PEMBUATAN SISITEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PEMBUATAN SISITEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Teguh Prasetyo Budi Trio Andianto Sabda Pratama kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 PEMBUATAN SISITEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES Teguh Prasetyo Budi 1), Trio Andianto 2), Sabda Pratama 3), Barka Satya 4), Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 1,2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 3) Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia teguh.p@students.amikom.ac.id 1), trio.a@students.amikom.ac.id ),sabda.p@students.amikom.ac.id 3),barka.satya@amikom.ac.id 4) Abstract - In the activities of the government, the ministry is a shape of benchmark residents about performance civil servant. In fact, government have been give servicing in manual, one way bookkeeping. In that s way, if often happen mistake and need a long time to finished the job. The methods used is an observation and interviews. The authors observed the difficulties met by the employees in the field, interviewing the residents to find the amount of information required in the process of employee services to its citizens, and reviewing the other supporting information from documents owned by the village government Cikuya. To develop information systems and administrative population data using software Cikuya village Neatbeans 7.4 java application and mysql as database. Accordingly these applications is expected to assist in the processing of data and good service, an information system that can be facilitate services and data processing necessary. Keywords Information system, population data, administration, and letter of bureacracy. 1. Pendahuluan Revolusi digital yang dimulai sejak tahun 80-an membawa kemajuan tekhnologi, yang berpengaruh pada perkembangan sistem informasi. Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah proses mencapai tujuan terutama untuk suatu organisasi, termasuk instansi pemerintahan. Dalam instansi pemerintahan teknologi sistem informasi sangat dibutuhkan untuk mempermudah, agar informasi yang dibutuhkan tepat sasaran dan tepat waktu sehingga bisa mencapai tujuan yang diinginkan, salah satunya melalui media komputer. Dalam hal ini komputer memiliki kemampuan mengelola data dan informasi untuk menghasilkan informasi baru yang memberikan banyak manfaat, serta membantu menyelesaikan laporan pengolahan data secara tepat. Sehingga mendorong kemajuan dan perkembagan instasi pemerintahan. Administrasi kelurahan merupakan kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan-kegiatan kelurahan pada buku administrasi kelurahan. Salah satunya adalah pencatatan data penduduk, baik berdasarkan tingkat pendidikan, agama, dan lainnya yang berguna untuk menunjang pengambilan keputusan dan kebijakan pemerintah dalam rangka pembangunan dan pemberdayaan suatu wilayah. Dengan adanya data tersebut diharapkan mampu mengambil kebijakan pembangunan dan pelayanan yang tepat. Dengan melihat permasalahan yang ada, pembutaan sistem informasi ini sangat diperlukan untuk menunjang pelayanan yang baik untuk semua pihak yang membutuhkan. Sehingga penulis mengambil judul PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES. Pembuatan sistem informasi tersebut dapat diciptakan dengan menggunakan beberapa perangkat lunak di antaranya ialah NETBEANS dan menggunakan bahasa pemrograman JAVA. 2. Landasan Teori Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini,diantaranya adalah sebagai berikut: 2.1 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.[1] 2.2 Pengertian Informasi Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian kejadian dan kesatuan nyata. Dalam pengertian yang lain informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut[2]. 2.3 Karakteristik Sistem Sebuah Sistem informasi terdiri dari beberapa kumpulan perangkat antara lain: perangkat keras ( Hardware ), 1

4 perangkat lunak ( Software ), dan perangkat manusia ( Brainware ) yang akan mengolah data atau sumber informasi dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. 2.4 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun yang akan datang[3]. 2.5 Konsep Permodelan Sistem Untuk memodelkan suatu sistem maka kita perlu tahu gambaran permasalahan yang ada serta hubungan antar komponen, variabel dan parameter-parameter sistemnya Sistem Flowchart Flowchart adalah penggambaran atau bagan-bagan yang menunjukkan alur/arus kerja dan menjelaskan urutan prosedur di dalam sistem secara keseluruhan yang membentuk suatu sistem. Flowchart dapat mempermudah penyelesaian suatu masalah yang perlu dievaluasi lebih lanjut. No Simbol Keterangan 1 Proses 2 Decision Maker 3 Input / Output 4 Connector 5 Arah pedukuhan (Padukuhan Kopi, Padukuhan Cikuya, Padukuhan Nanggerang dan Padukuhan Cariyang). Desa Cikuya memiliki jumlah penduduk 8070 penduduk yang diantaranya 4065 laki-laki dan 4005 perempuan serta, 2535 kepala keluarga. Setiap desa memiliki Instansi pemerintahan, begitu pula desa Cikuya. Berikut ini ialah struktur oraganisasi kelurahan yang ada pada desa Cikuya. 3.2 Sistem Informasi yang Diharapkan Desa Cikuya Sebuah sistem informasi yang baik tentulah akan meningkatkan kenerja dan kualitas pelayanan pada sebuah kelurahan. Pada saat ini sistem informasi pada kelurahan desa Cikuya sudah bisa di bilang efektif karena pada pelaksanaannya sudah mampu menyelesaikan berbagai pekerjaan. Namun untuk lebih meningkatkan kulaitas pelayanan kepada masyarakat di perlukan sebuah perbaikan pada sistem informasi yang sudah berjalan saat ini. 4. Pembahasan Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai perancangan program, desain program, dan lainnya, adapaun lebih jelasnya sebagai berikut: 4.1 Perancangan Untuk memberikan gambaran umum kepada user, maka perlu dibuat perancangan sistem dengan tujuan yaitu agar desain sistem yang dibangun mudah dipahami dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan user, dapat mendukung tujuan utama kantor kelurahan, desain sistem harus efektif dan efisien untuk mendukung pengolahan data, laporan, dan mendukung keputusan yang akan dilakukan Flowchart Flowchart dibuat untuk menggambarkan arus darprosedur dan laporan serta formulir formulir yang ada pada sistem. Pada perancangan sistem ini, flowchart yang diusulkan sebagai berikut : 6 Start / End Kelahiran Kematian Masuk KK Surat Input Kelahiran Input Kematian Input Input Masuk Input Input KK Input Surat Gambar 1.Simbol-Simbol Flowchart Flow Diagram (DFD) n Kelahiran n Kematian n n Masuk n n KK n Surat DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhitungkan dimana data tersebut mengalir. 3. Tinjauan Umum Dibagian tinjauan umum ini akan diuraikan tentang deskripsi perusahaan,visi,misi, lebih jelasnya sebagai berikut : 3.1 Deskripsi Singkat Kelurahan Desa Cikuya Desa Cikuya adalah salah satu desa yang terletak pada kecmatan Banjarharjo Kabupaten brebes. Desa Cikuya memiliki Luas wilayah 688 Ha/M2. Terdiri atas empat Kelahiran Kematian Kematian Kelahiran masuk Masuk Kartu Keluarga Kartu Keluarga Surat Surat 2

