UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

Transkripsi

1 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) No. Dok : Status Dokumen : Master Salinan No. Nomor Revisi : 00 Tanggal Terbit : 6 September 2016 Jumlah Halaman : 8 (Delapan) Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Nama Dra. Wenny Murtaliningtyas, M.Si Nama Koesjoko, ST., MT. Jabatan Kepala Biro Administrasi Umum Jabatan Management Representative Tanggal 6 September 2016 Tanggal 6 September 2016 Disetujui oleh : Nama Dr. Ir. Muhammad Hazmi, D.E.S.S. Jabatan Rektor Tanggal 6 September 2016 Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia Universitas Muhammadiyah Jember dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dari Rektor Universitas Muhammadiyah Jember

2 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 2 dari 8 DAFTAR REVISI No. Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi

3 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 3 dari 8 DAFTAR ISI Halaman Judul Persetujuan Daftar Revisi Daftar Isi I. Tujuan II. Ruang Lingkup III. Referensi IV. Definisi V. Ketentuan Umum VI. Kriteria Keberhasilan VII. Prosedur a. Bagi Pihak Internal b. Bagi Pihak Eksternal VIII. Flowchart Peminjaman Kendaran Dinas Bagi Pihak Internal IX. Flowchart Penyewaan Kendaran Dinas Bagi Pihak Eksternal X. Dokumen Pelengkap... 8.

4 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 4 dari 8 I. Tujuan Menjelaskan prosedur penggunaan mobil oleh pihak internal. II. III. IV. Ruang Lingkup Kegiatan ini berawal dari permohonan peminjaman / penyewaan kendaraan dinas kepada Kepala B.A.U sampai dengan peminjam/ penyewa menggunakan kendaraan dinas tersebut. Referensi 1. Permohonan (lisan/tertulis) 2. Bukti pembayaran uang muka / sewa Definisi Mobil : Kendaraan milik yang berupa Bis, Elf (L300), jenis mobil van seperti Toyota Kijang, Isuzu Panther dan Toyota Avanza Sopir : Adalah pengemudi pegawai atau yang disediakan oleh UM Jember Internal : Meliputi civitas akademi dan karyawan. Eksternal : Masyarakat pada umumnya, baik perorangan maupun organisasi. V. Ketetntuan Umum 1. Kendaraan dipastikan dalam kondisi sehat dan aman. 2. Pada saat berangkat dan pulang dipastikan kondisi kendaraan bersih. 3. BBM pada saat berangkat dan kembali posisi sama. 4. Kendaraan ada (tidak digunakan) VI. VII. Kriteria Keberhasilan Dapat memberikan layanan yang baik, nyaman dan memuaskan pada pengguna. Prosedur a. Bagi Pihak Internal 1. Pimpinan Unit / penanggung jawab kegiatan mengajukan permohonan kepada Rektor c.q WR II untuk kepentingan peminjaman / penyewaan mobil. 2. Permohonan dapat diterimakan Kepala Biro Administrasi Umum. 3. Kepala B.A.U melakukan pengecekan penggunaan mobil. 4. Apabila pada saat yang sama tidak dipergunakan, maka Kepala B.A.U menjadwalkan mobil beserta sopirnya pada papan yang sudah disediakan. 5. Apabila pada saat yang diperlukan ternyata penggunaan mobil sudah terjadwal, maka permohonan ditolak.

5 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 5 dari 8 b. Bagi Pihak Eksternal 1. Pihak eksternal menghadap Rektor c.q WR II untuk kepentingan peminjaman / penyewaan mobil. 2. WR II atau melalui Kepala Biro Keuangan / Kepala Biro Umum memberitahukan tarif yang harus dibayarkan pihak eksternal. 3. apabila sepakat, dilakukan pengecekan penggunaan mobil oleh Kepala B.A.U. 4. Apabila pada saat yang sama tidak dipergunakan, maka Kepala B.A.U menjadualkan pada papan yang sudah disediakan. 5. Kesepakatan pembayaran baik mengenai waktu maupun cara, kapan terakhir dibayarkan biaya sewa untuk memastikan penjadwalan. 6. Apabila pada saat yang ditentukan belum ada kepastian pembayaran atau konfirmasi kepastian penggunaan maka pemesanan penjadwalan dapat dibatalkan. 7. Apabila belum ada pembayaran tetapi ada konfirmasi tentang kepastian penggunaan, maka penjadwalan tetap berlanjut. 8. Pelunasan biaya. 9. Penggunaan kendaraan dinas.

6 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 6 dari 8 VIII. Flowchart Peminjaman Kendaran Dinas Bagi Pihak Internal Mulai Pengajuan Penggunaan : 1. Keperluan 2. Hari / Tanggal / Jam 3. Tempat / Tujuan Kepala Unit Membuat Pengajuan Penggunaan Menunggu Persetujuan WR II Disetujui? Pengajuan Penggunaan : 1. Keperluan 2. Hari / Tanggal / Jam 3. Tempat / Tujuan Ya Pengajuan Penggunaan diserahkan Kepada B.A.U B.A.U B.A.U Memeriksa dan Menyesuaikan Jadwal Penggunaan dan Kondisi Kendaraan Ada? B.A.U Menetapkan : 1. Jenis. 2. Penunjukan Sopir. Tidak Ya Ya Sopir Mengantarkan Pemakai Tidak Kondisi Baik? Tidak Sopir Melaporkan Penggunaan Biaya Perjalanan Dinas pada Bendahara Universitas Kepala B.A.U Menyampaikan Kepada Kepala Unit Selesai

7 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 7 dari 8 IX. Flowchart Penyewaan Kendaran Dinas Bagi Pihak Eksternal Mulai Penyewa Menghadap WR II / Kepala B.A.U Kepala B.A.U Memberitahu Tarif dan Tata Cara Peminjaman serta Pemakaian Laboratorium Sepakat? Ya Penyewa Membayar Uang Muka Kepala B.A.U Menjadwalkan Pemakaian Tidak Pelunasan Biaya Sewa Penyewa Menggunakan Selesai

8 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 8 dari 8 X. Dokumen Pelengkap 1. Jadwal penggunaan kendaraan. 2. Permohonan penggunaan kendaraan dari unit / organisasi.