PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/AGR-LOG/01 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal 1 dari 23

2 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 23

3 1. Tujuan Petunjuk pelaksanaan ini adalah sebagai pedoman yang harus dilakukan semua unit Logistik dan User (pengguna) dalam membuat/melaksanakan permintaan dan pembelian barang/jasa. 2. Ruang Lingkup 2.1. Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pembelian barang yang dipergunakan untuk menunjang operasional perusahaan mulai dari pengajuan sampai dengan proses pembayaran di lingkungan Prosedur ini tidak berlaku untuk pembelian jasa.kontraktor. 3. Pengertian/Definisi 3.1. Purchase order adalah dokumen komersial yang berisi aspek komersial dan merupakan perintah pembelian (pemesanan) yang diberikan kepada supplier atau vendor untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi Berita Acara penerimaan /penolakan Barang/Jasa (BAPB) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan pembeli dan penyuplai barang dan jasa yang menerangkan bahwa pasokan yang disuplai vendor/suplier telah dilaksanakan Reservasi/booking barang adalah dokumen resmi yang dikeluarkan logistik yang menyatakan bahwa barang yang sudah dibeli, sudah ada blok/alat yang akan memakainya Direktur : Direktur 4. Referensi 4.1. Pedoman Mutu (PDM/BUM/01) 4.2. SNI-ISO 9001 : Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. Hal 3 dari 23

4 5. Ketentuan Umum 5.1. Dalam kondisi tertentu, managemen JKO dapat mengorder langsung material/barang yang diperlukan dengan mengacu kepada target tahunan RKT untuk mempercepat pencapaian target yang ditetapkan Untuk pembelian diatas Rp. 25 juta maka PO harus diseujui oleh Presiden Komisaris. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 4 dari 23

5 Hal 5 dari 23

6 Hal 6 dari 23

7 6.2. Penjelasan Flowchart Evaluasi, seleksi Vendor dan release harga (Persetujuan Harga) Setelah logistik JKO menerima MR maka MR tersebut wajib diserahkan copy ke bagian I/C JKO untuk pengecekan stock barang /material tersebut Apabila stock masih mencukupi sesuai I/C maka bagian I/C memberikan rekomendasi ke Manager Logistik untuk ditunda pembeliannya, setelah menunjukkan/menuliskan dan tandatangan pada print stock dari BIPAS. Tetapi apabila stock tidak mencukupi Maka direkomendasikan ke ka.logistik untuk diteruskan pembelian dengan bukti Inventory dari BIPAS Manager Logistik akan mengevaluasi MR yang diterima di JKO tersebut atas referens ketersediaan stock dan I/C, kapasitas gudang dan budget alokasi serta harga pembelian sebelumnya dengan melampirkan copy PO terakhir untuk barang yang sama Dalam hal belum pernah dibeli ataupun belum adanya kontrak pembelian dalam jangka waktu tertentu maka bagian logistic akan mengeluarkan surat penawaran harga (Request For Quotation RFQ) Dari RFQ yang dikeluarkan maka akan diperoleh penawaran harga dari vendor-vendor yang dipilih minimal 3 perusahaan yang menawarkan harga Dari penawaran harga yang diterima maka bagian logistik akan mengeluarkan evaluasi/seleksi vendor kepada minimal 3 penawar/supplier/vendor dengan pertimbangan seleksi sbb: a. Kualitas Barang/Jasa b. Delivery ( Waktu Pengiriman) c. Harga d. Termin pembayaran ( Term Of Payment) e. Pelayanan (After sales service) Hal 7 dari 23

