchase Order (PO ) Menyerahkan Purchase Order ( PO ) Gambar 3.12 Sequence Diagram Menyerahkan Purchase Order (PO )

18 Class Diagram Gambar 3.13 Class Diagram

19 Spesifikasi Database Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data, file dalam aplikasi ini menggunakan MySQL dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Tabel Login Admin Nama tabel Primary key : tabel login admin : Id Tabel 3.24 Database Login Admin No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 Id VARCHAR 1 Id admin 2 uname VARCHAR 10 Username admin 3 Pass VARCHAR 10 password admin 2. Tabel Login User Nama tabel Primary key : tabel login user : Iduser Tabel 3.25 Database Login User No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 Iduser VARCHAR 3 Id user 2 pass_user VARCHAR 10 Password user 3 uname_user VARCHAR 12 nama pengguna aplikasi 5 nama VARCHAR 30 Nama user 4 Hp VARCHAR 12 Nomer telpon user 6 alamat TEXT Alamat user 7 Level ENUM karyawan, owner Mencatat level user dalam aplikasi

20 40 3. Tabel Form Komplain Nama tabel Primary key : tabel form komplain : kd_kpl Tabel 3.26 Database Komplain No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 kd_kpl VARCHAR 5 kode komplain 2 Iduser VARCHAR 3 Id Karyawan 3 tgl_kpl DATE TIME Tanggal dan jam komplain 4 judul VARCHAR 20 judul mengenai komplain 5 lokasi TEXT Lokasi alat tersebut 6 lapor TEXT Isi komplain 4. Tabel Teknisi Nama tabel Primary key : tabel teknisi : Idteknisi Tabel 3.27 Database Teknisi No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 Idteknisi VARCHAR 3 Id teknisi 2 nama_tk VARCHAR 30 nama teknisi 3 alamat_tk TEXT Alamat teknisi 4 keahlian VARCHAR 15 spsesifikasi keahlian teknisi 5 hp_tk VARCHAR 12 nomor telpon teknisi 5. Tabel Supplier Nama tabel Primary key : tabel supplier : nama_supplier Tabel 3.28 Database Teknisi No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 nama_supplier VARCHAR 30 Id supplier 2 alamat TEXT Alamat supplier 3 hp_ VARCHAR 12 nomor telpon supplier

21 41 6. Tabel Surat Perintah Kerja Nama tabel Primary key : tabel perintah kerja : id_pk Tabel 3.29 Database Perintah kerja No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 id_pk VARCHAR 6 Id Perintah Kerja 2 Idteknisi VARCHAR 3 Id teknisi 3 kd_kpl VARCHAR 5 Kode Komplain 5 tgl_pk DATE tanggal perintah kerja 6 keterangan TEXT Keterangan mengenai perintah kerja 7. Tabel Purchase Order Nama tabel Primary key : tabel Purchase Order : kd_po Tabel 3.30Database Purchase Order No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 kd_po VARCHAR 5 Kode Purchase Order 2 kd_kpl VARCHAR 5 Kode Komplain 3 nama_supplier VARCHAR 30 Id atau nama supplier 4 tanggal DATE Tanggal 5 barang VARCHAR 50 Nama Barang 6 jumlah INT 10 Jumlah barang 7 harga INT 11 Harga Barang 8 total INT 11 Total harga yang dibayar

22 42 8. Tabel Tanda Terima Nama tabel Primary key : tabel tanda terima : id_terima Tabel 3.31 Database Tanda terima No. Nama Field Type Field Panjang Keterangan 1 Id_terima VARCHAR 5 Id penerimaan barang 2 kd_po VARCHAR 6 Kode Purchase Order 3 tgl_kirim DATE Tanggal kirim 4 tgl_terima DATE Tanggal terima 5 nama_barang VARCHAR 50 Nama Barang 6 jumlah INT 10 Jumlah Barang 7 pengirim VARCHAR 20 Nama Pengirim 8 penerima VARCHAR 20 Nama Penerima Struktur Tampilan Gambar 3.14 Struktur Tampilan

23 Rancangan Layar Sistem Usulan Rancanngan Layar Home Gambar 3.15 Layar Home Rancangan Layar Login Gambar 3.16 Layar Login