HELAIAN REKOD PINDAAN

UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 Nota : HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2017 Muka depan, 1-12 0 01.07.2017 Peru keseluruhan dari versi MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 WP 2/2017 Muka depan 1 21.07.2017 No. Salinan tidak digunapakai WP 2/2017 5 1 21.07.2017 Pindaan terminologi dan glosari WP 2/2017 11 2 15.08.2017 Penam Prosedur 6.34 WP 1/2018 2/2018 Muka depan, 1-12 Muka depan, 1-16 3 10.07.2018 Isu 1 05.09.2018 Penjenamaan semula Perpustakaan UTeM kepada Perpustakaan Laman Hikmah Peru terhadap tajuk dan prosedur operasi daripada Perolehan Bahan Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran Bahan Ke Institusi Luar kepada Perolehan Bahan Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran Bahan WP WP

1.0 OBJEKTIF, SKOP, DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF 1/16 Prosedur ini menerangkan langkah-langkah untuk memperoleh koleksi UTeM, hadiah dan pertukaran Perpustakaan Laman Hikmah merangkumi proses permohonan dan penerimaan bagi membangunkan koleksi serta pertukaran dengan organisasi luar UTeM. 1.2 SKOP Mengurus permohonan dan penerimaan untuk membangunkan koleksi UTeM serta pertukaran dengan organisasi luar UTeM. Prosedur ini melibatkan Pustakawan Kanan Bahagian Pembangunan Sumber, Pustakawan, Pembantu Pustakawan Kanan, Pembantu Pustakawan dan Pembantu Operasi. 1.3 RUJUKAN 1.3.1 Rekod Penerimaan Bahan Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran 1.3.2 Fail Surat Sumbangan Bahan kepada Organisasi Luar 1.3.3 Fail Surat Permohonan Bahan 1.3.4 Fail Surat Pengesahan Penerimaan Bahan

2.0 DEFINISI 2.1 Koleksi UTeM 2/16 Terdiri daripada semua koleksi yang merangkumi yang dihasilkan oleh pelajarpelajar, staf, fakulti atau jabatan di UTeM dan juga penerbitan mengenai UTeM dari dalam dan sumber luar. 2.2 Koleksi Hadiah Bahan yang diberikan, disumbangkan atau diterbitkan diberikan secara percuma daripada institusi luar serta orang perseorangan bagi menyokong pembangunan koleksi Perpustakaan Laman Hikmah. 2.3 Koleksi Pertukaran Pertukaran bermakna memberi - yang ada atau lebihan cetakkan di Perpustakaan Laman Hikmah kepada Perpustakaan lain atau institusi luar bagi mendapatkan - lain atau atas dasar perkongsian. 2.3 Mailing list Senarai nama organisasi luar yang berpotensi mempunyai yang boleh disumbangkan atau pertukaran oleh Perpustakaan Laman Hikmah dengan organisasi tersebut. 2.4 Bahan Cetak Bahan yang dikeluarkan dalam bentuk cetak merangkumi semua monograf yang terdiri daripada buku atau terbitan berkala dan tidak berkala, terbitan bersiri dan sumber media seperti peta, poster, carta, risalah, brosur, pamplet, gambar, lukisan dan kertas muzik. 2.5 Bahan Bukan Cetak Bahan bukan cetak iaitu gabungan multimedia yang terdiri daripada transparensi, slaid, filem gelung, strip, cakera liut, cakera padat, pita, video, pita audio dan pangkalan data atas talian. Proses ini disokong oleh projektor, pemain cakera, pita, komputer dan perisian program semasa proses penggunaannya.

