1.1 Sebagai garis panduan pengurusan cuti kepada semua kakitangan tetap dan sementara di UPSI.

Transkripsi

1 M / S : 1/ TUJUAN 1.1 Sebagai garis panduan pengurusan cuti kepada semua kakitangan tetap dan sementara di UPSI. 1.2 Memastikan semua kakitangan UPSI menggunakan peraturan cuti yang telah ditetapkan mengikut Pekeliling Kerajaan / Perintah Am yang berkaitan. 2.0 SKOP 2.1 Prosedur ini digunapakai oleh semua kakitangan UPSI yang bertaraf tetap dan sementara sahaja. 2.2 Prosedur ini digunapakai untuk mengendalikan pengurusan cuti bagi semua kakitangan UPSI yang bertaraf tetap dan sementara. 3.0 RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan 3.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan 3.3 Surat Edaran Jabatan Perkhidmatan Awam 3.4 Perintah Am Bab C 3.5 Garis Panduan Pengurusan Cuti di UPSI (/GP01) 3.6 Arahan-arahan Kerja Pengurusan Cuti 3.7 Surat Pekeliling Pendaftar

2 M / S : 2/ DEFINISI BIL PERKARA DEFINISI 4.1 Cuti Sebarang tempoh seseorang pegawai itu dibenarkan meninggalkan tugasnya dan tidak putus perkhidmatan atau sebagai berhenti kerja. 4.2 Pegawai Pegawai ertinya semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh Pihak Berkuasa Melantik secara tetap dan sementara. 4.3 Cuti Rehat Cuti bergaji penuh yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan dalam sesuatu tahun, dari bulan Januari hingga Disember. 4.4 Cuti Tanpa Gaji Cuti tanpa gaji yang diberi untuk urusan persendirian yang mustahak. 4.5 Cuti Separuh Gaji Cuti atas sebab kesihatan sanak saudara yang rapat kepada pegawai itu. Sanak saudara bermaksud adik beradik, ibubapa, dan lain-lain saudara mara yang rapat pada pegawai. 4.6 Cuti Sakit Bermaksud cuti bergaji penuh yang diberi kerana sebabsebab perubatan dan perlu mengemukakan sijil cuti sakit daripada klinik/hospital kerajaan/swasta diberi cuti sakit yang ada harapan untuk sembuh. 4.7 Cuti Sakit Lanjutan Pegawai yang diperakukan oleh Lembaga Perubatan memerlukan masa berehat yang panjang kerana tidak sihat untuk bertugas tetapi ada harapan untuk sihat semula bagi perkhidmatan selanjutnya. 4.8 Cuti Tibi, Kusta dan Barah Cuti sakit kerana Tibi, Kusta dan Barah atau lain-lain penyakit yang setaraf dengannya. 4.9 Cuti Bersalin Diberi kepada pegawai wanita untuk pulih daripada melahirkan anak.

3 M / S : 3/ Cuti Isteri Bersalin Cuti yang diberikan untuk membantu urusan semasa dan selepas isteri bersalin Cuti Haji Cuti yang dibenarkan untuk mengerjakan ibadah haji Cuti Tanpa Rekod Cuti yang dibenarkan atas sebab-sebab tertentu seperti cuti gantian kerana bekerja lebih masa, cuti isteri bersalin, cuti kerana kematian ahli keluarga terdekat, cuti mengambil peperiksaan dan lain-lain Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak 4.14 Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan Yang Berkursus di Dalam Atau Luar Negara Cuti yang dibenarkan bagi membolehkan pegawai wanita menjaga dan menyusukan anak. Cuti yang diberikan kepada pegawai bagi membolehkan pegawai mengikut pasangan berkhidmat/ berkursus di dalam atau di luar Negara.

