PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN. 4. REFERENSI : ISO 9001 : 2008 Klausul & Manual Mutu PT.

Transkripsi

1

2 MUTU 1. TUJUAN Untuk menjamin setiap masalah yang timbul diupayakan penanggulangannya secara terkoordinasi serta mencegah terulangnya masalah yang sama, juga mencegah potensi ketidaksesuaian yang mungkin akan terjadi. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT. Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi. 3. DEFINISI Inisiator yaitu personel yang menemukan ketidaksesuaian atau meprediksi akan timbul ketidak sesuaian apabila tidak segera dilakukan perbaikan. 4. REFERENSI ISO Klausul & Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama 5. RINCIAN TANGGUNG JAWAB 5.1. Setiap Personel / Inisiator dapat memberikan usulan untuk mengajukan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai dengan masalah yang timbul Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dapat berasal dari a) Keluhan Pelanggan b) Hasil kegiatan inspeksi, c) Analisa Data, d) Tinjauan Manajemen Management Representative (MR) bertanggung jawab untuk meninjau setiap ada permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, meneruskannya kepada Bidang / Unit kerja terkait sampai permasalahannya selesai, kemudian memonitor keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahannya. Edisi 1 Halaman 1 dari 5

3 MUTU PENCATATAN DAN TINJAUAN 5.4. Inisiator mencatat setiap permasalahan yang perlu ditindaklanjuti pada formilir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (F02/PM.) dan diteruskan kepada MR MR meninjau permasalahannya, apakah masalah dan rencana perbaikannya perlu dibahas bersama dengan unit terkait atau langsung dilakukan perbaikan MR memberikan nomor pada formulir permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut dan mencatat pada Daftar Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (F/PM.) MR akan meneruskan salinan permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut kepada bagian terkait, sedangkan yang asli disimpan oleh MR untuk digunakan pada saat verifikasi. KELUHAN PELANGGAN 5.8. Keluhan dan saran Pelanggan bisa didapat atau diterima melalui Surat, Telepon, Angket, atau langsung disampaikan pada saat pelanggan berkunjung Keluhan pelanggan yang disampaikan secara lisan dicatat oleh penerima keluhan pada formulir Catatan Keluhan Pelanggan (F01/PM.), kemudian ditindaklanjuti oleh Penanggungjawab (PIC) dibidang yang bersangkutan Keluhan pelanggan yang dianggap berat dan atau penyelesaiannya membutuhkan waktu cukup lama maka masalah dan rencana penanganan serta batas waktu penyelesaianya dicatat dalam formulir Tindakan Perbaikan MR memberikan nomor pada formulir tindakan perbaikan tersebut, kemudian menyerahkan salinannya kepada pelaksana perbaikan MR mencatat Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dalam Daftar Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Penanggungjawab penanganan harus berusaha menyelesaikan masalahnya sesuai dengan batas waktu yang telah dijanjikan MR atau personil yang ditunjuk oleh MR melakukan verifikasi hasil penanganan sesuai batas waktu yang dijanjikan. Apabila penanganannya belum selesai maka batas waktu penyelesaian harus ditambah sesuai kesepakatan. Edisi 1 Halaman 2 dari 5

4 MUTU Bidang yang bersangkutan harus memeriksa dan meneliti akar penyebab masalah guna menetapkan tindakan / penanganan yang harus diambil dan menentukan / menunjuk petugas penanganannya Jika dalam penanganan perbaikannya harus melibatkan pihak luar, maka rencana perbaikan dikoordinasikan dengan bagian yang terkait dengan pihak luar tersebut PIC penanganan menentukan target tindakan perbaikan dengan mengisi tanggal mulai dan selesai perbaikan setelah berkonsultasi dengan petugas perbaikan. TINDAKAN PENCEGAHAN Tindakan pencegahan dapat ditetapkan setelah penyebab potensial terjadinya masalah teridentifikasi dengan jelas Bidang / unit yang bersangkutan harus menetapkan tindakan yang perlu diambil guna mencegah terjadinya masalah Tindakan pencegahan dapat juga diambil berdasarkan hasil statistik yang menunjukkan adanya suatu kecenderungan (trend) yang menunjukkan potensi terjadinya masalah. Penetapan tindakan pencegahan harus berdasarkan pada tingkat potensi permasalahan. IMPLEMENTASI Semua Bidang / unit yang terkait harus menetapkan rencana tindakan pebaikan dan pencegahan sesuai keputusan hasil pembahasan Apabila diperlukan, unit terkait mengadakan penyesuaian atau perubahan pada prosedur yang didokumentasikan Hasil keputusan disampaikan oleh yang berwenang dibidangnya kepada suplier maupun pelanggan. MONITORING MR mencatat semua tindakan perbaikan dan pencegahan dalam formulir Daftar Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR memantau penerapan tindakan perbaikan dan pencegahan yang direncanakan dan memastikan bahwa tindakan tersebut efektif dan menyelesaikan masalah. Edisi 1 Halaman 3 dari 5

5 MUTU Hasil penerapan tindakan perbaikan dan pencegahan diagendakan dalam Rapat Tinjauan Manajemen Seluruh bukti dan catatan tindakan perbaikan dan pencegahan dipelihara. 6. LAMPIRAN A. Formulir Catatan Keluhan Pelanggan ( F01/PM. ) B. Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ( F02/PM. ) C. Formulir Daftar Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ( F/PM. ) Edisi 1 Halaman 4 dari 5

6 MUTU All Dept. Manajemen Representative / TOP MGT Mulai Identifikasi Masalah Analisa Masalah Tentukan tindakan perbaikan dan pencegahan serta pelaksanaan Pelaksanaan tindakan Perbaikan dan pencegahan Evaluasi atas tindakan perbaikan dan pencegahan Tindakan Efektif Selesai Edisi 1 Halaman 5 dari 5

7 PT. SIGMA CIPTA UTAMA BIDANG CATATAN KELUHAN PELANGGAN Formulir F01/PM./R0 No TANGGAL PELANGGAN MASALAH dan PENANGANANNYA P I C LANGSUNG SELESAI RENCANA PERBAIKAN MULAI SELESAI Keterangan 1. Kolom LANGSUNG SELESAI ditulis tanggal selesi penanganan 2. Kolom RENCANA PERBAIKAN ditulis tanggal dari terget yang dicatat dalam formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ( F02/PM. )

8 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F02/PM./R0 No. Diisi oleh MR INISIATOR DITUJUKAN Nama Kepada Bidang Bidang Tanggal Deskripsi masalah Paraf Diisi oleh penanggung jawab penanganan PIC PENANGANAN TARGET C A T A T A N Nama Tanggal Dikerjakan Tanggal Selesai Diisi setelah diketahui cara penanganan dan pencegahannya PENCEGAHAN AGAR TIDAK TERULANG Diparaf setelah permasalahannya diselesaikan PETUGAS PENANGANAN PIC PENANGANAN DIVERIFIKASI MR Tanggal Tanggal Tanggal Paraf Paraf Paraf Nama Nama Nama

9 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F/PM./R0 DAFTAR STATUS Nomor PIC Bidang Tanggal Ringkasan Penyimpangan Batas waktu perbaikan Tanggal Verifikasi Hasil Verifikasi Petugas Verifikasi