78 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Populasi dan Sampel Penelitian Populasi dalam penelitian ini adalah produk unit karoseri yang pernah diproduksi oleh PT. Karyatugas Paramitra dari bulan Januari sampai Oktober 2007. Sampel dari populasi tersebut yang menjadi pembahasan dalam penelitian ini adalah didasarkan pada hasil analisis ABC, yakni unit karoseri : Mikrobus 4 Ban Standar, Box Alluminium Standar, dan Box Besi 4 Ban. Hasil klasifikasi A diperoleh empat jenis produk, namun obyek penelitian hanya akan membahas tiga jenis produk. Produk mobil patroli tidak dimasukkan kedalam obyek penelitian karena unit ini termasuk dalam kategori model khusus, produk tidak diproduksi secara kontinue pada setiap periode, serta memiliki persentase produksi yang kecil dibandingkan tiga unit karoseri lainnya pada golongan A. 3.2 Variabel Penelitian Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, obyek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2006, p32).
79 Variabel dalam penelitian ini adalah : Penjadwalan proses produksi dan waktu penyelesaian produk dan pengiriman produk akhir ke pelanggan. Variabel independen : penjadwalan proses produksi. Variabel dependen : waktu penyelesaian produk dan pengiriman produk akhir ke pelanggan. Penjadwalan proses produksi akan mempengaruhi waktu penyelesaian produk dan waktu pengiriman unit akhir karoseri. Pengendalian persediaan bahan baku dan ketersediaan bahan baku. Variabel independen : Pengendalian persediaan bahan baku. Variabel dependen : Ketersediaan bahan baku. Ketersediaan bahan baku dipengaruhi oleh adanya pengendalian persediaan bahan baku sehingga dapat dilakukan pemesanan bahan baku secara tepat dan optimal. Variabel moderator yang mempengaruhi hubungan variabel independen dan dependen adalah : Ketersediaan bahan baku akan semakin memperkuat hubungan penjadwalan proses produksi sehingga tidak mengalami keterlambatan penyelesaian proses produksi. Pengiriman bahan baku oleh supplier dengan tepat waktu akan semakin memperkuat hubungan pengendalian persediaan bahan baku sehingga bahan baku dapat tersedia secara tepat waktu pula.
80 Pada penelitian ini akan membahas mengenai variabel independen, yaitu penjadwalan proses produksi dan pengendalian persediaan bahan baku, yang akan mempengaruhi variabel dependen seperti yang telah dibahas diatas. Kedua variabel ini saling terkait karena ketersediaan bahan baku merupakan variabel moderator yang mempengaruhi variabel independen yang satu dengan yang lain. Variabel data yang akan digunakan dalam penelitian adalah : Data hasil produksi bulan Januari sampai Oktober 2007 Data aktivitas proses produksi Data waktu setiap aktivitas proses produksi (waktu optimistik, waktu yang paling sering atau most likely, dan waktu pesimistik) Data proses produksi model unit karoseri, berupa rincian dan urutan aktivitas proses produksi Data bahan baku, berupa nama, satuan, harga per satuan, pemakaian bulanan, biaya pesan, biaya simpan, lead time Data jumlah hari kerja dalam satu tahun
81 3.3 Desain Penelitian Tujuan penelitian adalah untuk menentukan waktu penyelesaian produk dengan menjadwalkan proses produksi suatu unit karoseri dan membuat suatu sistem pengendalian persediaan bahan baku, yang dapat menentukan jumlah dan periode pemesanan yang optimal bagi PT. Karyatugas Paramitra. Jenis penelitian adalah korelasi dimana hubungan antar variabel penjadwalan proses produksi yang dipengaruhi pula oleh ketersediaan bahan baku yang didasarkan dengan adanya pengendalian persediaan bahan baku. Selain itu penelitian juga berjenis komparatif dimana dilakukan perbandingan hasil metode penjadwalan proses produksi usulan dengan kondisi perusahaan saat ini, yakni waktu penyelesaian produk. Tempat penelitian adalah laboratory (lingkungan terkontrol) dimana penelitian dilakukan pada pabrik PT. Karyatugas Paramitra yang terletak di Tangerang. Unit analisis atau obyek penelitian adalah unit karoseri yang diproduksi oleh PT. Karyatugas Paramitra. Waktu pengambilan data adalah longitudinal, dimana data yang diperoleh adalah merupakan data perusahaan selama kurang lebih satu tahun terakhir (Januari sampai Oktober 2007).
