USULAN RANCANGAN SISTEM DATABASE DENGAN METODE SYSTEMS DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) TRADITIONAL PADA SISTEM PENANGANAN ORDER DI DEPARTEMEN PEMESINAN

Transkripsi

1 USULAN RANCANGAN SISTEM DATABASE DENGAN METODE SYSTEMS DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) TRADITIONAL PADA SISTEM PENANGANAN ORDER DI DEPARTEMEN PEMESINAN Dwi Novirani Fadillah Ramadhan 2, 2 Jurusan Tknik Industri Institut Tknologi Nasional Bandung (Itnas-Bandung), Jalan PHH Mustopha no 23 Bandung dwi_novirani@yahoo.com, 2 fadillahramadhan9@gmail.com Astrak Brapa prmasalahan akan timul di dpartmn yang mmiliki tingkat pmasukan ordr yang cukup tinggi, namun tidak diimangi olh sistm yang ssuai srta rsifat manual, sprti ktidaklngkapan atau ktidakjlasan suatu data, pmorosan iaya pndokumntasian, krusakan dan khilangan data, kurang aiknya protksi trhadap data, kurangnya informasi dalam mmantu pngamilan kputusan, srta lamanya pross pnanganan ordr yang dapat mnyakan pnumpukan ordr. Lamanya pnanganan ordr ini isa disakan olh pross pnglolaan data yang kurang aik, sprti lamanya pross pndataan, pmaharuan, dan pncarian suatu data, srta kurang fisinnya alur dan alat prpindahan data.prancangan sistm informasi pnanganan ordr yang fktif diutuhkan untuk mnangani masalah. Salah satu prancangan sistm yang dapat ditrapkan adalah prancangan sistm dataas, yang trdiri dari tiga tahap, yaitu tahap analisis, tahap prancangan, dan tahap implmntasi. Pada tahap analisis, mtod yang digunakan adalah analisis PIECES. Mtod ini adalah suatu mtod analisis sistm yang dilihat dari sudut pandang prformanc, information, conomy, control, fficincy, dan srvic. Pada tahap prancangan trdiri dari mpat langkah, yaitu prancangan modl physical systm, prancangan modl logika, prancangan dataas, dan prancangan input/output. Pada tahap implmntasi, dirancang suatu program aplikasi yang dapat mmantu dalam pnglolaan data. Program aplikasi ini diuat dngan mnggunakan ahasa pmrograman Visual Basic for Application. Program yang dihasilkaan mrupakan suatu prototyp aplikasi yang dapat mmprlihatkan pnrapan rancangan sistm dataas. Pnggunaan tahapan prancangan sistm informasi pada prmasalahan yang ada akan dapat diminimasi ataupun dislsaikan. Sistm prancangan dataas dapat mningkatkan fktifitas dan fisinsi dalam pnanganan ordr. shingga akan mningkatkan tingkat prformasi Dpartmn Pmsinan. Kywords : Pnanganan Ordr, Sistm Dataas, Analisis PIECES, Prancangan Sistm Informasi, Visual Basic for Application R SaTk 2 FTI TI-B. of 3 Univrsitas Bung Hatta

