PEKELILING BENDAHARI BIL : 4 Tahun 2010 PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI

PEKELILING BENDAHARI BIL : 4 Tahun 2010 LAMPIRAN A PEJABAT BENDAHARI PEKELILING PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Julai 2010 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN MENGENAI PEROLEHAN BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA SECARA PEMBELIAN TERUS 1.0 TUJUAN 1.1 Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk menerangkan peraturan serta aliran kerja yang berkaitan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar Negara ke : (a) (b) Bahagian Perpustakaan / Unit Perpustakaan Unit Pusat Sumber Fakulti / Bahagian 1

1.2 Garis panduan ini telah digubal berdasarkan kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2010, bertarikh 24 Mac 2010 dan telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan secara Edaran Pekeliling Bil 3 Tahun 2010 bertarikh 17 Jun 2010 untuk diterimapakai tertakluk kepada beberapa pindaan. 1.3 Semua pihak yang terlibat hendaklah memahami dan memastikan peraturan ini dipatuhi dengan memberi penekanan kepada perkaraperkara berikut:- (a) Perancangan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara untuk memastikan bekalan tersebut diterima mengikut keperluan. (b) Mengenalpasti tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku di dalam memastikan urusan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara dilaksanakan mengikut prinsip perolehan. (c) Mengenalpasti pihak yang diberi kuasa untuk meluluskan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara serta had-had nilai kelulusannya. 2.0 TAKRIFAN 2.1 Pusat Tanggungjawab (PTJ) meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus UiTM yang menerima peruntukan perbelanjaan buku terbitan dan cetakan luar negara. 2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor 2

Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana, Dekan Fakulti Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sungai Buloh, Pengarah INTEC adalah setaraf dengan Pengarah UiTM Cawangan. 2.3 Perolehan adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 2.4 Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara adalah termasuk buku, jurnal, majalah, tesis yang diterbit dan dicetak di luar Negara. 2.5 Pesanan Tempatan Buku adalah dokumen rasmi pesanan dari Bahagian/Unit Perpustakaan mengikut format khas yang mengandungi maklumat pesanan bekalan buku / majalah / jurnal / tesis kepada pembekal. 2.6 Katalog adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh vendor bagi tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog penerbit tersebut termasuklah katalog asal daripada pembekal, cetakan dari internet, fotostat, e-mel dan faks. 2.7 Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Perpustakaan adalah jawatankuasa yang akan menilai keperluan untuk membeli bahan rujukan perpustakaan dalam dan luar negara dalam apa-apa bentuk seperti buku, jurnal, DVD/CD, pengkalan data, e-book dan sebagainya. 3.0 PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara adalah diuruskan oleh: 3

3.1 Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam / Unit Perpustakaan UiTM Cawangan / Kampus Negeri masing-masing. 3.2 Pusat Sumber Fakulti/Jabatan. 4.0 HAD NILAI PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA Tiada had nilai bagi Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara. 5.0 PERATURAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA 5.1 Semua pihak yang terlibat di dalam perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua urusan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu sel 5.2 aras dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu: 1 Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 2 Diuruskan Secara Telus 3 Nilai Faedah Yang Terbaik Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. 4 Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. 5 Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. 4

5.2 Kajian pasaran perlu dibuat untuk menentukan bahawa buku terbitan dan cetakan luar negara yang hendak diperolehi adalah bersesuaian dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas. Harga penerbit boleh dijadikan asas anggaran harga pasaran. 6.0 JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU 6.1 Pelantikan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku seperti berikut: Bil Pegawai Pelantik Peringkat 1 Ketua Pustakawan Kampus UiTM Shah Alam 2 Pengarah UiTM Cawangan / Penyelaras UiTM Kampus Negeri 3 Penolong Naib Canselor Puncak Alam / Puncak Perdana Kampus UiTM Cawangan / Negeri Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana 4 Pengarah INTEC Kampus INTEC 5 Dekan Fakulti Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sg. Buloh Kampus Selayang / Sungai Buloh 6 Dekan / Ketua Jabatan Fakulti / Jabatan (Yang mempunyai Unit Pusat Sumber) Struktur Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku adalah seperti berikut: (a) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Shah Alam - Timbalan Ketua Pustakawan Kanan (Pengerusi) - Timbalan Ketua Pustakawan - Pustakawan Kanan - Pustakawan (Setiausaha) 5

