Quality Management System

Transkripsi

1 Quality Management System

2 Mutu (Quality)? The degree to which a set of inherent properties of a product, system or process fulfils requirements. (ICH Q9)

3 Industri farmasi harus membuat obat sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan penggunaannya, memenuhi persyaratan yang tercantum dalam dokumen izin edar (registrasi) dan tidak menimbulkan risiko yang membahayakan penggunanya karena tidak aman, mutu rendah atau tidak efektif

4 Kebijakan Mutu (Quality Policy) merupakan pernyataan formal dari manajemen puncak suatu industri farmasi dan menyatakan arahan serta komitmen terhadap mutu produk. Kebijakan mutu hendaklah dirumuskan dan ditandatangani oleh manajemen puncak (president director atau general manager atau chief executive officer) sebagai bentuk komitmen penerapan mutu di industri yang bersangkutan Kebijakan Mutu memerlukan partisipasi dan komitmen jajaran di semua departemen di dalam perusahaan, para pemasok dan para distributor

5 Kebijakan Mutu

6 QA v.s QC? Pemastian Mutu adalah suatu konsep luas yang mencakup semua hal, baik secara tersendiri maupun secara kolektif, yang akan memengaruhi mutu dari obat yang dihasilkan. Pemastian Mutu adalah totalitas semua pengaturan yang dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa obat dihasilkan dengan mutu yang sesuai dengan tujuan pemakaiannya. Karena itu Pemastian Mutu mencakup CPOB ditambah dengan faktor lain di luar Pedoman CPOB, seperti desain dan pengembangan produk. Pengawasan Mutu adalah bagian dari CPOB yang berhubungan dengan pengambilan sampel, spesifikasi dan pengujian, serta dengan organisasi, dokumentasi dan prosedur pelulusan yang memastikan bahwa pengujian yang diperlukan dan relevan telah dilakukan dan bahwa bahan yang belum diluluskan tidak digunakan serta produk yang belum diluluskan tidak dijual atau dipasok sebelum mutunya dinilai dan dinyatakan memenuhi syarat.

7 Quality Management System

8 Struktur organisasi Dalam organisasi, bagian Pemastian Mutu adalah bagian yang membangun, mengembangkan dan memonitor pelaksanaan Sistem Mutu dari suatu perusahaan dan memastikan penerapan CPOB dalam tiap langkah pembuatan obat.

9

10

11

12 Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian pengawasan mutu menyetujui atau menolak bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi; memastikan bahwa seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan; memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja pengambilan sampel, metode pengujian dan prosedur pengawasan mutu lain; memberi persetujuan dan memantau semua analisis berdasarkan kontrak; memeriksa pemeliharaan bangunan dan fasilitas serta peralatan di bagian pengawasan mutu; memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan; dan memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil di departemennya dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan

13 Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian Manajemen mutu (Pemastian Mutu) memastikan penerapan (dan, bila diperlukan, membentuk) sistem mutu; ikut serta dalam atau memprakarsai pembentukan manual mutu perusahaan; memprakarsai dan mengawasi audit internal atau inspeksi diri berkala; melakukan pengawasan terhadap fungsi bagian Pengawasan Mutu; memprakarsai dan berpartisipasi dalam pelaksanaan audit eksternal (audit terhadap pemasok);

14 Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian Manajemen mutu (Pemastian Mutu) memprakarsai dan berpartisipasi dalam program validasi; memastikan pemenuhan persyaratan teknik atau peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) yang berkaitan dengan mutu produk jadi; mengevaluasi/mengkaji catatan bets; dan meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan mempertimbangkan semua faktor terkait. obat tidak dijual atau didistribusikan sebelum kepala Manajemen Mutu (Pemastian Mutu) menyatakan bahwa tiap bets produksi dibuat dan dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam izin edar dan peraturan lain yang berkaitan dengan aspek produksi, pengawasan mutu dan pelulusan produk

