BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sumber daya manusia atau dengan kata lain karyawan dalam suatu perusahaan merupakan aset yang terpenting bagi perusahaan. Dikatakan aset terpenting karena karyawan itulah yang nantinya akan memberdayakan sumber daya lain yang ada dalam perusahaan untuk dikelola untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan, sehingga akan membantu meningkatkan pertumbuhan perusahaan. Tanpa adanya karyawan, perusahaan tentu tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya secara maksimal demi pencapaian tujuan. Maka dari itu, perusahaan perlu merekrut karyawan yang berkompetensi dan yang sesuai dengan kriteria kebutuhan perusahaan. Di samping itu, perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk menjamin kesejahteraan karyawannya dengan menunjukkan loyalitas perusahaan kepada karyawan, antara lain dengan memberikan gaji, uang lembur, tunjangan-tunjangan, dan insentif sebagai penghargaan atas prestasi yang diperoleh oleh karyawan. Hal itu dapat memotivasi karyawan agar karyawan dapat bekerja lebih efektif dan efisien dalam meningkatkan dan mengembangkan produktivitas dalam bekerja dan membantu perusahaan dalam pencapaian tujuan. Agar dapat menjamin kesejahteraan sistem manajemen sumber daya manusia, diperlukan penekanan selama proses bisnisnya berlangsung. Penekanan dilakukan pada proses perekrutan, mempekerjakan dan mempertahankan karyawan terbaik serta membentuk budaya perusahaan atas nilai-nilai integritas, sikap positif, komitmen, perbaikan berkelanjutan, inovasi dan kesetiaan. Menurut Jenny M. Hoobler dalam jurnalnya yang berjudul An Analysis of Current Human Resources Management Publications (2004, p671) menyatakan bahwa untuk mempermudah proses kepegawaian, mulai dari perekrutan karyawan, diadakannya pelatihan bagi karyawan, kemudian pemenuhan tanggung jawab karyawan kepada perusahaan, absensi karyawan, karyawan mendapatkan gaji, uang lembur, uang makan, tunjangan-tunjangan, insentif, dan membayar pajak, hingga pemutusan hubungan kerja karyawan, semuanya dapat dilakukan dengan berbantuan sistem. Oleh karena itu, diperlukan Sistem Informasi Human Resources 1
2 Management yang handal agar dapat meningkatkan kinerja karyawan dan dapat mengatasi permasalahan yang sering terjadi sehubungan dengan karyawan. CV Karya Selaras merupakan anak perusahaan dari PT SMART Tbk, tetapi CV Karya Selaras mempunyai manajemen tersendiri dan terpisah dari PT SMART Tbk. CV Karya Selaras merupakan perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang Sales Promotion Girl (SPG). Perusahaan ini memberikan jasa SPG bagi PT SMART Tbk yang membutuhkan karyawan untuk membantu dalam mempromosikan produk (barang) perusahaan tersebut. CV Karya Selaras ini terletak di Kawasan Industri Pulogadung (KIP) dengan jumlah karyawan sebanyak 400 orang. Hasil dari survey dan pengamatan, bahwa untuk pembayaran gaji karyawan CV Karya Selaras masih dibantu oleh sistem penggajian dari PT SMART Tbk, dan ditemukan masalah bahwa proses sinkronisasi database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh PT SMART Tbk dan CV Karya Selaras tidak berjalan dengan baik, hal ini mengakibatkan database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh kedua perusahaan tidak sama. Dimana ketika CV Karya Selaras ingin melakukan pembaharuan database karyawan, database karyawan CV Karya Selaras yang ada di PT SMART Tbk tidak terbaharui secara langsung dengan baik sehingga ketika PT SMART Tbk ingin menyelesaikan pembayaran gaji untuk karyawan CV Karya Selaras, maka akan mengalami penundaan pembayaran gaji bagi semua karyawan dikarenakan adanya karyawan baru yang tidak terbaharui datanya. Akibatnya seluruh karyawan tidak mendapatkan pembayaran gaji sesuai waktu yang disepakati antara karyawan dan perusahaan, sehingga kebutuhan CV Karya Selaras ialah membutuhkan sistem penggajian terpisah dengan PT SMART Tbk, dan ingin memperbaharui sistem yang sedang berjalan. Kemudian masalah lain yakni masalah absensi berkaitan dengan absensi karyawan yang masih dilakukan secara manual, sehingga memperlambat proses absensi (pengecekan berkali-kali) untuk dimasukkan ke dalam Microsoft Excel. Dan kebutuhan lain yang diperlukan oleh CV Karya Selaras bahwa karena perusahaan ini masih baru, maka beberapa proses bisnisnya masih dilakukan secara manual dalam menyimpan dokumen terkait dengan karyawannya sendiri, sehingga CV Karya Selaras membutuhkan sistem informasi Human Resources Management yang dapat memadai. Perusahaan menyadari bahwa kualitas sumber daya yang dimiliki perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi kualitas dan kelangsungan proses bisnis perusahaan sehingga perusahaan memerlukan sistem informasi Human Resources
