PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Transkripsi

1 PT. MEGA PERSADA INDONESIA Mechanical Electrical and HVAC Contractor No. Dokumen MPI-PM-02 No. Revisi 04 Tanggal Berlaku Jabatan Nama Tanda Tangan Disusun Oleh Document Control Khairunnisa Pramana Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Haris Fauzi Disetujui Oleh Direktur Ir.Novian Akbar Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. Mega Persada Indonesia

2 1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian rekaman atau catatan mutu, mencakup semua rekaman di setiap bagian dan proyek. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2008 klausul Manual Mutu bagian OHSAS 18001:2007 klausul Definisi Rekaman adalah jenis dokumen yang menjadi bukti pelaksanaan suatu kegiatan atau bukti kesesuaian prosedur. 4. Uraian Prosedur 4.1. Pengendalian Rekaman, sebagai bukti telah terjadinya sesuatu dengan hasil-hasil tertentu, harus disimpan dan dijaga dengan baik selama masa simpan yang ditentukan Rekaman dapat dalam bentuk hard copy (kertas) atau dalam bentuk soft copy (komputer) Rekaman diberi identifikasi yang jelas, seperti pada lokasi dimana rekaman disimpan Metode dan pelaksanaan penyimpanan rekaman harus menjamin rekaman selalu dalam keadaan baik dan tetap mudah terbaca selama masa simpan berlaku Rekaman tidak dapat dirubah isinya. Bila ada kesalahan penulisan dalam rekaman, maka tulisan lama tidak boleh dihapus, cukup di coret saja dan dicantumkan yang sebenarnya didekatnya, serta diberi tanda pengenal yang memperbaikinya Segala sumber kerusakan rekaman, misalnya kelembaban ruangan pada jenis rekaman kertas atau getaran dan gangguan elektromagnetik untuk penyimpanan pada media elektronik, harus dihindarkan. MPI-PM-02 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 1 dari 5

3 4.1.7 Rekaman sebaiknya tidak dibawa keluar perusahaan kecuali dalam keadaan tertentu Jika diminta oleh pelanggan, pejabat pemerintah yang relevan, atau pihak lain yang berkepentingan, rekaman dapat ditunjukkan kepadanya atau dibuatkan salinan/copy-nya, tetapi tidak boleh diserahkan aslinya Rekaman yang tersimpan dalam media komputer, sedapat mungkin untuk membuat back up. Demikian juga harus dipastikan rekaman dijaga dari kerusakan dengan melakukan perawatan pada komputer media penyimpanan Rekaman yang hilang atau musnah sebelum masa simpannya terlewati harus dibuatkan catatan atau berita acara kehilangan rekaman. (MPI-DK-010) Semua Form yang digunakan didaftar dalam Master List Form Masa simpan suatu dokumen ditentukan. Jika sudah melewati masa simpan yang ditentukan, maka dokumen tersebut bisa dimusnahkan. Dokumen yang dimusnahkan harus dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan Dokumen Pemusnahan Rekaman Setelah masa simpannya terlewati, maka rekaman dapat dimusnahkan, dibuang, atau dipindahkan namun tanpa pengendalian lagi Tiap pemusnahan rekaman, harus dicatat atau disertai sebuah Berita Acara Pemusnahan. 5. Ketentuan Khusus Tidak Ada 6. Rekaman 6.1. Daftar Rekaman (MPI-DK-005) Rev Peminjaman Dokumen (MPI-DK-006) Rev Master List Form (MPI-DK-009) Rev Berita Acara Kehilangan Rekaman (MPI-DK-010) Rev.00 MPI-PM-02 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 2 dari 5

4 7. Lampiran Flowchart Prosedur Pengendalian Rekaman Daftar Masa Simpan Dokumen 8. Dokumen Terkait Tidak ada 9. Riwayat Perubahan Dokumen Lampiran A. MPI-PM-02 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 3 dari 5

5 Lampiran A. Riwayat Revisi Dokumen No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh Oct-10 2 Tambahan Referensi OHSAS 18001:2007 Klausul April Penambahan aturan List Form 6.3 Penambahan Master List Form March-14 3 Penambahan kata prosedur pada akhir kalimat Kata hard copy diganti menjadi hard copy. Kata sof t copy diganti menjadi soft copy Kata metoda diganti menjadi metode. Kata nya diganti menjadi berlaku Kata perusakan diganti menjadi kerusakan Kata copynya diganti menjadi copy-nya Kata back-up diganti menjadi back up. Kata dimaksud diganti menjadi media penyimpan Kata dilampaui diganti menjadi terlewati Kata apa pun dihapuskan MPI-PM-02 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 4 dari 5

6 No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh Kata Berita Acara Pemusnahan Dokumen diganti menjadi Peminjaman Dokumen Penambahan item Lampiran. Isi lampiran yaitu Flowchart Prosedur Pengendalian Rekaman Item dokumen terkait berubah dari poin 7 menjadi poin 8 Riwayat Perubahan Dokumen berubah dari poin 8 menjadi poin March Penambahan tulisan (MPI-DK-010) pada akhir kalimat sebagai penjelasan dokumen yang dijelaskan dalam poin tersebut. Penambahan poin baru tentang penetapan masa simpan dokumen Penambahan poin baru yang berisi Berita Acara Kehilangan Rekaman (MPI-DK-010) Rev.00 Penambahan poin baru yang berisi Daftar Masa Simpan Dokumen MPI-PM-02 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 5 dari 5