Peraturan Penggunaan Kendaraan Dinas Universitas Muhammadiyah Magelang UMM-BPM

Transkripsi

1 Peraturan Penggunaan Kendaraan Dinas Universitas Muhammadiyah Magelang UMM-BPM UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG 2014

2

3

4

5 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan Surat Keputusan Rektor Kata Pengantar Daftar Isi i ii iii iv I. Tujuan... II. Pengertian... III. Unit Kerja... IV. Pihak-Pihak yang terkait... V. Ruang Lingkup... VI. Perjalanan Dinas Sopir... VII. Mekanisme dan Prosedur... VIII. Alur Peminjaman Untuk Dinas Kantor... IX. Alur Peminjaman Perorangan... X. Aturan Biaya Sewa Mobil... XI. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Dinas... XII. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Pribadi i

6 I. Tujuan Peraturan Penggunaan Kendaraan Dinas ini adalah acuan di bagian Biro Umum dalam melakukan pelayanan penggunaan kendaraan dinas di Universitas Muhammadiyah Magelang. II. Pengertian : 1. Universitas adalah Universitas Muhammadiyah Magelang. 2. Badan Pembina Harian (BPH) adalah badan yan g dibentuk oleh Pimpinan Pusat Muhammadiyah untuk melaksanakan tugas BP-PTM sehari-hari dalam penyelenggaraan Universitas. 3. Rektor adalah pimpinan tertinggi Universitas Muhammadiyah Magelang. 4. Pimpinan Universitas adalah Rektor Universitas Muhamamdiyah Magelang dibantu Wakil Rektor. 5. Kepala Biro Umum adalah pejabat yang bertanggungjawab atas pengelolaan dan penggunaan kendaraan dinas milik Universitas Muhammadiyah Magelang. 6. Kepala Urusan Rumah Tangga adalah Kaur yang bertugas mengkoordinasi aktivitas penggunaan kendaran dinas milik Universitas Muhammadiyah Magelang. 7. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh Badan Pembina Harian/Pejabat Struktural /Dosen/Karyawan/Mahasiswa, dalam kota maupun luar kota dalam rangka menjalankan tugas kedinasan dan kewajibannya. Tugas, kewajiban, dan lamanya perjalanan dinas diputuskan/dikeluarkan oleh pimpinan unit/fakultas yang bersangkutan. 8. Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang Catur Dharma Perguruan Tinggi serta kinerja administrasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Magelang. 9. Kendaraan Dinas adalah kendaraan inventaris Universitas Muhammadiyah Magelang. 10. Peminjam Perorangan adalah semua Dosen dan Tenaga Kependidikan Universitas Muhammadiyah Magelang yang melakukan peminjaman kendaraan dinas Universitas di luar tugas dan kewajibannya sebagai pejabat dan atau sebagai dosen/karyawan Universitas Muhammadiyah Magelang. 11. Pihak luar adalah organisasi Persyarikatan Muhammadiyah diluar Universitas Muhamamdiyah Magelang. III. Unit Kerja di Universitas Muhammadiyah Magelang terdiri dari : a. Badan Pembina Harian (BPH). b. Rektorat c. Fakultas. d. Biro/Lembaga/Badan/UPT. 1

7 IV. Pihak-pihak yang terkait a. Kepala Biro Umum b. Kepala Biro Keuangan c. Kepala Urusan Rumah Tangga d. Unit Kerja e. Sopir f. Peminjam Perorangan g. Persyarikatan Muhammadiyah V. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi unit kerja yang meliputi Badan Pembina Harian (BPH), Rektorat, Dekanat, Fakultas/Prodi/Unit Kerja dan seluruh Civitas Akademika di lingkungan Universitas Muhammadiyah Magelang dan pihak luar yang melakukan peminjaman. VI. Perjalanan Dinas Sopir Ketentuan pembiayaan perjalanan dinas untuk sopir yang meliputi uang saku, uang makan, dan penginapan sesuai pada kolom jabatan untuk tenaga kependidikan dalam Standar Biaya Kegiatan yang berlaku. Catatan : 1. Perjalanan dinas pada hari libur, uang saku ditambah 50%. 2. Uang makan dan uang penginapan ditanggung oleh unit kerja pengguna dengan mempertimbangkan proporsionalitas dan effisiensi anggaran. 3. Perjalanan dinas yang merupakan kegiatan kerjasama/proyek dengan anggaran/dana dari pihak luar, maka uang saku, makan, uang penginapan sopir dan BBM dibebankan pada anggaran kerjasama/proyek tersebut jika melebihi sharing dana yang disepakati. 4. Pelaksanaan perjalanan dinas mempertimbangkan efisiensi waktu dan biaya. 5. Mobil dinas digunakan untuk perjalanan dinas dengan jumlah minimal pengguna 2 orang kecuali untuk pejabat struktural dengan tingkat eselon 3b keatas. 6. Untuk keperluan mengantar berkas-berkas yang berhubungan dengan keperluan Akademik, SDM, kemahasiswaan, dan lain sebagainya yang masih dalam konteks tugas dinas dan tidak memungkinkan menggunakan kendaraan umum, dapat menggunakan kendaraan dinas dengan pertimbangan dari Wakil Rektor II. 2

