UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PT ADIMAS PUSPITA SERASI Abstrak Setya Hernanda 0600637823 Heltanti Sandriani 0600651203 Kelas/Kelompok: 08PGA/07 Tujuan penelitian skripsi ini adalah menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian tunai dan persediaan yang sedang berjalan pada PT Adimas Puspita Serasi untuk mengidentifikasi masalah yang sedang dihadapi dan kebutuhan informasi. Penyusunan skripsi ini menggunakan metode analisis dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan UML (Unified Modelling Language) Jones Rama. Pada metode analisis dilakukan survei atas sistem yang ada dan pada metode perancangan dibuat activity diagram, class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram. Hasil analisis dan perancangan ini digunakan untuk merancang usulan sistem informasi pembelian tunai dan persediaan yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan agar dapat lebih efektif dan efisien. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian tunai dan persediaan memberikan kemudahan bagi pihak manajemen memperoleh informasi dengan cepat dan mudah serta penyajian laporan secara cepat dan akurat. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian tunai, Persediaan iii
PRAKATA Dengan memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-nya sehingga penulisan skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Adimas Puspita Serasi dapat diselesaikan. Adapun penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan jenjang pendidikan Strata-1 jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan karena keterbatasan yang dimiliki. Segala daya dan upaya telah kami lakukan untuk menyelesaikan skripsi ini dengan baik, maka dari itu kami sebagai penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca maupun pihak yang terkait untuk menyempurnakan materi maupun cara penulisan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan baik secara moril maupun materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan sksipsi ini. Terima kasih penulis berikan kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App. Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan kepada kami untuk menuntut ilmu di Universitas ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp. Sc selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. iv
3. Bapak Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM, MBA. selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi yang telah menyediakan sarana dan fasilitas sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Lianawati Christian, S.Kom, MM, selaku Dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan serta petunjuk terhadap skripsi ini sampai selesai. 5. Segenap Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu serta dorongan dan bimbingan kepada kami selama menuntut ilmu. 6. Kedua orang tua kami yang telah membantu dalam doa serta dukungan yang amat berarti buat kami. 7. Bapak Tanto Satriono, Ibu Alin, Ibu Tari, Bapak Rochmat dan seluruh karyawan dari PT Adimas Puspita Serasi yang telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang diperlukan untuk penyusunan skripsi ini. 8. Seluruh teman dan kerabat yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah banyak memberikan dukungan dan bantuan sehingga skripsi ini dapat selesai. Demikianlah skripsi ini dibuat dengan harapan agar dapat memberikan sumbangan pikiran dan dapat bermanfaat bagi orang yang membacanya serta dapat berguna bagi dunia pendidikan. Jakarta, Juni 2006 Penulis v
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Gambar Daftar Tabel Daftar Lampiran i ii iii iv vi xi xvii xix BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Metodologi Penelitian 4 1.5 Sistematika Penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 7 vi
