SISTEM MAKLUMAT FASILITI

Transkripsi

1

2 ISI KANDUNGAN SISTEM MAKLUMAT FASILITI... 1 ADUAN KEROSAKAN (PUSAT KOMPUTER)... 4 TERIMAAN HELPDESK (AUTO ASSIGN)... 6 TINDAKAN JURUTEKNIK... 8 PENGESAHAN JURUTEKNIK KANAN PENGESAHAN PENGGUNA PERTUKARAN JURUTEKNIK SET STATUS JURUTEKNIK... 17

3 SISTEM MAKLUMAT FASILITI Fungsi : Sistem ini digunakan untuk : a) Menyelesaikan masalah aduan kerosakan bagi membantu pihak pengurusan Pusat Komputer. b) Penerimaan Aduan dapat dikumpulkan dan diagihkan oleh Penyelia dengan kaedah yang lebih tersusun. c) Penyelia dapat memantau, mengagihkan kerja dan mengambil tindakan dengan lebih cepat. d) Mengelakkan kerja yang bertindih sebelum ini sekiranya aduan dilakukan secara manual. e) Pengesahan ke atas pembaikan akan dilakukan dengan lebih tepat. f) Status kerja juruteknik yang menjalankan tugas juga dapat dipantau dengan mudah. g) Di samping itu juga laporan dapat dikeluarkan dengan mudah. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 1

4 1) Klik System to Use, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Portal UTeM 2) Paparan senarai sistem-sistem yang telah dibenarkan akses akan dipaparkan. 3) Sekiranya Sistem Maklumat Fasiliti (SMF) tiada pada paparan, pengguna bolehlah melakukan pendaftaran sistem dan tunggu kebenaran akses dari pentadbir sistem. 4) Klik pada ikon SMF, paparan skrin Sistem Maklumat Fasiliti dipaparkan seperti dibawah:- Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 2

5 Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 3

6 ADUAN KEROSAKAN (PUSAT KOMPUTER) Skrin ini digunakan oleh pengguna untuk membuat aduan kerosakan berkaitan teknologi maklumat. 1) Klik Aduan Kerosakan, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Aduan Kerosakan 2) Klik, skrin carian lokasi akan dipaparkan seperti dibawah : - a. Pilih lokasi kerosakan bermula dengan Kampus, Bangunan, Aras, Bahagian dan Bilik b. Pilih maklumat di peringkat bilik c. Klik untuk memilih lokasi yang dipilih. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 4

7 a c b 3) Pilih maklumat Bahagian, Jenis dan Kategori kerosakan. 4) Masukkan maklumat kerosakan bagi menceritakan perihal kerosakan. 5) Klik untuk menyimpan aduan kerosakan. 6) Maklumat aduan akan dipaparkan beserta maklumat status tindakan. 7) Klik nombor aduan bagi mengemaskini maklumat aduan kerosakan. 8) Klik untuk menghapuskan maklumat aduan kerosakan. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 5

8 TERIMAAN HELPDESK (AUTO ASSIGN) Skrin ini digunakan oleh staf helpdesk untuk membuat terimaan aduan. 1) Klik Helpdesk, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Terimaan Helpdesk 2) Klik No. Aduan bagi memaparkan maklumat aduan kerosakan yang telah dibuat oleh pengguna. 3) Maklumat terperinci aduan kerosakan dipaparkan bagi membolehkan petugas helpdesk menghubungi pengguna untuk maklumat lanjut. 4) Pilih tindakan Selesai sekiranya petugas helpdesk dapat menyelesaikan aduan dengan menghubungi staf dan masukkan catatan tindakan. 5) Sekiranya petugas helpdesk tidak dapat menyelesaikan aduan, pilih Tidak dan pilih keutamaan. 6) Klik untuk menyimpan tindakan aduan. Proses Auto assign akan dijana sekiranya tindakan tidak dapat diselesaikan oleh petugas helpdesk. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 6

9 7) Klik untuk melihat kedudukan giliran auto assign. Skrin senarai juruteknik akan dipaparkan seperti dibawah. Skrin Paparan Giliran Auto Assign Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 7

10 TINDAKAN JURUTEKNIK Skrin ini digunakan oleh Juruteknik untuk memasukkan maklumat tindakan yang dilakukan. 1) Klik Tindakan Juruteknik, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Tindakan Juruteknik 2) Klik No. Aduan bagi memaparkan maklumat aduan kerosakan yang telah dibuat oleh penyelaras PTJ. 3) Maklumat terperinci aduan kerosakan dipaparkan bagi membolehkan agihan kepada unit dilakukan. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 8