4 M / S : 4/ SINGKATAN BIL PERKARA SINGKATAN 5.1 Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua PTj 5.2 Skim Pensyarah Pelatih SPP 5.3 Ketua Bahagian Sumber Manusia Ketua BSM 5.4 Pusat Tanggungjawab PTj 5.5 Bahagian Sumber Manusia BSM 5.6 Universiti Integrated Management System UIMS 5.7 Universiti Pendidikan Sultan Idris UPSI

5 M / S : 5/ PROSEDUR 6.1 PERMOHONAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Cuti Rehat dan Cuti Kecemasan Cuti Rehat dan Cuti Kecemasan dipohon melalui portal. Kakitangan UPSI Bagi permohonan cuti rehat, pegawai dibenarkan untuk memohon cuti sekurang-kurangnya sehari sebelum tarikh bercuti. Manakala bagi permohonan cuti kecemasan melalui portal perlu dibuat sebaik sahaja pegawai bertugas semula dan dalam tahun semasa. Permohonan cuti diperakukan dan diluluskan melalui portal. Peraku Cuti Pelulus Cuti Cuti Sakit Permohonan cuti sakit perlu dibuat pada hari cuti tersebut atau sebaik sahaja bertugas semula dalam tahun semasa melalui portal. Menyerahkan sijil cuti sakit kepada peraku/pelulus cuti tersebut sebaik sahaja bertugas semula (sijil cuti sakit hanya diterima dalam tempoh tiga bulan daripada tarikh bercuti). Kakitangan UPSI Kakitangan UPSI Borang Cuti Sakit

6 M / S : 6/22 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Menyerahkan sijil cuti sakit kepada Pentadbir Cuti di PTj untuk diperakui penerimaan sijil cuti sakit pegawai di dalam sistem UIMS dan menyimpan sijil cuti sakit tersebut dalam fail cuti pegawai berkenaan Cuti Sakit Lanjutan Permohonan Cuti Sakit Lanjutan perlu dikemukakan melalui Ketua PTj kepada Pendaftar. Menyediakan kertas cadangan Cuti Sakit Lanjutan. Perakuan/kelulusan permohonan Cuti Sakit Lanjutan diperolehi daripada Ketua BSM dan Pendaftar. Mengemaskini maklumat Cuti Sakit Lanjutan di dalam Sistem UIMS. Mengeluarkan memo/surat kelulusan Cuti Sakit Lanjutan kepada Pusat Tanggungjawab Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji / Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak / Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan Yang Berkursus di Dalam atau Luar Negara Permohonan secara bersurat melalui Ketua PTj sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh bercuti. Kakitangan UPSI Pentadbir Cuti Ketua PTj Ketua BSM Pendaftar Kakitangan UPSI Ketua PTj Sijil Cuti Sakit Fail Cuti Pegawai Surat Cuti Sakit Lanjutan Kertas Cadangan Permohonan Cuti Sakit Lanjutan Surat Kelulusan Cuti Surat Permohonan

7 M / S : 7/22 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Bagi cuti separuh gaji, permohonan perlu dibuat dalam tempoh seminggu selepas keperluan cuti separuh gaji. Permohonan diminitkan oleh Pendaftar ke BSM. Menyediakan pengiraan kelayakan cuti pegawai berdasarkan tempoh perkhidmatan. Menyediakan Kertas Cadangan Permohonan. Mendapatkan perakuan/kelulusan permohonan cuti daripada Ketua Bahagian Sumber Manusia dan Pendaftar. Surat kelulusan permohonan cuti dikeluarkan kepada pegawai. Menamatkan Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) pegawai selepas mendapat kelulusan cuti. Merekod salinan surat kelulusan cuti di dalam Fail Peribadi pegawai Cuti Tibi, Kusta dan Barah Pegawai perlu memaklumkan kepada Ketua PTj beserta dokumen sokongan sakit tibi, kusta atau barah. Pendaftar Ketua BSM Pendaftar Kakitangan UPSI Kertas Cadangan Surat Kelulusan Cuti Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) Fail Peribadi Pegawai Dokumen sokongan

8 M / S : 8/22 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Ketua PTj menyerahkan memo makluman pegawai yang disahkan sakit tibi/kusta/barah kepada Pendaftar bagi mendapatkan kelulusan. Menyediakan Kertas Cadangan permohonan Cuti Tibi/Cuti Kusta/Cuti Barah pegawai. Mendapatkan perakuan/kelulusan permohonan Cuti Tibi/Cuti Kusta/Cuti Barah daripada Ketua BSM dan Pendaftar. Mengemaskini maklumat cuti tibi/kusta/barah di dalam Sistem IMS Mengeluarkan memo/surat kelulusan Cuti Tibi/Cuti Kusta/Cuti Barah beserta sijil cuti sakit yang disahkan kepada Pusat Tanggungjawab. Merekod sijil cuti sakit dan memo/surat kelulusan di dalam sistem UIMS dan fail peribadi Ketua PTj Memo Permohonan Kertas Cadangan Surat Kelulusan Cuti Fail Cuti Pegawai Cuti Bersalin Borang Permohonan Cuti Bersalin dan salinan buku kesihatan diserahkan kepada Bahagian Sumber Manusia melalui Ketua PTj sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh bersalin. Kakitangan UPSI Ketua PTj Memo Makluman Borang Permohonan Cuti Bersalin Borang Permohonan Cuti Bersalin Tutor

