Faktor-Faktor Yang Dapat Mempengaruhi Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan.

Transkripsi

1 Tugas : Take Home Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Faktor-Faktor Yang Dapat Mempengaruhi Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan. oleh: Evy Fachraini Winniasri P PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Faktor Kegagalan dan Keberhasilan Sistem Informasi BAB III PEMBAHASAN Ciri-ciri Diperlukannya Pengembangan Sistem Informasi Faktor-Faktor Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan... 8 BAB IV PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA

3 1.1 Latar Belakang BAB I PENDAHULUAN Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadianyang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. 1.2 Perumusan Masalah Sistem informasi dalam suatu perusahaan dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Sistem informasi jika diterapkan dengan baik maka akan membawa keberhasilan dan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan, namun sebaliknya penerapan 3

4 sistem informasi yang tidak tepat dan kurang optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan kerugian bagi organisasi atau perusahaan Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena perusahaan umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek sistem informasi manajemen perusahaan. Namun kegagalan system informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya.organisasi tersebut akan terus menerus memperbaiki sistem informasi yang ada sehingga dapat mendukung efektivitas operasional proses bisnis. Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu apakah faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan. 1.2 Tujuan Berdasarkan rumusan masalah tersebut, penulisan makalah ini dilakukan dengan tujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan. 4

5 2.1 Sistem Informasi BAB II TINJAUAN PUSTAKA Menurut O Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orangorang, alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Bisnis adalah contoh sistem organisasi tempat sumber daya ekonomi (input) diubah melalui erbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang dan jasa (output). Sistem informasi memberikan umpan balik mengenali operasi sistem pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem (pengendalian) ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Dalam dunia binis aktivitas sistem informasi berupa: a)input, aktivitas memasukkan data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lain untuk pemrosesan selanjutnya. b) Pemrosesan, penghitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran data input. c) Penyimpanan, memelihara catatan mengenai pelanggan, karyawan maupun produk untuk digunakan kemudian. d) Pengendalian, berupa pengawasan dan evaluasi atas umpan balik yang terjadi dari aktivitas input, pemrosesan dan penyimpanan agar sistem sesuai standar kinerja yang telah ditetapkan. Peranan sistem informasi dalam bisnis yaitu : a. Mendukung proses bisnis dan operasional. Sistem informasi berbasis komputer merupakan area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional (pencatatan pembelian dan penjualan, menelusuri persediaan bahan baku), pemasaran (cakupan distribusi dan memprediksi trend penjualan) dan manajemen sumberdaya manusia (membayar pegawai, simulasi bonus dan promosi jabatan). Selain itu sebagaikontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai serta layanan dan kepuasan pelanggan. b. Mendukung pengambilan keputusan. Sistem informasi sebagai sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh manajer dan praktisi bisnis. Sistem informasi dapat membantu manajer menentukan lini produk apa yang perlu ditambah, jenis investasi yang dibutuhkan, dimana umumnya dibuat setelah analisis diberikan oleh sistem informsi berbasis komputer. 5

6 c. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Penggunaan sistem dan teknologi informasi memungkinkan mendapatkan kelebihan strategis yang inovatif atas para pesaing dalam pasar global. d. Sistem informasi memungkinkan peluang adanya karier yang dinamis, memuaskan dan menantang bagi jutaan pria dan wanita. Selain itu sebagai komponen penting dari sumberdaya, infrastruktur dan kemampuan perusahaan bisnis membentuk jaringan Mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus yaitu investigasi, analisis, pembentukan design, implementasi sistem informasi, dan menjaga keberlanjutan sistem informasi (O Brien, 2005). 2.2 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi Berdasarkan studi literatur beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan yaitu: (Rosemary Cafasaro dalam O Brien, 2005) a. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena: 1) Adanya dukungan dari manajemen eksekutif, terutama dalam keterbukaan fungsi SI, praktisi bisnis pengembangan aplikasi SI, perencanaan dan pengendalian penggunaan bisnis TI akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam meningkatkan nilai bisnis strategis TI sehingga masalah kinerja SI dalam unit bisnis dan proyek pengembangan dapat terhindari. 2) Keterlibatan end-user (pemakai akhir), penting dalam menghindari masalah penolakan dari karyawan dan desain interface pemakai yang buruk. 3) Adanya tujuan dan kebutuhan perusahaan yang jelas, sehingga diperlukan perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. b. Beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan berdasarkan faktor-faktor tersebut adalah: 1) Ketika pihak manajemen eksekutif tidak mendukung sistem evaluasi dan pengambilan keputusan dalam perusahaan dari hasil analisis sistem informasi, sehingga dapat 6