82 3.4 Teknik Pengumpulan Data (Sugiyono, 2006, p109) Hasil penelitian yang valid adalah apabila terdapat kesamaan antara data yang terkumpul dengan data yang sesungguhnya terjadi pada obyek yang diteliti. Hasil penelitian yang reliabel, yaitu bila terdapat kesamaan data dalam waktu yang berbeda. Dua hal utama yang mempengaruhi kualitas data hasil penelitian, yaitu kualitas instrumen penelitian dan kualitas pengumpulan data. Kualitas instrumen penelitian berkenaan dengan validitas dan realibilitas instrumen, sedangkan kualitas pengumpulan data berkenaan dengan ketepatan cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Oleh karena itu instrumen yang telah teruji validitas dan reliabilitasnya, belum tentu dapat menghasilkan data yang valid dan reliabel, apabila instrumen tersebut tidak digunakan secara tepat dalam pengumpulan datanya. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : 1. Observasi (Pengamatan) Dilakukan observasi langsung dan tidak langsung untuk mendapatkan gambaran perusahaan secara umum dan mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi pada perusahaan. Pengamatan secara langsung dilakukan terhadap proses produksi unit karoseri yang sedang produksi di pabrik PT. Karyatugas Paramitra, khususnya unit karoseri mikrobus, box alluminium, dan box besi. Data yang dikumpulkan pada pengamatan langsung ini adalah berupa aktivitas proses produksi unit karoseri tersebut, sistem kerja perusahaan, kualitas barang yang dihasilkan, dan lain sebagainya.
83 Pengamatan tidak langsung dilakukan pada pencatatan dokumen perusahaan. Data yang dikumpulkan antara lain data produk yang dihasilkan perusahaan, struktur organisasi, data mesin, data waktu dan urutan pengerjaan aktivitas proses produksi, data hasil produksi, data pemakaian bahan baku, dan sebagainya. 2. Interview (Wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, terutama pada studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian. Wawancara dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara dilakukan kepada seluruh departemen-departemen terkait dengan permasalahan yang akan dibahas, terutama pada departemen PPIC dan produksi. Data yang diperoleh dari hasil wawancara adalah berupa data sejarah umum perusahaan, sistem kerja dan ketenagakerjaan, biaya pesan dan biaya simpan, lead time pemesanan bahan baku, dan lain sebagainya. Data waktu, aktivitas proses produksi, bahan baku yang digunakan dalam penelitian ini diperoleh dari pencatatan data yang dimiliki perusahaan dan/atau hasil wawancara, baik dengan karyawan departemen produksi maupun dengan tenaga kerja pada lantai produksi PT. Karyatugas Paramitra. 3.5 Teknik Analisis Data Teknik analisis data dalam penelitian digambarkan dalam metodologi pemecahan masalah, yang berguna untuk mendapatkan sistematika tahap-tahap proses pemecahan masalah secara jelas dan tepat untuk mencapai tujuan penelitian. Diagram alir proses pemecahan masalah yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :
84 Mulai Studi Pendahuluan Identifikasi dan Perumusan Masalah Studi Pustaka Pengumpulan Data Pengolahan Data secara Teknik Industri Analisis Sistem Saat Ini dengan Sistem Usulan Perancangan Sistem Informasi (Dokumen Analisis) Perancangan Sistem Informasi (Dokumen Desain) Pembuatan Prototype Program Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 3.1 Diagram Alir Pemecahan Masalah