9 M / S : 9/22 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Kelayakan permohonan disemak dan borang tersebut dipanjangkan untuk kelulusan Pendaftar. Menyerahkan semula Borang Cuti Bersalin yang telah diluluskan kepada Pusat Tanggungjawab untuk tujuan rekod. Mengemaskini dan merekod maklumat Cuti Bersalin di dalam sistem UIMS. Sekiranya berlaku perubahan pada tarikh cuti bersalin, pemohon perlu mengemukakan slip akuan bersalin kepada Ketua PTj untuk dipanjangkan kepada Pendaftar. Mengeluarkan memo kelulusan tarikh bersalin yang baharu kepada Pusat Tanggungjawab. Mengemaskini dan merekod maklumat Cuti Bersalin di dalam sistem UIMS Cuti Haji Pegawai membuat permohonan Cuti Haji melalui Borang Permohonan Cuti Haji beserta surat tawaran mengerjakan Haji kepada Bahagian Sumber Manusia sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh mengerjakan haji. Kakitangan UPSI Ketua PTj Kakitangan UPSI Ketua PTj Buku Rekod Perkhidmatan Surat Kelulusan Perubahan Tarikh Bersalin Memo Makluman, Borang Perakuan Bersalin Memo Kelulusan Cuti Buku Rekod Perkhidmatan Fail Cuti Pegawai Borang Permohonan Cuti Haji

10 M / S : 10/22 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN Menyemak dan mendapatkan kelulusan Cuti Haji daripada Pendaftar. Menyediakan memo kelulusan dan menyerahkan semula borang kelulusan Cuti Haji kepada Pusat Tanggungjawab untuk tujuan rekod. Merekod tarikh Cuti Haji dan mengemaskini kelayakan cuti tahunan pegawai di dalam Sistem UIMS Cuti Tanpa Rekod Permohonan Cuti Tanpa Rekod diserahkan kepada bersama dokumen sokongan sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum tarikh bercuti. Menyemak kelayakan permohonan Cuti Tanpa Rekod pegawai. Mendapatkan kelulusan Cuti Tanpa Rekod daripada Pendaftar. Mengembalikan Borang Kelulusan Cuti Tanpa Rekod kepada Pusat Tanggungjawab untuk dikemaskini di dalam sistem IMS dan untuk tujuan rekod. Rujuk Garis Panduan: UPSI(ISO)/BSM/P05/GP01 Pendaftar Pentadbir Cuti PTj Kakitangan UPSI Pendaftar Pendaftar Pejabat Pendaftar Pentadbir Cuti PTj Buku Rekod Perkhidmatan Fail Cuti Pegawai Borang Permohonan Cuti Tanpa Rekod Fail Cuti Pegawai

11 M / S : 11/ REKOD BIL PERKARA TEMPOH TEMPAT 7.1 Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan Simpanan Kekal Bilik Fail 7.2 Fail Peribadi Kakitangan Sepanjang Perkhidmatan Bilik Fail 8.0 LAMPIRAN 8.1 Kenyataan Cuti Tahunan 8.2 Borang Kebenaran Daripada Ketua Jabatan untuk Mengumpul Cuti Rehat Bagi GCR (Lampiran A) 8.3 Borang Kelulusan Sijil Sakit - UPSI/BSM/P04/B01(Pindaan 01) 8.4 Borang Permohonan Cuti Bersalin - UPSI/BSM/P04/B02(Pindaan 01) 8.5 Borang Permohonan Cuti Bersalin Tutor/Skim Akademik Lantikan Universiti - UPSI/BSM/P04/B03(Pindaan 01) 8.6 Borang Permohonan Cuti Haji - UPSI/BSM/P04/B04(Pindaan 01) 8.7 Borang Permohonan Cuti Tanpa Rekod - UPSI/BSM/P04/B05(Pindaan 02) 8.8 Borang Permohonan Cuti Tibi/Kusta/Barah- UPSI/BSM/P04/B06(Pindaan 01)

