FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN DALAM ORGANISASI Disusun oleh : Yugo Pujonggo (48E) NIM : P056132592.48E Sistem Informasi Manajemen Dosen Pengampu : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. 2013 2
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... i ii BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.3 Tujuan Penulisan... 1 BAB II LANDASAN TEORI... 2 2.1 Sistem... 2 2.2 Data dan Informasi... 2 2.3 Sistem Informasi... 3 BAB III PEMBAHASAN... 6 3.1 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi... 6 3.2 Faktor-faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi... 7 3.2.1 Dukungan dari manajemen eksekutif... 7 3.2.2 Keterlibatan end user (pemakai akhir)... 7 3.2.3 Penggunaan kebutuhan perusahaan... 8 3.2.4 Perencanaan yang matang... 8 3.2.5 Harapan Perusahaan... 7 3.2.6 Inkompetensi secara teknologi... 7 BAB IV PENUTUP... 11 4.1 Kesimpulan... 11 4.2 Saran... 11 DAFTAR PUSTAKA... 12 i ii
DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Bagan Alur Dasar Sistem... 2 2. Komponen Sistem Informasi... 4 2 ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era modern seperti saat ini, individu memanfaatkan teknologi sebagai suatu alat untuk berkomunikasi, bekerja, maupun bermain. Perkembangan ini sejalan dengan teknologi sebagai alat yang digunakan pada organisasi bisnis suatu perusahaan. Tingkat efisiensi dan efektivitas yang dapat dicapai menjadi fokus utama dari berkembangnya Sistem Informasi di organisasi bisnis suatu perusahaan. Sistem Informasi dapat membantu organisasi untuk berkembang menghadapi tantangan globalisasi. Hal tersebut didukung oleh kemajuan dari teknologi yang termasuk dalam perkembangan hardware dan software sebagai bagian dari Sistem Informasi. Implementasi dari Sistem Informasi yang digunakan oleh organisasi bisnis suatu perusahaan harus dirancang dengan baik. Hal ini akan mempengaruhi Keberhasilan dan kegagalan berjalannya sistem informasi pada organisasi suatu perusahaan dari segi penggunaan, pengelolaan, maupun perawatan. Dinamika yang terjadi dalam faktor internal dan external organisasi bisnis suatu perusahaan dapat diatasi dengan implementasi dari Sistem Informasi tersebut. 1.2 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi Keberhasilan dan kegagalan sistem informasi pada organisasi bisnis suatu perusahaan. 1
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Menurut O, brien (2002) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu : a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi oleh sebuah proses transformasu menuju tujuan akhir Input Proses Output Gambar 1. Bagan alur dasar sistem 2.2 Data dan Informasi Menurut sumber kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata datum yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan 2
merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu : a. Relevan (Relevancy) b. Akurat (Accurancy) c. Tepat waktu (Time lines) d. Ekonomis (Economy) e. Efisien (Efficiency) f. Ketersediaan (Availability) g. Dapat dipercaya (Reliability) h. Konsisten 2.3 Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. McLeod (1996) medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik. O Brien (2000) menyatakan bahwa sistem informasi. Input Proses Output merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem 3
informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Komponen dari sistem informasi yaitu : Gambar 2. Komponen Sistem Informasi 4
a. Orang (brainware) Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). b. Data (dataware) Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. c. Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network) d. Perangkat Lunak (software) Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. e. Jaringan (netware) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda. 5
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi Keberhasilan dan kegagalan dari sistem informasi terdapat pada keseluruhan sistem yang saling terintegrasi dan berhubungan satu dengan lainnya. Pengguna (end user) harus memahami penggunaan sistem informasi agar sistem bekerja secara sempurna. Faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu: a. Desain: pembuatan dan pengembangan sistem informasi perlu memperhatikan tingkat kompleksitas dari sistem yang berlaku dalam suatu organisasi perusahaan. Desain perlu dirancang dengan memperhatikan faktor antara data yang di-input sampai output yang diperoleh. b. Data: pengolahan Sistem Informasi membutuhkan keakuratan data untuk memperoleh hasil yang maksimal dan sesuai diharapkan oleh organisasi bisnis. Hal ini juga dipengaruhi oleh user yang melakukan input data dalam proses pengolahan. c. Biaya: Semakin tinggi atau kompleks suatu sistem maka akan diperlukan biaya yang semakin besar dalam pembuatan, pengembangan, dan perawatan sistem. d. Operasi: Implementasi dari sistem informasi membutuhkan pelatihan bagi user yang menggunakan sistem, pengetahuan dan juga pengalaman dalam menghadapi error akan menjadi masukan bagi pihak manajemen untuk melakukan pengembangan dan restrukturisasi sistem. Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon (2007) yaitu: a. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line. b. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. c. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staf dari sistem informasi. 6
