ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA MTS MUHAMMADIYAH SODO GUNUNGKIDUL NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA MTS MUHAMMADIYAH SODO GUNUNGKIDUL NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Azmi Anshori kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA MTS MUHAMMADIYAH SODO GUNUNGKIDUL Azmi Anshori 1), Heri Sismoro 2), 1,2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia azmi.a@students.amikom.ac.id 1), herisismoro@amikom.ac.id 2) Abstract - MTs Muhammadiyah Sodo is the first secondary educational institutions in the district of Gunungkidul. Tuition payments system in MTs Muhammadiyah Sodo still manually so that it takes a long time and frequent errors. In this thesis, the researchers tried to analyze The existing problems using analytical methods PIECES. Make a Flowchart, DFD, database design, interface design and the relationships between tables. The resulting application form Stand Alone desktop application intended to simplify the transaction process and data processing in MTs Muhammadiyah Sodo. With the new system of tuition payments, expected transactions and data processing fees and the preparation of reports to be more efficient. The Tuition payments information system is based on Java and created Alt NetBeans Software. Keywords - Tuition Payments Information System, information systems, simplify, analysis, design, reports 1. Pendahuluan Seiring perkembangan teknologi, komputer menjadi alat wajib untuk melakukan pekerjaan sehari-hari. Sistem informasi memegang peranan penting dalam pemanfaatan komputer itu sendiri. Komputer yang dibekali sistem informasi yang tepat dapat memenuhi tuntutan manusia untuk melakukan pekerjaan lebih mudah dan praktis. Sistem Informasi yang baik akan meminimalisir terjadinya human error. Perkembangan teknologi tersebut sudah semestinya dimanfaatkan oleh semua pihak tak terkecuali lembaga pendidikan. Sebagai salah satu lembaga pendidikan yang sedang berkembang, MTs Muhammadiyah Sodo sudah sewajarnya memanfaatkan perkembangan teknologi untuk menunjang kinerja lembaga. Salah satunya memanfaatkan sistem informasi untuk mempermudah transaksi pembayaran SPP. Sampai saat skripsi ini ditulis MTs Muhammadiyah Sodo masih menggunakan teknik pencatatan manual dengan buku yang kemudian diinputkan kedalam Microsoft Excel. Teknik tersebut tentu memakan waktu yang lama karena harus melakukan beberapa tahap. Belum lagi bila terjadi human error seperti buku pencacatan tertinggal, hilang, atau rusak. Saat kepala sekolah meminta laporan juga terkesan ribet karena harus mensortir dan menata data untuk dicetak. Pelayanan terhadap siswa juga kurang maksimal karena pencarian dan pencatatan data memakan waktu yang lama. Siswa sering menemui bendahara hanya untuk menanyakan kekurangan pembayaran SPP mereka karena kurangnya informasi. Berdasarkan dari permasalahan tersebut, penulis memilih judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP MTs Muhammadiyah Sodo Gunungkidul. Dari penelitian ini diharapkan dapat terbangun sistem informasi yang efektif dan efisien sehingga dapat mengatasi masalah-masalah MTs Muhammadiyah Sodo dan dapat dikembangkan dikemudian hari. 2. Pembahasan 1.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis kelemahan sistem dilakukan untuk mengetahui kelemahan sistem lama sehingga harus ada sistem baru. Dalam penelitian ini penulis menggunakan analisis PIECES untuk menganalisis masalah yang ada di MTs Muhammadiyah Sodo. Metode PIECES dilakukan dengan melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja dinilai dari kemampuan menyelesaikan proses bisnis dengan cepat sehingga tujuan dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Tabel 1 Analisis Kinerja Throughput Response Time Pencarian manual data siswa pada saat transaksi sangat memperlambat kinerja proses Pembuatan laporan memakan waktu yang lama karena harus memindahkan data fisik ke komputer untuk kemudian disusun menjadi sebuah 1

