LAPORAN HASIL PENGAWASAN HAKIM PENGAWAS BIDANG ADMINISTRASI UMUM BULAN JANUARI S/D MARET 2012

Transkripsi

1 SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN HAKIM PENGAWAS BIDANG ADMINISTRASI UMUM BULAN JANUARI S/D MARET 2012 No. PERMASALAHAN JAWABAN KETERANGAN 1. SARANA TATA USAHA 1. Buku Induk Pegawai/Buku Register Pegawai - dan sudah sesuai dengan ketentuan SE BAKN No.08/SE/ File Pegawai - dan sudah sesuai dengan ketentuan Juklak Tata Usaha Kepegawaian tahun Buku Kendali (kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun) 4. Kartu Data Pegawai 5. Statistik Pegawai II. DP3 1. Apakah setiap pejabat sudah memiliki Buku Catatan Penilaian bagi bawahannya, apakah sdh sesuai dengan PP.No.10 Tahun 1979 jo SE BAKN No. 02.SE/1980? 2. Pengisian DP3 apakah dilaksanakan secara berkesinambungan? 3. Masing2 atasan langsung apakah telah melakukan pengawasan melekat terhadap pelaksanaan kewajiban untuk mengisi dan menyimpan buku catatan penilaian PNS oleh pejabat penilai? Buku Catatan Peniliaian sudah diberikan kepada atasan langsungnya, namun belum dilaksanakan. Ya, sudah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang ada. Pengawasan sudah dilaksanakan, namun belum maximal. 1

2 4. Apakah pencatatan dalam Buku Catatan Penilaian sudah dievaluasi dan diolah sebagai dasar pemberian nilai DP3 setiap akhi tahun. Apabila belum apa yang dijadikan dasar oleh pejabat penilai sebagai dasar pemberian DP3. 5. Apakah masing2 pegawai sudah dibutkan DP3? 6. Apakah semua DP3 yang sudah dibuat oleh pejabat penilai sudah ditanda tangani oleh pegawai ybs dan atasan langsung pejabat penilai? 7. Apakah ada pegawai yang mengajukan keberatan atas nilai DP3 yang diberikan oleh pejabat penilai? Kalau ada masalahnya apa? 8. Apakah ada pegawai yang dikenakan hukuman, atau sanksi karena suatu pelanggaran disiplin kerja? dievaluasi. dibuatkan sesuai Tidak ada Belum ada III DUK 1. Pembuatannya DUK apakah sudah sesuai dengan PP No. 15 Tahun 1979 jo SE BAKN No. 03/SE/1980? 2. Apakah ketepatan waktu dan bentuk format DUK sesuai dengan ketentuan? 3. Penentuan nomor yang digunakan dalam DUK sudah urut (sebagaimana ketentuan senioritas dalam kepangkatan, jabatan, masa kerja, latihan jabatan, pendidikan dan usia)? 4. Apakah DUK telah ditetapkan dan diumumkan, sehingga semua pegawai dapat dengan mudah membacanya? 5. Apakah ada pegawai yang keberatan tentang pengurutan dalam DUK, apabila ada bagaimana cara mengatasinya? 6. DUK untuk pegawai golongan IV/a keatas sesuai sesuai dengan ketentuan sesuai diumumkan Tidak ada yang keberatan Belum 2

3 IV sudah dibuat dan dikirim ke BKN? NIP dan KARPEG 1. Apakah ada pegawai yang belum mempunyai NIP dan Karpeg? 2. Absensi Pegawai apa sudah menggunakan mesin elektrik? Yang PNS sudah semua, namun yang CPNS belum. semua V. KENAIKAN PANGKAT/GAJI BERKALA 1. Apakah ada tahun 2012 kenaikan pangkat? Siapa saja! 2. Apakah ada kenaikan gaji berkala tahun 2012? Siapa saja! - Periode April 2012 : 2 pegawai ( Drs.H.A.Sahal Maksun.MSI dan 2. H.Abu Amar,SH) - Periode Mei-Oktober ada 2 pegawai ( H.Nur Roichanah,SH dan Nila Yudawati,SH) 16 pegawai : 1. Drs.H.A.Sahal Maksun.MSI 2. Drs.H.Abdul Mujib,SH.MH 3. Drs.H.Ihwan Qomari,M.Ag 4. Drs.H.Fatkhul Yakin,SH.MH 5. Siti Maria Lutfi,SH.MH 6. Drs.H.Fikri 7. Dra.Masturoh 8. Nurul Qumaraeni,SH 9. Drs.H.Junaidi 10. Hj.Musdalifah,SH 11. Asmono,SH 12. Sabil Huda. S.Ag 13. Hj.Khorirotun Lathifatun,SHI 14. Amin,SH 15. Hj.Nur Indah H.Nur SH 16. Drs.H.Syarifudin.MH 3

4 VI. SK. DAN JOB DISCRIPTION : Untuk Pegawai : 1. Apakah sudah dibuatkan SK masing-masing Pegawai untuk tahun 2012 ini? 2. Apakah masing-masing Pegawai sudah dibuatkan job discription? Untuk Honorer : 1. Apakah masing-masing honorer sudah dibuatkan Sknya)? 2. Masing-masing honorer apakah sudah dibuatkan job discriptionnya? semua semua semua semua SUB BAGIAN KEUANGAN No PERMASALAHAN JAWABAN KETERANGAN 1. Langkah : 1. Melakukan pemeriksa mengadakan operasi brankas pada akhir tahun 2012, apakah sudah sesuai dengan keadaan kas, baik saldo buku maupun jumlah yang ada di brankas. Saldo kas sudah sesuai dengan saldo buku. Setelah saya teliti keadaan kas dan keadaan saldo buku sudah sesuai (Saldo buku Rp 0. Keadaan Kas Rp Melakukan pencocokan antara perencanaan dan pengeluaran dengan DIPA yang telah ada. 3. Melakukan pemeriksaan barang yang ada digudang, apakah kebutuhan kebutuhan suatu barang sudah mendesak untuk diadakan umpamanya karena gudang barang tersebut berkurang atau sudah habis. dilaksanakan, namun ada sisa anggaran yang tidak terealisasi dan sisa anggaran sudah disetor ke kas negara. Perencanaan dan pengeluaran sudah sesuai dengan DIPA Setelah saya lakukan pemeriksaan digudang, kebutuhan yang sering kali dibutuhkan seperti Map perkara sudah dicukupi, sebelum habis sudah dibelikan lagi. 4