(b) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Cawangan / Kampus termasuk Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana / INTEC / Selayang / Sungai Buloh: - Ketua Perpustakaan Cawangan / Kampus (Pengerusi) - Pustakawan - Pembantu Perpustakaan Tertinggi - Pembantu Perpustakaan Kanan - Pembantu Perpustakaan - Pustakawan / Pembantu Perpustakaan - (Setiausaha) (c) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber: - Ketua Pusat Sumber (Pengerusi) - Sekurang-kurangnya dua orang pegawai Gred 41 dan ke atas - Seorang pegawai Gred 27 dan ke atas (Setiausaha) 6.2 Keahlian Jawatankuasa Pemilihan Vendor sekurang-kurangnya tiga orang ahli. Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh menjadi pegawai atau menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga Perolehan yang meluluskan perolehan buku. Kuorum tiga orang ahli tidak termasuk setiausaha. 7.0 PELANTIKAN URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU Ketua Pustakawan Shah Alam atau Ketua Bahagian / Unit Perpustakaan UiTM Cawangan / Kampus hendaklah melantik Urusetia Pelawaan Vendor Buku di kalangan pegawai Bahagian/Unit Perpustakaan Gred 17 dan ke atas. Dekan / Ketua Jabatan hendaklah melantik Urusetia Pelawaan Vendor Buku di kalangan pegawai Fakulti / Jabatan Gred 17 dan ke atas. 6

8.0 KUASA MELULUSKAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA 8.1 Kuasa untuk meluluskan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara adalah seperti berikut: Bil Had Nilai Perolehan ( Bagi setiap Pembelian) Kuasa Melulus 1 (a)sehingga RM50,000 Timbalan Pengarah UiTM Cawangan* Sehingga RM200,000 (b) (c) UiTM Shah Alam UiTM Cawangan / Kampus Negeri Ketua Pustakawan Pengarah UiTM Cawangan / Penyelaras UiTM Kampus Negeri / Penolong Naib Canselor Puncak Alam / Pengarah INTEC / Dekan Fakulti Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sg. Buloh. (d) Fakulti / Ketua Jabatan yang Dekan / Ketua Jabatan mempunyai Unit Pusat Sumber 2 Melebihi RM200,000 sehingga Jawatankuasa Sebut Harga RM500,000 Rasmi Kampus masing-masing 3 Melebihi RM500,000 sehingga Lembaga Perolehan B1 RM20 juta 4 Melebihi RM20 juta sehingga Lembaga Perolehan A RM50juta 5 Melebihi RM50 juta Kementerian Kewangan 7

*Pengarah UiTM Cawangan melantik mana-mana Timbalan Pengarah Cawangan untuk meluluskan Pembelian Terus Buku hingga ke had RM50,000 bagi setiap pembelian. Berikut adalah beberapa pengecualian daripada penggunaan peraturan biasa bagi Pembelian Terus buku terbitan dan cetakan luar negara: 8.1.1 Bagi setiap pembelian sehingga RM200,000, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 yang terdiri daripada badan-badan profesional, atau penerbit yang tiada agen tempatan atau merupakan agen tunggal dengan disertakan surat / sijil akuan / pengesahan dari penerbit / principal sebagai agen tunggal bagi sesuatu bekalan buku terbitan dan cetakan luar negara. 8.1.2 Bagi setiap pembelian sehingga RM50,000, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-mana vendor Dalam Negara / Luar Negara yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 yang terdiri daripada badan-badan profesional, atau penerbit yang tiada agen tempatan atau merupakan agen tunggal dengan disertakan surat / sijil akuan / pengesahan dari penerbit / principal 8