2.6 Institusi luar 3/16 Institusi luar merupakan universiti dalam/luar negara, agensi kerajaan, badan berkanun, agensi swasta dan organisasi dalam/luar negara atau orang perseorangan. Sama ada institusi yang mempunyai kepentingan atau tidak dengan UTeM. 2.7 Warga UTeM Terdiri dari Staf UTeM sama ada akademik atau bukan akademik dan Pelajar UTeM. Kesemua perincian disenaraikan akan dikenali sebagai Warga UTeM. 2.8 Bahan lengkap Merangkumi yang diperolehi fizikal secara lengkap tanpa ceraian muka surat, berjilid dan mempunyai kulit buku sama ada secara kulit keras atau kulit lembut di dalam 1 bahagian. 2.9 Bahan helaian Merangkumi yang diperolehi fizikal tidak lengkap mempunyai ceraian muka surat, tidak berjilid dan tidak mempunyai kulit buku serta tidak berada dalam 1 bahagian. 2.10 Pengkatalogan deskriptif Proses menghurai, menyenarai dan menyusun maklumat mengenai Perpustakaan Laman Hikmah mengikut standard pengkatalogan dan format yang ditetapkan di dalam sistem Perpustakaan Laman Hikmah. 2.11 Nombor aksessan Nombor unik setiap yang menentukan bilangan naskah pendaftaran di Perpustakaan Laman Hikmah. 2.12 Bahan asal Bahan asal adalah baharu yang masih belum mempunyai rekod di dalam pangkalan data sistem Perpustakaan Laman Hikmah atau mana-mana pangkalan data katalog lain.

4/16 2.13 Bahan salinan Bahan salinan adalah yang telah ada rekod katalognya di dalam pangkalan data sistem Perpustakaan atau dari sumber-sumber yang dipercayai seperti pangkalan data katalog Perpustakaan Laman Hikmah organisasi lain seperti Library of Congress (LC) atau WorldCat. 2.14 Bibliografik deskriptif Bibliografik adalah sebuah daftar Perpustakaan Laman Hikmah yang merangkumi isi dan deskripsi sebuah, seperti judul, pengarang, edisi, cetakan, penerbit, tempat penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ukuran tinggi buku, ISBN dan sebagainya. 2.15 Nombor panggilan Nombor panggilan adalah kod unik yang diberikan kepada setiap di dalam Perpustakaan Laman Hikmah. Ia mengenal pasti subjek dan lokasi setiap.

3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari 5/16 UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka KI - Kampus Induk KT - Kampus Teknologi KB - Kampus Bandar SPeK - Seksyen Pembangunan Koleksi (Unit Monograf, Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran) UD - Unit Digital SS - Seksyen Sirkulasi UM - Unit Monograf USE - Unit Sumber Elektronik PTj - Pusat tanggungjawab TKP (K) - Timbalan Ketua Pustakawan Kanan TKP (BPS) - Timbalan Ketua Pustakawan Bahagian Pembangunan Sumber PK (SPeK) - Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi P (UKUHP) - Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran P (UM) - Pustakawan Unit Monograf P (SPeK) - Pustakawan Seksyen Pembangunan Koleksi PmPK (UKUHP) - Pembantu Pustakawan Kanan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran PmPK (UM) - Pembantu Pustakawan Kanan Unit Monograf PmPK (USE) - Pembantu Pustakawan Kanan Unit Sumber Elektronik PmP (UM) - Pembantu Pustakawan Unit Monograf PmP (UKUHP) - Pembantu Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran PmP (USE) - Pembantu Pustakawan Unit Sumber Elektronik - Pembantu Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi - Pembantu Pustakawan Seksyen Pembangunan Koleksi PO - Pembantu Operasi RDA - Resource Description and Access

6/16 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN 4.1 Prosedur ini merangkumi proses mengurus permohonan dan penerimaan untuk membangunkan koleksi UTeM dan hadiah sebagai koleksi Perpustakaan Laman Hikmah serta pertukaran dengan organisasi luar UTeM yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan Laman Hikmah.

7/16 5.0 CARTA ALIR A. PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM Mula 5.1 Buat surat/ emel 5.4 5.3.2 Tidak lengkap Terima Semak 5.3.1 Lengkap 5.2 5.3 Susun 5.5 Buat senarai memo 5.6 Agih 5.7 Cop perolehan 5.8 Buat pengkatalogan deskriptif asas 5.9 5.12 5.10 Semak 5.10.2 Bahan asal Lengkapkan pengkatalogan deskriptif Salinan/Naskah tam 5.10.1 5.13 Cetak rekod bibliografik Lengkap/edit rekod bibliografik 5.11 A