Gambar 3.2 Diagram Alir Pengolahan Data secara Teknik Industri 85
Gambar 3.3 Diagram Alir Perancangan Sistem Informasi (Dokumen Analisis) 86
Gambar 3.4 Diagram Alir Perancangan Sistem Informasi (Dokumen Desain) 87
88 Penjelasan diagram alir proses pemecahan masalah diatas adalah sebagai berikut : 1. Studi Pendahuluan Studi pendahuluan merupakan tahap awal dalam penelitian dimana dilakukannya pengamatan secara langsung ke perusahaan (PT. Karyatugas Paramitra), baik kantor pusat maupun lantai produksi, untuk mengamati proses produksi secara umum serta produk-produk yang dihasilkannya. Selain pengamatan secara langsung, dilakukan pula wawancara kepada pihak perusahaan untuk mendapatkan gambaran perusahaan secara umum dan permasalahan yang dihadapi saat ini secara global. Studi pendahuluan ini berguna untuk mempermudah dalam pengidentifikasian masalah pada tahap selanjutnya. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Dari hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan pada studi pendahuluan, diidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan dan dilakukan pemilihan dan perumusan permasalahan yang paling utama. Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Karyatugas Paramitra adalah keterlambatan dalam penyelesaian proses produksi, yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman unit akhir ke pelanggan. Keterlambatan dalam penyelesaian proses produksi ini dikarenakan beberapa faktor, antara lain faktor penjadwalan proses produksi dan ketidaktersediaan bahan baku. Penjadwalan proses produksi saat ini didasarkan pada akumulasi waktu yang diberikan oleh karyawan borongan. Akumulasi waktu ini membuat kurang akuratnya waktu yang diperoleh. Hal ini dikarenakan tidak terdapatnya pengurutan aktivitas proses produksi yang
89 jelas, dimana aktivitas yang dapat dikerjakan secara paralel atau sekuensial tidak terdeteksi waktu pengerjaannya. Ketidaktersediaan bahan baku diartikan bahan baku yang tidak cukup atau tersedia untuk dilakukannya proses produksi. Hal ini dikarenakan perusahaan belum memiliki suatu metode pengendalian persediaan bahan baku sehingga dalam melakukan pemesanan bahan baku didasarkan pada intuisi dan kebutuhan bahan baku, baik dari segi kuantitas maupun periode pemesanan sehingga keterlambatan pengiriman sering terjadi dan bahan baku sering tidak tersedia saat proses produksi akan dilakukan. 3. Studi Pustaka Setelah dilakukan identifikasi dan perumusan masalah, maka dilakukan studi kepustakaan dengan mencari dan membaca teori-teori yang ada sebagai referensi, baik dari buku, jurnal, diktat, informasi dari internet, dan sumber lain. Studi pustaka digunakan sebagai acuan untuk membantu pengambilan keputusan mendapatkan cara atau metode yang sesuai untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi perusahaan. Hasil dari studi pustaka ini dituangkan pada Bab 2. Landasan Teori. 4. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di lapangan, membaca dan menganalisa dokumentasi perusahaan, dan melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait (kepala divisi, manajer, karyawan, dan tenaga kerja di lantai produksi). Data yang dikumpulkan ini digunakan untuk pengolahan data untuk memecahkan permasalahan pada perusahaan.
