SISTEM INFORMASI KOPERASI PAGUYUBAN SIMPAN PINJAM MANUNGGAL SEYEGAN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI KOPERASI PAGUYUBAN SIMPAN PINJAM MANUNGGAL SEYEGAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Duwita Indarwati Linaningrum kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 SISTEM INFORMASI KOPERASI PAGUYUBAN SIMPAN PINJAM MANUNGGAL SEYEGAN Duwita Indarwati Linaningrum 1), Armadyah Amborowati 2) 1) Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia duwita.i@students.amikom.ac.id 1), armadyah.a@amikom.ac.id 2) Abstract - Cooperatives Manunggal in serving the transactions are still done manually with a note in the book. This makes transactions inefficient and often experience an error in the calculation. In this system all the process as members of data processing, transaction processing savings and loans, and various data created by computer to provide the required information quickly and accurately. In addition, the system is also secured with a password so that the data is guaranteed safe. The expected result of the development of this system is the data that is stored and maintained manually can be computerized so as to make more effective and facilitate the performance of cooperative workers in activities related to the cooperative itself. Keywords - System, Information, Cooperative 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mengalami peningkatan yang dapat dirasakan manfaatnya oleh masyaratat. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya lembaga atau badan dan instansi pemerintah dan non pemerintah yang tidak lepas dari penggunaan teknologi dalam kegiatan transaksi yang dapat memudahkan pekerjaan dan mempersingkat waktu pengerjaan. Paguyuban Simpan Pinjam Manunggal adalah lembaga yang bergerak di bidang layanan jasa simpan dan pinjam. Namun, pengolahan data transaksi dan penyajian data nasabah lembaga ini masih dilakukan secara manual, yaitu dengan pencatatan di buku, sehingga pencatatan data, transaksi dan penyajian data memakan waktu yang cukup lama dan apabila terdapat kesalah harus mengulang pencatatan. Dari situlah penulis merasa tertarik untuk mengangkat topik mengenai proses pemanfaatan teknologi komputer untuk membantu mengelola data transaksi yang ada pada lembaga ini Rumusan Masalah Berdasarkan permasalahan dan pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi pengolahan data transaksi simpan pinjam di Paguyuban Simpan Pinjam Manunggal? 1.3. Batasan Masalah 1. Sistem yang akan dibangun adalah sistem informasi simpan pinjam pada koperasi Manunggal. 2. Sistem ini hanya dapat melakukan pengolahan data input dan edit data melalui proses data anggota, transaksi simpanan, penarikan, pinjaman, angsuran dan pembuatan laporan. 3. Aplikasi ini dirancang dengan PHP yang menggunakan Sublime Text 3 dan database MySQL menggunakan XAMPP Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode Observasi Metode-metode yang dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti dan segala sesuatu yang akan diteliti Metode Wawancara Mengadakan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait Metode Kearsipan Menggunakan arsip-arsip atau dokumen dari lembaga Paguyuban Simpan Pinjam Manunggal Metode Kepustakaan Mengumpulkan berbagai sumber-sumber referensi baik berupa buku, artikel dan sumber-sumber lainya sebagai acuan dalam analisis dan perancangan sistem serta penyusunan laporan. 1

