BAB III PERUMUSAN MASALAH 3.1. Latar Belakang Permasalahan Lingkup bisnis PT Pantja Motor, pada Gambar 3.1, baik untuk jumlah unit untuk memenuhi permintaan dan jumlah pemesanan komponen menerapkan pull system, make to order (MTO), dimana jumlah dan jenis kendaraan yang diproduksi sepenuhnya berdasarkan kepada pemesanan AI-ISO. Dalam melakukan perencanaan persediaan komponen dan proses produksi, PT Pantja Motor berpatokan pada forecast yang diberikan oleh AI-ISO (ordered forecast). AI-ISO menerapkan push system, make to stock (MTS), untuk penyediaan unit kendaraan kepada cabang maupun dealer. Gambar 3.1. Sistem Rantai Pasok dan Permintaan Pantja Motor Forecast yang dimiliki oleh PT Pantja Motor diterima sepenuhnya dari AI-ISO (ordered forecast). AI-ISO memberikan forecast produksi sampai dengan forecast untuk M+6 kepada Pantja Motor. Kemudian forecast tersebut akan diteruskan PT Pantja Motor kepada pemasok, yang akan digunakan pemasok sebagai dasar pemesanan bahan baku. 28
Pemasok membutuhkan lead time antara satu sampai tiga bulan mulai dari pemesanan bahan baku sampai komponen selesai diproduksi. PT Pantja Motor membutuhkan lead time satu bulan mulai dari pemesanan komponen sampai unit kendaraan selesai diproduksi. AI-ISO, cabang dan dealer masing, masing membutuhkan lead time satu bulan mulai dari melakukan pemesanan unit kendaraan sampai kedatangan dari unit kendaraan tersebut. Lead time yang dibutuhkan pelanggan mulai dari melakukan pemesanan unit kendaraan sampai dengan memperoleh unit kendaraan tersebut tergantung kepada ketersediaan produk pada cabang dan dealer. Jika produk tersedia maka pelanggan langsung dapat memperoleh unit kendaraan setelah melakukan pemesanan, tetapi jika produk tidak tersedia, maka lead time bervariasi antara satu sampai tiga bulan tergantung banyaknya antrian pemesanan produk. Setiap bulan PT Pantja Motor, AI-ISO dan produksi melakukan rapat bulanan untuk menentukan jumlah produksi pada bulan M. Jumlah produksi bulan M akan ditentukan oleh AI-ISO dalam rapat bulanan pada M-1. Permintaan jumlah produksi tersebut kemudian diolah pada rapat bulanan untuk menghasilkan Master Production Schedule (MPS) dan diterjemahkan dalam Rangking Lot sebagai patokan untuk jadwal produksi. Hasil pertemuan tersebut beserta forecast sampai dengan M+6 kemudian diteruskan kepada pemasok, yang berfungsi sebagai dasar pemasok untuk merencanakan persediaan bahan baku dan jadwal produksi. Permasalahan muncul ketika forecast yang diberikan oleh pemasok jauh berbeda dari keadaan aktual. Pemasok memberikan toleransi penyimpangan antara order aktual dan forecast yang diberikan sebesar ± 20%. Pada kenyataannya dari forecast yang diberikan sering terjadi penyimpangan melebihi toleransi yang diberikan oleh pemasok. Untuk melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh PT Pantja Motor, terlebih dahulu harus diketahui akar dari permasalahan tersebut. Akar permasalahan PT Pantja Motor dapat diketahui dengan menggunakan sebuah tool, 29
yaitu Current Reality Tree (CRT). Penggunaan tool ini bertujuan untuk menemukan penyebab dari suatu permasalahan yang cenderung seperti fenomena gunung es dimana akar permasalahan tidak terlihat. Dengan menggunakan CRT, dilakukan penelusuran terhadap penyebab permasalahan. Lalu penyebab permasalahan tersebut ditelusuri lagi permasalahnnya sampai ditemukan akar dari permasalahan utama. Adapun CRT dari permasalahan yang dihadapi oleh PT Pantja Motor dapat dilihat pada Gambar 3.2. Dari penelitian yang dilakukan, ditemukan bahwa proses bisnis PT Pantja Motor tidak efisien disebabkan oleh biaya persediaan yang tidak efisien, produksi yang terganggu karena kekurangan pasokan komponen, perencanaan SDM produksi yang tidak maksimal dan keharusan PT Pantja Motor untuk mencari produsen lain jika untuk memenuhi kekurangan pasokan komponen. Hal ini semua disebabkan oleh forecast error yang diberikan AI-ISO kepada pemasok dan PT Pantja Motor, sehingga pemasok kerap kesulitan dalam menentukan persediaan bahan baku yang efektif. Gambar 3.2. Current Reality Tree PT Pantja Motor 30