d. Tujuan yang dicapai. e. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. 3.2 Faktor-faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi Menurut O Brien dan Marakas (2009) terdapat beberapa faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. 3.2.1 Dukungan dari manajemen eksekutif Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut. Beberapa risiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut. a. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran. b. Melampaui waktu yang telah diperkirakan. c. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. d. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. 3.2.2 Keterlibatan end user (pemakai akhir) Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan 7
untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). 3.2.3 Penggunaan kebutuhan perusahaan Penerapan sistem informasi di suatu perusahaan adalah suatu investasi yang besar, oleh karna itu haruslah di rencanakn secara matang berdasarkan kebutuhan bisnis perusahaan, jika tidak di rencanakan dengan baik hal ini akan berdampak terhadap 2 kemungkinan, yaitu: a. Sistem di buat melebihi kebutuhan perusahaan Penerapan sistem akan menjadi sia sia jika sistem di kembangkan terlalu melebihi kebutuhan perusahaan, perusahaan akan merugi sebab biaya yang di keluarkan untuk penerapan sistem informasi tidaklah murah, biaya dan investasi yang di keluarkan hanyalah menjadi beban perusahaan. b. Sistem kurang memadai untuk kebutuhan perusahaan Ini merupakan kondisi ketidakoptimalan di mana sistem yang telah di buat tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, perusahaan akan merugi meskipun biaya yang di keluarkan tidak lah begitu besar namun hal ini menjadi sia sia karena sistem tidak dapat di gunakan secara optimal, belum lagi jika pengguna merasa sistem yang telah di buat tidak mmemuaskan hingga enggan beralih ke sistem baru yang telah di kembangkan. 3.2.4 Perencanaan yang matang Sistem informasi perlu dirancang dengan memperhatikan tujuan perusahaan. Kemudian, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi harus sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. 8
Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 3.2.5 Harapan perusahaan Harapan atau ekspektasi perusahaan merupakan goal yang ingin dicapai. Keberhasilan maupun kegagalan dari sistem informasi sangat erat kaitannya dengan tujuan perusahaan. Integrasi antara tujuan perusahaan dan sistem informasi perlu dikembangkan agar perancang sistem informasi dapat membuat dan mengembangkan sistem dengan sempurna. Apabila sistem informasi tidak sesuai dengan tujuan perusahaan maka akan terjadi kegagalan dimana hasil output yang dikeluarkan tidak sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan user untuk merevisi hasil output tersebut dan akan memperlambat pekerjaan, sehingga mempengaruhi efektivitas dan efisiensi dari dibuatnya sistem informasi. 3.2.6 Inkompetensi secara teknologi Keberhasilan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan 9
sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. 10
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Penerapan Sistem informasi perlu diukur dengan melibatkan beberapa faktor. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:desain, Data, Biaya, dan Operasi Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu: tingkat penggunaannya relatif tinggi, Kepuasan pengguna terhadap sistem, Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, Tujuan yang dicapai dan Imbal balik keuangan untuk organisasi. Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal. Beberapa faktor yang dapat yang dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. 4.2 Saran Penerapan dan pengembangan Sistem Informasi perlu disesuaikan dengan aturan perusahaan, bidang usaha, cara kerja atau budaya organisasi bisnis, sehingga integration antar business line manajemen mencapai efektivitas dan keberhasilan Sistem Informasi dapat berjalan. 11
DAFTAR PUSTAKA O Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc. O Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.O Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O Brien, James. 2000. Management Information System:Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill. Laudon, K. C., dan Laudon, J. P., 2007. Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Buku 2 Edisi 10. Salemba Empat: Jakarta. McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo. Sumber internet: http://books.google.co.id/books?id=2axeg7dtcs0c&pg=pa235&lpg=pa235&dq=faktor+keb erhasilan+dan+kegagalan+sistem+informasi&source=bl&ots=enn_cilybb&sig=3lqjm1hsqt BfG7_1MMpKFmJtAv0&hl=en&sa=X&ei=A5yeUo6mBIislAXs34DYAg&redir_esc=y#v=onepag e&q=faktor%20keberhasilan%20dan%20kegagalan%20sistem%20informasi&f=false http://adytia48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/faktor-faktor-yang-mempengaruhikeberhasilan-dan-kegagalan-penerapan-sistem-informasi-pada-suatu-perusahaan/ http://arief48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/faktor-yang-mempengaruhi-keberhasilankegagalan-penerapan-sistem-informasi/ http://gustiyan48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/37/