BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. EP beroperasi secara komersial pada 8 Oktober 1996, dengan NPWP 01.345.276.8-091.000 dan PKP 23/02/1996. Perusahaan ini bergerak dibidang pelayanan jaringan GSM selular di Indonesia dengan menggunakan teknologi GSM 900 yang selanjutnya dilengkapi dengan teknologi 1800. Perusahaan ini merupakan kerja sama dari kolaborasi beberapa perusahaan lokal dan perusahaan-perusahaan asing, yang semuanya merupakan perusahaan ternama yang telah memiliki pengalaman lebih dalam industri telekomunikasi. Bisnis perusahaan ini terdiri dari penyediaan suara, data, dan pelayanan tambahan selular lainnya. Produk yang diluncurkan oleh perusahaan ini terdiri dari dua jenis yaitu prabayar dan pascabayar. Untuk produk prabayar, memberikan beberapa fasilitas seperti: Tarif hemat untuk sms dan telpon ke semua operator domestik Harga isi ulang yang murah, mulai dari Rp.5.000,- (termasuk PPn) Gratis roaming nasional Jangkauan luas sepanjang Nusantara Sedangkan untuk produk pascabayar, fasilitas yang diberikan adalah sebagai berikut: Fasilitas GSM lengkap Tarif bicara lebih murah dari prabayar GSM manapun Aplikasi mudah Zone lokal yang lebih luas
43 PT. EP memiliki 4 cabang regional, yaitu West, Jabodetabek, Central, dan East. Pada akhir Desember 2005, PT. EP telah mendistribusikan 130 kantor pelayanannya, sementara pada November 2005 jumlah agen telah bertambah menjadi 22.006 yang tersebar di wilayah Indonesia. Beberapa pengecer juga turut serta menjual perdana dan voucher isi ulang produk perusahaan ini. Pelanggan prabayar-nya, dapat memperoleh isi ulang elektronik pada setiap outlet, mesin ATM pada bank-bank besar dan melalui call center. 3.2. Visi dan Misi Perusahaan Sebagai sebuah perusahaan yang telah dikenal oleh masyarakat luas, PT. EP memiliki visi dan misi dalam menjalankan usahanya. Visi Menjadi penyedia jasa teknologi informasi dan komunikasi terpilih di seluruh Indonesia, baik bagi pelanggan individu maupun kalangan bisnis. Misi Memberikan yang terbaik bagi pelanggan, baik dalam hal produk, layanan, teknologi dan value for money.
44 3.3. Struktur Organisasi PT. EP Regional Jabodetabek Struktur Organisasi Vice President Regional General Manager Sales General Manager Network General Manager Finance General Manager Source Management Analyst Procurement Aktivasi RSOM 4 RSOM 3 RSOM 2 RSOM 1 ASOC 1 ASOC 2 ASOC 3 Finance Accounting Logistic Procurement Admin Logistic Admin Sales Canvasser Keterangan: RSOM 1: Regional Sales Operation Manager 1 (Jakarta Pusat, Utara, & Selatan) RSOM 2: Regional Sales Operation Manager 2 (Jakarta Barat & Tanggerang) RSOM 3: Regional Sales Operation Manager 3 (Jakarta Timur & Bekasi) RSOM 4: Regional Sales Operation Manager 4 (Bogor, Cianjur & Depok) ASOC 1: Area Sales Operation Coordinator Jakarta Pusat ASOC 2: Area Sales Operation Coordinator Jakarta Utara ASOC 3: Area Sales Operation Coordinator Jakarta Selatan --------- : Perwakilan dari bagian lain Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT.EP Regional Jabodetabek (Dikembangkan dari hasil wawancara)
45 3.4. Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Struktur organisasi pada PT. EP regional Jabodetabek dapat dilihat pada gambar 3.1. Setiap bagiannya memiliki tanggung jawab sebagai berikut: 3.4.1. Vice President Regional Merupakan bagian tertinggi dalam organisasi pada PT. EP regional Jabodetabek. Membuat perencanaan kebijakan perusahaan. Mengkoordinasikan kegiatan pada setiap departemen. Melakukan kontrol dalam setiap departemen. Melaporkan kinerja perusahaan kepada pimpinan tertinggi perusahaan. Vice President membawahi: 3.4.1.1. General Manager Sales Membuat perencanaan untuk pemasaran atas produk yang diluncurkan perusahaan. Menentukan harga jual produk. Mengawasi kegiatan pemasaran dan penjualan. Mengkoordinasikan kegiatan pada bagian Regional Sales Operasional 1, Regional Sales Operasional 2, Regional Sales Operasional 3, Regional Sales Operasional 4, dan bagian Procurement.
