PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PENGURUSAN AKAUN PA/BABP.BEND/001 Versi : Mod : Tarikh Mod : Kedua 2 17 Sept 2013 1.0 OBJEKTIF Prosedur Aktiviti ini disediakan untuk menerangkan proses pengeposan transaksi kewangan ke Lejar sehingga penghasilan Lejar Bulanan dan pelbagai Laporan Kewangan yang berkualiti meliputi transaksi:- (a) (b) (c) Urusniaga penerimaan (resit rasmi) Urusniaga pembayaran (baucer) Urusniaga pelarasan (jernal) 2.0 SKOP 2.1 Prosedur Aktiviti ini meliputi proses pengeposan transaksi kewangan seperti urusniaga penerimaan, pembayaran dan pelarasan yang diluluskan dalam UTMFin sehingga penjanaan pelbagai laporan kewangan. Proses migrasi data pelajar (AIMS) yang dilaksanakan oleh pihak CICT. 3.0 TERMINOLOGI (a) Timbang Duga Disatukan Senarai baki akaun-akaun di dalam Lejar Am yang seimbang dari segi jumlah debit dan kredit. (b) Lejar Am Rekod yang mengumpulkan semua akaun-akaun yang mengambarkan rekod terperinci tentang perubahanperubahan yang berlaku ke atas akaun. (c) Baucer Bayaran Dokumen pengesahan pembayaran yang bernombor siri dihasilkan oleh UTMFin. (d) Resit Terimaan Dokumen perakuan penerimaan yang bernombor siri dihasilkan oleh UTMFin. (e) Jernal Dokumen pengesahan pelarasan yang bernombor siri dihasilkan oleh UTMFin. 4.0 SINGKATAN (a) UTM - Universiti Teknologi Malaysia (b) BABP - Bahagian Akaun, Belanjawan & Pelaburan (c) KB - Ketua Bahagian (d) PBendK - Penolong Bendahari Kanan (e) PTK Lejar - Pembantu Tadbir Kewangan Lejar 1

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PENGURUSAN AKAUN PA/BABP.BEND/001 Versi : Mod : Tarikh Mod : Kedua 2 17 Sept 2013 (f) KPT - Kementerian Pendidikan Tinggi (g) MOF - Kementerian Kewangan (h) CICT - Centre Of Information & Communication Technology (i) JPKA - Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (j) UTMFin - UTM Financial System (k) Pen.A - Penolong Akauntan 5.0 DOKUMEN RUJUKAN (a) (b) (c) (d) Profil Tugas KB, PBendK, Pen.A & PTK Lejar Garis Panduan Untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan Malaysia Accounting Standards Board (MASB) Peraturan Kewangan & Perakaunan Universiti 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) Transaksi kewangan pelanggan untuk tujuan perekodan dan penyediaan Lejar Am, Laporan Analisis Perbelanjaan PTJ dan Pelbagai Laporan Kewangan bagi memantau status pendapatan, perbelanjaan dan baki peruntukan mengurus serta baki Tabung. 7.0 KETERANGAN/ PROSES KERJA Tindakan 7.1 Pos transaksi kewangan seperti penerimaan, pembayaran dan pelarasan chargeline ke UTMFin. 7.2 Semak ketepatan urusniaga dengan meneliti laporan kewangan seperti berikut:- Tanggungjawab Semua PTK/Pen.A/P Bend/KB PBendK/KB (a) Laporan Kedudukan Kewangan, Timbang Duga Disatukan dan Lejar Am adalah seimbang (b) Laporan Analisis Perbelanjaan PTJ adalah tepat Lain-lain laporan yang dijana melalui UTMFin termasuklah:- (a) Daftar Urusniaga Bulanan (b) Penyata Pendapatan Mengikut Bajet (c) Penyata Pendapatan Terperinci (d) Penyata Pendapatan Mengikut Aktiviti (e) Lejar Projek (f) Timbang Duga Mengikut Bajet (g) Laporan Hartanah, Logi dan Peralatan 2