15 Untuk mencapai tujuan mutu secara konsisten dan dapat diandalkan, diperlukan sistem Pemastian Mutu yang didesain secara menyeluruh dan diterapkan secara benar serta menginkorporasi Cara Pembuatan Obat yang Baik termasuk Pengawasan Mutu dan Manajemen Risiko Mutu

16 Quality Risk Management (Manajemen Risiko Mutu) VS

17 Risiko (risk) effect of uncertainty on objectives and an effect is a positive or negative deviation from what is expected (ISO (2009), Risk Management) the combination of the probability of occurrence of harm and the severity of that harm (ICH Q9 Guideline, Quality Risk Management) kombinasi kemungkinan terjadi kerusakan (pada kesehatan masyarakat) dan tingkat keparahan dari kerusakan tersebut (CPOB aneks 14)

18 CPOB 2012 aneks 14 Berbagai pihak mungkin memiliki persepsi kerusakan potensial yang berbeda, memberikan nilai probabilitas yang berbeda dan tingkat keparahan yang berbeda bagi tiap kerusakan yang terjadi Terkait dengan obat, walaupun terdapat kepelbagaian pihak yang berkepentingan, termasuk pasien dan praktisi kesehatan juga industri dan pemerintah, perlindungan terhadap pasien mutlak dipertimbangkan sebagai yang terpenting dalam penilaian risiko terhadap mutu produk

19 Manajemen Risiko Mutu Sebuah proses sistematis untuk mengkontrol, mengkomunikasikan, menilai, dan mengkaji risiko terhadap kualitas produk selama siklus hidup produk mendukung pengambilan keputusan berbasis ilmu pengetahuan dan pengetahuan praktis yang diintegrasikan ke dalam sistem mutu

20 Penggunaan Manajemen Risiko Mutu yang tepat tidak meniadakan keharusan industri untuk mematuhi persyaratan Badan POM. Namun, Manajemen Risiko Mutu yang efektif dapat memfasilitasi keputusan yang lebih baik dan lebih informatif, lebih meyakinkan Badan POM bahwa industri mampu mengelola risiko potensial dan dapat memengaruhi tingkat dan jangkauan pengawasan langsung Badan POM.

21 CPOB 2012 aneks 14 penggunaan Manajemen Risiko Mutu dapat membuat pengambilan keputusan lebih baik bila terjadi masalah mutu Dua prinsip utama dalam Manajemen Risiko Mutu adalah: Evaluasi risiko terhadap mutu hendaklah berdasarkan pengetahuan ilmiah dan dikaitkan dengan perlindungan pasien sebagai tujuan akhir Tingkat usaha, formalitas, dan dokumentasi pengkajian risiko mutu hendaklah setara dengan tingkat risiko yang ditimbulkan

22 Tujuan QRM terhadap Risiko Identifikasi Pengukuran Mengurangi Hingga nil risiko??? Hingga level tertentu yang dapat diterima

23 Implementasi pengkajian risiko Implementasi sistem mutu Pengembangan produk Penentuan desain mesin, bangunan Perawatan dan kalibrasi Validasi Proses, Validasi Pembersihan, Kualifikasi alat / perangkat lunak Fungsi Pengawasan Badan POM dll

24 Langkah dalam memulai proses Manajemen Risiko Mutu Tetapkan masalah dan/atau risiko yang dipersoalkan, termasuk asumsi terkait yang mengidentifikasi potensi risiko. Kumpulkan latar belakang informasi dan/ atau data bahaya potensial, ancaman atau pengaruh pada kesehatan manusia yang relevan untuk penilaian risiko. Tentukan pemimpin dan sumber daya yang diperlukan. Tetapkan batas waktu, hasil yang akan dilaporkan dan tingkat pengambilan keputusan yang layak untuk proses manajemen risiko.