12 M / S : 12/ CARTA ALIR Carta Alir Permohonan Cuti Rehat Mula Permohonan cuti rehat melalui portal sekurang-kurangnya sehari sebelum bercuti Peraku Cuti/Pelulus Cuti memperakukan/meluluskan permohonan cuti melalui Portal Tidak Ya Pegawai tidak dibenarkan bercuti dan pemotongan gaji perlu dibuat sekiranya pegawai bercuti juga pada hari tersebut Pegawai telah dibenarkan bercuti Tamat

13 M / S : 13/22 Carta Alir Permohonan Cuti Kecemasan Mula Permohonan cuti kecemasan melalui portal pada hari cuti tersebut atau sebaik sahaja bertugas semula (Sekiranya pegawai tidak membuat permohonan, maka cuti rehatnya akan ditolak secara automatic). Peraku Cuti/Pelulus Cuti memperakukan/meluluskan permohonan cuti melalui Portal Ya Tidak Pegawai tidak dibenarkan bercuti dan pemotongan gaji perlu dibuat sekiranya pegawai bercuti juga pada hari tersebut Pegawai telah dibenarkan bercuti Tamat

14 M / S : 14/22 Carta Alir Permohonan Cuti Sakit Mula Permohonan cuti sakit melalui portal pada hari cuti tersebut atau sebaik sahaja bertugas semula (Sekiranya pegawai tidak membuat permohonan DAN tidak mengemukakan sijil sakit kepada Pentadbir Cuti, maka cuti rehatnya akan ditolak secara automatik). Menyerahkan sijil sakit kepada Peraku Cuti/Pelulus Cuti untuk tujuan pengesahan (Sijil Sakit hanya diterima dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikh bercuti). Ya Tidak Membuat aduan kepada BSM sekiranya berlaku penipuan ke atas sijil sakit yang dikemukakan Menyerahkan sijil sakit kepada Pentadbir Cuti di PTj Memperakui penerimaan sijil sakit pegawai di dalam Sistem IMS dan sijil sakit disimpan di dalam fail cuti pegawai Tamat

15 M / S : 15/22 Carta Alir Permohonan Cuti Sakit Lanjutan Mula Menerima permohonan cuti sakit lanjutan daripada Pusat Tanggungjawab (PTj) bagi cuti sakit yang melebihi 90 hari dalam tahun semasa Mendapatkan minit arahan daripada Pendaftar Menyediakan Kertas Cadangan Cuti Sakit Lanjutan Mendapatkan perakuan / kelulusan daripada Ketua Bahagian Sumber Manusia dan Pendaftar Mengemaskini maklumat cuti sakit di dalam Sistem IMS Mengeluarkan surat kelulusan kepada Pusat Tanggungjawab Tamat

16 M / S : 16/22 Carta Alir Permohonan Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji Mula Menerima permohonan Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji daripada kakitangan UPSI sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh permohonan Mendapatkan kelulusan daripada Pendaftar Ya Tidak Pegawai tidak dibenarkan bercuti dan surat tidak diluluskan akan dikeluarkan kepada pegawai Menyediakan pengiraan kelayakan cuti pegawai berdasarkan tempoh perkhidmatan Menyediakan kertas cadangan permohonan Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji pegawai Mendapatkan perakuan / kelulusan daripada Ketua Bahagian Sumber Manusia dan Pendaftar Mengeluarkan surat kelulusan permohonan kepada pegawai Menamatkan Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) pegawai Merekod salinan surat kelulusan di dalam Fail Peribadi pegawai Mengeluarkan surat kelulusan kepada pegawai Tamat

17 M / S : 17/22 Carta Alir Permohonan Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak Mula Menerima borang permohonan cuti tanpa gaji menjaga anak daripada pegawai Mendapatkan kelulusan cuti tanpa gaji menjaga anak daripada Pendaftar Menyediakan pengiraan kelayakan cuti pegawai berdasarkan perkhidmatan Menyediakan kertas cadangan cuti tanpa gaji menjaga anak Mendapatkan perakuan/kelulusan daripada Ketua Bahagian Sumber Manusia dan Pendaftar Mengeluarkan surat kelulusan kepada pegawai Menamatkan Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) di dalam Sistem IMS Merekod salinan surat kelulusan cuti di dalam fail peribadi pegawai Mengeluarkan surat kelulusan cuti tanpa gaji menjaga anak kepada pegawai Tamat

