Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan kaedah permohonan penggunaan kemudahan prasarana di Dewan Besar dan Panggung Percubaan, Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM. 2.0 SKOP Skop ini meliputi penggunaaan kemudahan prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan kepada pelanggan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Berkaitan Berkaitan Berkaitan Tajuk Dokumen Minit Mesyuarat JKTK Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKK 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN DB : Dewan Besar JKTK : Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti : Penolong Jurutera Pelanggan : Pelajar, staf, PTJ UPM, badan kerajaan, badan berkanun, pihak swasta dan individu yang berurusan dengan PKKSSAAS PGH : Pengarah Prasarana : Semua ruang dalam dan sekitar kompleks Dewan Besar dan Panggung Percubaan serta peralatan didalamnya PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PKK : : Pusat Kebudayaan dan Kesenian Penolong Jurutera
Halaman: 2/8 5.0 TANGGUNGJAWAB PGH dan PT bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam mengendalikan permohonan penggunaan kemudahan prasarana di Dewan Besar dan Panggung Percubaan perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Permohonan 7.2 Tidak Lengkap/ Penuhi Syarat? 7.3 Ya Asingkan Mengikut Kategori Pelanggan 7.4 Semak Kekosongan 7.5 Nyatakan Ulasan 7.7 Tidak Ada Kekosongan? 7.6 Ya Pengesahan dan Kelulusan 7.8 Tamat 7.9
7.0 PROSES TERPERINCI OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 4/8 Langkah Proses Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan 7.2.1 Terima permohonan melalui Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) daripada pemohon 7.2.2 Pastikan borang permohonan tempahan adalah lengkap dan memenuhi syarat-syarat permohonan Dewan Besar dan Penggung Percubaan seperti yang terdapat di dalam borang tersebut 7.2.3 Hantar Borang Makluman Penerimaan Permohonan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang permohonan 7.3 Lengkap/ Penuhi Syarat 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4 7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2 7.4 Asingkan Mengikut Kategori Pelanggan 7.4.1 Buat pengasingan mengikut kategori pelanggan seperti berikut:- a) Pelajar UPM b) PTJ UPM c) Agensi Kerajaan d) Badan Luar
7.5 Semak Kekosongan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN 7.5.1 Semak sama ada terdapat kekosongan prasarana pada tarikh yang dipohon Halaman: 5/8 7.6 Ada Kekosongan 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7 7.7 Nyatakan Ulasan 7.7.1 Jika tiada kekosongan, nyatakan sebab dan alasan pada Borang Kelulusan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penerimaan borang/surat permohonan 7.7.2 Simpan dan rekodkan borang/surat permohonan di dalam fail dan proses tamat 7.8 Pengesahan dan Kelulusan 7.8.1 Dapatkan pengesahan ulasan daripada PT pada Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) 7.8.2 Maklumkan kelulusan permohonan kepada pemohon dengan menghantar Borang Kelulusan Permohonan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang tempahan PT PGH
7.8.3 Maklumkan kadar bayaran (mengikut syarat-syarat permohonan) yang akan dikenakan bagi permohonan yang berjaya dan kemukakan salinan borang kelulusan serta salinan sebut harga dan arahan jurnal kepada Bendahari untuk tindakan selanjutnya. 7.9 Tamat Halaman: 6/8 PGH
Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa dan Cara Melupus 1. UPM/PKK/TEMPAHAN Tempahan Dewan Besar & Panggung Percubaan Surat permohonan (jika ada) Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) yang telah lengkap Borang Makluman Penerimaan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) yang telah lengkap Borang Kelulusan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) yang telah lengkap Bilik PT 3 Tahun Pendaftar 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00-02 01 OPR-PKK :02/2011 02 02 OPR(PKK) 02 03 OPR(PKK): 1/2013 Keluaran Pertama untuk Satu Persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali Ke-13/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali Ke-24/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke-53 (Bil.3/2013) PGH WP 03/01/2011 PGH WP 12/09/2011 PGH WP 09/05/2012 PGH WP 30/04/2013
Halaman: 8/8 02 04 OPR(PKK): 2/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke- 61 (Bil.11/2013) PGH WP 10/09/2013