2 . PENDAHULUAN PT. Pindad (Prsro) mrupakan prusahaan yang rgrak di idang manufaktur. Prmasalahan yang trjadi pada dpartmn ini adalah prmasalahan sistm informasi pada saat pnanganan ordr. Banyaknya sumr dan jnis psanan srta rumitnya prosdur pnanganan ordr mngakiatkan dpartmn ini mmiliki tingkat ksiukan yang cukup tinggi. Sistm yang ditrapkan sagian sar masih mnggunakan sistm manual (tulis mnulis dan pngarsipan dokumn) yang cndrung kurang fktif dan fisin dalam mnghadapi tingginya tingkat ksiukan dpartmn. Hal ini dapat rpotnsi pada kurang aiknya pross pnglolaan data yang dilakukan olh dpartmn. Data-data yang ada cndrung tidak lngkap, trkadang kurang akurat, mudah rusak, mudah hilang, kurang trorganisir dngan aik, dan sulit diakss olh stiap agian. Hal ini dapat mngakiatkan trjadinya ksalahan informasi, sdangkan masalah ksulitan pngakssan dan tidak trorganisirnya data dapat rdampak pada lamanya waktu pnanganan ordr. Ksalahan informasi dan waktu pnanganan ordr mrupakan prmasalahan pnting yang ada di dpartmn ini. Prmasalahan yang trjadi pada Dpartmn Pmsinan PT. Pindad (Prsro) adalah prmasalahan sistm informasi pada saat pnanganan ordr khususnya pada pross pnglolaan data. Prmasalahan mngnai ksalahan informasi dapat mngakiatkan trjadinya ksalahan pngamilan kputusan, sdangkan masalah lamanya waktu pnanganan dapat mngakiatkan pnumpukan atau pnundaan ordr. Sistm informasi adalah suatu sistm yang trdiri atas rangkaian susistm informasi trhadap pngolahan data untuk mnghasilkan informasi yang rguna dalam pngamilan kputusan. Salah satu mtod yang dapat digunakan dalam pngmangan sistm ini adalah mtod SDLC Traditional. Mtod ini trdiri dari lima tahapan, yaitu tahap prncanaan, analisis, dsain, implmntasi, dan pnggunaan. 2. METODOLOGI PENELITIAN Tahap-tahap pnylsaian masalah SDLC Traditional adalah sagai rikut. Gamar Tahap-tahap pnylsaian masalah SDLC Traditional R SaTk 2 FTI TI-B.2 of 3 Univrsitas Bung Hatta

3 3. USULAN PEMECAHAN MASALAH 3. Tahap Prncanaan Hal-hal yang diutuhkan dalam prncanaan adalah sagai rikut: a. Mngtahui agian-agian, data/ informasi/ dokumn apa saja yang trliat.. Mngtahui prosdur dan aliran prpindahan data yang ditrapkan. c. Mngtahui siapa, kapan, dan agaimana kgiatan dilakukan. d. Mngtahui input dan output apa yang mmpngaruhi sistm. 3.2 Tahap Analisis 3.2. Prosdur Awal Prosdur awal sistm pnanganan ordr adalah sagai rikut. PROSEDUR - SISTEM PENANGANAN PESANAN DEPARTEMEN PEMESINAN PT. PINDAD (PERSERO) Pmsan Enginring Kpala Dpartmn Mulai Y Rpat Ordr? T Sukontrak? T Pncarian Pmuatan Y Survi Harga Pmuatan & Ktrliatan Prstujuan (Lgalisasi) Data Data B Data Kontrak Stuju? Y Data T A Pmuatan Kontrak B Kontrak Kontrak -3 Slsai Gamar 2 Prosdur Awal Sistm Pnanganan Ordr Analisis PIECES Analisis PIECES dari prosdur awal adalah sagai rikut: Prformanc a. Kualitas pngamilan kputusan masih lum aik.. Masih trjadinya pnundaan ordr. Information a. Data dan tidak jlas dan tidak lngkap.. Informasi tidak rsifat timlinss. Economy a. Biaya pmuatan dokumn cukup sar.. Masih trjadinya pmorosan iaya. R SaTk 2 FTI TI-B.3 of 3 Univrsitas Bung Hatta