8 VII. Mekanisme dan Prosedur A. Penggunaan Kendaraan Universitas untuk Tugas Dinas 1. Unit Kerja mengisi formulir peminjaman kendaraan dinas minimal 2 hari sebelum hari H tugas dinas dilaksanakan (dilengkapi surat tugas/surat undangan Dinas bagi Dosen/Tenaga kependidikan terkait, yang ditujukan kepada Biro Umum ) yang ditandatangani oleh pimpinan unit. 2. Kepala Biro Umum memberikan disposisi terhadap permohonan penggunaan kendaraan dinas kepada Kaur Rumah Tangga. 3. Kepala Urusan Rumah Tangga melaksanakan isi disposisi Ka. Biro Umum. 4. Kaur Rumah Tangga menunjuk kendaraan beserta sopir sesuai jadwal tugas. 5. Sopir mengambil kartu kendali kendaraan di biro umum untuk diisi, sopir mencatat posisi kilometer terakhir yang tertera pada kendaraan sebelum berangkat. 6. Kaur Rumah Tangga mengecek kartu kendali kendaraan yang telah diisi sopir dan melengkapi isian kartu kendali. 7. Kaur Rumah Tangga memparaf kartu kendali kendaraan yang telah dicek, dan memberikan uang BBM, nota BBM dan uang saku sopir. 8. Sopir melaksanakan tugas perjalanan dinas/tugas piket. 9. Keberangkatan dan kepulangan perjalanan dinas adalah di kampus, sopir tidak melakukan penjemputan atau pengantaran dirumah kecuali pejabat eselon 2a keatas. 10. Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam keadaan bersih setelah penggunaan perjalanan dinas selesai. 11. Sopir menyerahkan bukti pengisian BBM kepada Kaur Rumah Tangga. 12. Kaur Rumah Tangga menerima bukti print-out pengisian BBM. B. Penggunaan Kendaraan Dinas Untuk Peminjaman Perorangan 1. Peminjaman kendaraan dinas untuk perorangan (kepentingan pribadi), dapat dilayani di luar jam kerja dan selama tidak mengganggu pelayanan kendaraan dinas. 2. Peminjam mengisi form di Kaur Rumah Tangga minimal 2 hari sebelum hari H. 3. Peminjam dari luar harus menyerahkan kartu tanda pengenal yang masih berlaku dan surat permohonan dari Persyarikatan Muhammadiyah. 4. Kaur. Rumah Tangga melaporkan kepada Ka. Biro Umum untuk peminjaman perorangan. 5. Ka. Biro Umum memberikan disposisi terhadap permohonan penggunaan kendaraan dinas kepada Kaur Rumah Tangga dan tembusan ke Ka. Biro Keuangan. 6. Kaur. Rumah Tangga menentukan jenis mobil yang akan dipakai beserta sopirnya. 7. Sopir melaksanakan tugas. 8. Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam keadaan bersih ke tempat semula setelah selesai penggunaanya. 3

9 9. Selesai menggunakan kendaraan, sopir memastikan BBM dalam kondisi penuh. 10.Kaur Rumah Tangga mencek dan memparaf buku kontrol kendaraan. 11.Peminjam melakukan pembayaran biaya sewa di Biro Keuangan (kasir) sesuai ketentuan yang berlaku. 12.Kasir menerima pembayaran biaya sewa mobil dan memberikan tanda bukti pembayaran kepada peminjam. 4

10 Alur Peminjaman Untuk Dinas kantor Unit kerja mengajukan peminjaman dengan mengisi form pinjam kendaraan sesuai format di Biro Umum minimal 2 hari sebelumnya Ka. Biro Umum mendisposisikan surat peminjaman ke Ka.Ur. RumahTangga Ka Ur Rumah Tangga melaksanakan isi disposisi dari Kabiro Umum. Ka Ur Rumah Tangga menentukan jenis kendaraan dan Sopirnya. Sopir mengambil dan mengisi kartu kendali kendaraan, mencatat kilometer terakhir pada kendaraan dan melaporkan ke Ka.Ur. Rumah Tangga Ka.Ur. Rumah Tangga mengecek & memaraf kartu kendali, dan memberikan uang BBM/nota BBM, uang saku kepada sopir. Sopir melaksanakan perjalanan dinas/tugas piket. Tugas perjalanan dinas selesai, sopir mengembalikan kendaraan dlm kondisi bersih, Sopir menyerahkan bukti print-out pengisian BBM kepada Ka.Ur. RT, Ka.Ur RT menerima print-out bukti pengisian BBM. 5