2.1.1.1 Definisi Sistem 7 2.1.1.2 Komponen Sistem 7 2.1.1.3 Definisi Informasi 8 2.1.1.4 Definisi Akuntansi 8 2.1.1.5 Definisi Sistem Informasi 9 2.1.1.6 Definisi Sistem Informasi Akuntansi 9 2.1.1.7 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi 10 2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem 10 2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem 11 2.1.2.3 UML (Unified Modeling Language) 11 2.1.2.4 Pedoman Menentukan Events 12 2.1.2.5 UML Activity Diagram 12 2.1.2.6 Pengertian Workflow Table 13 2.1.2.7 UML Class Diagram 13 2.1.2.8 UML Use Case Diagram 14 2.1.2.9 Pengertian Formulir 15 2.1.2.10 Jenis Laporan 16 2.1.2.11 Pengertian Navigation Diagram 18 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pembelian 18 2.2.1.1 Definisi Pembelian 18 2.2.1.2 Fungsi yang terkait dalam pembelian 19 2.2.1.3 Prosedur Pembelian 20 vii
2.2.1.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian 22 2.2.2 Persediaan 23 2.2.2.1 Definisi Persediaan 23 2.2.2.2 Jenis Persediaan 24 2.2.2.3 Fungsi Persediaan 24 2.2.2.4 Metode Pencatatan Persediaan 25 2.2.2.5 Metode Penilaian Persediaan 26 2.2.2.6 Pengertian Just In Time 26 2.2.2.7 Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan 27 2.2.2.8 Pengendalian terhadap fisik persediaan 28 2.2.2.9 Jurnal Umum 29 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 31 3.1.1 Sejarah Perusahaan 31 3.1.2 Bidang Usaha 33 3.1.3 Struktur Organisasi 34 3.1.4 Uraian Tugas 35 3.2 Sistem Yang Berjalan 38 3.2.1 Prosedur 38 3.2.1.1 Prosedur Pembelian Tunai 38 3.2.1.2 Prosedur Persediaan 40 3.2.2 Rich Picture 42 3.2.3 Identifikasi Events 44 viii
3.2.3.1 Prosedur Pembelian Tunai 44 3.2.3.2 Prosedur Persediaan 46 3.2.4 Formulir dan Laporan 47 3.2.5 Workflow Table 48 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey 51 3.3.1 Temuan, Kriteria, Sebab, Akibat, Rekomendasi 51 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi 56 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Overview (Narasi) 59 4.1.1 Prosedur Pembelian Tunai 59 4.1.2 Prosedur Persediaan 61 4.1.3 Struktur Organisasi Yang Diusulkan 62 4.1.4 Uraian Tugas 63 4.2 Activity Diagram (Overview dan Detail) 64 4.2.1 Overview Diagram Prosedur Pembelian Tunai 64 4.2.2 Overview Diagram Prosedur Persediaan 65 4.2.3 Detail Diagram Pembelian Tunai 66 4.2.4 Detail Diagram Persediaan 71 4.3 UML Class Diagram 74 4.4 Use Case Diagram 75 4.5 Kriteria 76 4.6 Rancangan Database 77 4.7 Rancangan Formulir 87 ix
4.8 Rancangan Layar 96 4.9 Rancangan Laporan 127 4.10 Navigation Diagram 136 4.11 Matriks Rencana Penerapan Sistem 137 4.11.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data 137 4.11.2 Matriks Distribusi Laporan 138 4.11.3 Matriks Level Akses 139 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 140 5.2 Saran 141 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY x
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Contoh UML Class Diagram 14 Gambar 2.2 Contoh UML Use Case Diagram 14 Gambar 2.3 Single Record Entry Form 15 Gambar 2.4 Tabular Entry Form 15 Gambar 2.5 Multi Table Entry Form 16 Gambar 2.6 Simple Event List 16 Gambar 2.7 Grouped Event Detail Report 17 Gambar 2.8 Group Event Summary Report 17 Gambar 2.9 Single Event Report 17 Gambar 3.1 Struktur Organisasi 35 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Pembelian Tunai dan Persediaan 42 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan 62 Gambar 4.2 Overview diagram prosedur pembelian tunai 64 Gambar 4.3 Overview diagram prosedur persediaan 65 Gambar 4.4 Detail diagram event menginput FPM dan event mencetak SPPH 66 Gambar 4.5 Detail diagram event mengisi harga dan event menginput harga barang dan pemasok 67 Gambar 4.6 Detail diagram event menginput PO dan event mengotorisasi PO 68 Gambar 4.7 Detail diagram event mencetak PO dan event menerima barang dan surat jalan 69 Gambar 4.8 Detail Diagram event menerima invoice dan event mencetak bukti pembayaran 70 xi