46 General Manager Sales membawahi: 3.4.1.1.1. Regional Sales Operasional Manager 1 (RSOM 1) Mengawasi penjualan wilayah Jakarta Utara, Jakarta Pusat, dan Jakarta Selatan dimana masing-masing wilayah memiliki Area Sales Operation Coordinator (ASOC). Melaporkan hasil penjualan kepada General Sales Manager. 3.4.1.1.2. Regional Sales Operasional Manager 2 (RSOM 2) Mengawasi penjualan wilayah Jakarta Barat dan Tanggerang. Melaporkan hasil penjualan kepada General Sales Manager. 3.4.1.1.3. Regional Sales Operasional Manager 3 (RSOM 3) Mengawasi penjualan wilayah, Jakarta Timur dan Bekasi. Melaporkan hasil penjualan kepada General Sales Manager. 3.4.1.1.4. Regional Sales Operasional Manager 4 (RSOM 4) Mengawasi aktivitas penjualan pada wilayah pemasaran Bogor, Cianjur, dan Depok. Melaporkan hasil penjualan kepada General Sales Manager.
47 3.4.1.1.5. Procurement Memiliki Tanggung jawab sebagai berikut: Mengawasi penyediaan barang yang akan dijual pada setiap RSOM. 3.4.1.2. General Manager Network Mengawasi keamanan dan ketersediaan jaringan yang dibutuhkan pelanggan dalam bertelekomunikasi. 3.4.1.3. General Manager Finance Mencari sumber pendanaan bagi perusahaan. Mengelola dana yang secara efektif dan efisien. Mengkoordinasikan kegiatan pada bagian Finance, Accounting, dan Logistic. Menetapkan kebijakan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Mengawasi pembukuan perusahaan. General Manager Finance membawahi: 3.4.1.3.1. Finance Menangani aliran kas perusahaan. Bertanggung jawab dalam penyediaan perlengkapan kantor.
48 3.4.1.3.2. Accounting Administrasi dan pembukuan. Kontrol dalam keluar dan masuknya kas 3.4.1.3.3. Logistic Meng-input barang yang keluar dan masuk. Mengawasi barang yang keluar. Membantu dalam stock opname. 3.4.1.4. General Manager Source Management Membuat prosedur dalam merekrut karyawan. Melakukan perekrutan dan pemecatan karyawan. Mengawasi administrasi kepegawaian. Menentukan gaji pokok yang didapat setiap karyawan. Menentukan sistem pembayaran gaji karyawan. 3.4.1.5. Analyst Melakukan analisis terhadap produk perusahaan, khususnya dalam peningkatan mutu. Melakukan riset dalam perancangan pengembangan produk. Memberikan ide/usulan dalam pengembangan produk perusahaan.
49 3.5. Gambaran Sistem Berjalan Tidak seperti perusahaan operator telekomunikasi selular lainnya, PT. EP memiliki jaringan distribuasi penjualan produk yang berbeda. Pada perusahaan yang serupa, umumnya distribusi penjualan mereka terdiri dalam empat tahap, yaitu perusahaan - distributor - dealer - konsumen. Namun pada PT. EP, distribusi produk dilakukan melalui tiga tahap, yaitu perusahaan - agen - konsumen. Perusahaan Operator PT. EP Distributor Jumlah: 5-20 Dealer Jumlah: Ribuan Agen Jumlah: Ribuan Konsumen Gambar 3.2. Jalur distribusi penjualan produk pada PT. EP dan Perusahaan Operator Lainnya. (Dikenbangkan dari hasil wawancara) Pada PT. EP, distribusi produk pertama kali dilakukan oleh perwakilan khusus perusahaan yang disebut Regional Sales Operation (RSO). RSO merupakan perwakilan yang operasionalnya berada dibawah pengawasan General Manager Sales masingmasing regional perusahaan.