8/16 A 5.15 Buat pembetulan 5.14.2 Salah 5.14.1 5.14 Semak rekod Betul Buat label/ senarai 5.16 memo Buat 5.17 pembetulan 5.18 Semak 5.17.1 Salah 5.17.2 Betul Hantar 5.19 Selesai 5.20

9/16 B. PEROLEHAN BAHAN HADIAH DAN PERTUKARAN Mula 5.1 Mohon 5.2 Terima/ rekod 5.3 Hantar surat 5.4 5.5 Semak WebOPAC Ada 5.5.1 5.5.2 Tiada 5.8 Pemilihan Tidak 5.8.1 Asingkan 5.6 5.8.2 Ya Buat senarai memo 5.9 Susun di rak 5.7 Cop/Agih 5.10 Cop perolehan 5.11 Buat pengkatalogan deskriptif asas 5.12 5.15 5.13 Semak 5.13.1 Bahan asal Lengkapkan pengkatalogan deskriptif Salinan/Naskah tam 5.13.2 5.16 5.14 Lengkap/edit rekod bibliografik Cetak rekod bibliografik A B

10/16 A B 5.18 Buat pembetulan 5.17.2 Salah 5.17.1 5.17 Semak rekod Betul Buat label/ senarai 5.19 memo Buat 5.20 pembetulan 5.21 Semak 5.21.1 Salah 5.21.2 Betul Hantar 5.22 5.23 Selesai

6.0 PROSEDUR A. PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM 11/16 6.1 Mula. Tindakan Tanggungjawab 6.2 Merima daripada fakulti / PTj di UTeM/ institusi luar dan merekod jumlah di dalam statistik Unit. 6.3 Menyemak dan mengasing mengikut gred. 6.3.1 Sekiranya lengkap, ikut langkah 6.5. 6.3.2 Sekiranya tidak lengkap, ikut langkah 6.4. 6.4 Memaklumkan kepada fakulti/ PTj di UTeM / institusi luar semula jika maklumat tidak lengkap. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) PmPK (UKUHP) P (UKUHP) PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) PO 6.5 Menyusun mengikut kursus dan gred. PmP (UKUHP) PmPK (UKUHP) 6.6 Membuat senarai memo agihan. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) 6.7 Mengagihkan kepada staf. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) 6.8 Cop perolehan pada dengan memasukkan tarikh proses dan cop hak milik Perpustakaan Laman Hikmah. 6.9 Membuat pengkatalogan deskriptif asas ke dalam sistem Perpustakaan dan cop nombor aksesan. 6.10 Menyemak sama ada asal, salinan dan naskah tam : 6.10.1 Bahan asal yang telah siap dibuat rekod bibliografik asas akan diserahkan kepada Pustakawan. 6.10.2 Bahan salinan akan dibuat oleh Pembantu PmPK (SpeK) PmP (SpeK)

12/16 Pustakawan/Pembantu Pustakawan Kanan. 6.11 Melengkapkan atau mengedit rekod bibliografik bagi salinan dan naskah tam. 6.12 Melengkapkan pengkatalogan deskriptif di dalam sistem Perpustakaan iaitu nombor panggilan dan bidang perkara. P (SPeK) 6.13 Mencetak rekod bibliografik. P (SPeK) 6.14 Menyemak rekod bibliografik penuh : i. Pustakawan menyemak rekod bibliografik Pembantu Pustakawan/Pembantu Pustakawan Kanan. ii. Pustakawan Kanan akan menyemak rekod bibliografik Pustakawan. 6.14.1 Jika rekod bibliografik betul, ikut langkah 6.16. 6.14.2 Jika rekod bibliografik salah, ikut langkah 6.15. P (SPeK) PK (SPeK) 6.15 Membuat pembetulan rekod bibliografik dan ikuti langkah 6.16. P (SPeK) 6.16 Mencetak dan menampal label (nombor panggilan/pelekat barcode/aktifkan RFID) serta membuat memo release. 6.17 Menyemak keseluruhan sebelum dikeluarkan : 6.17.1 Sekiranya salah, ikut langkah 6.18. 6.17.2 Sekiranya betul, ikut langkah 6.19. P (SPeK) PK (SPeK) 6.18 Membuat pembetulan dan ikut langkah 6.16. 6.19 Menghantar ke Seksyen Sirkulasi beserta memo penyerahan. 6.20 Selesai.

