ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN PADA SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN PADA SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Wulan Setrya Andari Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 INFORMATION SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION PAYMENT SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN PADA SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA Wulan Setya Andari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of science and technology especially in the field of information technology is very fast. The computer is located is one of the important supporting factor for the smooth running of the activities of an institution. SMP DIPONEGORO Sleman Yogyakarta is a secondary school which developed and developing countries. While the processing of payment transactions are still using a manual that could potentially cause unwanted problems. With the manual payment system payment transactions monthly spp in junior DIPONEGORO usually performed in the office of Administration. Students can make payments monthly spp, arrears, payment re-registration. In the manufacture of an information system, the company requires a simple application program that includes or may include information relating to the administration system from the data monthly payments delinquent students, re-registration and payment of a report on the payments each month spp. Key words: information systems, administration

4 1. Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini ikut membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan. Keberadaan komputer saat ini merupakan faktor penunjang yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas suatu lembaga, sebagai salah satu sarana untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu terutama dalam pengolahan data. Sebuah komputer dapat bekerja dengan sebagaimana mestinya melibatkan tiga hal yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia. Dalam pengoperasian komputer tersebut faktor paling penting adalah manusia, karena mempunyai peranan untuk mengoperasikan komputer. Dengan sistem yang terkomputerisasi manusia dapat menangani data yang banyak dan rumit dengan tepat, sehingga dapat melancarkan pekerjaan, selain itu komputer dapat menyimpan banyak memori dalam bentuk file- file tertentu dengan aman. Memang tidak semua komputerisasi dapat diterapkan seefektif mungkin, masih banyak instansi atau lembaga yang belum melakukan pengolahan data yang komputerisasi. Sistem pembayaran administrasi pada SMP DIPONEGORO masih dilakukan secara manual seperti pembayaran spp bulanan, pembayaran daftar ulang, pembayaran sumbangan serta laporan pembayarannya. Sistem manual ini dirasa petugas sulit untuk memberikan laporan yang cepat dan akurat. Petugas mencatat transaksi pembayaran, siswa datang ke loket pembayaran bukan hanya membayar spp bulanan tetapi juga membayar sumbangan dan daftar ulang, kemudian dicatat petugas satu persatu. Beasiswa didapat oleh siswa berprestasi dan kurang mampu. Petugas harus membuat semua laporan dari transaksi yang dibutuhkan. Dengan keadaan tersebut penyusun mencoba untuk merancang sistem informasi administrasi. Sistem informasi ini dapat membantu petugas untuk mengolah, menyimpan dan mencari data siswa tentang pembayaran. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Definisi Sistem Menurut Mc. Leod (1995; Al Fatta, 2007, h.4) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan Definisi Informasi

5 Menurut Jogiyanto, Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Definisi Sitem Informasi Manajemen SIM (sistem informasi manajemen) didefiniskan oleh George M. Scott sebagai berikut: Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. 2.2 Konsep Sistem Informasi Pembayaran Sistem informasi pembayaran adalah perangkat lunak yang berbasis desktop yang bermanfaat untuk membantu proses pembayaran administrasi, digunakan dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas komputer pada sekolah, baik untuk proses pembayaran, membuat kwitansi dan membuat laporan. 2.3 Konsep Arsitektur Sistem Desain Arsitektur Stand Alone Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe Client/Server Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client dan sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan. 2.4 Konsep Dasar Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan

6 ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Services). 2.5 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. 2.6 Konsep Dasar Basis Data Definisi Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan Microsoft SQL Server 2000 SQL adalah bahasa yang bersifat request oriented dan bersifat non procedural sehingga lebih mudah ntuk dipelajari karena sintaksis yang digunakan hampir menyerupai bahasa yang digunakan oleh manusia untuk berkomunikasi. Oleh karena itu SQL lebih fleksibel dalam penggunaannya Microsoft Vissual Basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Visi SMP Diponegoro Terdepan dalam Imtaq (iman dan taqwa) dalam IPTEK (ilmu pengetahuan dan teknologi) Misi SMP Diponegoro