50 Distribusi penjualan produk ke agen dilakukan oleh setiap Canvasser yang bekerja untuk Area Sales Operation yang berada dibawah pengawasan Regional Sales Operation. Setiap harinya Canvasser mendatangi langsung agen atau calon agen untuk menjual produk perusahaan. Pada pagi hari, Bagian Procurement pada warehouse depo akan memberikan sejumlah produk yang akan dibawa oleh Canvasser untuk dijual. Dan pada sore harinya, produk yang tidak terjual akan dikembalikan ke warehouse depo. Jumlah produk yang keluar dan kembali di warehouse depo dicatat oleh Bagian Procurement pada Form Barang yang memiliki empat rangkap. Sedangkan pencatatan transaksi penjualan dilakukan oleh Canvasser pada faktur penjualan yang memiliki empat rangkap. Pada siang atau sore hari, Bagian Procurement memberikan rangkap tiga dari Form Barang kepada Admin Logistic. Selanjutnya, Admin Logistic mencatat jumlah produk yang keluar dan kembali tersebut pada komputer untuk dijadikan sebagai laporan persediaan warehouse depo kepada Area Sales Operation Coordinator. Sedangkan Canvasser menyerahkan rangkap empat faktur penjualan dan struk ATM pembayaran agen kepada Admin Sales. Selanjutnya, Admin Sales mencatat jumlah penjualan pada komputer untuk dijadikan sebagai laporan penjualan kepada Area Sales Operation Coordinator. Penggunaan komputer telah digunakan oleh Admin Sales dan Admin Logistic pada Area Sales Operation dalam melakukan penyimpanan data agen dan pembuatan laporan kepada Area Sales Operation Coordinator. Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Excel yang ada pada Microsoft Office XP.
51 3.5.1. Dokumen - Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang terkait dalam sistem penjualan voucher fisik pada PT. EP regional Jabodetabek adalah sebagai berikut: a. Formulir keanggotaan Merupakan formulir yang memuat data pribadi calon agen. Agen dapat berbentuk usaha sendiri maupun badan usaha. Jika calon agen berupa usaha sendiri, pengembalian formulir keanggotaan disertai dengan fotokopi KTP. Sedangkan jika calon agen berupa badan usaha, pengembalian formulir keanggotaan disertai dengan fotokopi akte pendirian perusahaan dan SIUP. b. Perjanjian Kerja Sama Merupakan surat kontrak perjanjian kerja sama jika persyaratan calon agen telah lengkap dan calon agen telah disetujui menjadi anggota. c. Form Pengambilan Barang Merupakan dokumen yang diserahkan Procurement di Warehouse Depo kepada Canvasser mengenai jumlah produk yang keluar untuk dijual kepada agen. d. Struk pembayaran Merupakan bukti pembayaran agen yang diserahkan kepada Canvasser atas pembelian produk. Struk dapat berupa copy penyetoran pada bank atau struk ATM. e. Form Barang Kembali Merupakan dokumen mengenai jumlah produk yang kembali dari sisa penjualan Canvasser, dan diserahkan ke Warehouse Depo.
52 3.5.2. Fungsi - Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem penjualan voucher fisik pada setiap Regional Sales Operation PT. EP regional Jabodetabek adalah sebagai berikut: a. Canvasser Adalah orang yang bertanggung jawab dalam mencari calon agen, melakukan transaksi penjualan secara langsung kepada agen sesuai daerah operasionalnya, serta melakukan penagihan atas produk yang dijual. b. Procurement Adalah orang yang bertanggung jawab dalam menyimpan produk pada warehouse depo dan menyiapkan produk yang akan dibawa oleh Canvasser setiap pagi hari untuk dijual kepada agen. c. Bagian Finance Adalah bagian yang bertanggung jawab dalam memberikan laporan harian kepada Area Sales Operation Coordinator. Pada setiap Regional Sales Operation, bagian ini dibagi menjadi dua, yaitu: Admin Logistic Bertanggung jawab dalam mencatat jumlah produk yang masuk dan keluar pada Bagian Procurement. Admin Sales Bertanggung jawab dalam mencatat kas yang masuk dari hasil penjualan yang dilakukan oleh setiap Canvasser.