90 Data yang dikumpulkan adalah sebagai berikut : Data umum perusahaan, antara lain : - Sejarah umum perusahaan - Struktur organisasi perusahaan - Sistem kerja perusahaan - Produk-produk yang dihasilkan - Ketenagakerjaan yang berlaku di perusahaan - Proses produksi - Bahan baku yang digunakan Data yang menyangkut pembahasan permasalahan, antara lain : - Hasil produksi bulan Januari sampai Oktober 2007 - Waktu optimistik, most likely, dan pesimistik setiap tahap proses produksi - Biaya-biaya, seperti biaya simpan dan biaya pesan bahan baku - Pemakaian bahan baku - Lead time pemesanan bahan baku 5. Pengolahan Data secara Teknik Industri Pengolahan data secara teknik industri melalui tahap-tahap sebagai berikut : Penentuan Jenis Produk dengan Analisis ABC Analisis ABC dilakukan untuk mendapatkan produk-produk yang paling sering diproduksi untuk dijadikan obyek penelitian. Data yang digunakan adalah data hasil produksi bulan Januari sampai Oktober 2007. Golongan yang terpilih
91 sebagai obyek penelitian adalah pada golongan A, dengan persentase ±70-80%, sedangkan golongan B ±30% dan golongan C ±5-10%. Penjadwalan Proses Produksi dengan Metode CPM/PERT (Critical Path Method/Program Evaluation and Review Technique) Dari jenis produk terpilih dilakukan perhitungan dengan metode CPM/PERT, yaitu dengan tahapan sebagai berikut : a. Mendefinisikan aktivitas-aktivitas proses produksi yang penting. Aktivitas-aktivitas proses produksi dari masing-masing obyek penelitian didefinisikan. Data ini diperoleh dari data perusahaan, hasil pengamatan, dan wawancara kepada departemen produksi dan pekerja di lantai produksi. b. Membangun hubungan diantara aktivitas tersebut dan menentukan aktivitas mana yang mendahului yang lain. Aktivitas yang telah didefinisikan diurutkan dengan melihat hubungan antar aktivitas, aktivitas yang satu mendahului atau diikuti oleh aktivitas yang lain dalam proses produksi perakitan unit karoseri. Data ini juga diperoleh dari data perusahaan, hasil pengamatan, dan wawancara kepada departemen produksi dan pekerja di lantai produksi. c. Menggambarkan jaringan yang menghubungkan semua aktivitas. Setelah hubungan antar aktivitas ditentukan maka dilakukan penggambaran hubungan tersebut dalam network diagram untuk lebih memvisualisasikan hubungan antar aktivitas.
92 d. Menentukan perkiraan waktu (optimistik, most likely, pesimistik) untuk setiap aktivitas. Waktu optimistik, yaitu bila dikondisikan ketika pengerjaan tidak ada hambatan sama sekali. Kondisi pekerja dan lingkungan kerja sangat baik. Waktu most likely, merupakan durasi waktu pengerjaan aktivitas oleh pekerja yang sering terjadi atau waktu yang paling realistis dalam penyelesaian aktivitas. Waktu pesimistik, yaitu bila kondisi sangat tidak mendukung atau terdapat hambatan yang cukup besar, misalnya mati listrik, mesin rusak, dan sebagainya. Data ini diperoleh dari data perusahaan dan hasil wawancara kepada departemen produksi dan pekerja di lantai produksi. e. Menghitung jalur waktu terpanjang yang melalui jaringan tersebut, yang disebut sebagai jalur kritis. Setelah diketahui data waktu untuk setiap aktivitas, dilakukan perhitungan rata-rata waktu pengerjaan yang diharapkan (μ ) dan variansi waktu 2 pengerjaan ( σ ). Dari waktu μ dan hubungan antar aktivitas yang digambarkan dalam network diagram, dilakukan perhitungan untuk mencari jalur terpanjang dan kritis. Jalur kritis ini diperoleh bila tidak ada nilai slack atau latest start dikurangi early start bernilai nol (0). Waktu pengerjaan untuk jalur kritis ini akan menjadi waktu penyelesaian produk tersebut.
93 f. Menggunakan jaringan untuk membantu merencanakan, menjadwalkan, mengawasi, dan mengontrol pengerjaan proses produksi unit karoseri tersebut. Dari data waktu dan penggambaran jaringan dan perhitungan yang dilakukan, perusahaan dapat mengambil keputusan yang terkait dengan pelaksanaan proses produksi. Misalnya, dengan diketahui waktu penyelesaian produk, perusahaan dapat menghitung probabilitas penyelesaian proses produksi serta dengan mengetahui urutan aktivitas, perusahaan dapat mengetahui waktu bahan baku dibutuhkan untuk proses produksi. Perhitungan Pengendalian Persediaan dengan Metode EOQ Pembahasan dengan metode EOQ ditujukan untuk bahan baku yang sering mengalami ketidaktersediaan saat aktivitas proses produksi ingin dilakukan, terutama aktivitas yang terletak pada jalur kritis. Data ini diperoleh dari data perusahaan dan hasil wawancara dengan bagian inventory control, bagian gudang, dan departemen pembelian. Dari perhitungan jumlah pemakaian bahan baku bulanan (bulan November 2006 - Oktober 2007), data biaya simpan dan pesan, dan lainnya, dilakukan perhitungan kuantitas pesan ekonomis (EOQ) = Q* = 2AD, periode h Q * Q* D pemesanan = T = W, total biaya persediaan = TC = h + A, D 2 Q* dan titik pemesanan kembali (reorder point) = r = l D.