7 menimbulkan komando yang membingungkan. Sedangkan jika dari pihak end user tidak ada respons atau hubungan timbal-balik atas apa yang telah diterima sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, membutuhkan dukungan baik dari manajemen maupun end user sehingga keduanya harus sejalan, serta perlu disiapkan perencanaan dengan baik dan matang. 2) Perusahaan harus memiliki harapan/tujuan yang nyata (reliable), yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. 7

8 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Ciri-ciri Diperlukannya Pengembangan Sistem Informasi Sistem informasi yang baik akan mampu menyediakan data dan kemanpuan analisis perhitungan data-data untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Pentingnya pengembangan sistem informasi di perusahaan dicirikan antara lain: a. Adanya keluhan pengguna dan respons terhadap pengguna lambat b. Pengiriman barang sering tertunda akibat kurang persediaan c. Pembayaran gaji terlambat d. Laporan tidak tepat waktu dan isi tidak tepat e. Tanggung jawab tidak jelas f. Waktu kerja berlebihan g. Produktvitas tenaga kerja rendah h. Kegiatan tumpang tindih i. Biaya operasi tinggi dan investasi tidak efisein j. File-file tidak teratur k. Pekerjaan manajer terlalu teknis 3.2 Faktor-Faktor Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan Penggunaan sistem informasi di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis tidak selalu membawa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat dikatakan gagal jika dalam realisasinya terjadi kelemahan dan tidak mampu menunjang kebutuhan perusahaan, padahal perusahaan telah mengeluarkan biaya tinggi untuk sistem informasi, tetapi sistem informasi tidak dapat digunakan. Beberapa faktor yang menjadi penyebab kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan yaitu: a. Perencanaan sistem informasi tidak memadai Sistem informasi harus ditentukan maksud dan tujuannya yang selanjutnya dapat ditambahkan komponen yang sesuai dengan tujuan utama. Perencanaan sistem informasi harus sejalan dengan tujuan dan komponen tersebut. Umumnya pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya yang berakibat sistem informasi yang tidak sesuai kebutuhan akan menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu 8

9 ketidakjelasan tujuan akan menyulitkan perusahaan dalam menentukan instrumen yang akan digunakan untuk mengukur tingkat pengembalian investasi yang telah dilakukan dalam merencanakan dan merancang sistem informasi. b. Minimnya dukungan dari top management perusahaan Perencanaan dan pengembangan sistem informasi harus didukung para manajer berkepentingan. Manajer sebaiknya aktif membantu merancang pengembangan sistem informasi mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat mengingat sistem informasi akan diterapkan secara keseluruhan diperusahaan. Jika manajer tidak mengetahui sistem informasi akan menghambat pengambilan keputusan, kinerja perusahaan terganggu dan pencapaian sasaran menjadi lebih lama. c. Minimnya kemampuan dan pengetahuan karyawan Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunaakan sistem informasi. Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI membuat personel SI harus terus menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan terakhir dalam bidang TI yang bergerak cepat dan sangat berbau teknis, kinerja karyawan harus selalu dievaluasi dan kinerja bagus harus dihargai dengankenaikan gaji atau promosi. d. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar Tumpang tindihnya penugasan akibat struktu organisasi yang gemuk mengakibatkan pencapaian tujuan perusahaan tidak tercapai optimal. Selain itu Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. e. Minimnya input dari pemakai akhir. Keterlibatan end-user (pemakai akhir) dalam hal ini karyawan ataupun pelanggan, penting dalam menghindari masalah penolakan dari karyawan dan desain interface pemakai yang buruk serta sebagai bahan evaluasi bagi pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu untuk mencapai kesuksesan dalam siklus pengembangan implementasi sistem informasi di perusahaan diperlukan hal-hal sebagai berikut: a. Tahap investigasi sistem 9