3.2. Permasalahan yang Dipilih Berdasarkan penjabaran latar belakang permasalahan di atas dapat diambil formulasi masalah dan tujuan penelitian untuk membantu dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh PT Pantja Motor sebagai berikut. Formulasi masalah disusun berdasarkan permasalahan yang dapat identifikasi melalui penelitian di lapangan dengan melakukan pengamatan langsung, wawancara dan pengambilan data. Dari penelitian yang telah dilakukan, permasalahan yang dapat diidentifikasi adalah tingginya forecast error. Hal ini menyebabkan efek negatif yang dapat menggangu performa rantai pasok, yang dapat kita lihat pada Tabel 3.1. Tabel 3.1. Efek Negatif yang Disebabkan oleh Forecast Error Pemasok Produksi Pantja Motor Pemesanan bahan baku Produksi dapat terganggu Mencari produsen tergantung kepada jika pasokan komponen komponen lain jika forecast yang diberikan terhenti. Hal ini dapat pemasok tidak dapat oleh PM. Sehingga terjadi karena ketidak memenuhi permintaan ketidak akuratan forecast akuratan forecast yang karena ketidak akuratan akan menyebabkan diberikan kepada forecast ketidak akuratan dalam pemasok. pemesanan bahan baku. Inventory cost tidak Perencanaan SDM untuk Konflik dengan pemasok efisien. produksi tidak maksimal. dan produksi karena forecast yang diberikan Pantja Motor tidak akurat. Jadwal produksi pemasok terganggu karena ketidak akuratan forecast. Tujuan merupakan landasan untuk menentukan arah dalam kegiatan penelitian agar penelitian tidak keluar dari konteks permasalahan yang telah diidentifikasi. Adapun 31
tujuan dari penelitian ini adalah menemukan faktor-faktor yang menyebabkan forecast error dan menentukan strategi untuk memperbaiki akurasi forecast. 3.3. Posisi Permasalahan yang Dipecahkan Permasalahan yang dihadapi oleh PT Pantja Motor terjadi saat menentukan forecast jumlah produksi pada interaksi antara AI-ISO dan PT Pantja Motor. Ketidakakuratan forecast menyebabkan terganggunya rantai pasok pada semua level, mulai dari pemasok sampai dengan end customer, seperti terlihat pada Gambar 3.3. Gambar 3.3. Posisi Permasalahan PT Pantja Motor 3.4. Problem Owner Dalam proses bisnisnya, PT Pantja Motor hanya memperoleh pemesanan dari AI- ISO dimana frozen forecast untuk jumlah produksi bulan M telah ditetapkan pada bulan M-1 melalui Rapat Bulanan antara PT Pantja Motor dan AI-ISO. Lead time yang dibutuhkan PT Pantja Motor untuk melakukan pemesanan komponen adalah satu bulan. Sehingga pada dasarnya permasalahan forecast error tidak berpengaruh langsung kepada PT Pantja Motor ataupun AI-ISO karena lead time pemesanan komponen sama dengan waktu frozen forecast dikeluarkan. 32
Permasalahan forecast error akan berdampak langsung kepada pemasok yang membutuhkan lead time lebih dari satu bulan dimana pemasok tersebut tidak dapat melakukan pemesanan bahan baku berdasarkan frozen forecast. Pemasok tersebut akan menggunakan forecast produksi yang dikeluarkan oleh AI-ISO, sehingga error dari forecast tersebut akan berefek langsung terhadap pemasok. Efek negatifnya antara lain biaya persediaan yang tidak efisien. Ketidakefisienan dari biaya persediaan pemasok akan mempengaruhi harga produksi komponen sehingga pada akhirnya akan berpengaruh kepada harga unit kendaraan. Oleh karena itu forecast error menjadi perhatian dari PT Pantja Motor dan AI-ISO dimana jika permasalahan tersebut direduksi, diharapkan dapat mengefisienkan proses bisnis di sepanjang rantai pasok. Problem owner yang tepat dan memiliki kapasitas serta kewenangan dalam menangani permasalahan ini adalah Technical & Production Director, seperti terlihat pada Gambar 3.3. Alasan pemilihan Technical & Production Director sebagai problem owner adalah sebagai berikut: 1. Direktorat ini merupakan penghubung yang dapat menyelaraskan kepentingan dari AI-ISO, PT Pantja Motor, dan pemasok, yaitu permintaan unit kendaraan dapat terpenuhi bagi AI-ISO, produksi berjalan sesuai perencanaan kapasitas dan jadwal produksi bagi PT Pantja Motor serta tingkat persediaan yang efisien bagi pemasok. 2. Pada dasarnya keseluruhan proses bisnis PT Pantja Motor tergantung sepenuhnya kepada AI-ISO dimana pemesanan unit kendaraan yang diproduksi oleh PT Pantja Motor hanya diperoleh dari AI-ISO, oleh karena itu AI-ISO memiliki kekuasaan dan daya tawar lebih tinggi dibandingkan PT Pantja Motor. Atas dasar perimbangan hal tersebut maka problem owner berada pada posisi Technical & Production Director karena posisi tersebut memiliki kekuasaan dan daya tawar paling tinggi di PT Pantja Motor, sebagai direktorat yang dapat menyelaraskan kepentingan semua pihak, sehingga dapat lebih mudah melakukan negosiasi dengan AI-ISO. 33