4 Metode Pengembangan Sistem Dalam melakukan analisis dan desain sistem informasi (ANSI) untuk memahami dan menspesifikasi detail apa yang harus dilakukan sistem, peneliti menggunakan metode System Developmen Live Cycle (SDLC). 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar SistemInformasi Definisi Sistem Sistem adalah suatu kesatuan yang didalamnya terdapat dua atau lebih unsure, komponen atau variable kerja untuk mencapai suatu tujuan atau hasil. [1] Definisi Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil olahan data menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna yang dapat dikomunikasikan kepada penerima sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. [1] Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. [1] 2.2. Konsep Dasar Basis Data Basis data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. [2] 2.3. Konsep Dasar Simpan Pinjam Menurut Umar Burhan (1980), Simpan pinjam adalah suatu usaha yang menghimpun dana dalam bentuk simpanan dan menyalurkan kembali dalam bentuk pinjaman kepada anggota dalam jumlah dan waktu tertentu sesuai dengan bunga yang telah disepakati Konsep Dasar Pengembangan Sistem Untuk menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik untuk membantu dan mendukung kegiatan bisnis dan manajemen dari suatu instansi atau perusahaan maka diperlukan langkah_langkah dan metode terstandarisasi yang harus dilakukan [3]. Salah satu metode terstandarisasi tersebut adalah System Development Live Cycle (SDLC). SDLC mrupakan sebuah metodologi umum dalam mengembangkan sistem informasi. 3. Analisis 3.1. Analisis Sistem Analisis Kelemahan 1. Identifikasi Masalah a. Pengolahan data transaksi simpan pinjam dalam koperasi ini masih dilakukan secara manual hal ini menyebabkan pengelolaan data menjadi kurang efektif dan efisien. b. Proses rekapitulasi transaksi simpan pinjam masih dilakukan dengan menggunakan kalkulator, hal ini masih menyebabkan kesalahan dalam perhitungan. c. Data diri anggota koperasi tidak tercatat dengan baik, sehingga sering terjadi kesulitan untuk mengetahui data yang ingin didapatkan. d. Biaya operasional yang dikeluarkan akan meningkat, hal ini disebabkan oleh kesalahan perhitungan maupun pencatatan dalam arsip atau data yang hilang. e. Tidak adanya proteksi untuk keamanan mengakses data-data yang ada di perusahaan dikarenakan pengarsipan datanya masih belum teratur. 2. Analisis PIECES Parameter Kinerja Informasi Ekonomi Kendali Efesiensi Pelayanan Tabel 1. Analisis PIECES Hasil Analisis -Dalam proses pengelolaan data masih bersifat manual sehingga pemrosesan data kurang efektif. -Membutuhkan waktu yang begitu banyak, jumlah beban kerja lebih besar -Waktu tanggap dalam penyelesaian laporan transaksi mebutuhkan waktu yang panjang -Kebutuhan informasi sangat kurang akurat. -Informasi yang dihasilkan kurang bermanfaat karena pada sistem lama laporan keuangan hanya dituliskan total harian -Informasi yang didapat kurang tepat waktu -Biaya yang dikeluarkan untuk operasional dalam setiap tahunnya cukup besar. -Pengelolaan data yang cukup lama dan banyak kesalahan. -Pengendalian manajemen sangat kurang efektif sehingga informasi yang berkualitas untuk proses pengambilan keputusan tidak tersedia. -Data masih berupa arsip kertas sehingga sangat rentan terhadap kerusakan, data kurang aman -Pihak koperasi kurang mampu melakukan kontrol data -Pendayagunaan waktu dan petugas kurang tepat dan karena pengelolaan data masih dilakukan secara manual -Petugas harus melakukan proses pencatatan dalam dokumen secara manual -Pelayanan dan pembuatan laporan untuk pihak yang membutuhkan juga kurang cepat karena harus membuka-buka terlebih dahulu arsip arsip yang ada. 2