4 ENGINEERING 3 MUTU 4 5 KADEP 6 PENJUALAN 2 7 Ktrangan: = Pmsan mmrikan gamar produk dan data psanan. 2 = mmindahkan gamar produk dan data psanan kpada Enginring. 3 = Enginring mmuat/mncari data, lalu mngirimkan gamar produk, data psanan, dan k. 4 = mmuat jadwal dan, lalu mlaporkannya kpada Kadp. 5 = Hasil dari prstujuan dngan Kadp, diawa dan didata kmali di. 6 = mmrikan gamar produk, data psanan,,, dan jadwal kpada. 7 = mlakukan ngosiasi dngan pmsan dan mmuat kontrak dngan pmsan (prstujuan Kadp). PEMESAN SISTEM PENANGANAN ORDER - AWAL Gamar 3 Sistm Pnanganan Awal Control a. Masih kurang dilakukannya protksi trhadap dokumn-dokumn yang ada.. Cukup sulit dilakukannya pngontrolan ksalahan atau mngorksi informasi. c. Data-data yang ada lum dapat mngintgrasikan antar agian. d. Blum aiknya sistm kamanan dan privacy data. Efficincy a. Waktu pmuatan, jadwal, dan trgolong lama.. Pada saat pross rpat ordr, pross pncarian dinilai masih kurang cpat. c. Kgiatan yang dilakukan agian pnjualan masih lum optimal. d. Pross pmuatan jadwal sharusnya dapat dilakukan dngan cpat dan otomatis. Srvic a. Waktu playanan trgolong lama.. Pross pngolahan data maupun kalkulasi iaya masih dilakukan scara manual. c. Pross prpindahan data maupun informasi masih scara manual Analisis Kutuhan Sistm Kutuhan sistm aru adalah sagai rikut: a. Sistm yang dapat mruah prosdur prpindahan data mnjadi lih fktif dan fisin dari sgi iaya dan waktu.. Sistm yang dapat mlakukan pross pngisian, pncarian, dan pmaharuan data scara cpat. c. Sistm yang dapat mnampilkan informasi scara akurat dan tpat waktu. d. Sistm yang dapat mnjaga data-data yang ada agar tidak mudah hilang dan tidak mudah rusak. R SaTk 2 FTI TI-B.4 of 3 Univrsitas Bung Hatta

5 . Sistm yang dapat mnghindari trjadinya ksalahan pngamilan kputusan. 3.3 Tahap Prancangan 3.3. Prosdur Usulan Prosdur usulan sistm pnanganan ordr adalah sagai rikut. PROSEDUR - SISTEM PENANGANAN PESANAN DEPARTEMEN PEMESINAN PT. PINDAD (PERSERO) Pmsan Enginring Mulai Pnginputan Data Pmuatan D T Sukontrak? Y Ktrliatan Prstujuan (Lgalisasi) B Survi Harga Informasi Rpat Ordr? Y D Informasi T B C Pmuatan & Updat B Stuju? T A Y Pmuatan Kontrak B C Kontrak Kontrak A Slsai Gamar 4 Prosdur Usulan Sistm Pnanganan Ordr Data Produk Data Data Data Konsumn Data Produksi ENGINEERING DATABASE MUTU KADEP PENJUALAN Ktrangan: Stiap agian mnjadi saling trintgrasi dngan adanya dataas. Slain itu, dataas ini mngintgrasikan antara satu data dngan data lainnya. Dngan saling trintgrasinya data dan agian, maka informasi yang trsimpan dapat diakss dan ditampilkan dngan cpat. Hal ini mngakiatkan prosdur yang ditrapkan mnjadi tidak rumit. PEMESAN SISTEM PENANGANAN ORDER - USULAN Gamar 5 Sistm Pnanganan Ordr Usulan DFD Usulan DFD usulan sistm pnanganan ordr adalah sagai rikut. R SaTk 2 FTI TI-B.5 of 3 Univrsitas Bung Hatta

6 Pmsan Schdul 0 Customr Form Product Form Ordr Form Sistm Pnanganan Form Enginring Rport (Customr) Rport (Product) Rport () Rport () Rport () Schdul Form Gamar 6. Diagram Kontks (Lvl 0) Sistm Pnanganan D2 d a Pmsan Rport (Customr) Rport (Product) Pndataan Ordr Customr Form Product Form Ordr Form Schdul 4 Pmuatan Schdul Schdul D4 Production Schdul Rport () 5.P D D3 Schdul Pmuatan Kontrak D 2.P 3 Rport () D3 D c Enginring Form Pmuatan Pmuatan Form d a Pmsan Rport () D2 Gamar 7. Diagram (Lvl ) Sistm Pnanganan a Pmsan Ordr Form..P Customr Form.3.P Rport (Customr) Input Customr Customr Product Input Data Ordr D Customr D6 Product Product D5 Customr.2.P Rport (Product) Input Product Product Form a Pmsan Gamar 8. Diagram Rinci (Lvl 2) - Pross.0 (Pndataan) R SaTk 2 FTI TI-B.6 of 3 Univrsitas Bung Hatta