25 Penilaian Risiko RISIKO, merupakan kombinasi dari: Probabilitas terjadinya kerusakan (harm) Keparahan (severity) dari kerusakan yang timbul RISIKO = PROBABILITAS X KEPARAHAN (probability) (Severity) *) Risiko dapat diperkecil dengan menurunkan nilai salah satu aspek diatas

26 Penilaian Risiko Kemampuan Deteksi akan berpengaruh terhadap Risiko Kemampuan deteksi rendah, risiko tinggi Kemampuan deteksi tinggi, risiko rendah

27 Penilaian risiko What might go wrong? What is likelihood (probability) it will go wrong? What are the consequences (severity)?

28 Penilaian risiko Identifikasi risiko Informasi digunakan secara sistematis untuk mengidentifikasi bahaya Analisis risiko Estimasi terhadap risiko terkait bahaya yg diidentifikasi Evaluasi risiko Membandingkan risiko yg diidentifikasi dan dianalisis terhadap kriteria risiko yg ditentukan

29 Penilaian risiko Kuantitatif OUTPUT Kualitatif Numeris Deskripsi e.g: tinggi, sedang, rendah

30 Pengendalian Risiko Penetapan keputusan untuk: Mengurangi risiko hingga tingkat yg dapat diterima, dan atau Menerima sisa risiko Diperlukan pemahaman secara optimal mengenai risiko yg timbul (benefit-cost analysis)

31 Fokus dalam pengendalian risiko: Apakah risiko tersebut melebihi tingkat yang dapat diterima? Apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan risiko? Bagaimana keseimbangan yang layak antara keuntungan, risiko dan sumber daya? Apakah muncul risiko baru sebagai hasil identifikasi risiko yang sedang dikendalikan?

32 METODOLOGI MANAJEMEN RISIKO Perangkat (Tools) QRM (CPOB 2012): Metode dasar manajemen risiko (flowcharts, check sheets, dll) Failure Mode Effects Analysis (FMEA) Failure Mode, Effects and Criticality Analysis (FMECA) Fault Tree Analysis (FTA) Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP) Hazard Operability Analysis (HAZOP) Preliminary Hazard Analysis (PHA) Penyaringan dan pemberian skala (pemeringkatan) risiko Perangkat statistik pendukung

33 Metode dan tools Tidak ada tool yang salah Lebih baik menggunakan tool yang sederhana (simpel) Beberapa metode analisa umumnya bisa saling menggantikan (interchangeable) Metode/tool dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan Informasi yang tersedia dan beberapa pertanyaan risiko yang dapat terjadi akan membantu dalam pemilihan tool

34 FMEA (Failure Mode Effects Analysis) RPN (Risk Priority Number) = Keparahan (Severity) x Kejadian (Occurance) x Kemampuan deteksi (Detectability) RISIKO RPN Prioritas Penyelesaian Minor 4 Rendah Mayor 8 Sedang Kritikal 20 Tinggi

35 Contoh tingkat keparahan (Severity)

36 Contoh tingkat kejadian(occurance)

37 Contoh tingkat Deteksi

38 Studi kasus

39 Studi kasus Sebuah perusahaan farmasi sedang merencanakan import vaksin dari produsennya di luar negeri. Agar memperoleh biaya import yang murah, bagian supply chain telah mendisain cara pengiriman seperti pengiriman produk tablet yang pernah dilakukan,yaitu: Kemasan menggunakan box biasa (bukan insulation box). Cara pengiriman/transportasi produk melalui laut (sea freight) dengan kondisi suhu kamar (ambient) dan tanpa dilengkapi dengan ice-pack. Selama pengiriman tidak dilengkapi dengan alat perekam suhu (data logger) Pada penandaan produk vaksin disebutkan Simpan di tempat dingin (2-8 o C). Bagaimana implementasi QRM pada kasus ini?