53 3.5.3. Prosedur Prosedur Prosedur - prosedur yang terjadi dalam sistem penjualan voucher fisik pada PT. EP regional Jabodetabek adalah sebagai berikut: a. Prosedur keanggotaan Merupakan tahap awal dari siklus penjualan voucher fisik pada PT. EP regional Jabodetabek. Pada tahap ini, Canvasser melakukan pencarian terhadap calon agen sesuai daerah operasional masing-masing. Para calon agen mengisi formulir keanggotaan dan menyerahkan dokumen pendukung yang diperlukan. Jika seluruh persyaratan lengkap dan calon agen disetujui untuk menjadi anggota, maka agen akan diberikan surat Perjanjian Kerja Sama dan data akan disimpan kedalam database perusahaan. b. Prosedur pengambilan barang Prosedur ini dilakukan pada pukul 08.00 WIB, setiap hari kerja. Canvasser mengambil produk dari Warehouse Depo untuk dijual kepada agen-agen yang telah menjadi anggotanya. Data mengenai produk yang dibawa oleh Canvasser akan dicatat pada Form Barang Keluar. c. Prosedur order penjualan Setelah Canvasser mengambil produk dari Warehouse Depo, selanjutnya Canvasser mendatangi agen-agen yang telah menjadi anggota untuk menjual barang yang merupakan produk PT. EP. Namun, adakalanya agen melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada Canvasser melalui telepon.
54 $ (8) penyetoran (13) Rekening Koran $ $ Bank Agen (1) Brosur calon agen Area Sales Operation (9) struk bank Bagian Finance (2) Form Keanggotaan + PKS (6) produk + Faktur Canvasser (3) data agen baru (10) copy Faktur + Struk bank Admin Sales (7) pembayaran (4) produk + FBK1 (11) produk + FBK2 $ $ Laporan Penjualan $ $ Laporan Persediaan Keterangan: PKS: Perjanjian Kerja Sama FBK1: Form Barang Keluar FBK2: Form Barang Kembali Procurement (5) copy FBK1 (12) copy FBK2 Warehouse Depo Admin Logistic Gambar 3.3. Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Regional Sales Operation PT.EP Regional Jabodetabek. (Dikembangkan dari hasil wawancara dan observasi)
d. Prosedur penagihan Prosedur ini dilakukan pada saat transaksi berlangsung. Agen yang mengambil produk, langsung melakukan pembayaran. Pembayaran dilakukan dengan melakukan transfer ke rekening bank yang ditunjuk. Atau agen dapat membayar langsung kepada Canvasser, dan Canvasser yang akan melakukan transfer atas nama agen. Selanjutnya bukti dari bank akan diserahkan kepada Admin Sales sebagai bukti pembayaran. e. Prosedur pengembalian barang Sekitar pukul 16.00 Canvasser kembali ke kantor, dan menyerahkan sisa produk hasil penjualannya. Produk yang dikembalikan ke Warehouse Depo dicatat pada Form Barang Kembali. a. Prosedur pelaporan Pada tahap ini, semua bukti pembayaran yang diterima Admin Sales akan dikumpulkan untuk kemudian dicocokkan dengan data penjualan yang dibuat oleh Canvasser. Setelah itu, Admin Sales akan membuat laporan hasil penjualan kepada Area Sales Operation Coordinator. 3.5.4. Manajemen Data Pada sistem yang berjalan saat ini, data yang disimpan bersifat file-oriented. Data yang berhubungan dengan sistem ini adalah data mengenai agen, data barang yang keluar-masuk, dan data penjualan harian. Data tersebut saat ini dicatat oleh Canvasser dan Bagian Procurement pada dokumen fisik. Selanjutnya data agen dan penjualan diserahkan kepada Admin Sales, dan data produk yang keluar-kembali diserahkan ke Admin Logistic. Dari data yang ada, Admin Sales dan Admin Logistic
