PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEBSITE DI PH MASA CREATIVE YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEBSITE DI PH MASA CREATIVE YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Bagas Wido Permana kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEBSITE DI PH MASA CREATIVE YOGYAKARTA Bagas Wido Permana 1), Robert Marco 2) 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Universitas Islam Indonesia Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia bagaswepe@gmail.com 1), robertmarco@amikom.ac.id 2) Abstract - MASA CREATIVE is a production house that specializes in photography and videography. To make the company developed and more advanced, the required coordination within the team a more structured and systematic. It would facilitate the performance of each employee to complete the project with a maximum. But in fact often found any problems in the project. Employee performance reporting is still done manually and not structured. So that project management is less effective and efficient. In addition to the assignment of time will be longer. Therefore, the researcher tried to analyze some of the fundamental problems that exist with PIECES analysis method to compare between manual system with a system to be built. In addition, researchers also perform system design with DFD process model, database design, design relationships between tables, interface design. From analysis and design that has been done, produced a web-based information system that temporarily can be implemented in Rumah Produksi MASA CREATIVE. Keywords: Information Systems, Project Management, Production House, Analysis, Design and Implementation 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Memasuki dunia globalisasi dalam suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan, penerapan sistem informasi sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu perusahaan atau instansi untuk memperoleh informasi yang lebih tepat dan akurat. Sistem informasi yang mendukung dapat membuat kinerja pekerja dalam perusahaan dapat terlaksana dengan baik serta dapat menangani berbagai pengolahan data dengan menggunakan teknologi informasi. Salah satu perusahaan yang menggunakan teknologi informasi adalah production house (PH). PH merupakan sebuah rumah produksi yang memiliki kegiatan utama memproduksi suatu program baik untuk acara televisi, film layar lebar, profil perusahaan, video klip maupun iklan media elektronik. Kegiatan dimulai dari perencanaan, shooting, editing sampai pemasaran produk. Dalam hal ini, pemanfaatan teknologi informasi telah disamakan dengan produktivitas dan efektivitas. Tidak cukup dengan pemasaran yang tepat sasaran, koordinasi tim kerja yang sistimatis dan terstruktur pun tak kalah diutamakan dalam suatu perusahaan. Penggunaan teknologi informasi berupa sistem informasi manajemen bagi karyawan akan berpengaruh dalam menjalankan kegiatan operasionalnya di suatu perusahaan tertentu. Hal itu meliputi aktivitas karyawan seperti menunjang dan memudahkan karyawan untuk tidak lagi melakukan tugas secara manual sehingga pekerjaan dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Tak terkecuali bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa dokumentasi multimedia khususnya fotografi dan videografi. Dalam hal pengerjaan proyek, PH Masa Creative sering menemukan adanya kendala saat bekerja. Kendala tersebut berupa pelaporan kinerja karyawan yang masih dilakukan manual dan belum terstruktur. Sehingga manajemen proyek masih kurang efektif dan efisien. Seperti contoh proses pengerjaan yang dilakukan apabila ada proyek adalah dimulai dari manajer melakukan pembagian tugas serta pemberian draft pada karyawan, kemudian karyawan tersebut mengerjaan pekerjaan tersebut, setelah selesai karyawan memberikan laporan pekerjaan pada manajer secara langsung face to face. Manajer lalu memeriksa kembali laporan yang telah dikerjakan karyawan. Hal tersebut dirasa kurang efektif dan memakan banyak waktu. Dengan permasalah yang sedang dihadapi oleh PH. Masa Creative, maka peneliti merancang sebuah sistem informasi berbasis web untuk mengatasi masalah tersebut. Sehingga dapat menciptakan manajemen sistem kerja yang efektif dan efisien antara manajer dan karyawan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, dapat diidentifikasi permasalahan bahwa pembagian dan pelaporan kinerja karyawan yang dilakukan masih secara manual dan belum terstruktur. Oleh karena itu permasalahan yang dapat dirumuskan adalah : Bagaimana merancang sistem informasi manajemen proyek berbasis website yang efektif dan efisien bagi manajer dan karyawan di PH Masa Creative Yogyakarta? 1.3 Batasan Masalah Untuk menjawab pokok permasalahan seperti yang telah diuraikansebelumnya dan untuk menghindari penyimpangan dalam perubahan, serta memperhatikan keterbatasan yang ada, maka penulis akan membatasi pada beberapa masalah diantaranya : 1