40 Penilaian tingkat S,O,D severity nilai kondisi Rendah 1 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko yang rendah terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta tidak menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien Sedang 3 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang sedang terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien. tinggi 9 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang tinggi terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan yang parah pada pasien.

41 Penilaian tingkat S,O,D occurance nilai kondisi Rendah 1 Kurang dari 1% produk akan mengalami risiko kerusakan Sedang 3 > 1-5 % produk akan mengalami risiko kerusakan tinggi 9 > 5% produk akan mengalami risiko kerusakan

42 Penilaian tingkat S,O,D detectability nilai kondisi Rendah 9 Pemantauan suhu produk tidak dapat dideteksi selama proses pengiriman berlangsung Sedang 3 Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat dilakukan namun ada delay waktu, misal: pembacaan suhu selama pengiriman dapat dilakukan setelah produk sampai di gudang. tinggi 1 Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat dilakukan segera, misal: setiap box pengiriman mempunyai pencatatan/pembacaan suhu produk selama proses pengiriman sedang berlangsung

43 SxO Kriteria RPN D SxO Risiko rendah 1-3 Risiko sedang 9-81 Risiko tinggi

44 Penilaian FMEA Tahapan Proses Kejadian yang dapat menyebabkan resiko pada mutu produk Kondisi kejadian yang dapat menyebabkan keparahan pada kualitas, keamanan, S Tingkat kemungkinan (probabilitas) kejadian terhadap keseluruhan produk O Kemampuan alat pendeteksian yang saat ini terpasang D RP N Importasi dan Pengirima n Vaksin Pengiriman vaksin pada suhu kamar (ambient) dan tanpa dilengkapi dengan datalogger Cara pengiriman Produk menunjukkan resiko kerusakan yang tinggi terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan yang parah pada pasien. 9 Semua atau > 5% produk akan mengalami resiko kerusakan 9 Pemantauan suhu produk tidak dapat dideteksi selama proses pengiriman berlangsung 9 729

45 mitigasi Tahapan Proses S O D RPN Tindakan perbaikan yg direkomendasikan Target implementasi S O D RPN Importasi dan Pengiriman Vaksin Menggunakan box khusus yg dapat menjaga suhu (insulation box) Menggunakan ice packs agar suhu tetap dingin Diberikan data logger untuk memantau suhu Menggunakan air freight Akan dilakukan study pengiriman dengan kondisi tersebut Studi pengiriman akan dilakukan sebelum importasi Desain pengiriman akan diimplementasikan sejak impor lot pertama

46 Tugas Sebagai Apoteker yang bekerja di bagian Produksi, anda memperoleh laporan dari Operator pencetakan tablet dimana bulk tablet PCT 500 mg yang sudah dicetak menjadi tablet terkontaminasi serpihan logam (stainless steel). Pada akhir proses produksi diketahui lebih dari 5% tablet di-reject oleh mesin pendeteksi logam (metal detector) yang terpasang di mesin cetak tablet. Kondisi ini adalah out of trend (OOT). Setelah dilakukan investigasi diketahui ayakan (screen) mesin penghalus/milling yang digunakan rusak dan menyebabkan serpihan logam (stainless steel) mengkontaminasi tablet yang sedang diproduksi. Bagaimana implementasi QRM pada kasus ini?

47 Inspeksi diri mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri farmasi memenuhi ketentuan CPOB Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan Anggota tim hendaklah dipilih personil yang: 1. menguasai CPOB dan mengetahui cara penerapannya, 2. berpengalaman pada bidangnya, dan 3. independen dari bagian yang diinspeksi.

48 Fokus pada tujuan: menemukan hal yg perlu diperbaiki Inspeksi diri Mencari kesalahan orang Laporan: Semua temuan, tingkat kekritisan, saran perbaikan (CAPA)

49 Penanganan keluhan dan penarikan kembali terhadap produk Produksi, QC, gudang, pemasaran Keluhan dan semua informasi terkait kemungkinan kerusakan obat dalam luar Pasien, Apt, dr, paramedic, klinik, RS, distributor, BPOM Pengkajian dan penanganan secara teliti seusai prosedur tertulis Untuk menangani semua kasus yang mendesak, hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu mencakup penarikan kembali produk yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran secara cepat dan efektif.