13/16 B. PEROLEHAN BAHAN HADIAH DAN PERTUKARAN Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Membuat permohonan kepada institusi luar melalui mailing list yang mempunyai melalui surat permohonan. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) PO 6.3 Menerima dan merekod ke dalam google form. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) PO 6.4 Menghantar surat akuan penerimaan kepada institusi luar. PmPK (UKUHP) 6.5 Menyemak di WebOPAC Perpustakaan Laman Hikmah bagi memastikan tiada duplikasi. 6.5.1 Sekiranya ada, ikut langkah 6.6. 6.5.2 Sekiranya tiada, ikut langkah 6.8. 6.6 Bahan diasingkan sekiranya terdapat di dalam koleksi Perpustakaan Laman Hikmah. 6.7 Bahan diletakkan di rak bagi : i. Cenderamata bagi majlis-majlis anjuran Perpustakaan Laman Hikmah atau; ii. Serahan untuk program khidmat masyarakat. 6.8 Memilih : 6.8.1 Sekiranya tidak dipilih, ikut langkah 6.6. 6.8.2 Sekiranya dipilih, ikut langkah 6.9. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) P (UKUHP) PmPK (UKUHP) TKP (BPS) PK (SPeK) 6.9 Membuat senarai memo agihan. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP) 6.10 Cop sumbangan dan mengagihkan kepada staf. PmPK (UKUHP) PmP (UKUHP)

14/16 6.11 Cop perolehan pada dengan memasukkan tarikh proses dan cop hak milik Perpustakaan Laman Hikmah. 6.12 Membuat pengkatalogan deskriptif asas ke dalam sistem Perpustakaan dan cop nombor aksesan. 6.13 Menyemak sama ada asal, salinan dan naskah tam : 6.13.1 Bahan asal yang telah siap dibuat rekod bibliografik asas akan diserahkan kepada Pustakawan. 6.13.2 Bahan salinan akan dibuat oleh Pembantu Pustakawan/ Pembantu Pustakawan Kanan. 6.14 Melengkapkan atau mengedit rekod bibliografik bagi salinan dan naskah tam. 6.15 Melengkapkan pengkatalogan deskriptif di dalam sistem Perpustakaan iaitu nombor panggilan dan bidang perkara. PmPK (SpeK) PmP (SpeK) P (SPeK) 6.16 Mencetak rekod bibliografik. P (SPeK) 6.17 Menyemak rekod bibliografik penuh : i. Pustakawan menyemak rekod bibliografik Pembantu Pustakawan/Pembantu Pustakawan Kanan. ii. Pustakawan Kanan akan menyemak rekod bibliografik Pustakawan. 6.17.1 Jika rekod bibliografik betul, ikut langkah 6.16. 6.17.2 Jika rekod bibliografik salah, ikut langkah 6.15. P (SPeK) PK (SPeK) 6.18 Membuat pembetulan rekod bibliografik dan ikut langkah 6.19. P (SPeK) 6.19 Mencetak dan menampal label (nombor panggilan/pelekat barcode/aktifkan RFID) serta membuat memo release.

15/16 6.20 Menyemak keseluruhan sebelum dikeluarkan : 6.20.1 Sekiranya salah, ikut langkah 6.21. 6.20.2 Sekiranya betul, ikut langkah 6.22. P (SPeK) 6.21 Membuat pembetulan dan ikut langkah 6.19. 6.22 Menghantar ke Seksyen Sirkulasi beserta memo penyerahan. 6.23 Selesai.

16/16 7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran A - Daftar Isu Luaran/ Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK -Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran B Borang Daftar Risiko 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh simpanan (Tahun) Lokasi Surat Permohonan Bahan Penerbitan 14.02.03/100-4/1 2 UKUHP Surat Sumbangan Bahan Kepada Institusi Luar 14.02.03/100-4/10 2 UKUHP Pengesahan Penerimaan Bahan 14.02.03/100-4/8 2 UKUHP