sebagai agen tunggal bagi sesuatu bekalan buku terbitan dan cetakan luar negara. 8.1.3 Bagi pembelian buku terbitan dan cetakan luar negara yang telah dibuat melalui pesta buku / pameran / pemilihan gudang di mana nilai setiap pembelian adalah sehingga RM200,000, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 01010. 8.1.4 Pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara, setelah disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, yang telah dibuat pesanan secara online daripada mana-mana vendor sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 dengan syarat bayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan biasa Pejabat Bendahari atau melalui tuntutan pemulangan (pendahuluan atau bayaran dahuluan) yang tidak melebihi RM5,000. Bayaran oleh UiTM secara on line adalah tidak dibenarkan. 8.1.5 Pembelian buku terbitan dan cetakan dalam negara atau bahan bukan bercetak adalah tertakluk kepada Pekeliling Bendahari Bil 7 Tahun 2009. 8.1.6 Bagi pembelian buku rujukan oleh UiTM bagi pihak ketiga misalannya pelajar dengan menggunakan wang tajaan pelajar di mana buku akan dimiliki pelajar, pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh 9

meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan harga (jika diperlukan) dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada manamana vendor Dalam Negara / Luar Negara yang TIDAK berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101. 8.1.7 Pembelian buku rujukan di luar negara dengan nilai pembelian sehingga RM5,000 oleh staf UiTM semasa berada di luar negara daripada vendor yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan adalah dikecualikan daripada peraturan di dalam pekeliling ini. Sekembalinya dari luar negara, staf hendaklah mengemukakan resit dan buku untuk pertimbangan pengesyoran oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan untuk tujuan kelulusan oleh pegawai yang diberi kuasa di perenggan 8.1. Sekiranya pegawai yang diberi kuasa di perenggan 8.1 tidak meluluskan pembelian buku tersebut, bayaran pemulangan tidak akan dibuat dan buku tersebut akan menjadi hak milik peribadi staf tersebut. Staf yang hendak ke luar negara hendaklah membuat perancangan pembelian buku serta mendapatkan kelulusan daripada pihak yang diberi kuasa sebelum membeli buku di luar negara. 8.2 Pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku boleh menentukan tawaran akan dibuat kepada vendor secara pakej atau untuk setiap item. 10

8.3 Dalam keadaan apa sekalipun, mana-mana pihak adalah dilarang untuk membuat pesanan / tempahan bekalan / perkhidmatan tanpa pengeluaran Pesanan Tempatan Rasmi UiTM. 8.4 Sekiranya bekalan / perkhidmatan telah diterima tanpa sebarang kelulusan perolehan atau jika tidak memenuhi mana-mana syaratsyarat pengecualian di dalam pekeliling ini, tindakan seperti berikut perlu diambil oleh staf yang telah membuat pesanan / tempahan tanpa mematuhi peraturan perolehan yang berkuatkuasa: (a) Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dengan kadar segera. (b) Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan kelulusan khas daripada pihak yang diberi kuasa mengikut nilai seperti di perenggan 8.1. dengan disertakan:- (i) Inbois (ii) (iii) (iv) Salinan senarai harga penerbit semasa. Pengesahan harga / diskaun adalah munasabah. Surat penjelasan pelanggaran peraturan perolehan. (c) Sekiranya bekalan buku telah diterima dan bayaran telah didahulukan oleh pemohon, syarat-syarat kelulusan di perenggan 8.4(a) dan 8.4(b) hendaklah diperolehi sebelum bayaran pemulangan dapat dibuat kepada pemohon. (d) Staf yang terlibat perlu mengambil pendahuluan diri mengikut nilai bekalan buku yang diterima supaya Pejabat Bendahari 11