7 D2 D 3.2.P 3..P d Input Data Survi Survi/Prhitungan Form Rport () D3 d Gamar 9. Diagram Rinci (Lvl 2) - Pross 3.0 (Pmuatan ) 4..P Pnntuan Pngrjaan Schdul D3 4.2.P Schdul Info Pngrjaan Input Schdul Schdul D4 Production Schdul Schdul D2 FIl d Gamar 0 Diagram Rinci (Lvl 2) - Pross 4.0 (Pmuatan ) Data Dictionary Usulan Nama Arus Bntuk Pross Dskripsi Struktur Data Tal Data Dictionary Customr Data Dictionary Customr : Customr : :..P - (D5) Data Stor Customr : Brisikan tntang informasi planggan yang prnah mmsan : Nama Tip Lar Ktrangan Customr_Cod Txt 6 Kod planggan yang prnah mmsan Customr_Nam Txt 5 Nama planggan yang prnah mmsan Addrss Txt 30 Alamat planggan yang prnah mmsan Tlphon Txt 5 Nomor tlpon planggan yang prnah mmsan Txt 30 planggan yang prnah mmsan Entry_Dat Dat Gnral Tanggal pndataan customr fil R SaTk 2 FTI TI-B.7 of 3 Univrsitas Bung Hatta

8 Tal 2 Data Dictionary Product Data Dictionary Product Nama Arus Bntuk Pross Dskripsi Struktur Data : Product : :.2.P - (D6) Data Stor Product : Brisikan tntang informasi produk yang prnah dipsan : Nama Tip Lar Ktrangan Product_Cod Txt 6 Kod produk yang prnah dipsan Product_Nam Txt 5 Nama produk yang prnah dipsan Entry_Dat Dat Gnral Tanggal pndataan product fil Tal 3 data Dictionary Data Dictionary Nama Arus Bntuk Pross Dskripsi Struktur Data : : :.3.P - (D) Data Stor : Brisikan informasi lngkap mngnai data pmsanan yang masuk : Nama Tip Lar Ktrangan Transaction_Cod Txt 6 Kod transaksi psanan Transaction_Dat Dat/Tim Gnral Tanggal masuknya psanan Ordr_Catgory Txt 5 Katgori Customr_Cod Txt 6 Kod planggan yang mmsan Customr_Nam Txt 5 Nama planggan yang mmsan Addrss Txt 30 Alamat planggan yang mmsan Tlphon Txt 5 Nomor tlpon planggan yang mmsan Txt 30 planggan yang mmsan Product_Cod Txt 6 Kod produk yang dipsan Product_Nam Txt 5 Nama produk yang dipsan Product_Quantity Numr 000 Jumlah produk yang dipsan Total_ Currncy Standard Total Harga pokok produksi pngrjaan produk Finish_Dat_Dpt Dat/Tim Gnral Tanggal slsainya pngrjaan produk Pnalty_Cost_day Currncy Standard Dnda ktrlamatan/hari Total_Pnalty_Cost Currncy Standard Total dnda ktrlamatan Prparation_Tim Numr 3000 Waktu prsiapan pngrjaan produk Nama Arus Bntuk Pross Dskripsi Struktur Data Tal 4 Data Dictionary Data Dictionary : : : 2.P - (D2) Data Stor : Brisikan tntang lmar uraian pross pngrjaan produk : Nama Tip Lar Ktrangan Product_Cod Txt 6 Kod produk yang prnah dipsan Squnc_Machin Txt 8 Urutan msin yang diprlukan dalam pngrjaan Fris_Mch_Tim Numr 000 Waktu pmrossan produk dngan Ms. Fris Lath_Mch_Tim Numr 000 Waktu pmrossan produk dngan Ms. Buut Drilling_Mch_Tim Numr 000 Waktu pmrossan produk dngan Ms. Drill Dsc_Fris_Mch Txt 255 Uraian pngrjaan produk dngan Ms. Fris Dsc_Lath_Mch Txt 255 Uraian pngrjaan produk dngan Ms. Buut Dsc_Drilling_Mch Txt 255 Uraian pngrjaan produk dngan Ms. Drill R SaTk 2 FTI TI-B.8 of 3 Univrsitas Bung Hatta

