UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PEMINJAMAN BARANG DI UPT-PMB

Transkripsi

1 No Status Dokumen : Master Salinan No. Nomor Revisi : 04 Tanggal Terbit : 26 Nopember 2016 Jumlah Halaman : 7 (tujuh) Dibuatoleh : Diperiksaoleh : Nama TriasSetyowati, S.H.,S.E.,M.M Nama Kosjoko, S.T,.M.T Jabatan Kepala UPT-PMB Jabatan Manager Representative Tanggal 26 Nopember 2016 Tanggal 26 Nopember 2016 Disetujuioleh : Nama Dr. Ir. M.Hazmi, D.E.S.S. Jabatan Rektor Tanggal 26 Nopember 2016

2 DAFTAR REVISI No.Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi

3 DAFTAR ISI HalamanJudul dan Persetujuan. 1 Daftar Revisi. 2 Daftar Isi. 3 I. TUJUAN. 4 II. RUANG LINGKUP. 4 III. REFERENSI. 4 IV. DEFINISI. 4 V. KETENTUAN UMUM. 4 VI. KRITERIA KEBERHASILAN. 5 VII. PROSEDUR. 5 VIII. DOKUMEN PELENGKAP. 7

4 I. TUJUAN Untuk memberikan informasi terkait dengan Fakultas dan Program Studi,Pendaftaran Mahasiswa Baru, Biaya kuliah, Beasiswa,dan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) yang ada di Universitas Muhammadiyah Jember. II. RUANG LINGKUP Prosedur pelaksanaan presentasi meliputi penyajian informasi tentang tata cara dan Ketentuan pelaksanaan presentasi. III. REFERENSI 3.1. ISO 9001: Manual Mutu Universitas tahun 2015 IV. DEFINISI Sosialisasi/Presentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memberikan Informasi tentang civitas akademika Universitas Muhammadiyah Jember, sehingga ada Timbal balik dan partisipasi dari peserta untuk menjadi mahasiswa di Universitas Muhammadiyah Jember. V. KETENTUAN UMUM 1. UPT-PMB mengajukan surat pengajuan perdin dan meng SPP kan pada SIMAKU dan di ajukan kepada WR. II. 2. UPT-PMB mengajukan surat pengajuan kendaraan kepada Ka.Biro Administrasi Umum 3. Penetapan Sopir dan Jadwal keberangkatan oleh UPT-PMB dan mengetahui Ka. Biro Adm. Umum. 4. Sesuai kesepakatan jadwal presentasi, maka tim Promosi dari UPT-PMB berangkat kesekolah/instansi sesuai dengan jadwal. 5. Pihak yang akan ditemui adalah Guru BK (Bimbingan Konseling) atau Waka. Kurikulum,siswa kelas XII ataupun instansi yang terjadwal. 6. Tim promosi yang akan melaksanakan proses presentasi antara lain dari Sek.Pelaksana UPT-PMB, Dosen yang ditunjuk dan mahasiswa berprestasi sebagai Tim duta promosi. 7. Sosialisasi/Presentasi yang dilaksanakan adalah mempresentasikan tentang berbagai hal tentang prestasi/keunggulan yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Jember, Pengenalan Program studi, Tata Cara mendaftar di UM Jember, syarat-syarat pendaftaran, biya kuliah, beasiswa, dan UKM di Universitas Muhammadiyah Jember. 8. Pihak sekolah mengisi dan menandatangani tanda terima kunjungan sosialisasi/presentasi.

5 9. Data yang diperoleh akan direkap dan disimpan sebagai bukti kunjungan. 10. Selesai. VI. KRITERIA KEBERHASILAN Mempunyai informasi terkait dengan Fakultasdan Program Studi,Pendaftaran Mahasiswa Baru, Biaya kuliah, Beasiswa,dan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) yang ada di Universitas Muhammadiyah Jember. VII. PROSEDUR 7.1. ProsedurUmum Tanggung Garis Besar Prosedur Jawab Kepala UPT-PMB Mengisi dan menandatangani pengajuan perdin Referensi Form Surat Pengajuan Mengisi dan menandatangani pengajuan kendaraan Form Surat Pengajuan Kendaraan Mendelegasikan tugas ke sekretaris pelaksana UPT-PMB Surat Tugas Mengambil dana yang sudah cair dari Bendahara Universitas Bukti pencairan dana Menunjuk dosen untuk mendampingi duta promosi Surat Tugas TanggungJawab GarisBesarProsedur Referensi Sekretaris PMB UPT- Menjalankan tugas yang diberikan Kepala UPT-PMB untuk presentasi ke sekolah/instansi Form Tanda terima kunjungan presentasi dari sekolah yang dikunjungi. Mendampingi dan memberikan pengarahan apa saja yang harus dilakukan oleh dosen yang ditunjuk Kepala UPT-PMB untuk presentasi ke sekolah/instansi Form Tanda terima kunjungan presentasi dari sekolah yang dikunjungi.

6 WR I WR II Melaporkan kepada Kepala UPT-PMB hasil presentasi Menyetujui atau tidak menyetujui surat pengajuan perdin Menyetujui atau tidak menyetujui surat pengajuan perdin Form Tanda terima kunjungan presentasi dari sekolah yang dikunjungi. Form Surat Pengajuan Form Surat Pengajuan Ka BAK Memverifikasi surat pengajuan perdin Memverifikasi dana pengajuan Form Surat Pengajuan Ka BAU Memverifikasi surat pengajuan kendaraan Menyiapkan sopir Menyiapkan kendaraan Form Surat Pengajuan Kendaraan Sopir Guru BK Melaksanakan tugas dari BAU sesuai data yang diberikan oleh Ka.UPT-PMB Melaporkan kegiatan kepada BAU Menandatangani surat tanda kunjungan presentasi Menyiapkan ruangan dan fasilitas untuk presentasi Form Surat Pengajuan Form Surat Pengajuan Kendaraan Form Tanda terima kunjungan presentasi dari sekolah yang dikunjungi.

7 7.2. Prosedur Detail Mulai Ka.UPT PMB Mengisi format pengajuankendaraan - Keuangan pada BAK Persetujuan WR I Tidak Ka. Biro Adm Umum - Penetapan Kendaraan - Penetapan Sopir - Penyerahan Kontak kendaraan Ya Ka. Biro Keuangan - Penetapan biaya perdin - Memverivikasi pengajuan Tidak Sopir - Pelaksanaan tugas Ya - Selesai Persetujuan WR II Bendahara Universitas - Realisasi biaya Pengenalan Program studi, Cara mendaftar, syaratsyarat pendaftaran, biaya kuliah, beasiswa, dan UKM di Universitas Muhammadiyah Jember Tim Promosi (Sek. PelaksanaUPT-PMB, DosendanMahasiswa Guru BK, Waka. KurikulumdanSiswakelas XII TandaTerima Kunjungan Data Siswa Selesai

8 VIII. DOKUMEN PELENGKAP 8.1 Form Surat Pengajuan 8.2 Form Surat Pengajuan Kendaraan 8.3 Form Tanda terima kunjungan presentasi dari sekolah yang dikunjungi