94 6. Analisis Sistem Saat Ini dan Sistem Usulan Setelah hasil perhitungan dengan menggunakan metode CPM/PERT dan EOQ sesuai dengan teori pada ilmu teknik industri untuk memecahkan masalah, maka dilakukan analisis sistem dengan membandingkan sistem saat ini dengan sistem usulan yang diajukan dalam penelitian. 7. Perancangan Sistem Informasi (Dokumen Analisis) Perancangan sistem informasi ini menggunakan metode Object oriented analysis and design (OOA&D) dan menggunakan acuan template dokumentasi (analisis dan desain). Pada sub ini akan membahas mengenai dokumen analisis. The Task Pertama-tama dijelaskan tujuan keseluruhan dari sistem usulan atau yang akan dikembangkan dari hasil pembahasan dengan metode teknik industri yang akan dibuatkan sistem informasinya. Dilakukan pendefinisian sistem yang akan dirancang dari sistem usulan yang diajukan dengan menggunakan kriteria FACTOR, yang menjabarkan mengenai functionality (fungsi sistem yang mendukung tugas application domain), application domain (bagian dari organisasi yang memonitor ataupun mengontrol problem domain), condition (kondisi dimana sistem akan dikembangkan dan digunakan), technology (teknologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem dan teknologi dimana sistem akan digunakan), object (obyek utama pada problem domain), dan responsibility (tanggung jawab keseluruhan pada hubungannya terhadap konteks) dari sistem usulan.
95 Context Problem Domain dan Application Domain atau analisis sistem berjalan atau saat ini dan analisis sistem usulan dijelaskan dengan narasi atau deskriptif dan digambarkan pula dalam sebuah rich picture. Hal ini bertujuan untuk mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna sistem untuk memperbaiki sistem saat ini untuk diajukan pada sistem usulan. Problem Domain Problem domain akan mendeskripsikan mengenai class, strukturnya, dan dinamika dalam obyek sistem. Pertama-tama dilakukan penggambaran struktur cluster yang terdapat di dalam sistem. Dilanjutkan dengan penggambaran class diagram, yang menggambarkan hubungan sekumpulan class yang ada di dalam sistem dan saling berinteraksi satu sama lain. Class merupakan sekumpulan obyek class. Masing-masing class dijelaskan karateristik obyeknya, yaitu berupa penjelasan atribut atau properti dan behaviour atau event atau operasi yang dapat dilakukan oleh obyek dari class tersebut. Selain itu dilakukan pula penggambaran behaviour pattern dari setiap class dengan menggunakan statechart diagram. Setelah class dijelaskan maka dibuatkan event table, yaitu tabel yang berisi keterlibatan class dalam sebuah event-event yang dapat terjadi dalam sistem. Kemudian dilakukan pula penggambaran sequence diagram bagi common event atau setiap use case yang ada dalam sistem.