boleh membuat bayaran kepada vendor yang telah menyempurnakan penghantaran bekalan / perkhidmatan. (e) Jika staf yang terlibat tidak memohon atau tidak mendapat kelulusan khas daripada pihak yang dinyatakan di dalam perenggan 8.4(a) dan 8.4(b), kesemua peraturan di bawah Arahan Perbendaharaan 59 akan dilaksanakan ke atas staf tersebut. 8.5 Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua urusan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara telah dilaksanakan dengan telus, saingan terbuka, adil dan saksama serta mendapat nilai faedah terbaik. 9.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA YANG DIURUSKAN OLEH BAHAGIAN PERPUSTAKAAN UiTM SHAH ALAM /CAWANGAN- 9.1 TANGGUNGJAWAB PTJ (a) Merancang keperluan buku. (b) Menyerahkan senarai buku kepada Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan. 9.2 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KELULUSAN PEMBELIAN BUKU DAN MAJALAH / JAWATANKUASA EKSEKUTIF / JAWATANKUASA PERPUSTAKAAN (a) (b) Menerima permohonan pembelian buku daripada PTJ (pemohon). Menyemak keperluan buku. 12

(c) (d) Meluluskan permohonan pembelian buku. Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku 9.3 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU (a) Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan. (b) Membuat kajian pasaran dari sudut teknikal spesifikasi (misalannya harga dan no. ISBN buku yang dipohon dengan mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber diantaranya daripada penyelidikan, vendor, pesta buku, perolehan yang lepas sama ada dari jabatan sendiri atau jabatan / organisasi lain atau daripada sumber-sumber lain yang boleh dipercayai. Lawatan, jika perlu boleh dibuat sebelum proses perolehan bermula. (c). (d) Menyedia, menyemak dan meluluskan anggaran harga dan spesifikasi buku yang hendak dibeli supaya urusan pelawaan dapat dibuat. Mendapatkan senarai vendor buku terkini yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 dan membuat pemilihan vendor buku untuk tujuan pelawaan. Rujukan dibuat di laman web Kementerian Kewangan Malaysia untuk menyemak vendor yang berdaftar di dalam bidang 010101. Pemilihan vendor buku adalah berdasarkan kepada kriteria berikut: (i) (ii) Prestasi Pengalaman (iii) Vendor hendaklah digilirkan supaya tidak tertumpu kepada satu-satu vendor. 13

Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor buku di atas akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan (e) (f) (g) Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 26 Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM tidak boleh memilih atau mengesyor mana-mana vendor dari kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia. Menyerahkan senarai vendor dan mengarahkan Urusetia Pelawaan Vendor Buku untuk tujuan pelawaan mengikut nama vendor yang telah dipilih. Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku perlu menyatakan di dalam pelawaan sama ada mengikut tawaran diskaun tertinggi atau mengikut harga bersih buku yang terendah. Bilangan vendor yang dipelawa bergantung kepada nilai satu pembelian dan perlu dinyatakan di dalam surat arahan pelawaan kepada Urusetia Pelawaan Vendor Buku. Bilangan minimum sebut harga yang perlu diperolehi daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti berikut : - Bil Nilai Setiap Perolehan Minimum KAEDAH Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negara Bilangan Sebut Harga 1 Sehingga RM 50,000 Satu Pembelian Terus 2 Melebihi RM50,000 kurang RM100,000 Dua Pembelian Terus 3 Melebihi RM 100,000 kurang RM 200,000 Tiga Pembelian Terus 4 Melebihi RM200,000 Lima Pembelian Terus 14