3 Management yang handal untuk mengatasi permasalahan yang terjadi terkait dengan sumber daya manusia dalam perusahaan. Oleh sebab itu, perlu dilakukan penulisan skripsi dengan topik Human Resources dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PADA CV KARYA SELARAS yang dapat menjadi jawaban atas kebutuhan CV Karya Selaras. 1.2 Identifikasi Masalah Dengan adanya latar belakang masalah, maka terciptalah beberapa identifikasi masalah, antara lain sebagai berikut: 1. Proses sinkronisasi database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh PT SMART Tbk dan CV Karya Selaras tidak berjalan dengan baik, hal ini mengakibatkan database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh kedua perusahaan tidak sama, sehingga CV Karya Selaras mengalami penundaan pembayaran gaji bagi semua karyawan dikarenakan adanya karyawan baru yang tidak terbaharui datanya. 2. Terjadinya keterlambatan dalam proses absensi dikarenakan pengentrian data absensi karyawan dilakukan secara manual. 3. Proses pelatihan dan penilaian kinerja karyawan yang diadakan oleh perusahaan tidak disertai dengan evaluasi, sehingga perkembangan kinerja karyawan tidak dapat dipantau berkelanjutan. 4. Manajemen yang masih tergolong baru, sehingga untuk beberapa proses bisnis yang ada masih berjalan secara manual dan dan membutuhkan waktu yang lama dalam hal pencarian data yang masih tersimpan dalam arsip dokumen. 1.3 Ruang Lingkup Masalah Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup akan dibatasi hanya berhubungan dengan permasalahan yang ada, berkaitan masalah yang terjadi pada CV Karya Selaras. Hal ini dimaksudkan agar proses penulisan skripsi menjadi lebih fokus. Ruang lingkup pembahasannya adalah sebagai berikut: 1. Perekrutan calon karyawan, penyeleksian dan penempatan sumber daya manusia. 2. Pelatihan calon karyawan. 3. Pencatatan absensi dan cuti karyawan.
4 4. Aktivitas penggajian meliputi perhitungan gaji bulanan, tunjangan PPh 21, tunjangan lainnya, insentif, uang lembur, dan peniadaan pembayaran tunjangan rapat atas ketidakhadiran karyawan dalam rapat. 5. Pemotongan Jamsostek sesuai kebijakan perusahaan. 6. Laporan-laporan yang dihasilkan dengan sistem baru yaitu laporan absensi bulanan, laporan evalusi pelatihan, laporan evaluasi penilaian, dan laporan gaji. 7. Tidak membahas mengenai Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). 8. Tidak membahas tentang Pinjaman, SSP, dan SPT Masa Pajak Penghasilan Pasal 21. 9. Tidak membahas mengenai pembuatan jurnal-jurnal. 10. Tidak membahas mengenai jadwal tugas SPG dan MD. 11. Tidak membahas mengenai perhitungan insentif dan pajak untuk insentif. 12. Tidak membahas mengenai dampak dari penilaian prestasi ke appraisal dan insentif. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari perancangan sistem yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Menganalisis sistem informasi Human Resources Management yang ada secara keseluruhan pada CV Karya Selaras. b. Menemukan beberapa kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras. c. Memberikan tambahan usulan untuk proses pelatihan yakni proses evaluasi agar nantinya karyawan dapat dievaluasi kembali, sehingga perusahaan dapat mengetahui perkembangan kinerja setiap karyawan. d. Memberikan tambahan usulan untuk proses penilaian yakni proses evaluasi agar perusahaan dapat mengetahui seberapa besar kontribusi karyawan untuk ikut andil dalam memajukan perusahaan. e. Memberikan usulan prosedur bisnis dan sistem informasi Human Resources yang baru untuk mengatasi masalah yang ada dalam perusahaan. Manfaat yang diperoleh melalui perancangan sistem adalah sebagai berikut: a. Memberikan saran kepada pihak manajemen perusahaan sehingga perusahaan dapat mengetahui permasalahan yang dihadapi.