42 membuat laporan harian kepada Area Sales Operation Coordinator. Data penjualan yang dicatat Admin Sales dan persediaan produk yang yang dicatat Admin Logistic masih tersimpan dalam file yang terpisah. 3.5.5. Resiko dan Pengendalian Intern Pengendalian intern yang terjadi saat ini adalah sebagai berikut: a. Workflow control Setiap pukul 08.00 pagi, Procurement di Warehouse Depo memberikan produk yang akan dibawa oleh setiap Canvasser. Dan pada pukul 16.00, sisa produk dari penjualan akan dikembalikan ke Warehouse Depo. Canvasser melakukan penyetoran ke bank atas penjualan melalui ATM atau menyetorkan langsung ke bank. Selanjutnya, bukti bank akan diserahkan ke Admin Sales. b. Input control Canvasser yang telah berhasil mendapatkan agen baru akan memberikan data mengenai agen tersebut ke Admin Sales. Jumlah produk yang dibawa/dikembalikan oleh Canvasser akan dicatat dalam Form yang telah diotorisasi oleh Procurement. Rangkap dari Form tersebut akan diserahkan kepada Admin Logistic. Admin Sales melakukan verifikasi atas bukti bank yang diberikan oleh Canvasser dengan rekening koran bank. c. Performance review Admin Sales membuat laporan penjualan dan kinerja Canvasser secara harian.
43 3.5.6. Laporan yang Dihasilkan Laporan yang dihasilkan dari sistem ini adalah Laporan Penjualan secara umum, Laporan Penjualan setiap produk, Laporan Penjualan dari setiap agen, Laporan mengenai aktivitas produk di Warehouse Depo, dan Laporan kinerja Canvasser. Laporan-laporan ini diserahkan kepada Area Sales Operation Coordinator. 3.6. Permasalahan yang Dihadapi Dalam sistem penjualan voucher fisik pada Regional Sales Operation PT. EP regional Jabodetabek saat ini, terdapat masalah yang harus dihadapi, yaitu: 1. Sistem pencatatan penjualan yang ada saat ini berjalan secara manual. Pencatatan produk yang keluar-masuk warehouse depo dan pencatatan penjualan dilakukan pada dokumen yang dibuat secara tertulis. Penggunaan komputer dilakukan Admin Sales dan Admin Logistic dalam membuat laporan kepada Area Sales Operation Coordinator. Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Excel yang ada pada Microsoft Windows XP. Selain itu, data yang ada pun belum terintegrasi dengan baik. Pada sistem tersebut memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan data yang mengakibatkan kesalahan dalam pembuatan laporan. 2. Jumlah produk yang keluar dan kembali untuk setiap Canvasser dicatat pada dokumen yang terpisah, namun kedua dokumen tersebut tidak saling berhubungan. Hal ini akan menyulitkan dalam mengecek jumlah produk yang dijual Canvasser.
44 3.7. Ulasan dalam Menghadapi Masalah Untuk menghadapi masalah tersebut diatas, perusahaan disarankan untuk membuat sebuah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan yang baru. Pada sistem yang diusulkan akan dibangun sebuah aplikasi terintegrasi yang khusus digunakan untuk menangani sistem penjualan pada Area Sales Operation. Dengan sistem ini, data yang ada (mulai dari data mengenai agen, data produk yang keluar-masuk, hingga data transaksi penjualan harian) langsung dicatat kedalam sistem komputer yang akan terhubung kedalam sebuah database penjualan yang tersimpan pada Regional Sales Operation tersebut. Sistem ini dapat diakses oleh seluruh bagian yang ada dalam Regional Sales Operation, sehingga pencatatan pada dokumen fisik tidak diperlukan lagi. Sistem ini juga akan memudahkan dalam membuat laporan penjualan harian karena data yang ada telah terintegrasi. Dengan sistem ini pula, Canvasser dapat membuat jadwal kunjung yang akan memudahkan mereka dalam melakukan transaksi penjualan ke setiap agen.