11 4) Setelah kerja-kerja bagi aduan selesai dijalankan. Penyelia akan memasukkan maklumat tindakan yang diambil. Maklumat yang perlu dimasukkan seperti Tarikh Mula, Tarikh Selesai dan Tindakan. 5) Klik untuk memasukkan maklumat komponen-komponen yang digunakan bagi melaksanakan tindakan aduan. 6) Klik bagi memasukkan maklumat nota-nota tambahan. 7) Setelah kesemua maklumat dimasukkan, klik untuk menyimpan maklumat tindakan. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 9

12 PENGESAHAN JURUTEKNIK KANAN Skrin ini digunakan oleh Juruteknik Kanan untuk membuat pengesahan tugas yang telah diselesaikan oleh Juruteknik bagi aduan kerosakan yang dibuat. 1) Klik Pengesahan Juruteknik Kanan, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Pengesahan Juruteknik Kanan 2) Klik No. Aduan bagi memaparkan maklumat aduan kerosakan yang telah dibuat oleh penyelaras PTJ. 3) Maklumat terperinci aduan kerosakan beserta maklumat tindakan penyelesaian dipaparkan untuk semakan. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 10

13 4) Pilih pengesahan samada Memuaskan atau Pembaikan Semula. Bagi pilihan pembaikan semula hanya akan dipaparkan dalam tempoh 3 hari dari tarikh kerja diselesaikan. 5) Masukkan ulasan jika ada. 6) Klik untuk menyimpan pengesahan juruteknik kanan. 8) Setelah kerja-kerja bagi aduan selesai dijalankan. Penyelia akan memasukkan maklumat tindakan yang diambil. Maklumat yang perlu dimasukkan seperti Tarikh Mula, Tarikh Selesai, maklumat tindakan dan makumat tanggungjawab. 9) Klik untuk memasukkan maklumat komponen-komponen yang digunakan bagi melaksanakan tindakan aduan. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 11

14 10) Klik bagi memasukkan maklumat nota-nota tambahan. 11) Klik bagi memasukkan gambar sekiranya perlu. 12) Setelah kesemua maklumat dimasukkan, klik untuk menyimpan maklumat tindakan. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 12

15 PENGESAHAN PENGGUNA Skrin ini digunakan oleh Pengguna untuk membuat pengesahan tugas yang diselesaikan bagi aduan kerosakan yang dibuat. 1) Klik Pengesahan Pengguna, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Pengesahan Pembaikan 2) Klik No. Aduan bagi memaparkan maklumat aduan kerosakan yang telah dibuat oleh penyelaras PTJ. 3) Maklumat terperinci aduan kerosakan beserta maklumat tindakan penyelesaian dipaparkan untuk semakan. 4) Pilih pengesahan samada Memuaskan, atau Pembaikan semula. Bagi pilihan pembaikan semula hanya akan dipaparkan dalam tempoh 3 hari dari tarikh kerja diselesaikan. 5) Masukkan ulasan jika ada. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 13

16 6) Klik untuk menyimpan pengesahan pengguna. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 14

17 PERTUKARAN JURUTEKNIK Skrin ini digunakan oleh Juruteknik Kanan untuk membuat penukaran juruteknik bagi aduan kerosakan. 1) Klik Pertukaran Juruteknik, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Pengesahan Pembaikan 2) Klik, skrin senarai juruteknik akan dipaparkan seperti dibawah dan pilih Juruteknik dengan klik pada nombor staf juruteknik tersebut. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 15

18 Skrin Senarai Juruteknik 3) Klik No. Aduan bagi memaparkan maklumat aduan kerosakan yang telah dibuat oleh pengguna. 4) Maklumat terperinci aduan kerosakan beserta dipaparkan untuk semakan. 5) Pilih juruteknik baru yang ditugaskan bagi aduan tersebut dan masukkan maklumat ulasan jika ada. 6) Klik untuk menyimpan pertukaran juruteknik. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 16

19 SET STATUS JURUTEKNIK Skrin ini digunakan oleh Juruteknik Kanan untuk mengisi maklumat juruteknik bagi tarikh tertentu. 1) Klik Set Status Juruteknik, skrin berikut akan dipaparkan Skrin Pengesahan Pembaikan 2) Klik, skrin senarai juruteknik akan dipaparkan seperti dibawah dan pilih Juruteknik dengan klik pada nombor staf juruteknik tersebut. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 17

20 Skrin Senarai Juruteknik 3) Pilih status dan masukkan maklumat tarikh, masa serta catatan 4) Maklumat status juruteknik akan dipaparkan untuk semakan. 5) Klik untuk menyimpan set status juruteknik. Hakcipta Pusat Komputer, UTeM ms 18