Mechanical Electrical and HVAC Contractor PROSEDUR PEMBELIAN. No. Dokumen MPI-PM-10 No. Revisi 05 Tanggal Berlaku Ir.

Transkripsi

1 PT. MEGA PERSADA INDONESIA Mechanical Electrical and HVAC Contractor No. Dokumen MPI-PM-10 No. Revisi 05 Tanggal Berlaku Jabatan Nama Tanda Tangan Disusun Oleh Diperiksa Oleh Procurement Head Dept Management Representative Ir.Haris DP Ir. A.Haris Fauzi Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. Mega Persada Indonesia

2 1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam melaksanakan kegiatan pembelian, mencakup pemilihan supplier dan subkon, proses pembelian, dan pemeriksaan produk yang dibeli. 2. Reeferensi - Standar ISO 9001:2008 klausul Standar OHSAS 18001:2007 klausul Manual Mutu bagian Definisi - Pemasok atau supplier adalah pihak yang memasok barang atau jasa ke perusahaan. - Subkon adalah pihak yang diberi tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan atas nama perusahaan. 4. Uraian Prosedur 4.1 Pemilihan dan Evaluasi Pemasok Bagian Pembelian mencari informasi tentang pemasok barang dan jasa yang dibutuhkan Bagian Pembelian memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang mencakup : harga, kualitas barang atau jasa, kemampuan pemasok menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan, dan syarat pembayaran Pemasok yang memenuhi persyaratan akan dipilih untuk transaksi pembelian dan dicantumkan dalam Daftar Pemasok Terseleksi Kinerja pemasok dievaluasi selama memasok barang atau jasa. Pemasok yang tidak dapat memenuhi persyaratan pembelian secara fatal / major akan dipertimbangkan untuk dicoret dari Daftar Supplier Terseleksi Pemasok (suplier) di nilai oleh proyek dengan mengirim angket kepuasan proyek dan hasil dari penilaian tersebut di buatkan daftar penilaian : 1.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 100%-70% kepada proyek maka pemasok (suplier) akan berlanjut orderan/pembelian. MPI-PM-10 No. Revisi : 05 Tanggal : Halaman : 1 dari 6

3 2.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 69%-40% kepada proyek maka pemasok (suplier) akan kami lakukan evaluasi kurang lebih selama satu tahun. 3.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 39%-20% kepada proyek maka pemasok (suplier) tidak akan kami order lagi. 4.2 Dokumen Pembelian Bagian Pembelian mengisi dokumen pembelian barang yang berisi persyaratan pembelian, seperti spesifikasi dan jumlah barang yang dibeli, alamat kirim, dll. Dokumen pembelian ini harus diperiksa dan disetujui oleh yang berwenang sebelum disampaikan ke pemasok Bila pembelian barang dilakukan secara langsung atau tanpa dokumen pembelian, maka logistik harus mencatatnya dan menyimpan bukti pembelian Manajer proyek membuat dokumen perjanjian kerja dengan subkon, seperti dalam bentuk kontrak atau lainnya Dokumen pembelian dan perjanjian dijadikan acuan untuk pemeriksaan barang / pekerjaan dan untuk keperluan pemabayaran. 4.3 Pemeriksaan Bagian Pembelian melakukan pemeriksaan barang yang dibeli sesuai persyaratan pembelian yang tecantum dalam dokumen pembelian atau catatan pembelian Barang yang tidak memenuhi persyaratan (seperti kesalahan barang, tidak sesuai spesifikasi, kerusakan, kurang jumlahnya, dll.) akan diinformasikan ke pemasok untuk permintaan penggantian atau lainnya Manajer proyek memantau progress dan melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh subkon. Bila ditemukan subkon tidak memenuhi persyaratan (seperti keterlambatan, kesalahan pengerjaan, dll.) maka akan diinformasikan ke subkon untuk ditindaklanjuti Hasil dari pemantauan dan pemeriksaan di atas dijadikan acuan untuk mengevaluasi pemasok dan subkon. MPI-PM-10 No. Revisi : 05 Tanggal : Halaman : 2 dari 6