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PENGURUSAN AKAUN PA/BABP.BEND/001 Versi : Mod : Tarikh Mod : Kedua 2 17 Sept 2013 7.3 Sekiranya urusniaga tidak dipos seperti yang dikehendaki rujuk staf berkaitan atau pihak CICT untuk pembetulan. PTK Lejar/Pen.A/ PBendK/KB 7.4 Pastikan data pelajar (AIMS) telah dipindahkan ke UTMFin. Pen.A/PBendK / CICT 7.5 Sediakan laporan berkala seperti di bawah untuk dikemukakan kepada KPM, MOF dan Pejabat Harta Bina: (a) Laporan Perbelanjaan Mengurus (b) Laporan Perbelanjaan Pembangunan (c) Laporan Aliran Tunai Separuh Tahun (d) Laporan JPKA Suku Tahun PBendK/ KB 7.5.1 Bagi Penyediaan Penyata Kewangan Tahunan, sila rujuk Arahan Kerja Penyediaan Penyata Kewangan (AK/BABP.BEND/001). 7.6 Pantau Prestasi Kewangan Universiti dengan meneliti:- (a) Kedudukan rezab aliran tunai, pelaburan dan jumlah pendapatan dan perbelanjaan. (b) Baki di bank sekiranya mencukupi untuk pembayaran emolumen bulanan. Arahkan staf membuat pindahan wang antara akaun semasa UTM melalui BizChannel atau pencairan pelaburan. (c) Analisis prestasi kewangan Universiti (nisbah kewangan). KB/PBendK/ Pen.A/ PTK Lejar 7.6.1 Bagi proses kerja penyediaan Penyata Penyesuaian Bank, sila rujuk Arahan Kerja Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (AK/BABP.BEND/002). 7.7 Muat turun lejar dan Laporan Kewangan daripada UTMFin untuk rujukan staf dan juruaudit. Laporan Kewangan boleh dijana secara online setiap masa. KB/PBendK/ Pen.A/ PTK Lejar 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Lejar Am, Laporan Analisis Perbelanjaan PTJ dan Pelbagai Laporan Kewangan disediakan secara online untuk rujukan PTJ, staf dan juruaudit. Laporan Perbelanjaan Mengurus, Laporan Perbelanjaan Pembangunan, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun dan Aliran Tunai Separuh Tahun disediakan untuk dikemukakan kepada KPT dan MOF. 3

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : NO. RUJUKAN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PENGURUSAN AKAUN PA/BABP.BEND/001 Versi : Mod : Tarikh Mod : Kedua 2 17 Sept 2013 9.0 CARTA ALIR Carta Alir Proses Pengurusan Akaun 10.0 DOKUMEN SOKONGAN (a) (b) (c) (d) Format Laporan Perbelanjaan Mengurus Format Laporan Perbelanjaan Pembangunan Format Laporan Aliran Tunai Separuh Tahun Format Laporan JPKA Suku Tahun 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi Lejar Bulanan & Laporan Kewangan Laporan Analisis Perbelanjaan PTJ Laporan Perbelanjaan Mengurus dan Laporan Aliran Tunai Separuh Tahun Laporan Perbelanjaan Pembangunan Laporan JPKA Suku Tahun UTMFin UTMFin BABP/021/Tahun BABP/022/Tahun UTM.J.03.02/10.14/6/1/2 Online Online Bilik PBendK Bilik PBendK Bilik KB 4

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN AKAUN PA/BABP.BEND/002 MULA 7.1 Pos transaksi kewangan (baucer, resit & jernal) setiap hari bekerja mengikut chargeline. Arahkan staf/ Unit ICT untuk buat pembetulan 7.3 tidak tepat 7.2 tepat Semak ketepatan urusniaga - Laporan Kedudukan Kewangan/Timbang Duga Disatukan/Lejar Am/Daftar Urusniaga Bulanan (KL/JB)/Laporan Analisis PerbelanjaanPTJ 7.4 Pastikan data pelajar dari AIMS dipindahkan ke UTMFin 7.5.1 Arahan Kerja Proses Penyediaan Penyata Kewangan AK/BABP.BEND/001 7.6.1 Arahan Kerja Proses Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank AK/BABP.BEND/002 7.5 7.6 7.7 Sediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus/Pembangunan/Aliran Tunai & JPKA Pantau Prestasi Kewangan Universiti dari segi: 1. Kedudukan rezab, aliran tunai, pelaburan, pendapatan, emolumen & perbelanjaan. 2. Analisis Prestasi Kewangan Universiti (nisbah kewangan). 3. Baki bank dan arahkan pindahan wang antara akaun UTM melalui BizChannel dan pencairan pelaburan. Muat turun Lejar dan Laporan Kewangan (online) untuk rujukan staf dan juruaudit TAMAT