50 keluhan Tiap keluhan hendaklah diselidiki dan dievaluasi secara menyeluruh dan mendalam serta mencakup: a. pengkajian seluruh informasi mengenai laporan atau keluhan; b. inspeksi atau pengujian sampel obat yang dikeluhkan dan diterima serta, bila perlu, pengujian sampel pertinggal dari bets yang sama; dan c. pengkajian semua data dan dokumentasi termasuk catatan bets, catatan distribusi dan laporan pengujian dari produk yang dikeluhkan atau dilaporkan.

51 Penarikan kembali proses penarikan dari satu atau beberapa bets atau seluruh bets produk tertentu dari rantai distribusi karena keputusan bahwa produk tidak layak lagi untuk diedarkan. Keputusan ini dapat bersumber dari Badan POM atau dari industri

52 Pelaksanaan penarikan kembali 1. Tindakan penarikan kembali produk hendaklah dilakukan segera setelah diketahui ada produk yang cacat mutu atau diterima laporan mengenai reaksi yang merugikan; 2. Pemakaian produk yang berisiko tinggi terhadap kesehatan, hendaklah dihentikan dengan cara embargo yang dilanjutkan dengan penarikan kembali dengan segera. Penarikan kembali hendaklah menjangkau sampai tingkat konsumen; 3. Sistem dokumentasi penarikan kembali produk di industri farmasi, hendaklah menjamin bahwa embargo dan penarikan kembali dilaksanakan secara cepat, efektif dan tuntas; 4. Pedoman dan prosedur penarikan kembali terhadap produk hendaklah dibuat untuk memungkinkan embargo dan penarikan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan efektif dari seluruh mata rantai distribusi.

53 Dokumentasi Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen bagian esensial dari pemastian mutu. memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas dan rinci sehingga memperkecil risiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan

54 Jenis dokumen INSTRUKSI: Perintah, Persyaratan DOKUMEN CATATAN dan/atau LAPORAN

55 Semua catatan terkait dengan proses produksi dan pemeriksaan bahan awal yaitu: Catatan Pengolahan Bets, Catatan Pengemasan Bets produk, catatan pengambilan sampel, pemeriksaan serta pelulusan bahan awal dan bahan pengemasnya Disimpan selama paling sedikit satu tahun setelah tanggal daluwarsa

56 Dokumen Spesifikasi Bahan awal Bahan pengemas Produk antara dan Produk ruahan Produk jadi

57 Dokumen Produksi Dokumen Produksi Induk, berisi formula produksi dari suatu produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu, Prosedur Produksi Induk, terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik Catatan Produksi Bets, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan Catatan Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masingmasing Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi dari suatu bets produk

58 Dokumen prosedur dan catatan Penerimaan ( tiap pengiriman tiap bahan awal, bahan pengemas primer dan bahan pengemas cetak) Pengambilan Sampel Pengujian Lain-lain (validasi, perakitan, kualifikasi, kalibrasi peralatan, perawatan, pembersihan, sanitasi, pemantauan lingkungan, pengendalian hama, keluhan, penarikan kembali, prosedur pelulusan dan penolakan, catatan distribusi tiap batch, prosedur pengoperasian peralatan utama, log book, dll)

59 referensi ICH Q9 dan Q10 Pedoman CPOB 2012 POPPCPOB 2012 jilid II 2014 Ganggas Cahyono, 2016, MANAJEMEN RISIKO MUTU (QUALITY RISK MANAGEMENT) disampaikan dalam workshop dan rakerda HISFARIN JATIM 14 Mei 2016

60 Terima Kasih