4 5. Ketentuan Khusus 5.1. Proses pemilihan tidak berlaku bila pemasok dan subkon ditetapkan atau ditunjuk oleh pemilik proyek, namun evaluasinya tetap dilakukan untuk dilaporkan ke pemilik proyek bila diperlukan Mekanisme pemilihan subkon tergantung dari besar kecilnya nilai pekerjaan Pemilihan pemasok barang tidak dilakukan untuk pembelian langsung, seperti pembelian barang yang dapat diperoleh di sembarang pemasok dengan kualitas barang yang sejenis Mekanisme lain yang berkaitan dijelaskan dalam diagram alur terlampir Perbandingan pemilihan supplier untuk pembuatan PO minimal 2 (dua) supplier, kecuali supplier agent tunggal (supplier satu satunya) Penyimpanan document jaminan produc/garansi disimpan sementara oleh bagian pembelian, kemudian diserahkan aslinya ke proyek sebagai lampiran document serah terima dan sebelumnya di copy (di file) 6. Rekaman 6.1. Catatan seleksi pemasok barang (MPI-PROC-005) 6.2. Daftar pemasok terseleksi (MPI-PROC-006) 6.3. Purchase Order (MPI-PROC-002) 6.4. Request Order (MPI-PROC-001.Rev.01) 6.5. Surat Jalan (MPI-PROC-003) 6.6. Material Stock Report (MPI-PROC-004) 6.7. Daftar Sarana dan Peralatan (MPI-PROC-007) 6.8. Catatan pemeriksaan (Format bebas) 6.9. Angket Kepuasan Proyek (MPI-PROC-008) 7. Dokumen Terkait Tidak ada MPI-PM-10 No. Revisi : 05 Tanggal : Halaman : 3 dari 6

5 8. Riwayat Perubahan Dokumen 01 No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh 8 des 09 No.5. Ketentuan Khusus Penambahan : 1. Perbandingan pemilihan supplier untuk pembuatan PO minimal 2 (dua) supplier, kecuali supplier agent tunggal (supplier satu satunya). 2.Penyimpanan document jaminan produc/garansi disimpan sementara oleh bagian pembelian, kemudian diserahkan aslinya ke proyek sebagai lampiran document serah terima dan sebelumnya di copy (di file) Jan 10 No.2 Reeferensi 1.Standar OHSAS 18001:2007 klausul No.3 Definisi 1.Pemasok atau supplier adalah pihak yang memasok barang atau jasa ke perusahaan. No Pemilihan dan evaluasi pemasok. Bagian Pembelian mencari informasi tentang pemasok barang dan jasa yang dibutuhkan. No Pemilihan dan evaluasi pemasok Bagian Pembelian memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang mencakup : harga, kualitas barang atau jasa, kemampuan pemasok menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan, dan syarat pembayaran. No Kinerja pemasok dievaluasi selama pemasok barang atau jasa. Pemasok yang MPI-PM-10 No. Revisi : 05 Tanggal : Halaman : 4 dari 6

6 tidak dapat memenuhi persyaratan pembelian secara fatal / major akan dipertimbangkan untuk dicoret dari Daftar Supplier Terseleksi Maret 13 No. 6 Rekaman Form angket kepuasan proyek (MPI-PROC-008) Penghapusan: Catatan seleksi subkon (MPI-MP-001) Daftar subkon terseleksi (MPI-MP-002) No Pemasok (suplier) di nilai oleh proyek dengan mengirim angket kepuasan proyek dan hasil dari penilaian tersebut di buatkan daftar prnilaian : 1). Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan sama atau lebih besar dari pada 70% kepada proyek maka pemasok (suplier) masuk dalam target. 2). Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan lebih kecil dari 70% kepada proyek maka akan kami lakukan review April Bab 4 Bab 4.2 mengenai Pemilihan dan 2013 Evaluasi Subkon dipindahkan isinya ke Prosedur Perencanaan dan Pemantauan Proyek ( Bab 4.3) Mei 2014 No Revisi Penjelasan sub No ). Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 100% - 70% kepada proyek maka pemasok MPI-PM-10 No. Revisi : 05 Tanggal : Halaman : 5 dari 6

7 (suplier) akan berlanjut orderan / pembelian. 2.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 69% - 40% kepada proyek maka pemasok (suplier) akan kami lakukan evaluasi kurang lebih selama satu tahun. 3.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 39% - 20% kepada proyek maka pemasok (suplier) tidak akan kami order lagi. MPI-PM-10 No. Revisi : 05 Tanggal : Halaman : 6 dari 6