10 Pada tahap ini diperlukan perencanaan yang matang dengan memahami masalah dan peluang bisnis yang ada sehingga pengembangan sistem informasi sejalan dengan kebutuhan perusahaan. b. Tahap analisis sistem Pada tahap ini diperlukan keterlibatan manajemen dan pemakai akhir untuk menganalisis kebutuhan informasi semua pihak baik untuk analisis organisasional maupun analisis sistem sebagai dasar desain sistem informasi baru. c. Desain sistem Pada tahap ini dimana tim teknologi informasi bekerjasama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait memerlukan tingkat kemampuan, ketrampilan dan kompetensi tinggi dari personil IT sehingga diperlukan pelatihan yang terus menerus mengikuti perkembangan IT d. Implementasi dan pemeliharaan sistem Dalam Implementasi dan pemeliharaan sistem, yang terkait pemerolehan hardware, software, pengembangan software, pengujian program, mengawasi, mengevaluasi dan memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan dan lain-lain diperlukan keterlibatan dan kesiapan semua pihak baik manajer, karyawan dan pemakai akhir untuk beroperasi dengan sistem yang baru. Selain itu pengorganisasian yang tepat juga diperlukan untuk mencegah tumpang tindih penugasan. Untuk memberikan hasil pengujian yang benar maka perlu dilakukan pengujian dengan sungguh-sungguh karena hal ini menyangkut penggunaan jangka panjang. Jika pengujian dilakukan secara asal-asalan maka tidak akan mampu memperoleh koreksi-koreksi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna guna menyempurnakan desain sistem yang dikembangkan dan hanya hanya akan menghasiskan waktu dan biaya implementasi dengan percuma. Berikut contoh faktor-faktor yang mendukung keberhasilan penerapan implementasi sistem informasi (dalam hal ini ERP) di perusahaan PT Cahroen Pokphan Indonesia yang mengacu pada Brown and Vessey (2003) yaitu 1 : 1. Top management is engaged in the project, not just involved. Seorang manajer harus terikat dalam proyek tersebut mulai dari perencanaan, pengembangan, implementasi dan monitoring. Jadi, diperlukan adanya keterlibatan langsung dari seorang manajer terutama manajer CIO dan juga CEO dalam rangka 1 Diakses tanggal 24 September

11 mengimplementasikan IT pada Charoen Pokphand Indonesia (PT CPI). 2. Project leaders are veterans, and team members are decision makers. Seorang project leader harus memiliki pengalaman yang cukup dan memberikan kebebasan bagi anggotanya untuk mengambil keputusan. 3. Third parties fill gaps in expertise and transfer their knowledge. Seorang konsultan harus menjadi penengah antara perusahaan dan vendor. Selain itu konsultan berfungsi untuk transfer knowledge kepada perusahaan agar pada saat konsultan pergi maka perusahaan tetap dapat melakukan operasinya. Perlu adanya penunjukan konsultan IT dalam penerapan ERP di perusahaan nanti yang dapat mentransfer ilmu ke para pengusaha lokal. Dalam hal ini perusahaan pembuat SAP senantiasa melakukan pendampingan terhadap karyawan divisi IT di PT CPI. 4.Change management goes hand-in-hand with project planning. Implementasi proyek harus sejalan dengan manajemen perubahan perusahaan karena di tengah jalan rencana dapat berubah sehingga harus cepat menyesuaikan dengan perubahan yang ada. Dengan demikian, perlu adanya kajian lebih mendalam sebelum melakukan perubahan change management di dalam intern perusahaan. Perlu menyiapkan SDM yang bagus dan memiliki pengetahuan yang luas tentang perubahan yang akan terjadi dalam perusahaan. Sumber daya manusia yang spesialis untuk pengoperasian layanan di PT.Charoen Pokphand Indonesia untuk aktivitas SI antara lain employeer, security administrator, database administrator, Network administrator, system administrator, dan lain-lain senantiasa mendapat pelatihan di bidang sistem informasi dan teknologi secara berkala baik di dalam negeri maupun diluar negeri. 5.A satisfying mindset prevails. Harus ada tingkat kepuasan yang sama dari seluruh pihak yang terlibat dalam unit bisnis karena jika ada pihak yang belum puas dapat menghambat implementasi bisnis. Jadi, penerapan sistem ERP di Charoen Pokphand Indonesia nanti dapat memuaskan segala pihak baik project leader, user, maupun pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan. 11

12 BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan bahwa dalam mencapai keberhasilan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan diperlukan perencanaan yang memadai, strategi/ tujuan perusahaan yang reliable, dukungan dari petinggi perusahaan, keterlibatan pemakai akhir, pengorganisasian yang wajar, kompetensi SDM yang sejalan dengan tujuan perusahaan. 4.2 Saran Dengan melihat dari berbagai faktor penyebab gagalnya sistem informasi di perusahaan, untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan sistem informasi di perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut, guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah yang paling mempengaruhi perkembangan sistem informasi di perusahaan dan kemudian dicari solusi yang paling tepat untuk menanganinya. 12

13 DAFTAR PUSTAKA Anonim Sistem Informasi Manajemen. Paper. Universitas Pembangunan Nasional Veteran. Kasmianto UAS Semester Genap 2011_2012 Sistem Informasi FE Reguler A.htm. diakses 20 September O Brien James Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw Hill Companies, Inc. Sanjoyo Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM. Diakses 20 September