8 Selanjutnya bagian Logistik melakukan negosiasi dan klarifikasi perihal point 6.16 agar dipastikan mendapat lingkup pemesanan (order) sesuai yang diinginkan dan harga yang terbaik Hasil negosiasi dan klarifikasi yang dilakukan diteruskan ke Direksi untuk dapat dikeluarkan release (persetuan harga) atas rencana pembelian yang akan dilakukan Dari Evaluasi/Seleksi Vendor maka Direksi akan memberikan persetujuan pembelian (persetujuan harga ) ke sesalah satu Vendor/Suplier atau kesemua vendor dengan mempertimbangkan kualitas terbaik, delivery tercepat, serta harga yang bagus Evaluasi, seleksi Vendor dan release harga (Persetujuan Harga) Berdasarkan Release Harga (Persetuan Harga) dari Direksi maka bagian Logistik menerbitkan PO yang nomornya dikeluarkan dari BIPAS dan atau dengan dokumen kontrak lainnya, untuk selanjutnya ditandatangani oleh Direksi Setelah PO ditandatangani oleh Direksi selanjutnya PO dikirim ke supplier/vendor agar barang segera dapat dikirim oleh suplier/vendor dan Order Acknowledgement (OA) wajib di tandatangan Suplier/vendor sebagai bukti persetujuan dengan isi dan persyaratan yang tertera di PO Pada hari diterbitkannya PO maka segera Logistik JKO mengirimkan RM kepada user di Region 1 dan Region 2 dan PKS (Mandor, Asisten Afdeling, Kabag Logistik dan Estate Manager ) dengan copy PO tanpa harga dengan tembusan ke Direksi pengiriman dilakukan melalui Harga harus dimasukkan seluruh pajak-pajak yang berlaku sesuai peraturan pemerinta. Seluruh PO yang diterbitkan sudah dicantumkan pajak yang akan dibayar. Hal 8 dari 23

9 BAPB (Berita Acara Penerimaan/Penolakan Barang/Jasa Barang dan dokumen yang diterima dari ekspedisi transportasi di Logistik Region 1, Region 2, dan PKS harus diperiksa oleh tim pemeriksa yang ditunjuk untuk memastikan bahwa barang yang masuk, dapat diterima atau harus ditolak Pemeriksaan barang meliputi kualitas dan spesifikasi barang, jumlah barang, merk, type, genuine atau tidak, serta aspek lain yang mempengaruhi nilai barang dan peruntukkannya dari barang tersebut Apabila hasil pemeriksaan baran/jasa tidak sesuai (harus ditolak), maka harus dicatat dalam Form BAPB serta data hasil pemeriksaan dikirimkan kembali ke logistik JKO. Apabila diperlukan, harus disertakan juga contoh barang yang harus dipenuhi. Form BAPB harus ditandatangan oleh tim pemeriksa tersebut Logistik JKO mengembalikan barang yang tidak sesuai/ditolak tersebut ke supplier pada kesempatan pertama dan menginformasikan ke logistik TKE bahwa barang sedang ditukarkan Apabila hasil pemeriksaan barang, ternyata barang dapat memenuhi syarat-syarat yang ditentukan (diterima/ok), maka barang harus langsung diposting oleh logistik site menjadi stock masuk (penerimaan untuk diinventorikan). Apabila karena kepentingan target, sehingga barang langsung diterima di blok kebun atau area kerja, barang tersebut harus tetap diposting terlebih dahulu di logistik site sebagai stock barang masuk/penambahan atau penerimaan untuk dikonsumsi/dimanfaatkan langsung. Dalam hal ini administrasi pemasukan dan pengeluaran barang tetap mengikuti aturan yang ditetapkan Proses penerimaan barang/jasa sebagai berikut : Hal 9 dari 23

10 No Jenis Pemeriksaan 1 Kelengkapan/kebenaran dokumen - Delivery Note/Delivery Order - Dokumen pendukung lainnya Logistik 2 Jumlah (kualitas barang) 3 Kondisi fisik secara Visual 4 Fungsi (mekanis, fisik, elektriks, kimia, teknis, dll) Kewenangan User 5 Metode pemeriksaan 6 Identifikasi (asal atau peruntukkan alat/equipment) Untuk barang spare part dan assembly equipment lainnya Berita Acara Penerimaan / Penolakan Barang/Jasa (BAPB)-LOG- INV-24 sesuai dengan jumlah dan atau kondisi barang/jasa yang diterima (actual) didistribusikan kepada sbb : a. Asli (Supplier/Pengirim) b. Copy (Penerima Barang/Jasa) c. Copy kepada bagian atau Dept. Logistik site d. Copy kepada bagian atau Dept. Logistik JKO INVENTORY CONTROL Penambahan Stock Barang Baru di I/C Input dan Penerbitan Purchasing Order (PO) dengan penomoran BIPAS dan ditandatangani oleh Direksi PO yang sudah direalisir dibuktikan dengan BAPB yang sudah ditanda tangani oleh semua pejabat-pejabat yang tertera pada BAPB Ka.Logistik Region 1, Region 2 serta PKS wajib dan harus segera mengirimkan BAPB dari setiap PO untuk material/barang Hal 10 dari 23