7 Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif sehingga siswa berkembang Menumbuhkan semangat keunggulan secara intensif dan berkesinambungan kepada seluruh warga belajar Mengoptimalkan kegiatan ekstrakurikuler Menumbuhkan penghayatan dan pengamalan agama islam Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan seluruh stake holders sekolah 3.2 Analisis Sistem Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Daripenelitian yang telah dilakukan mengenai sistem pembayaran administrasi pada SMP Diponegoro penulis menemukan beberapa masalah : 1. Kurangnya keefektifan dalam penanganan antrian karena transaksi pembayaran masih manual pada mengisi kartu pembayaran. 2. Kurangnya keefektifan penanganan pekerjaan petugas yang terjadi adalah pekerjaan ganda yang memakan waktu. 3. Penanganan pembayaran tidak dilakukan melalui sistem Analisis PIECES 1) Analisis Kinerja (Performance) Sistem lama memerlukan waktu kurang lebih 10 menit untuk melayani siswa. Misalnya dalam melakukan pencarian data mengenai administrasi pembayaran spp yang masih mempunyai tunggakan dan daftar ulang. Petugas memerlukan waktu kurang lebih 10 menit untuk mencari arsip pembayaran. Diharapkan dengan adanya sistem komputerisasi tentang administrasi pembayaran akan memudahkan dalam pencarian. Dengan demikian jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan menjadi lebih banyak dan waktu tanggap untuk mengakses data lebih cepat. 2) Analisis Informasi (Information) Dari hasil analisis terhaadap sistem yang ada pada pembayaran administrasi yang dihasilkan masih terjadi kesalahan kurang tepat waktu dan informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan, sehingga mengakibatkan hasil informasi menjadi tidak berkualitas.

8 3) Analisis Ekonomi (Economy) Sistem informasi administrasi yang manual dapat diminimalisasi. Kertas mengenai data administrasi pembayaran jumlahnya membutuhkan tempat yang besar. Dengan sistem pembayaran administrasi komputerisasi diharapkan masalah dapat diminimalkan : 1. Meminimalkan biaya pembelian penggunaan kertas, 2. Meminimalkan tempat penyimpanan arsip, 3. Meminimalkan kinerja petugas. 4) Analisis Pengendalian (Control) Adanya kesalahan input data yang akan mengakibatkan informasi yang didapat kurang tepat karena data dimasukkan secara manual maka kesalahan dalam pemrosesan data tidak dapat dideteksi sehingga berpengaruh pada penjumlahan data dan informasi yang salah. Dengan sistem baru kesalahan dalam memproses seperti menjumlahakan angka akan terkendali dari kesalahan karena penjumlahan sudah diprogram secara otomatis dari komputer. 5) Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi pada sistem lama masih kurang dimana bagian Tata Usaha berulang untuk pencacatan pembayaran spp dan daftar ulang, perhitungan pembuatan laporan yang lama karena harus mencatat daftar yang ada dan jumlah yang ada dari buku laporan. 6) Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kualitas dari suatu sistem informasi. Pada sistem lama pelayanan kurang memuaskan dan terkesan lambat karena data tidak tersimpan rapi sehingga pelayanan kurang maksimal. Dalam sistem lama pelayanan administrasi pembayaran masih kurang memuaskan karena petugas masih memerlukan waktu lama dan ketelitian yang lebih untuk membuat laporan Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional 1) Sistem memiliki data siswa berupa NIS (Nomor Induk Siswa), nama, alamat, nama orang tua, tanggal lahir, jenis kelamin, tahun ajaran. 2) Sistem memiliki data petugas yang menggunakan sistem berupa id petugas, jabatan dan nomor telepon. 3) Sistem memeriksa biaya tunggakan.

9 4) Sistem dapat melalkukan pencarian data siswa berdasarkan NIS, nama dan kelas. 5) Sistem memliki informasi pencarian data siswa yang mendapat beasiswa, data siswa yang sudah membayar ataupun ada tunggakan. 6) Sistem dapat memeriksa data transaksi pembayaran Kebutuhan Nonfungsional 1. Operasional Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan sistem : - Processor Intel Core 2 Duo - RAM 1 GB - HDD 500 GB - Monitor - Keyboard - Mouse - Casing Perangkat keras yang digunakan dalam implementasi sistem : - Processor Intel Pentium IV ke atas - RAM minimal 256 MB - HDD 80 GB - Monitor - Keyboard - Mouse - Casing - Printer Canon Inkjet Pixma ip2700 Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan sistem : - Microsoft Windows XP SP2 sebagai sistem operasi - Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tools - Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS Perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi sistem : - Microsoft Windows Xpsebagai sistem Operasi - Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS 2. Keamanan Dilengkapi password untuk sistem aplikasi maupun database dan hanya bisa diakses oleh petugas saja, pengguna biasa tidak bisa. 3. Informasi Memberi informasi tentang kesalahan memasukkan password