9 Nama Arus Bntuk Pross Dskripsi Tal 5 Data Dictionary Schdul Data Dictionary Schdul : Schdul : : 4.2.P - (D4) Data Stor Production Schdul : Brisikan tntang informasi jadwal pngrjaan produk Nama Tip Lar Ktrangan Transaction_Cod Txt 6 Kod transaksi psanan Customr_Cod Txt 6 Kod planggan yang mmsan Product_Cod Txt 6 Kod produk yang prnah dipsan Start_Dat_Dpt Dat/Tim Gnral Tanggal mulainya pngrjaan produk Finish_Dat_Fris Dat/Tim Gnral Tanggal slsainya pngrjaan dngan Ms. Fris Finish_Dat_Lath Dat/Tim Gnral Tanggal slsai pngrjaan dngan Ms. Buut Finish_Dat_Drilling Dat/Tim Gnral Tanggal slsai pngrjaan dngan Ms. Drill Normalisasi Data Prmasalahan yang trjadi pada ntuk ini adalah masih dapat trjadi krangkapan data dan pnyimpangan pmaharuan data. Bntuk 3-NF dapat dilihat pada Gamar rikut. CUSTOMER * Customr_Cod Customr_Nam Addrss Tlphon Entry Dat PRODUCT Product_Nam ` Entry_Dat CONTRACT * Transaction_Cod Transaction_Dat Transaction_Tim Customr_Cod DETAIL CONTRACT * Transaction_Cod Ordr Catgory Product_Quantity Total_ Finish_Dat_Cust. Finish_Dat_Dpt. Bntuk Pnalty_Cost_Day 3-NF (Third Normalizd Form) Total_Pnalty_Cost Prparation Tim SCHEDULE * Transaction_Cod * Customr_Cod Start_Dat_Dpt. Start_Tim_Dpt. Finish_Dat_Fris Finish_Tim_Fris Finish_Dat_Lath Finish_Tim_Lath Finish_Dat_Drilling Finish_Tim_Drilling Finish_Dat_Dpt. Finish_Tim_Dpt. Gamar Bntuk 3-NF _Unit_Maklon _Unit_Sukontrak Squnc_Machin Fris_Mch_Tim Lath_Mch_Tim Drilling_Mch_Tim Dsc_Fris_Mch Dsc_Lath_Mch Dsc_Drilling_Mch R SaTk 2 FTI TI-B.9 of 3 Univrsitas Bung Hatta

10 3.3.5 ERD Usulan CUSTOMER * Customr_Cod Customr_Nam Addrss Tlphon Entry Dat n CONTRACT n DETAIL CONTRACT n * Transaction_Cod * Transaction_Cod Transaction_Dat Transaction_Tim Ordr Catgory Customr_Cod Product_Quantity Total_ Finish_Dat_Cust. SCHEDULE n Finish_Dat_Dpt. n * Transaction_Cod Pnalty_Cost_Day * Customr_Cod Total_Pnalty_Cost Prparation Tim Start_Dat_Dpt. n Start_Tim_Dpt. Finish_Dat_Fris Finish_Tim_Fris Finish_Dat_Lath _Unit_Maklon Finish_Tim_Lath _Unit_Sukontrak Finish_Dat_Drilling Finish_Tim_Drilling Finish_Dat_Dpt. Finish_Tim_Dpt. Squnc_Machin Fris_Mch_Tim Lath_Mch_Tim Drilling_Mch_Tim Dsc_Fris_Mch Dsc_Lath_Mch Dsc_Drilling_Mch PRODUCT Product_Nam ` Entry_Dat Gamar 2 ERD Usulan Prancangan Input dan Output Usulan Prancangan Input Salah satu contoh prancangan input pada saat mnginputkan fil customr adalah sagai rikut. Gamar 3 Form Customr Prancangan Output Salah satu contoh prancangan output pada saat mnampilkan fil customr adalah sagai rikut. R SaTk 2 FTI TI-B.0 of 3 Univrsitas Bung Hatta