Gambar 4.9 Detail diagram event menerima barang dan surat jalan dan event menginput barang masuk 71 Gambar 4.10 Detail diagram event memasukkan barang ke gudang dan event mengisi FPT 72 Gambar 4.11 Detail diagram event mengarsip FPT dan event menginput barang keluar 73 Gambar 4.12 Class Diagram Sistem Pembelian Tunai dan Persediaan Yang Diusulkan 74 Gambar 4.13 Use Case Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan Persediaan 75 Gambar 4.14 Rancangan Formulir Permintaan Material 87 Gambar 4.15 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga 88 Gambar 4.16 Rancangan Formulir Purchase Order (PO) 89 Gambar 4.17 Rancangan Formulir Retur Barang 90 Gambar 4.18 Rancangan Formulir Barang Masuk 91 Gambar 4.19 Rancangan Formulir Bukti Pembayaran 92 Gambar 4.20 Rancangan Formulir Permintaan Tukang 93 Gambar 4.21 Rancangan Formulir Barang Keluar 94 Gambar 4.22 Rancangan Formulir Stock Opname 95 Gambar 4.23 Rancangan Layar Login 96 Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu Transaksi 96 Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Pilih Proyek 97 xii
Gambar 4.26 Rancangan Layar Menu Pilih File 97 Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu Pilih Master 98 Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Pilih Transaksi 98 Gambar 4.29 Rancangan Layar Menu Pilih Laporan 99 Gambar 4.30 Rancangan Layar Menu Pilih Jurnal 99 Gambar 4.31 Rancangan Layar Transaksi Permintaan Material 100 Gambar 4.32 Rancangan Layar Transaksi Add Permintaan Material 100 Gambar 4.33 Menu Find Item untuk kode barang dan nama barang 101 Gambar 4.34 Rancangan Layar Transaksi Add Permintaan Material (Terisi) 101 Gambar 4.35 Rancangan Layar Transaksi Permintaan Material (Terdaftar) 102 Gambar 4.36 Rancangan Layar Print SPPH 102 Gambar 4.37 Rancangan Layar Master Barang 103 Gambar 4.38 Rancangan Layar Edit Data Master Barang 103 Gambar 4.39 Menu Find Supplier untuk kode pemasok dan nama pemasok 104 Gambar 4.40 Rancangan Layar Add Data Master Barang 104 Gambar 4.41 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order 105 Gambar 4.42 Rancangan Layar Add Purchase Order 105 Gambar 4.43 Rancangan Layar Add Purchase Order (Terisi) 106 Gambar 4.44 Rancangan Layar Purchase Order (Terdaftar) 106 xiii
Gambar 4.45 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order (Belum Otorisasi) 107 Gambar 4.46 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order (Terotorisasi) 107 Gambar 4.47 Rancangan Layar Print Purchase Order 108 Gambar 4.48 Rancangan Layar Transaksi Barang Masuk 108 Gambar 4.49 Rancangan Layar Add Barang Masuk 109 Gambar 4.50 Rancangan Layar Transaksi Barang Masuk (Terdaftar) 109 Gambar 4.51 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order (Status Kirim Delivered)110 Gambar 4.52 Rancangan Layar Add Barang Masuk dan Retur Barang 110 Gambar 4.53 Rancangan Layar Add Barang Masuk dan Retur Barang (Terisi) 111 Gambar 4.54 Rancangan Layar Transaksi Barang Masuk (Terdaftar) 111 Gambar 4.55 Rancangan Layar Edit Barang Masuk 112 Gambar 4.56 Rancangan Layar Input Jumlah Barang Masuk Setelah Retur 112 Gambar 4.57 Rancangan Layar Input Barang Masuk Setelah Retur (Terdaftar) 113 Gambar 4.58 Rancangan Layar Retur Barang 113 Gambar 4.59 Rancangan Add Retur Barang 114 Gambar 4.60 Rancangan Layar Add Retur Barang (Terisi) 114 Gambar 4.61 Rancangan Layar Add Retur Barang (Terdaftar) 115 Gambar 4.62 Rancangan Layar Print Retur Barang 115 Gambar 4.63 Rancangan Layar Transaksi Pembayaran 116 xiv
Gambar 4.64 Rancangan Layar Add Transaksi Pembayaran 116 Gambar 4.65 Rancangan Layar Transaksi Pembayaran (Terdaftar) 117 Gambar 4.66 Rancangan Layar Print Bukti Pembayaran 117 Gambar 4.67 Rancangan Layar Transaksi Barang Keluar 118 Gambar 4.68 Rancangan Layar Add Barang Keluar 118 Gambar 4.69 Menu Find Item untuk kode barang dan nama barang 119 Gambar 4.70 Rancangan Layar Transakasi Barang Keluar (Terdaftar) 119 Gambar 4.71 Rancangan Layar Stock Opname 120 Gambar 4.72 Rancangan Layar Add Stock Opname 120 Gambar 4.73 Menu Find Item untuk kode barang dan nama barang 121 Gambar 4.74 Rancangan Layar Stock Opname (Terisi) 121 Gambar 4.75 Rancangan Layar Add Stock Opname (Terdaftar) 122 Gambar 4.76 Rancangan Layar Laporan Permintaan Material 122 Gambar 4.77 Rancangan Layar Laporan Purchase Order 123 Gambar 4.78 Rancangan Layar Laporan Retur Barang 123 Gambar 4.79 Rancangan Layar Laporan Pembayaran 124 Gambar 4.80 Rancangan Layar Laporan Barang Masuk 124 Gambar 4.81 Rancangan Layar Laporan Barang Keluar 125 Gambar 4.82 Rancangan Layar Laporan Persediaan Barang 125 xv