5 4. Buatkan berita acara pemeriksaan fisik ditandatangani oleh pemeriksa, Bendahara serta alasan atasan langsung Bendahara. BAP 5. Melakukan pemeriksaan digudang dan dibuatkan berita Acaranya, yang ditanda tangani Bendahara serta atasan langsung Bendahara. 6. Melakukan pengecekan barang ATK yang ada digudang dan mencocokkan dengan bukti pembelian serta Buku Penerimaan Barang. BAP Setelah dilakukan pengecekan barang ATK, ternyata sudah cocok dengan bukti Buku Penerimaan Barang. 7. Apakah ada SK pengelola DIPATahun 2012? 8. Apakah rekening koran telah dibuat setiap bulan? 9. Apakah telah dilakukan Rekonsiliasi dengan KPPN setiap bulan? 10. Apakah penutupan Buku Kas Umum telah dilakukan setiap bulan, dan apakah sudah ditanda tangani oleh Bendahara serta Panitera/sekretaris selaku Kuasa Pengguna Anggaran? Ya dibuat setiap bulan Rekonsiliasi dengan KPPN sudah dilakukan setiap bulan. Buku Kas Umum setiap bulan ditutup. SK. No.W11- A7/0063/KU.01/I/2012 Bukti ada Rekonsiliasai sudah dilaksakan. ditutup sesuai aturan dan sudah ditanda tangani oleh Bend. dan Kuasa Pengguna Anggaran. 5

6 SUB BAGIAN UMUM No PERMASALAHAN JAWABAN KETERANGAN PENGELOLAAN SURAT MENYURAT Apakah sudah mencatat dan membukukan semua jenis surat masuk dan keluar dengan memilah-milah bentuk, sifat dan jenisnya! Dalam mengolah adm umum, mulai dari pencatatan surat masuk/keluar dalam buku register sampai penyimpanan arsip/berkas (file) pada tempat yang telah ditentukan, apakah sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya? Bagaimana tentang kecermatan dan kerapihan dalam menata, menyusun, mengolah administrasi Sehingga dengan mudah, cepat dan tetap untuk mencari/mendapatkan data bila diperlukan. Apakah hal tersebut sudah berjalan dengan baik? Dokumen, data dan surat penting yang bersifat rahasia harus tersimpan ditempat yang aman dan terkunci. Hal ini apakah sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya! dilaksanakan Belum, sebab mengingat ruang/tempat yang tidak memungkinkan Tentang menyusun surat, saya sesuai dengan jenis suratnya. Misalnya kalau Hukum (HK) Kalau Kepegawaian (KP) dll INVENTARIS : Laporan-laporan inventaris apakah sudah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku? Apakah laporan2 seperti dibawah ini sudah dibuat : 1. Laporan Hasil Inventarisasi. 2. Buku Inventaris Intrakomptabel. 3. Buku Inventaris Ekstrakomptabel semua 6

7 4. Buku Barang bersejarah 5. Buku Persediaan 6. Kartu Inventaris Barang (KIB) Tanah 7. Kartu Inventaris Barang (KIB) Gedung dan Bangunan. 8. Kartu Inventaris Barang (KIB) alat angkutan bermotor. 9. laporan Barang Milik Negera Triwulan 10. Laporan Barang Milik Negara Tahunan 11. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) 12. Daftar Inventaris Lainnya (DIL) 13. Laporan Kondisi Barang (LKB) Apakah ada Surat Keputusan tentang Pengguna dan penanggung Jawab BMN? Tdk ada 3. Apakah sudah secara kontinyu melakukan rekonsiliasi dengan KPKNL setempat? Dan bagaimana hasilnya! Tidak ada masalah 4. Apakah sudah melakukan Penghapusan Barang Inventaris Kantor? Belum, namun sudah mengajukan permohonan penghapusan lewat PTA Semarang, hingga kini belum terealisasi. PERPUSTAKAAN : Apakah sudah ada ruang sendiri untuk Perpustakaan? Apakah koleksi buku perpustakaan sudah dicatat dalam buku induk dan katalog perpustakaan? Belum ada Karena ruangan belum cukup untuk kebutuhan tersebut 3. Berapa jumlah buku dalam perpustakaan di PA. Kendal sampai dengan tahun 2012 ini? 963 buku 4. Apakah buku yang diterima sudah seluruhnya dicatat dalam Register Induk? 7

8 Apakah buku Perpustakaan sudah seluruhnya diberi kode nomor sesuai dengan petunjuk yang ada? Apakah setiap peminjaman buku perpustakaan, sudah dicatat dalam buku peminjaman. Apakah buku-buku Perpustakaan sudah seluruhnya menggunakan kartu katalog. Apakah terdapat buku perpustakaan yang belum dikembalikan yang peminjamnya sudah pindah ketempat lain atau pensiun., karena setiap diminta jawabannya sebentar nanti saya kembalikan 8