5 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Level Pengguna Tedapat dua level user yang dapat menggunakan sistem ini yaitu User Administrator dan User Biasa. 2. Kebutuhan Fungsional a) Pendataan Anggota Koperasi - User dapat menampilkan data anggota koperasi - User dapat menambah data anggota koperasi yang baru - User dapat mengubah data anggota koperasi yang sudah terdaftar - User dapat menghapus data anggota koperasi b) Pendataan Pengguna Baru (Level Administrator) - User administrator dapat menampilkan data user - User administrator dapat menambah data user - User administrator dapat mengubah data user - User administrator dapar menghapus data user c) Transaksi Simpanan - User dapat menampilkan data transaksi simpanan - User dapat menambah data transaksi simpanan - User dapat mengubah data transaksi simpanan - User dapat menghapus data transaksi simpanan d) Transaksi Pinjaman - User dapat menampilkan data transaksi pinjaman - User dapat menambah data transaksi pinjaman - User dapat mengubah data transaksi pinjaman - User dapat menghapus data transaksi pinjaman e) Transaksi Penarikan - User dapat menambah data transaksi penarikan f) Transaksi Angsuran - User dapat menampilkan detail transaksi pinjaman - User dapat menambah data transaksi angsuran g) Pencatatan Laporan (Level Administrator) - Sistem dapat mencetak laporan anggota - Sistem dapat mencetak laporan transaksi simpanan wajib - Sistem dapat mencetak laporan transaksi simpanan sukarela - Sistem dapat mencetak laporan transaksi pinjaman - Sistem dapat mencetak laporan transaksi angsuran - Sistem dapat mencetak laporan saldo 3. Kebutuhan Non-Fungsional a) Kebutuhan Perangkat Lunak - Microsoft windows Xampp - Sublime Text 3 - Google Chrome - Ram 2GB -Printer untuk mencetak laporan c) Kebutuhan Perangkat Manusia - Analis Sistem - Desainer - Programer - Admin - User Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan Teknologi Secara teknis sistem ini sangat layak karena sistem yang di usulkan menggunakan teknologi komputer sebagai alat untuk pengolahan datanya sehingga proses laporan nantinya dapat diminimalisasikan terjadinya kesalahan, pengulangan data. 2. Kelayakan Operasional Pada aplikasi yang di usulkan ini, sistem mampu membuat laporan data anggota dan data transaksi serta pembuatan laporan transaksi, Dengan adanya sistem ini, oprasional pembuatan data menjadi lebih efisien dan berkualitas. 3. Kelayakan Hukum Sistem ini secara hukum telah mematuhi aturan dan undang-undang yang berlaku karena perangkat lunak yang digunakan adalah prangkat lunak yang legal 4. Kelayakan Ekonomi Tabel 2. Kelayakan Ekonomi Metode Nilai Syarat Keputusan Payback Periode Return Of Investment Net Present Value 1 tahun 2 bulan - Layak 68,05% > 0 Layak Rp > 0 Layak 3.2. Desain Sistem Perancangan Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya. b) Kebutuhan Perangkat Keras - INTEL DUAL CORE E5700(3,0GHz) 3

6 1. Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan Sistem 1. Flowchart Sistem Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Laporan yang dihasilkan bersumber dari transaksi-transaksi yang dilakukan dengan mengambil data dari tabel-tabel yang diperlukan dalam laporan. Gambar 1. Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar diatas menjelaskan hubungan antar tabel yang terjadi: - Tabel anggota dengan tabel pinjaman dan simpanan memiliki relasi one to many, yang berarti setiap anggota dapat memiliki lebih dari satu pinjaman dan simpanan. Ketiga tabel ini dihubungkan oleh atribut no_anggota. - Tabel pinjaman dengan tabel angsuran memiliki relasi one to many, yang berarti untuk satu pinjaman bisa untuk beberapa kali angsuran. Kedua tabel ini dihubungkan oleh atribut no_pinjaman. 2. Relasi Antar Tabel Gambar 2. Relasi Tabel Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa, tabel anggota merupakan sumber utama dari proses transaksi yang terjadi dalam sistem. - Tabel Pengguna merupakan tabel untuk menampung data yang pengguna aplikasi ini. - Tabel Anggota adalah tempat untuk menampung data anggota - Tabel Transaksi: untuk menampung data transaski simpanan wajib dan sukarela - Tabel Pinjaman: untuk menyimpan data transaksi pinjaman - Tabel angsuran: untuk menyimpan data transaksi angsuran yang dibayarkan oleh anggota. - Tabel saldo merupakan tempat untuk menampung jumlah dana keluar/masuk dari transaksi yang terjadi. Gambar 3. Flowchart Sistem yang diusulkan -laporan simpanan terdiri dari data anggota, penarikan dan transaksi simpanan -laporan anggota didapat dari pendataan anggota yang disimpan dalam tabel Anggota -laporan pinjaman didapat dari tabel Pinjaman dan Anggota -laporan angsuran didapat dari tabel Anggota, Pinjaman dan Angsuran -lapora saldo di peroleh dari tabel Transaksi, Pinjaman dan Angsuran. 