BAB III ANALISA MASALAH 3.1. Sejarah Singkat Perusahaan Berdasarakan Keputusan Departemen Perhubungan Direktur Jenderal Pos dan Telekomunikasi dengan nomor: 108 / DIRJEN / 1994, pada tanggal 19 Agustus 1994, menyatakan PT. Andiarta Muzizat sebagai perusahaan perseroaan yang bergerak dalam di bidang pelayanan jasa titipan. PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo), pertama kali berdirinya perusahaan PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) dijalan Cilangkap No. 18A Jakarta Timur dan di pimpin oleh Ibu Oei Enny Winarti sebagai direktur utama diperusahaan tersebut. Dengan pertimbangan untuk lebih menyempurnakan pendayagunaan pengolahan pada perusahaan tersebut, lalu perusahaan PT. Andiarta Muzizat di serahkan oleh Bapak Andy Hidayat sebagai direktur utama pada perusahaan tersebut.. Mengingat perusahaan PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) yang sudah dipindah tangani, maka direktur utama sekarang ini adalah Bapak Andy Hidayat dan sekaligus memperpindahkan kantor lama ke kantor yang baru dan beralamat dijalan Tanjung Selor No. 9B Kelurahan Cideng Jakarta Pusat dan dengan nomor izin perusahaan : 776 / SIPJT / DIRJEN / 1999 dengan akta pendirian perusahaan oleh Notaris H. Z. Simon. SH nomor: 89, Pada tanggal 19 Nopember 1994. 3.. Struktur Organisasi, Fungsi dan Tugas Perusahaan PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa titipan. Maka proses dalam pelayanan jasa ini dilaksanakan oleh bagian bagian dalam suatu organisasi. Jenis Organisasi yang ada pada PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) yaitu suatu bagan 6
7 organisasi perusahaan dimana daerah kerjanya sangat luas dan mempunyai bidang bidang dan tugas yang beraneka ragam, rumit dan dengan jumlah karyawan yang banyak. Adapun struktur organisasi dalam PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo), gambar struktur organisasi ini dapat dilihat sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI DIREKTUR UTAMA SEKRETARIS GENERAL KEUANGAN HRD CUSTOMER SERVICE DATA SUPPORT OPERASIONAL STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF Gambar 3.1 Struktur Organisasi
8 Adapun fungsi dan Tugas dari masing masing bagian yang ada didalam struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya.. Sekretaris Mencatat semua kegiatan direktur yang berkaitan dengan perusahaan. 3. General Manager (GM) Bertanggung jawab atas keberhasilan atau tidaknya sebuah perusahaan PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) dan mewakili direktur dalam hal menandatangani dokumen dokumen yang penting. 4. Manager Keuangan Mencatat setiap transaksi keuangan yang ada pada perusahaan tersebut dan memberikan saran saran kebijaksanaan pengelolahan masalah masalah keuangan dan akuntansi pada perusahaan yang menyangkut tentang penyempurnaan sistem dan administrasi keuangan yang lebih efesien sejalan dengan perkembangan jaman dan perusahaan tersebut. 5. Manager Human Resource Departemen (HRD) Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan kinerja para karyawan dan penyusunan rencana anggaran biaya karyawan serta pengadaan karyawan. 6. Manager Customer Service Memberikan data dan informasi kepada customer dalam hal pengiriman barang dan mengolah semua data pengiriman yang sudah berhasil atau tidak berhasil dalam pengiriman barang tersebut.
9 7. Manager Data Support Menunjang kegiatan dibidang software dan melaksanakan segala tugas untuk kelancaran dalam bidang operasional. 8. Manager Operasional Bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional terutama dalam bidang hal pengiriman barang dan sistem informasi yang ada. 9. Staff Staff Melaksanakan segala tugas tugas yang diperintahkan oleh para manager masing masing bagian. Membuat dan memberikan keputusan keputusan kepada manager masing masing bagian, guna mengambil keputusan demi kelancaran dan kemajuan perusahaan tersebut. 3.3. Analisa Sistem yang Berjalan Dalam pembahasan analisa sistem yang berjalan diperusahaan PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) dalam pengolahan datanya masih manual. Sehingga proses pengolahan data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relative lama, karena komputer yang sudah ada belum diaplikasikan secara optimal. Maka dari itu penulis menguraikan secara singkat tentang analisa sistem yang berjalan pada perusahaan PT. Andiarta Muziziat (Courier & Cargo) diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Customer datang langsung ke bagian EDP dan menyerahkan barang yang akan dikirim.. EDP mencatat data barang (nama barang, Jenis barang, berat barang, jumlah barang) dan pembuatan tanda terima data barang yang telah diterima dari customer.
30 3. EDP mencetak form tanda terima pengiriman barang yang akan dikirim sesuai alamat tujuan. 4. EDP menyerahkan barang dan form tanda terima pengiriman barang ke bagian Operasional untuk pengiriman barang tersebut. 5. Setelah pengiriman barang, form tanda terima barang terkirim di serahkan ke bagian operasional, form tanda terima barang tersebut di serahkan ke bagian EDP. 6. EDP mencatat barang yang terkirim agar dapat memperhitungkan daftar biaya beban barang yang dikirim. 7. Daftar barang terkirim tersebut diserahkan ke bagian accounting, setelah itu accounting menghitung jumlah barang yang terkirim, memberikan daftar barang terkirim dan invoice untuk penagihan barang yang sudah dikirim sesuai dengan alamat tujuan. 8. Accounting membuat laporan barang terkirim dan laporan pembayaran yang seterusnya akan diserahkan kepada pimpinan. Dan juga itu penulis memberikan lebih jelasnya mengenai bentuk dan bagan aliran dokumen sistem yang berjalan pada PT. Andirta Muzizat (Courier & Cargo) dapat dilihat pada gambar berikut ini :
31 3.4. Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan Customer EDP Operasional Accounting Pimpinan Data Data Form Pengiriman Mencatat Data dan Pembuatan TT Data Pengiri man Laporan Data Form Pengiriman ditanda tangani TT Data 1 TT Data TT Data 1 Daftar Cetak From Pengiriman Hitung Pembayaran TT Data Form Pengiriman Daftar Daftar 1 Invoice Invoice 1 Form Pengiriman ditanda tangani Daftar Invoice 1 Mencatat terkirim Buat Laporan Form Pengiriman ditanda tangani Daftar Laporan Gambar 3. Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
3 3.5. Permasalahan Sistem yang Berjalan Setelah mempelajari dan mengamati sistem pengiriman yang sedang berjalan pada perusahaan PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo), penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan saat ini dan pada pelaksanaanya belum efesien karena sistem pengiriman yang ada masih sebagian bersifat manual belum secara komputerisasi dan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) sekarang ini adalah : a. Sistem yang digunakan terhadap pendataan jasa jasa yang masuk dan yang dikirim tidak efesien karena kantor PT. Andiarta Muzizat (Courier & Cargo) melakukan pendapatan masih secara manual. b. Adanya jasa jasa yang tertahan atau tidak bisa dikirim karena alamat yang tidak lengkap. c. Masih kurangnya armada operasional dalam hal pengiriman di setiap wilayah.