18 M / S : 18/22 Carta Alir Permohonan Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan Mula Menerima borang permohonan cuti tanpa gaji mengikut pasangan daripada pegawai Mendapatkan kelulusan cuti tanpa gaji mengikut pasangan daripada Pendaftar Menyediakan pengiraan kelayakan cuti pegawai berdasarkan perkhidmatan Menyediakan kertas cadangan cuti tanpa gaji mengikut pasangan Mendapatkan perakuan/kelulusan daripada Ketua Bahagian Sumber Manusia dan Pendaftar Mengeluarkan surat kelulusan kepada pegawai Menamatkan Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) di dalam Sistem IMS Merekod salinan surat kelulusan cuti di dalam fail peribadi pegawai Mengeluarkan surat kelulusan cuti tanpa gaji mengikut pasangan kepada pegawai Tamat

19 M / S : 19/22 Carta Alir Permohonan Cuti Tibi/Kusta/Barah Mula Menerima borang makluman kakitangan yang disahkan sakit tibi/kusta/barah daripada Pusat Tanggungjawab Mendapatkan pengesahan sakit tibi/kusta/barah daripada Pendaftar Menyediakan Kertas Cadangan permohonan cuti tibi/kusta/barah Mendapatkan perakuan / kelulusan daripada Ketua Bahagian Sumber Manusia dan Pendaftar Mengemaskini maklumat cutitibi/kusta/barah di dalam Sistem IMS Mengeluarkan surat kelulusan kepada Pusat Tanggungjawab Pusat Tanggungjawab merekod sijil sakit dan surat kelulusan di dalam fail cuti pegawai Tamat

20 M / S : 20/22 Carta Alir Permohonan Bersalin Mula Menerima borang permohonan cuti bersalin beserta salinan buku rawatan kesihatan pegawai Menyemak kelayakan permohonan dan memajukan borang tersebut untuk kelulusan Pendaftar Kelulusan/tidak lulus dari Pendaftar diterima / salinan kelulusan di lalukan dan borang asal diserahkan kepada PTj pegawai TANPA memo iringan. Menyediakan memo kelulusan cuti bersalin kepada pegawai (tiada dalam carta alir tugas sebenar) Mengemaskini maklumat cuti di dalam Sistem IMS dan merekod kelulusan cuti di dalam Buku Rekod Perkhidmatan digital Mengeluarkan memo kelulusan cuti dan borang yang telah disahkan kepada Pusat Tanggungjawab untuk tujuan rekod Perubahan pada tarikh cuti bersalin? Menerima memo makluman perubahan tarikh cuti bersalin daripada Pusat Tanggungjawab Menyemak tarikh bersalin sebenar dan mengemaskini di dalam Sistem IMS Mengeluarkan memo kelulusan tarikh bersalin yang baharu kepada Pusat Tanggungjawab Tamat

21 M / S : 21/22 Carta Alir Permohonan Cuti Haji Mula Menerima borang permohonan cuti haji beserta surat tawaran mengerjakan haji daripada pegawai Menyemak kelayakan cuti haji pegawai Mendapatkan kelulusan cuti haji daripada Pendaftar (Unit Perkhidmatan mengeluarkan memo kelulusan kepada pegawai dan salinan kepada PTj pegawai) Merekod tarikh cuti haji di dalam Buku Rekod Perkhidmatan Digital dan mengemaskini kelayakan cuti haji di dalam Sistem IMS Menyerahkan semula borang permohonan kelulusan haji kepada Pusat Tanggungjawab untuk tujuan rekod Tamat

22 M / S : 22/22 Carta Alir Permohonan Cuti Tanpa Rekod Mula Menerima borang permohonan cuti tanpa rekod daripada pegawai Menyemak kelayakan cuti pegawai dan merekod di dalam Microsoft Excel Mendapatkan kelulusan cuti tanpa rekod daripada Pendaftar Tidak Ya Mengembalikan Borang Cuti Tanpa Rekod kepada Pusat Tanggungjawab Mengembalikan Borang Kelulusan Cuti Tanpa Rekod kepada Pusat Tanggungjawab untuk dikemaskini di dalam Sistem IMS dan untuk tujuan rekod Tamat