(h) Menyedia, menilai dan membuat syor teknikal dan harga penyebutharga kepada mana-mana pihak yang akan meluluskan perolehan tersebut mengikut format Jadual Penilaian Perolehan Buku yang akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan. Penilaian harga boleh dibuat secara pakej atau untuk setiap jenis item mengikut keperluan dan keputusan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku. Asas pemilihan vendor untuk disyorkan adalah seperti berikut: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) Mengikut spesifikasi. Diskaun tertinggi / harga munsabaha / harga terendah berdasarkan kepada harga penerbit. Jika diskaun atau harga sama, buat pilihan berdasarkan kirteria lain seperti tempoh serahan atau tempoh jaminan. Tempoh serahan minimum Tempoh jaminan Pengalaman Prestasi pembekalan Keupayaan kewangan vendor Pusingan giliran pemilihan vendor Perkhidmatan selepas jualan Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor di atas akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakan (i) Mengkaji prestasi vendor buku bagi memastikan kewibawaan dan keupayaan vendor berkenaan daripada segi kebolehan membekal dan memberi perkhidmatan. (j) Membuat penilaian sama ada secara: 15

(i) Bermesyuarat di mana keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai; atau (ii) Edaran di kalangan semua ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku bagi setiap pembelian yang tidak melebihi RM20,000. Jadual Penilaian hendaklah ditandatangani oleh ahli jawatankuasa mengikut syarat di perenggan ini.. (k) Memastikan penilaian adalah tepat serta memenuhi syaratsyarat yang dinyatakan dalam dokumen pelawaan agar Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan atau mana-mana pihak lain dapat membuat keputusan yang tepat. (l) Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku adalah bertanggungjawab untuk berhubung dengan Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus masing-masing bagi mempastikan peruntukan mencukupi untuk menampung perbelanjaan di atas. (m) Membuat rundingan harga ke atas tawaran vendor berdasarkan harga terendah atau kadar diskaun tertinggi yang menguntungkan UiTM di dalam keadaan berikut: (i) (ii) Perolehan daripada satu vendor yang bernilai melebihi RM50,000 atau Jika sebut harga telah diperolehi daripada beberapa vendor vendor, tetapi harga / diskaun yang ditawarkan masih tidak menguntungkan UiTM, Minit mesyuarat rundingan harga hendaklah ditandatangani oleh wakil vendor dan tidak kurang daripada tiga (3) ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku yang hadir. 16

Sekiranya bilangan sebut harga yang dinilai adalah kurang daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g), arahan pelawaan semula perlu dibuat kepada Urusetia Pelawaan Vendor Buku atau meneruskan penilaian dengan justifikasi yang kukuh. (n) Bagi perolehan bekalan buku di mana hanya 1 (satu) sebut harga sahaja diterima, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku perlu juga mengesahkan HARGA TAWARAN ADALAH PALING MENGUNTUNGKAN / KADAR DISKAUN PALING MENGUNTUNGKAN. (o) Menghantar dokumen berikut ke pihak yang diberi kuasa untuk meluluskan Pembelian Terus: (i) Jadual Penilaian (hardcopy/softcopy) yang telah ditandatangani oleh ahli yang hadir. (ii) Pengesahan harga / diskaun munasabah (jika berkenaan). (iii) (iv) (v) Minit Rundingan Harga yang telah ditandatangani (jika berkenaan). Borang PB 3/80 yang mengandungi anggaran harga pembelian buku. Dokumen asal sebut harga yang diterima daripada vendor. (p) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM / Lembaga Perolehan / pegawai yang diberi kuasa meluluskan Pembelian Terus buku. Jika pegawai berkenaan merupakan ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM / Lembaga Perolehan, beliau hendaklah membuat pengisytiharan secara bertulis dan menarik diri sebagai ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM / Lembaga Perolehan semasa sesi pembentangan, perbincangan dan membuat keputusan bagi Sebut Harga 17