Gambar 4.83 Rancangan Layar Laporan Jurnal Pembelian 126 Gambar 4.84 Rancangan Laporan Permintaan Material 127 Gambar 4.85 Rancangan Laporan Purchase Order 128 Gambar 4.86 Rancangan Laporan Barang Masuk 129 Gambar 4.87 Rancangan Laporan Barang Keluar 130 Gambar 4.88 Rancangan Laporan Retur Barang 131 Gambar 4.89 Rancangan Laporan Persediaan Barang 132 Gambar 4.90 Rancangan Laporan Bukti Pembayaran 133 Gambar 4.91 Rancangan Laporan Stock Opname 134 Gambar 4.92 Rancangan Laporan Jurnal Pembelian 135 Gambar 4.93 Navigation Diagram 136 xvi
DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Jurnal Umum 30 Tabel 3.1 Event Table Prosedur Pembelian Tunai 44 Tabel 3.2 Event Table Prosedur Persediaan 46 Tabel 3.3 Workflow Table Prosedur Pembelian Tunai dan Persediaan 48 Tabel 4.1 Rancangan Database Master Barang 77 Tabel 4.2 Rancangan Database Master Pemasok 78 Tabel 4.3 Rancangan Database Transaksi Permintaan Material Header 78 Tabel 4.4 Rancangan Database Transaksi Permintaan Material Detail 79 Tabel 4.5 Rancangan Database Transaksi Purchase Order Header 79 Tabel 4.6 Rancangan Database Transaksi Purchase Order Detail 80 Tabel 4.7 Rancangan Database Transaksi Retur Barang Header 80 Tabel 4.8 Rancangan Database Transaksi Retur Barang Detail 81 Tabel 4.9 Rancangan Database Transaksi Barang Masuk Header 81 Tabel 4.10 Rancangan Database Transaksi Barang Masuk Detail 82 Tabel 4.11 Rancangan Database Transaksi Pembayaran Header 82 Tabel 4.12 Rancangan Database Transaksi Pembayaran Detail 83 Tabel 4.13 Rancangan Database Transaksi Barang Keluar Header 83 Tabel 4.14 Rancangan Database Transaksi Barang Keluar Detail 84 Tabel 4.15 Rancangan Database Transaksi Stock Opname Header 84 Tabel 4.16 Rancangan Database Transaksi Stock Opname Detail 85 Tabel 4.17 Rancangan Database Master Project 85 xvii
Tabel 4.18 Rancangan Database Master Harga Barang Project 86 Tabel 4.19 Rancangan Database Master Karyawan 86 Tabel 4.20 Matriks Jadwal Pengolahan Data 137 Tabel 4.21 Matriks Distribusi Laporan 138 Tabel 4.22 Matriks Level Akses 139 xviii
DAFTAR LAMPIRAN Activity Diagram Symbols LAMPIRAN MENU LOGIN Menu Login Direktur Menu Login Manajer Keuangan Menu Login Bagian Pembelian Menu Login Koordinator Gudang LAMPIRAN MENU LOGIN (LANJUTAN) Menu Login Bagian Penerimaan LAMPIRAN UNTUK MENU UBAH PASSWORD Menu Master Pemasok Terisi Menu untuk Add New Project LAMPIRAN UNTUK MESSAGE BOX Message Box NIK belum diisi Message Box User Name belum diisi Message Box Password belum diisi Message Box salah status Message Box salah user LAMPIRAN UNTUK MESSAGE BOX (LANJUTAN) Message Box konfirmasi simpan data Message Box simpan data sukses Message Box gagal simpan data Message Box No PM telah diproses L1 L2 L2-A L2-B L2-C L2-D L3 L3-A L3-B L4-A L4-B L5 L5-A L5-B L5-C L5-D L5-E L6 L6-A L6-B L6-C L6-D xix
Message Box belum memasukkan data ke daftar Message Box hapus data Message Box hapus data sukses Message Box NIK untuk keluar LAMPIRAN UNTUK MESSAGE BOX (LANJUTAN) Message Box untuk otorisasi PO Message Box data telah terotorisasi Message Box data belum diotorisasi Message Box PO telah dibuat Message Box untuk cetak laporan Lampiran Master Barang Lampiran Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga Lampiran Formulir Purchase Order Lampiran Formulir Retur Barang Lampiran Formulir Bukti Pembayaran Laporan Permintaan Material Per Periode Laporan Permintaan Material Per NO PM Laporan Permintaan Material Keseluruhan Laporan Purchase Order Per Periode Laporan Purchase Order Per NO PO Laporan Purchase Order Keseluruhan Laporan Retur Barang Per Periode Laporan Retur Barang Per NO Retur Laporan Retur Barang Keseluruhan L6-E L6-F L6-G L6-H L7 L7-A L7-B L7-C L7-D L7-E L8 L9 L10 L11 L12 L13 L14 L15 L16 L17 L18 L19 L20 L21 xx
Laporan Pembayaran Per Periode Laporan Pembayaran NO Bayar Laporan Pembayaran Keseluruhan Laporan Barang Masuk Per Periode Laporan Barang Masuk Per NO BM Laporan Barang Masuk Keseluruhan Laporan Barang Keluar Per Periode Laporan Barang Keluar Per NO BK Laporan Barang Keluar Keseluruhan Laporan Persediaan Barang Laporan Stock Opname Laporan Jurnal Pembelian Formulir Permintaan Material Formulir Purchase Order L22 L23 L24 L25 L26 L27 L28 L29 L30 L31 L32 L33 L34 L35 xxi