2. Konteks Diagram Gambar 4. Konteks Diagram Konteks diagram diatas menunjukkan aliran input dan output dari pengolahan data sistem informasi koperasi simpan pinjam. Terdapat dua pelaku yang terlibat yaitu administrator dan user. Administrator mempunyai hak 4

7 akses penuh terhadap sistem sedangkan user memiliki hak akses terbatas pada sistem. 3. Data Flow Diagram Gambar 7. Halaman Menu Simpanan Sukarela Menu simpanan ini berfungsi untuk menampilkan daftar transaksi yang sudah dilakukan oleh anggota, di dalamnya terdapat fitur: -tambah: untuk menambah transaksi baru - penarikan: untuk mengambil tabungan yang disimpan oleh anggota -ubah: untuk merubah data transaksi simpanan -hapus: untuk menghapus transaksi simpanan -detail: untuk mencetak detail transaksi per anggota yang sudah terjadi 4.2. Halaman Menu Saldo Gambar 5. Data Flow Diagram DFD ini menjelaskan secara lebih terperinci proses yang berjalan dalam sistem baru. Proses dipecah menjadi 6 proses utama. Proses anggota merupakan sumber utama data untuk proses 3 (simpanan), proses 4 (penarikan), proses 5 (pinjaman) dan proses 6 (angsuran). Keempat proses tersebut akan melakukan proses pengolahan data simpanan, penarikan, pinjaman dan angsuran yang akan merubah data saldo simpanan dan pinjaman pada tabel masing-masing dan juga merubah data saldo dari Koperasi. Untuk proses terakhir, proses 8 (pembuatan laporan), akan mengambil data dari seluruh media penyimpanan. Gambar 8. Halaman Menu Saldo Dari menu saldo dapat di ketahui jumlah saldo koperasi saat ini serta rincian transaksi yang terjadi sebelumnya Halaman Menu Laporan 4. Interface 4.1. Halaman Menu Simpanan Gambar 9. Halaman Menu Laporan Dari menu laporan dapat ditampilkan beberapa fitur untuk mencetak laporan yang diperlukan. Dari menu tersebut didapatkan hasil laporan sebagai berikut: Gambar 6. Halaman Menu Simpanan Wajib 5

8 Gambar 10. Laporan Anggota Gambar 15. Laporan Saldo Gambar 11. Laporan Simpanan Wajib Gambar 12. Laporan Simpanan Sukarela Gambar 13. Laporan Pinjaman 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap koperasi simpan pinjam Manunggal dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Didalam sistem informasi koperasi terdapat beberapa menu menu yang akan memudahkan petugas dalam melakukan pendaftaran anggota, transaksi simpan pinjam, pelaporan dan lainnya. 2. Sistem informasi koperasi ini telah memenuhi seluruh proses pada koperasi simpan pinjam Manunggal. Dengan adanya sistem informasi koperasi simpan pinjam yang berbasis website ini, maka diharapkan dalam proses pengolahan data sistem informasi koperasi tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efesien dari sistem yang sebelumnya. Daftar Pustaka [1] Jogiyanto, HM.1989.Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi Offset [2] Marlinda, Linda.2004.Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset [3] Al Fatta, H Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Moderen.Yogyakarta: Andi Offset. Biodata Penulis Duwita Indarwati Linaningrum, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Gambar 14. Laporan Angsuran Armadyah Amborowati, memperoleh gelar S1 STMIK AMIKOM Yogyakarta. S2 Magister Teknologi Informasi Teknik Elektro UGM. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6