96 Application Domain Application Domain mendeskripsikan mengenai usage, function, interface, dan requirement lain dari sistem. Usage mendeskripsikan mengenai interaksi sistem dengan lingkungan sekitarnya. Pertama-tama dilakukan penjelasan mengenai aktor-aktor yang terlibat dalam sistem. Actor table menggambarkan hubungan antara aktor dan use case yang terlibat dalam suatu interaksi. Aktor dan use case tersebut juga dijelaskan dalam actor specification dan use case specification. Dilakukan pendefinisian fungsionalitas sistem dengan membuat function list, berupa daftar fungsi-fungsi, kompleksitas, dan tipe fungsinya. Selain itu juga dijelaskan mengenai spesifikasi dari fungsi yang bertipe kompleks. User interface, menjelaskan tampilan interface dari prototype sistem usulan, beserta navigation diagramnya. Navigation diagram menggambarkan hubungan antara user interface yang diperlukan dimana user interface ini menggambarkan form-form yang akan dibuat dalam sistem. Kerangka technical platform dan interface bagi sistem dan peralatan lain dideskripsikan. Recommendation Menjelaskan kegunaan dan feasibility dari sistem, rekomendasi strategi bagi pengembangan sistem, dan pengembangan ekonomi (development economy) berupa perkiraan sumber daya dan penggunaan waktu dalam pengembangan sistem.
97 8. Perancangan Sistem Informasi (Dokumen Desain) Dokumentasi juga dilakukan terhadap perancangan, yang dituangkan dalam dokumen desain. The Task Berupa penjelasan tugas dan formulasi tujuan kualitas. Purpose menjelaskan mengenai tujuan keseluruhan dari pengembangan proyek sistem. Correction to analysis menjelaskan mengenai perbaikan dari kesalahan, penambahan atau modifikasi yang perlu, dan penambahan lain dari dokumen analisis. Quality goal berisi ringkasan prioritas kriteria desain dan tujuan lain bagi arsitektur. Technical Platform Deksripsi bahasa desain dan peralatan, sistem software, dan sistem dimana sistem dikembangkan dan direalisasikan, antara lain berupa penjelasan equipment, system software, system interface, dan design language. System interface mendeskripsikan interface sistem dimana sistem akan berinteraksi. Design language mendeskripsikan bahasa desain yang diaplikasikan dengan bahasa sehari-hari dan standar.
98 Architecture Deskripsi dari struktur sistem dalam komponen dan proses, termasuk didalamnya penjelasan mengenai standar dari desain arsitektural. Component architecture menambahkan penjelasan class diagram yang menunjukkan struktur sistem ke komponen yang berhubungan. Process architecture berupa deployment diagram yang menggambarkan prosesor, active object yang tersedia, dan hubungannya. Standard berupa penjelasan standar desain yang diaplikasikan. Component Deskripsi dari model, function, system interface, user interface, dan komponen lainnya. Untuk setiap komponen menyediakan penjelasan mengenai structure dan class. Structure berupa class diagram yang menjelaskan komponen class, hubungan strukturalnya, dengan nama, atribut, dan operasi non-trivial. Class ditambahkan jika dianggap perlu, dapat berupa penjelasan mengenai nama class, deskripsi mengenai responsibility dan tujuan class, atribut (dengan format daftar), complex operation dengan menggunakan operation specification.
99 Recommendation Berupa rencana untuk pengembangan tugas. System s usefulness yaitu evaluasi keseluruhan dari hubungan desain dengan context berdasarkan tujuan kualitas. Plan for initiating use berupa usulan rencana bagaimana sistem akan digunakan. Implementation plan berupa usulan rencana bagi realisasi sistem dengan mempertimbangkan aktivitas dan perkiraan waktu dan penggunaan sumber daya. Mungkin hanya sebagai referensi bagi rencana proyek. 9. Pembuatan Prototype Program Dari hasil perancangan sistem informasi yang telah dibuat maka dilakukan pembuatan prototype program yang user friendly. Pembuatan prototype program menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Setelah prototype program selesai dibuat, maka dilakukan pengujian prototype program untuk menguji kelayakan dan memperbaiki eror-eror yang masih terjadi. 10. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan merupakan ringkasan penelitian yang dilakukan, mulai dari rumusan masalah sampai hasil dari pengolahan data yang telah dilakukan. Selain itu, diberikan pula saran-saran hasil dari penelitian yang dilakukan, baik untuk perusahaan, pembaca, ataupun saran bagi metode yang digunakan.