4 laporan. Proses tersebut memperpanjang proses tanggap 2. Analisis Informasi (Information) Tabel 2 Analisis Informasi Akurasi Informasi yang tersedia kurang akurat. Misalnya terjadi kesalahan saat pemindahan data dari buku transaksi ke komputer. Relevan Kekurangan pembayaran yang diketahui wali murid sering berbeda dengan data yang sebenarnya di sekolah karena kwitansi pembayaran yang diterima siswa sering hilang. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Biaya dan Manfaat Tabel 3 Analisis Ekonomi Membutuhkan biaya lebih untuk membeli buku pencatatan transaksi dan kwitansi pembayaran serta alat tulis yang dibutuhkan. 4. Analisis Kontrol (Control) Keamanan Data Tabel 4 Analisis Kontrol 1. Sistem lama sulit untuk melakukan pengontrolan karena pencatatan pada proses transaksi maupun pemindahan informasi ke komputer masih manual sehingga kemungkinan terjadi kesalahan (human error) sangat besar. 2. Keamanan data kurang terjaga karena siapa saja bisa membuka buku transaksi maupun hasil pemindahan di komputer. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Sumber Daya Tabel 5 Analisis Efisiensi Sistem pembayaran SPP secara manual masih membutuhkan proses pencatatan manual yang tentunya memakan waktu lebih 6. Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan Tabel 6 Analisis Pelayanan 1. Pelayanan terhadap siswa memakan waktu lebih karena harus melakukan pencarian data di buku transaksi dan pencatatan transaksi yang masih manual. 2. Siswa sering datang ke bendahara hanya untuk menanyakan kekurangan pembayaran SPP. Hal ini tentunya sangat merepotkan. 3. Siswa terlalu lama menunggu karena mulai dari pencatatan transaksi sampai pembuatan kwitansi pembayaran masih manual. 1.2 Analisis Kebutuhan Fungsional a.. Login b. Halaman Utama Sistem dapat menampilkan pilihan menu. Sistem menyediakan tombol keluar untuk keluar dari sistem. Sistem dapat menampilkan tanggal dan jam sekarang. Sistem dapat melakukan backup dan restore database. Sistem dapat melakukan reset data. 3. Form Pengguna Sistem dapat menginputkan data pengguna. Sistem dapat mengubah data pengguna. Sistem dapat menghapus data pengguna. 4. Form Siswa Sistem dapat menginputkan data siswa. Sistem dapat mengubah data siswa. Sistem dapat menghapus data siswa. Sistem dapat mencari data siswa. 5. Form Kelas Sistem dapat menginputkan data kelas. Sistem dapat mengubah data kelas. Sistem dapat menghapus data kelas. 6. Form Beasiswa Sistem dapat menginputkan data beasiswa. Sistem dapat mengubah data beasiswa. Sistem dapat menghapus data beasiswa. Sistem dapat mencari data beasiswa. 7. Form Pembayaran Sistem dapat menginputkan data pembayaran. Sistem dapat mencetak bukti transaksi. Sistem dapat mencari data pembayaran. 8. Form Laporan 2

5 Sistem dapat mencetak laporan seluruh siswa. Sistem dapat mencetak laporan siswa berdasarkan kelas dan atau tunggakan SPP. Sistem dapat mencetak laporan pembayaran. 9. Form About Sistem dapat menampilkan tentang aplikasi. 1.3 Analisis Kelayakan 1) Kelayakan Teknologi Kelayakan teknologi digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan apakah teknologi yang ada dapat diterapkan pada sistem?. Kelayakan ini mencakup 4 hal pokok yang harus dipertimbangkan: Ketersedian teknologi dipasaran Ketersediaan ahli yang mengoperasikan Pemograman Java dan database MySQL memberikan kemampuan dan kemudahan dalam mengelola input data sebagai informasi. Sistem dapat dikonversikan sesuai dengan perkembangan teknologi baru. 2) Kelayakan Operasional Kelayakan sebuah sistem operasional dapat diukur dengan melihat kemampuan sumber daya manusia atau operator yang tersedia untuk mengoperasikan sistem. Apabila SDM yang tersedia di rasakan mampu mengoprasionalkan sistem yang akan dikembangkan, maka sistem dinilai layak operasional. 3) Kelayakan Hukum Secara hukum, sistem informasi ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak maupun perangkat keras yang legal. 4) Kelayakan Ekonomi Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang didapatkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Sistem yang dikembangkan diharapkan memberikan keuntungan yang lebih besar dari pada sistem yang sebelumnya. Secara ekonomi sistem baru sangat layak untuk dikembangkan karena sumber daya yang diperlukan sudah digunakan pada sistem lama sehingga tidak memerlukan lagi tambahan sumberdaya yang menambah biaya. 1.4 Perancangan Aplikasi 1) Flowchart Sistem Flowchart Sistem adalah bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart merupakan dekripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Berikut adalah flowchart sistem informasi SPP MTs Muhammadiyah Sodo. Gambar 1. Flowchart Sistem 2) Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis. Gambar 2. Diagram Context Gambar 3. DFD Level 1 3