10 Menginformasikan tentang memasukkan data siswa Menampilkan laporan transaksi pembayaran yang tercetak dalam bentuk kwitansi. 4. Kinerja Waktu pemrosesan pencetakan transaksi dibutuhkan kurang lebih dua menit Waktu pencarian data siswa dibutuhkan kurang lebih satu menit Analisis Kelayakan Sistem Kelayakan Teknologi Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya dan perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding Kelayakan Hukum Perangkat lunak yang mendukung pembuatan aplikasi adalah perangkat lunak yang legal sehingga jika suatu saat terjadi pemeriksan lisensi perangkat lunak, maka tidak akan menimbulkan masalah karena tidak melanggar hukum Kelayakan Operasional Dengan pendaya gunaan waktu secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan. SMP Diponegoro memiliki sumber daya manusia yang tidak gagap dalam bidang teknologi informasi, untuk itu tidak ada kendala dalam pengoperasian komputer Kelayakan Ekonomi Dengan menggunakan sistem baru akan memberikan keuntungan yang layak bagi pihak SMP Diponegoro. Karena diharapkan dengan menggunakan sistem baru akan meningkatkan pelayanan kepada siswa dan manfaat yang diperoleh lebih banyak, sehingga dapat dikatakan layak secara ekonomi. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Program Pembuatan Database Pembuatan Form dan Coding Program 4.2 Pengujian Program 1) Kesalahan bahasa yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (Syntax Error) 2) Kesalahan sewaktu proses (Runtime Error)

11 3) Kesalahan logika (Logic Error) 4.3 Pengujian Sistem 1) Black Box Testing 2) White Box Testing 3) Uji Komponen Input, Edit, Hapus Data 4.4 Manual Instalasi 1) Instalasi Visual Basic 6.0 2) Instalasi SQL Server ) Instalasi Sistem Informasi Administrasi Pembayaran 4.5 Pemilihan dan Pelatihan Personil 1) Pelatihan prosedur (procedural training) 2) Pelatihan tutorial (tutorial training) 3) Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training) 4.6 Konversi Sistem 4.7 Pemeliharaan Sistem 1) Pemeliharaan Software 2) Pemeliharaan Hardware 4.8 Manual Program a) Form Login b) Form Menu Utama

12 c) Form Siswa d) Form Kelas

13 e) Form Jenis Kewajiban f) Form Kewajiban g) Form Beasiswa

14 h) Form Petugas i) Form Pembayaran

15 j) Form Laporan k) Laporan Data Siswa l) Laporan Beasiswa

16 m) Laporan Daftar Ulang n) Laporan SPP o) Laporan Tunggakan

17 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan aplikasi pembayaran administrasi, antara lain : a. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada maka harus dilakukan penelitian terlebih dahulu terhadap kelemahan sistem lama sehingga dari kelemahan tersebut dicarikan solusi sistem baru yang lebih baik. b. Setelah dapat mengidentifikasi permasalahn yang ada maka membuat kebutuhan yang berupa konsep dan dituangkan menjadi rancangan sistem yang berupa kertas kerja yang berisi rancangan proses sistem, rancangan basis data dan rancangan interface. c. Implementasi hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman dilakukan dengan pembuatan interface berdasarkan hasil rancangan input output dan diberi kode program kemudian setelah perangkat lunak siap digunakan selanjutnya tahap konversi dapt dilakukan. d. Agar program yang diracang berkualitas maka dilakukan uji coba program dengan blckbox testing dan whitebox testing. 5.2 Saran a. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan untuk digunakan dalam proses pembayaran. b. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk digunakan dan diharapkan sistem ini mampu mengatasi permasalahan yang muncul pada sistem sebelumnya, walaupun penulis menyadari bahwa sistem ini masih belum benar-benar sempurna dan pada dasarnya tidak ada sistem yang sempurna. c. Penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini. d. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem infomasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah sitem masih layak untuk digunakan, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya dilakukan pengembangan atau pergantian sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan informasi SMP Diponegoro Yogyakarta.

18 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, H.M Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Sidik, Betha MySQL. Bandung : Informatika.

19