11 3.4 Tahap Implmntasi Gamar 4 Ovrall Rport Entry of Customr Contoh pngimplmntasian rancangan trhadap prangkat lunak dalam ntuk listing program adalah sagai rikut. Privat Su CommandButton_Click() Dim a As Byt Call acadata_kons(dtkons(), i) If CommandButton.Caption = "OK" Thn RDim Prsrv dtkons( To i) dtkons(i).kd_kons = UCas(TxtBox.Txt) dtkons(i).nm_kons = UCas(TxtBox2.Txt) dtkons(i).alm_kons = UCas(TxtBox3.Txt) dtkons(i).tlp_kons = "'" & UCas(TxtBox4.Txt) dtkons(i).mail_kons = UCas(TxtBox5.Txt) dtkons(i).tgl = Dat Els i = i - For j = To i If TxtBox.Txt = dtkons(j).kd_kons Thn dtkons(j).kd_kons = UCas(TxtBox.Txt) dtkons(j).nm_kons = UCas(TxtBox2.Txt) dtkons(j).alm_kons = UCas(TxtBox3.Txt) dtkons(j).tlp_kons = "'" & UCas(TxtBox4.Txt) dtkons(j).mail_kons = UCas(TxtBox5.Txt) dtkons(i).tgl = Dat a = j End If Nxt j End If End Su 3.5 Tahap Pnggunaan Gamar 5 Contoh Implmntasi Rancangan Brapa contoh tampilan dari tahap pnggunaan atau cara krja dari prototyp prangkat lunak pmantu pross pnanganan ordr ini dapat dilihat pada Gamar 6. R SaTk 2 FTI TI-B. of 3 Univrsitas Bung Hatta

12 Gamar 6 Urutan Tampilan Prototyp Prangkat Lunak Pross Pnanganan Ordr (lanjutan) R SaTk 2 FTI TI-B.2 of 3 Univrsitas Bung Hatta

13 3.6 Analisis Sistm Scara Ksluruhan Brdasarkan analisis kutuhan sistm pada agian awal, maka dapat dijlaskan solusisolusi yang didapat untuk mmcahkan prmasalahan yang ada. Solusi-solusi trsut adalah sagai rikut: ) Prosdur sistm usulan ini lih fktif dan fisin, trutama pada saat rpat ordr. 2) Sistm yang aru dapat mlakukan pndataan, pncarian, dan pmaharuan data dngan cpat (hanya dngan mnkan tomol). 3) Sistm yang aru dapat mnampilkan informasi scara akurat dan tpat waktu. 4) Sistm yang aru ini dapat mnjaga data-data yang ada agar tidak mudah hilang dan tidak mudah rusak. 5) Sistm yang aru ini dapat mmantu usr dalam mlakukan pngamilan kputusan 4. KESIMPULAN DAN SARAN 4. Ksimpulan a. Sistm informasi yang ditrapkan Dpartmn Pmsinan cukup rumit dan panjang, karna mmiliki sumr dan jnis psanan yang ragam.. Sistm informasi usulan agi prusahaan yang akan ditrapkan dalam sistm pnanganan ordr adalah prancangan sistm dataas, diharapkan dapat mnrapkan sistm pnanganan ordr yang lih fktif dan fisin. 4.2 Saran a. Mmprmudah prosdur pnanganan psanan mnjadi lih fisin, dngan rancangan prosdur yang tlah dijlaskan slumnya.. Mnrapkan sistm trkomputrisasi dalam hal pndataan, pmaharuan, dan pncarian data. c. Mnamah pnggunaan prangkat lunak pnanganan ordr. d. Mnrapkan sistm dataas dalam mlakukan pndataan psanan, shingga data-data trsut dapat mngintgrasikan antar agian.. Mlakukan platihan kpada karyawan yang akan rintraksi langsung dngan program pnanganan ordr. f. Mnrapkan dan mlakukan pngujian atau valuasi dari prangkat lunak yang tlah diimplmntasikan agar trjadinya pngmangan untuk prncanaan slanjutnya. 5. DAFTAR PUSTAKA [] Ladjamudin, in al-ahra, Analisis Dan Dsain Sistm Informasi, Edisi prtama, Yogyakarta: Graha Ilmu, [2] Sutanta, Edi, Sistm Basis Data, Yogyakarta: Gfaha Ilmu, [3] Mc Lod, Raymond; Gorg P. Schll Sistm Informasi Manajmn, Edisi 9, Jakarta: Indks, 2004 R SaTk 2 FTI TI-B.3 of 3 Univrsitas Bung Hatta