6 3) Normalisasi Merupakan suatu proses formal untuk menentukan atribut-atribut yang seharusnya dikelompakkan secara bersama-sama dalam suatu relasi antar tabel. Bentuk Tidak Normal Pada bentuk tidak normal atau unnormalisasi ini semua data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Table tidak normal pertama dari sistem informasi pendaftaran dijelaskan pada tabel berikut. Tabel 7 Tabel Tidak Normal KodeBea AsalBea Jumlah Terpakai Sisa Kelas WaliKelas BiayaSPP NIS NamaSiswa Kelas TempatLahir TglLahir JenisKelamin Alamat Telepon TotalBayar KodePengguna NamaPengguna Username Password KodeBayar NIS TglBayar KodeBea JumlahBayar BeaDipakai membuat bentuk kedua haruslah ditentukan terlebih dahulu kunci-kunci field, dan kuncikunci tersebut haruslah bersifat unik dan dapat mewakili atribut lain yang mempunyai anggotanya. Tabel 9. Bentuk Normalisasi Ke-2 Bentuk Normalisasi Ke-3 Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan seluruh atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan demikian tidak ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Tabel 10. Bentuk Normalisasi Ke-3 Bentuk Normalisasi Ke-1 Setiap sel memiliki nilai tunggal, artinya tidak ada perulangan ey atau array. Table normal pertama dari sistem informasi pendaftaran dijelaskan pada Tabel: Tabel 8 Bentuk Normalisasi Ke-1 KodeBea Alamat AsalBea Telepon Jumlah TotalBayar Terpakai KodePengguna Sisa NamaPengguna Kelas Username WaliKelas Password BiayaSPP KodeBayar NIS TglBayar NamaSiswa JumlahBayar TempatLahir BeaDipakai TglLahir JenisKelamin 4) Relasi Antar Tabel Hubungan antar tabel (Relation) adalah hubungan antara sebuah tabel dengan beberapa tabel yang lainnya. Hubungan ini menunjukkan relasi antara tabel sehingga membentuk suatu jaringan data. Tabel 11. Relasi Antar Tabel Bentuk Normalisasi Ke-2 Pada bentuk normalisasi kedua, atribut yang bukan kunci harus bergantung secara fungsional pada primary key. Jadi untuk 1.5 Implementasi 1) Database dan Tabel 4

7 Pembuatan Database Nama basis data yang digunakan dalam aplikasi ini diberi nama dbspp. Cara membuat database ini menggunakan MySql pada xampp dengan menhakses localhost/phpmyadmin pada aplikasi browser. Setelah terbuka klik New, pada Database ketikkan nama database yang akan dibuat. Kemudian klik tombol create/buat. Halaman Utama Halaman utama adalah halaman menu awal yang tersedia dalam sistem yang akan tampil jika pengguna sudah melakukan login. Dari halaman ini pengguna bisa mengakses menumenu yang tersedia. Gambar 7. Menu Utama Gambar 4. Pembuatan Database Pembuatan Tabel Tahap selanjutnya adalah membuat tabel yang dibutuhkan oleh sistem. Ada 5 tabel yang akan dibuat untuk memenuhi kebutuhan sistem. Form Pembayaran Form Pembayaran akan tampil jika pengguna memilih menu Pembayaran dari menu utama. Menu Pembayaran merupakan internal form yang akan tampil dalam panel menu utama. Menu ini diakses ketika ada siswa yang melakukan pembayaran. Saat melakukan transaksi pembayaran SPP, pada menu ini akan melakukan pencetakan bukti pembayaran secara otomatis. Gambar 5. Tabel Pengguna 2) Interface Form Login Form login merupakan tampilan pertama ketika mengakses sistem. Pengguna harus menginputkan username dan password sesuai dengan yang ada dalam database. Setelah menginputkan, pengguna bisa menekan tombol login untuk masuk ke dalam sistem. Jika username atau password salah, pengguna akan mendapat notifikasi dan tidak bisa melanjutkan masuk ke dalam sistem. Gambar 8. Form Pembayaran 3) White Box Testing Gambar 9. Bukti Pembayaran Gambar 6. Form Login 5

8 Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi pada sistem yaitu kesalahan penulisan (syntax error) dan kesalahan logika (logical error). Kesalahan Penulisan (Syntax Error) Kesalahan Penulisan misalnya terjadi pada penulisan nama lokasi report. Sehingga saat dipanggil report tidak akan muncul. Gambar 10. Contoh Kesalahan Penulisan Kesalahan logika (logical error) Kesalahan yang terjadi pada logika program. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan hasil yang sudah diketahui. Bila hasilnya beda, berarti mengalami kesalahan dan harus dilacak serta ditemukan sebab-sebab kesalahan. 3. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang dipaparkan di atas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut. Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta: ANDI. [2] Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Peraktik Aplikasi Bisni Edisi Ketiga.Yogyakarta: ANDI. [3] Puspitarini, Ari Logika Informatika. diakses tanggal 18 Februari [4] Mala Pengenalan Data Flow Diagram. diakses tanggal 18 Februari [5] Wikipedia Sistem. diakses tanggal 25 Januari [6] Malik, Abdul Normalisasi database 1NF, 2NF dan 3NF. rmalisasi-database-inf-2nf-dan-3nf/. diakses tanggal 15 Februari [7] John, Burch dan Gary, Grudnitski Information System Theory and Practice Edisi keempat. New York: John Wiley & Sons. [8] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: ANDI. Biodata Penulis Azmi Anshori, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Heri Sismoro, lulus S1 Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada Yogyakarta pada tahun Memperoleh gelar Magister of Komputer (M.Kom) Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 1. Dengan adanya sistem informasi pembayaran SPP yang dibuat, informasi yang dihasilkan lebih akurat, tepat waktu, dan efisien. 2. Pelayanan terhadap siswa lebih cepat dan tepercaya jika menggunakan sistem baru. 3. Dengan menggunakan sistem baru, keamanan data lebih terjamin karena tidak terlalu banyak menyalin dan memindahkan data secara manual hal tersebut sangat meminimalisir terjadinya human error. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing 6