11 Alur Peminjaman Perorangan Perorangan yang akan meminjam kendaraan dinas Mengisi form pinjam kendaraan yang tersedia di Ka.Ur. RT di Biro Umum minimal 2 hari sebelumnya Ka. Ur. RT melaporkan peminjaman perorangan kepada Ka. Biro Umum Peminjam menyerahkan form isian. (Peminjam perorangan yang bukan Pegawai UMM menyertakan tanda pengenal yang masih berlaku). Ka. Biro Umum mendisposisikan surat peminjaman ke Ka.Ur. RumahTangga Ka Ur Rumah Tangga menentukan jenis kendaraan dan Sopirnya. Peminjaman perorangan selesai, sopir mengembalikan kendaraan dlm kondisi bersih ke tempat garasi kendaraan Sopir melaksanakan layanan peminjaman perorangan Sopir mengecek BBM kendaraan, BBM harus dlm kondisi penuh seperti saat mobil keluar untuk dipinjam. Kaur RT melakukan pengecekan, dan memaraf kontrol kendaraan. Bagian keuangan (Kasir) di Biro Keuangan menerima pembayaran Biaya sewa mobil sesuai tarif. Peminjam melakukan pembayaran biaya sewa kendaraan sesuai tarif yang berlaku di Biro Keuangan (Kasir) Kasir memberikan tanda bukti pembayaran kepada peminjam perorangan. 6

12 VIII. Aturan Biaya Sewa Mobil 1. Peminjaman mobil untuk keperluan dinas UMM, tidak dipungut biaya sewa. 2. Peminjam mobil untuk keperluan pribadi pegawai UMM dan pihak persyarikatan Muhammadiyah ditetapkan besarnya tarif per hari sebagai berikut : No Jenis Mobil Karyawan UMM Pihak Luar 1 Toyota Inova Tidak dipinjamkan 2 Grand Livina Tidak dipinjamkan 3 Panther L Carry Bus A Bus B Catatan : Biaya sewa mobil minimal 1 hari Daftar tarif tersebut tidak termasuk BBM dan Sopir Aturan tambahan : Kedinasan 1. Bukti resi/nota pembelian BBM menggunakan digital printout SPBU. 2. Apabila sopir tidak mendapatkan tugas dinas, maka yang bersangkutan wajib hadir di kampus. 3. Sopir siap di tempat untuk mengantar keberangkatan dinas, 15 menit sebelumnya untuk melakukan kontrol dan kesiapan kendaraan. 4. Semua Mobil dinas yang telah digunakan, dikembalikan terpusat di garasi mobil Kampus II UMM. Peminjaman Pribadi 1. Kendaraan pada saat keluar dari garasi, BBM dalam keadaan penuh, peminjam bertanggungjawab untuk mengembalikan kendaraan dalam keadaan BBM penuh. 2. Apabila terjadi kerusakan pada saat peminjaman yang disebabkan oleh kecelakaan, maka biaya perbaikan dan biaya urusan yang terkait ditanggung sepenuhnya oleh peminjam. 7

13 Lampiran 1. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Dinas Perihal : Peminjaman Kendaraan Kepada Yth. Kepala Biro Umum Universitas Muhammadiyah Magelang Di- Magelang Assalamu alaikum Wr. Wb Sehubungan dengan adanya kegiatan... Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama :... Jabatan :... Alamat :... saya mengajukan permohonan untuk peminjaman mobil Dinas Universitas Muhammadiyah Magelang, untuk kepentingan Dinas yaitu pada : Hari :... Tanggal Berangkat :... Tanggal Kembali :... Berangkat Pada jam :... Tujuan :... Jumlah dan nama Personil (disebutkan) :... :... Selama peminjaman saya sanggup mentaati peraturan yang berlaku di Universitas. Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Wasslamu alaikum Wr. Wb Magelang... Kepala Biro Umum Pimpinan Unit Catatan : 1. Untuk keperluan dinas, ada Surat Tugas dan dokumen pendukung. 2. Keberangkatan dan kepulangan perjalanan dinas adalah di kampus, sopir tidak melakukan penjemputan atau pengantaran dirumah kecuali pejabat eselon 2a keatas. 8

14 Lampiran 2. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Pribadi Kepada Yth. Kepala Biro Umum Universitas Muhammadiyah Magelang Di- Magelang Assalamu alaikum Wr. Wb Sehubungan dengan adanya kegiatan..., Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama :... Alamat :... kami mengajukan permohonan untuk peminjaman mobil Dinas Universitas Muhammadiyah Magelang, untuk kepentingan Pribadi yaitu pada : Hari :... Tanggal Berangkat :... Tanggal Kembali :... Berangkat Pada jam :... Tujuan :... Keterangan :... Saya menyetujui untuk peminjaman pribadi baik oleh dosen maupun pegawai, biaya sewa mobil yang belum dibayarkan sampai tanggal 17, otomatis dipotong dari gaji yang bersangkutan oleh Kasir UMM. Selama peminjaman kami sanggup mentaati peraturan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Magelang. Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Wasslamu alaikum Wr. Wb Magelang... Mengetahui Kepala Biro Umum Peminjam Catatan : 1. Untuk keperluan pribadi, HR pengemudi, BBM dan kerusakan akibat kecelakaan dalam perjalanan ditanggung peminjam/pemakai. 9

15 10