11 yang sudah diterima di Region 1,Region 2, PKS ke Logistik JKO melalui . Dokumen BAPB harus di scan dan di ke JKO dan asli BAPB harus segera dikirim melalui TIKI atau pejabat PT.BUM yang kebetulan berkunjung dan kembali dari lokasi kebun. Pengiriman BAPB melalui harus pada hari yang sama pada saat barang diterima dan BAPB ditandatangani sedangkan BAPB asli harus tiba di JKO paling lambat 10 hari dari tanggal BAPB yang digunakan untuk proses selanjutnya Setelah BAPB diterima di JKO maka I/C segera memposting di BIPAS dari Receipt Order (RO) menjadi stock di I/C dengan sendirinya stock sesuai jumlah barang di BAPB untuk PO yang diterima di Logistik site sudah tercantum di inventory mengenai jumlah,spesifikasi,jenis,harga,i/d,p/n,merk,gudang dll sesuai barang dan material yang terkirim Dengan di postingnya PO dan BAPB di BIPAS maka stock barang/material tersebut oleh I/C secara otomatis bertambah dan tercatat sebagai stock di kebun. Setiap pengeluaran barang/material dari gudang harus mengikuti prosedur yang ditetapkan Ketentuan Khusus Semua barang/material yang dibeli, dikirim harus dilengkapi dengan spesifikasi, tekhnis, asal Negara, merk, genuine, jumlah, jenis dll sesuai dengan yang tertera di PO dan dokumen pendukung lainnya. Semua barang harus genuine kecuali ada informasi dari Ka.Logistik JKO ke Logistik site sebelumnya yang secara resmi dibuatkan dengan PO dan otorisasi dari bagian Purchasing Apabila ditemukan adanya penyelewengan berupa: a. Spesifikasi tekhnis yang berbeda antara PO dengan barang/material yang dikirim. Hal 11 dari 23

12 b. Penggantian barang jadi, palsu atau imitasi. c. Pengurangan volume d. Penggantian merk e. Penghilangan label f. Penghilangan dokumen g. Penyimpanan yang tidak sesuai h. Keterlambatan pengiriman akibat kelalaian petugas yang bertanggung jawab. Maka karyawan yang melakukan hal tersebut akan mengganti seluruh kerugian yang di derita PT.BUM dan yang bersangkutan akan diproses secara hukum Apabila ditemukan adanya pengiriman barang/material dari JKO yang terjadi seperti yang tertera pada point di atas maka Ka.Logistik site dan Kabag-Kabag/User site harus segera menginformasikan penyelewengan tersebut ke JKO sebelum barang/material tersebut digunakan dan apabila Ka.Logistik tidak menginformasikan hal tersebut, maka para karyawan TK (Logistik dan User) dipastikan konspirasi untuk melakukan penyelewengan, maka semua yang terlibat mengganti kerugian yang di derita PT.BUM dan tetap diproses secara hukum. 7. Daftar Dokumen Pendukung Purchase Order (PO) 7.2. Material Request (MR) 7.3. Evaluasi/Seleksi Vendor dan Release Harga 7.4. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) 7.5. Surat Permintaan Mandor Barang (SPMB) 7.6. Surat Pengiiman Barang (SPB) 7.7. Reservasi Material (RM) 7.8. Form-A Logistik 7.9. Invoice Faktur Pajak Hal 12 dari 23

13 7.11. Payment Acceptance Form (PAF) 8. Lampiran Hal 13 dari 23

14 Hal 14 dari 23

15 Hal 15 dari 23

16 Hal 16 dari 23

17 PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No. : PSM/JKO-LOG/01 Tgl. Berlaku : 07 Mei 2012 Revisi : 00 Hal 17 dari 23