Rasmi / Tender yang dinilai. (q) Membentangkan laporan penilaian kepada pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku. (r) Membuat penilaian semula atau membuat pemilihan semula, jika pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku tidak berpuashati / menolak syor Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku. (s) Menyedia dan menghantar laporan pembelian buku kepada Kementerian Kewangan setiap 3 bulan, mengikut format yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. (t) Mengesahkan penerimaan bekalan mengikut spesifikasi tawaran yang telah diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa. (u) Tidak boleh menerima sebarang permohonan pembelian tambahan berdasarkan kuantiti dan harga asal yang telah diluluskan terdahulu. 9.4 TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU (a) Menyediakan dokumen pelawaan buku mengikut arahan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku sama ada mengikut format tawaran diskaun atau mengikut harga bersih. (b) Menyemak dan memastikan vendor yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku masih berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101. (c) Membuat pelawaan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara berdasarkan senarai vendor yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku. (d) Memastikan bilangan minimum sebut harga yang perlu diperolehi daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti di perenggan 9.3(g). (e) Menentukan tarikh tutup pelawaan adalah 7 hari bekerja 18

bermula dari tarikh dokumen atau surat pelawaan difax / e-mail kepada vendor. (f) (g) Membuat pelawaan sama ada secara e mail, on-line, telefon, faks atau pos berdaftar kepada vendor buku yang diluluskan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku. Vendor yang tidak menyertai dianggap tidak berminat. Menyediakan Daftar Pengedaran / Pelawaan Sebut Harga sebagai bukti pelawaan. (h) Membuat pelawaan kepada setiap vendor secara berasingan. Pelawaan kepada satu vendor untuk mendapatkan lebih daripada satu sebut harga adalah TIDAK DIBENARKAN. Jika perkara ini berlaku, dan Pesanan Tempatan belum diserahkan kepada vendor, Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara ini hendaklah dibatalkan dan dibuat pelawaan semula. Jika Pesanan Tempatan telah dikeluarkan, perkara ini hendaklah dilapor kepada Bendahari. (i) Sekiranya bilangan sebut harga yang diterima adalah kurang daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g), menghantar dokumen sebut harga kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku untuk proses penilaian.. (j) Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 26 Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM tidak boleh mempelawa mana-mana vendor dari kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dan setelah diluluskan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM. (k) Format dan maklumat yang perlu disertakan di dalam dokumen pelawaan yang akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan. Vendor boleh juga menyertai sebut harga dengan 19

menggunakan kepala surat / letter head vendor mereka dengan syarat maklumat penting seperti spesifikasi, diskaun, katalog, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat, kuantiti, peringatan rasuah, harga seunit (Ringgit Malaysia), nombor telefon, dan fax, tandatangan dan nama pegawai vendor tersebut dimasukkan ke dalam dokumen sebut harga tersebut. (l) PTJ tidak boleh menerima sebut harga yang dihantar oleh vendor melalui fax atau e-mail kecuali jika ia melibatkan perolehan bekalan atau perkhidmatan yang memerlukan hanya satu vendor sahaja untuk menyertai sebut harga. (m) Menyedia peti tawaran (Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja) sekurang-kurangnya 1 hari sebelum tarikh tutup dan menutup peti tawaran tepat jam 12.00. (n) (o) (p) Ketua Urusetia Pelawaan Vendor Buku membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang sama. Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai yang membuka sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen sebut harga. Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut harga sebelum ditandatangani. Memastikan semua maklumat berkaitan dengan sebut harga berkenaan dirahsiakan. (q) Menyerahkan doklumen tawaran kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku bagi tujuan penilaian pemilihan vendor buku dalam tempoh 3 hari bekerja. (r) Mengeluarkan Pesanan Tempatan Buku mengikut format yang akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan, setelah mendapat salinan surat kelulusan dari pihak yang meluluskan perolehan buku. Tiada surat tawaran dikeluarkan bagi setiap pembelian bernilai sehingga RM200,000 untuk setiap vendor. 20

(Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja) (s) Membuat susulan secara bersurat kepada vendor ke atas Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan, setelah tempoh serahan tamat. (t) Menyediakan kontrak bagi pembelian melebihi RM50,000 sehingga RM200,000. Bagi pembelian melebihi RM200,000, salinan surat kelulusan hendaklah diberi kepada Bahagian Perolehan / Pejabat Bendahari Cawangan untuk tujuan penerimaan bon pelaksanaan (Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja) 9.5 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PERPUSTAKAAN (PROSES BUKU) Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi tujuan bayaran :- (a) (b) Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ. Inbois asal vendor. (c) Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ. (d) (e) Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan. Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan seperti surat kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi dan sebagainya. 21