5 b. Memberikan solusi pemecahan masalah berupa alur prosedur bisnis yang baru sehingga perusahaan dapat dengan segera menangani penundaan dalam melakukan pembayaran gaji guna meningkatkan efektif dan efisiensi kinerja karyawan agar lebih terjamin kesejahteraan dan produktivitas karyawan dalam menjalankan perusahaan dengan rancangan sistem informasi Human Resources Management yang telah dirancang. c. Perusahaan tidak lagi mengalami keterlambatan dalam pengentrian data absensi karyawan. d. Perusahaan dapat menyimpan dokumentasi pada sistem, sehingga pencarian data dapat dilakukan dengan mudah pada sistem. e. Perusahaan dengan mudah dalam pembuatan laporan-laporan sesuai dengan prosedur bisnis baru, sehingga tidak hanya laporan absensi bulanan, dan laporan gaji yang akan dibuat oleh perusahaan, tetapi laporan-laporan seperti laporan evaluasi pelatihan, dan laporan evaluasi penilaian kinerja karyawan dapat menjadi pegangan bagi perusahaan ke depan untuk menjamin kualitas karyawan perusahaan itu sendiri. f. Perusahaan dapat melatih dan mengevaluasi sumber daya manusianya sendiri untuk meningkatkan kinerja karyawannya. g. Perusahaan dapat menilai dan mengevaluasi sumber daya manusianya sendiri, baik dari segi kuantitas maupun kualitas, untuk mengetahui seberapa besar kontribusi karyawan untuk ikut andil dalam memajukan perusahaan. 1.5 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam perancangan ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan (Literature study) Dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel serta sumber lain yang berkaitan dengan sistem informasi human resources management. Studi kepustakaan ini juga dilakukan untuk menjadi dasar dalam peracangan sistem yang diusulkan.
6 2. Studi Lapangan (Field research) Metode ini dilakukan dengan melakukan pengumpulan data secara langsung ke lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data antara lain seperti berikut: a. Observasi (Internship) Observasi (pengamatan terhadap objek) bertujuan untuk memperoleh informasi yang faktual dan akurat yang terjadi pada saat itu juga, sehingga dapat diketahui pemahaman dan pendalaman proses bisnis yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras, serta mengetahui formulir-formulir apa saja yang digunakan oleh perusahaan. Dimana proses internship dimulai pada 1 Maret hingga bulan Mei 2013. b. Wawancara (Interview) Wawancara merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara berkomunikasi langsung dengan bagian HRD dan bagian keuangan yang bersangkutan. Wawancara pertama kali dilakukan pada tanggal 16 Januari 2013 dengan Ibu Evi dan Bapak Daniel Rahmat selaku Bagian Keuangan di PT SMART Tbk. Wawancara kedua dilakukan pada tanggal 1 Februari 2013 dengan Ibu Sukma Aruna selaku Direktur CV Karya Selaras. Informasi yang diperoleh adalah mengenai gambaran umum perusahaan dan proses bisnis yang berjalan saat ini. Wawancara ketiga dilakukan pada tanggal 4 Maret 2013 dengan Ibu Sukma Aruna terkait dengan proses Human Resources Management dan masalah apa yang sedang dihadapi perusahaan beserta solusi seperti apa yang diharapkan perusahaan untuk mengatasi masalah yang terjadi. Wawancara keempat dilakukan pada tanggal 20 Maret 2013 dengan Ibu Hendayani terkait proses perekrutan hingga proses penilaian kerja SPG. c. Dokumentasi (Documentation) Dokumentasi merupakan cara untuk menelusuri bukti-bukti serta dokumendokumen yang terkait dengan kegiatan Human Resource CV Karya Selaras. Bukti-bukti dan dokumen-dokumen yang didapat merupakan bukti real yang didapat langsung dari perusahaan. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode yang digunakan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi Human Resources Management pada CV Karya Selaras yaitu dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process menurut Satzinger et al yang terdiri dari:
7 a. Activity Diagram b. Event Table c. Class Diagram d. Use Case Diagram e. Use Case Description (Fully Developed) f. Sequence Diagram g. UI Storyboard (Navigation Diagram) h. User Interface 1.6 Sistematika Penulisan berikut: Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar antara lain sebagai BAB 1: PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi pembahasan mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup masalah, tujuan dan manfaat perancangan sistem, dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2: LANDASAN TEORI Dalam bab ini berisi pembahasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang digunakan sebagai dasar dari penulisan skripsi terhadap permasalahan Human Resources yang dihadapi oleh CV Karya Selaras. Teori-teori yang akan dibahas adalah Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Manajemen Sumber Daya Manusia, Pajak Penghasilan (PPh 21), Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan saat ini seperti latar belakang perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, proses bisnis berjalan dan analisis kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi perusahaan, serta usulan pemecahan permasalahan yang ada.
8 BAB 4: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT YANG DIUSULKAN Dalam bab ini berisi mengenai usulan prosedur bisnis dan perancangan sistem informasi Human Resources Management yang baru untuk CV Karya Selaras yang disajikan dalam bentuk metode Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) berdasarkan Satzinger et al. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisikan kesimpulan hasil dan manfaat dari sistem informasi Human Resources Management yang diusulkan penulis untuk mengatasi masalah yang terjadi pada CV Karya Selaras dan memberikan saran-saran peningkatan pengelolaan kegiatan perusahaan dalam mengembangkan sistem di masa yang akan datang.