5 Gambar 2.Flowchart Kontek Diagram Kontek diagram pada rancangan program ini dapat dijelaskan pada gambar sebagai berikut : Pegawai Input data kk Input data penduduk Input data kelahiran Input data kematian Input data pindah keluar Input data pindah masuk data kk data penduduk data kelahiran data kematian data pindah keluar data pindah masuk Surat kesehatan miskin Surat kehilangan Surat perbeadaan data Surat SPPT Surat keterangan Surat domisili Surat ijin keramaian Surat permohonan dana miskin Surat ktp sementara Sistem Informasi pengolahan data penduduk dan administrasi data kk data penduduk data kelahiran data kematian data pindah keluar data pindah masuk Lurah Gambar 3. Kontek Diagram Flow Diagram Level 1 flow diagram (DFD) mempunyai level tersendiri, pada rancangan sistem penjualan ini dapat dijelaskan pada DFD level 1 pada gambar sebagai berikut : Gambar 5. Relasi Tabel 4.2 Menu Utama Menu Utama Program menggunakan MDI Form, di dalamnya terdapat menu-menu pendukung program pada menu terdapat 6 menu, yaitu data penduduk, laporan data, surat birokrasi, pegawai, keluar. Tampilan Menu Utama yang di usulkan sebagai berikut : Gambar 6. Tampilan Menu Utama 4.3 Form From data penduduk digunakan untuk mengolah data penduduk pada desa Cikuya. Tampilan form sebagai berikut : Gambar 4. Flow Diagram Level Relasi Tabel Rancangan relasi table pada sistem penjualan dapat di usulkan sebagai berikut ini : 3

6 Gambar 7. Tampilan Form Penjualan 4.4 Form Surat Form surat birokrasi digunakan untuk mengolah surat yang diperlukan oleh masyrakat yang dilyani oleh pegawai. Tampilan form surat birokrasi sebagai berikut : Gambar 8. Tampilan Form Penjualan 4.5 Form Form laporan digunakan untuk mengolah laporan data penduduk Desa Cikuya. Tampilan form surat birokrasi sebagai berikut : Gambar 7. Tampilan Form 4.6 Surat Gambar 9. Tampilan Surat 5. Penutup Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan tentang pembuatan sistem informasi data penduduk dan administrasi pada Desa Cikuya Kecamatan Banjarharjo Kabupaten Brebes, maka terdapat beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut : 5.1 Kesimpulan 1. Pengolahan data informasi kependudukan menggunakan program ini lebih efektif dibandingkan menggunakan aplikasi MS. Excel. 2. Aplikasi sistem informasi data penduduk dan administrasi dapat membantu user, khususnya perangkat desa untuk mengolah data kependudukan untuk menghasilkan data yang lengkap dan akurat. 3. Dengan adanya sistem inforamasi data penduduk dan administrasi yang terkomputerisasi mampu mengurangi adanya redudansi data yang tidak perlu. 4. mengefisienkan tempat ruang penyimpanan data serta peningkatan kualitas pelayanan terhadap penduduk desa. 5.2 Saran Mengingat masih adanya beberapa kekurangan yang terdapat pada program aplikasi, beberapa saran dalam pengembangannya dikemudian hari agar aplikasi ini menjadi lebih baik lagi, yaitu : 1. Peningkatan kinerja program, terutama pada resolusi tampilan agar sesuai pada berbagai resolusi layar. 2. Perbaikan source code atau pengkodean agar lebih efisien dan memperkecil kesalahan proses data. Daftar Pustaka [1] Leod Jr., Raymond Mc (1996) Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta. 4

7 [2] Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi [3] HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI Biodata Penulis Teguh Prasetyo Budi memperoleh gelar Ahli Madya, Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Trio Andianto memperoleh gelar Ahli Madya, Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Sabda Pratama memperoleh gelar Ahli Madya, Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Barka Satya memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) tahun 2001,memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) tahun 2005 dan gelar Magister Komputer (M.Kom). Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5