9.6 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI (a) (b) (c) (d) Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga Perolehan. Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan). Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya. Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika berkenaan. 9.7 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT BENDAHARI UiTM SHAH ALAM / KETUA PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS (a) Menyemak semua dokumen dengan lengkap. (b) Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah dipatuhi. (c) Memasukkan dan meluluskan permohonan belian dalam FAIS. (d) Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ. 9.8 TANGGUNGJAWAB KETUA PUSTAKAWAN / PENGARAH UITM CAWANGAN / PENYELARAS UITM KAMPUS NEGERI / PENOLONG NAIB CANSELOR PUNCAK ALAM / PENGARAH INTEC / DEKAN FAKULTI PERUBATAN / KETUA KAMPUS SELAYANG / SG. BULOH BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI a. Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku. b. Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini. 22

10.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA OLEH FAKULTI / JABATAN YANG MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER - 10.1 TANGGUNGJAWAB KETUA UNIT PUSAT SUMBER i. Merancang keperluan buku. ii. Menyerahkan senarai buku kepada pihak yang diberi kuasa meluluskan pembelian buku peringkat Fakulti / Jabatan. iii. Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku 10.2 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU a b Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada Ketua Unit Pusat Sumber. Tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber adalah sama dengan tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam / Cawangan dan Kampus Negeri seperti di perenggan 9.3(b) sehingga 9.3(u). 10.3 TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU a Tanggungjawab Urusetia Pelawaan Vendor Buku Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber adalah sama dengan tanggungjawab Tanggungjawab Urusetia Pelawaan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam / Cawangan dan Kampus Negeri seperti di perenggan 9.4(a) hingga 9.4(q) dan 9.4(s) b Menghantar dokumen berikut ke Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat 23

Bendahari UiTM Negeri masing-masing untuk pengeluaran Pesanan Tempatan Rasmi: i ii iii iv Salinan surat kelulusan Sebut harga syarikat yang berjaya Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ. Dokumen sokongan lain lain, jika berkenaan. c. Membuat susulan secara bersurat kepada vendor ke atas Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan, setelah tempoh serahan tamat. d Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi tujuan bayaran :- i ii Inbois asal vendor. Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ. iii Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan. iv Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan 10.4 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI I ii iii Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga Perolehan. Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan). Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya. 24

iv Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika berkenaan. 10.5 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT BENDAHARI UiTM SHAH ALAM / KETUA PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS i Menyemak semua dokumen dengan lengkap dan mengikut peraturan ii Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah dipatuhi. iii iv v Mengeluarkan Pesanan Tempatan Rasmi dan menghantar kepada vendor Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ Menyusul Pesanan Tempatan Tertangguh. 10.6 TANGGUNGJAWAB DEKAN / KETUA JABATAN YANG MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER i ii Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku. Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini. 11.0 TANGGUNGJAWAB KHAS KETUA PUSTAKAWAN UiTM Mengeluarkan garis panduan dan format yang lebih terperinci untuk memastikan keseragaman di dalam pelaksanaan dasar dan peraturan perolehan buku terbitan dan cetakan luar negara yang telah digarsikan di dalam pekeliling ini. Misalannya garispanduan penentuan sama ada untuk mempelawa sebut harga berdasarkan diskaun tertinggi atau harga bersih 25

buku terendah, garispanduan penentuan polisi / kaedah giliran pelawaan / asas pemilihan / penawaran vendor buku, garispanduan format / had kuasa kelulusan Pesanan Tempatan Buku yang selaras untuk kegunaan Bahagian Perpustakan di seluruh UiTM, garispanduan penilaian vendor, format surat kelulusan di bawah RM200,000 dan sebagainya. 12.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 24 Mac 2010 dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa. Yang benar, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 5. Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 26