4 1. Menganalisis kebutuhan sistem informasi manajemen proyek pada PH. Masa Creative. 2. Perancangan dan pembuatan sistem informasi pembagian tugas dan pelaporan kinerja karyawan yang ditujukan khusus untuk kebutuhan teknologi informasi PH. Masa Creative. 3. Data yang diolah oleh sistem meliputi data identitas karyawan, data jenis, project, data kegiatan, jobdesc, dan laporan. 1.4 Metode Penelitian Dalam penelitian ini dilakukan dengan cara-cara: Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan 2 cara, yaitu: a. Wawancara Pada tahap ini merupakan langkah awal peneliti untuk memulai penelitian. Peneliti melakukan pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada narasumber untuk menggali informasi lebih mendalam. b. Studi Kepustakaan Pada tahap ini peneliti mempelajari buku-buku maupun sumber-sumber lain dari internet guna mencari teoriteori yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini Perancangan Tahapan ini merupakan penentuan arah rancangan sistem aplikasi yang akan dibuat. Sistem akan dirancang dengan beberapa metode perancangan sistem guna membentuk cara kerja sistem. Pada penelitian ini penulis menggunakan DFD. Pada tahap ini pengembangan sistem dilakukan dengan menggunakan beberapa software yaitu: a. Notepad++ untuk pembuatan sistem (script program). b. Xampp untuk penyediaan server local dan database MySQL. c. PHP, HTML dan CSS untuk bahasa pemrograman web. Kemudian, dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat dengan beberapa metode untuk mengetahui kelemahan sistem. Setelah dianggap sudah tidak ada lagi masalah, sistem siap untuk diimplementasikan. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Sheren (2013) melakukan penelitian tentang Aplikasi Web Manajemen Proyek Sistem Informasi. Penelitian tersebut dilakukan pada sebuah software house. Dalam penelitiannya tersebut lebih menjelaskan tentang analisis sistem, pengembangan sistem dan pengembangan sistem yang diusulkan. Program aplikasi web manajemen proyek sistem informasi yang selesai dibuat dilakukan uji coba menggunakan skenario uji coba dan kombinasi inputan agar memastikan bahwa program telah sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi. Legiman & Rahmansyah (2014) didalam penelitiannya yang terkait perancangan sistem informasi manajemen proyek berbasis website pada CV. Graha Citra Rekayasa, aplikasi website yang dibangun bertujuan memberikan kemudahan bagi manajer dalam mengawasi semua proses proyek yang berjalan, pengontrolan pengerjaan proyek, sinkronisasi antara jadwal dan pengerjaan proyek dan proses pelaporan akhir proyek yang berjalan. Sistem tersebut menghasilkan laporan laporan yang telah disesuaikan dengan kebutuhan. 2.2 Definisi Sistem Menurut Murdick dan Ross (1993), sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya yang saling berkaitan untuk suatu tujuan bersama [1]. Namun pada kenyataannya terdapat banyak jenis sistem yang ada di dunia, hal ini menyebabkan terjadinya keanekaragaman pendefinisian sistem yang mengacu pada sistem nyata dan disiplin ilmu para ahli. Menurut Taufiq (2013) dari berbagai sistem yang ada, menurut jenisnya sistem dapat dibedakan menjadi dua yaitu sistem fisik dan sistem abstrak. Sistem fisik merupakan sebuah sistem yang bisa dilihat secara fisik sedangkan sistem abstrak merupakan sebuah sistem yang tidak bisa dilihat secara kasat mata namun bisa dimengerti langkah-langkah hasilnya [2] Karakteristik Sistem Untuk mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik yang dapat membedakan sistem satu dengan yang lainnya (Fatta, 2007)[3]: 1. Batasan (boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) Tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan 2

5 berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.3 Pengertian Website Website adalah kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk mempublikasikan informasi berisikan dokumen-dokumen multimedia berupa teks, gambar dan program multimedia lainnya berupa animasi (gambar gerak, tulisan gerak), suara dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis. Website dapat diakses menggunakan protocol HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser (Arief, 2011) [4]. 2.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen Proyek Menurut Taufiq (2013) sistem Informasi Manajemen Proyek merupakan kumpulan dari sub-sub yang saling terintegrasi serta berkolaborasi dalam membantu manajemen dalam menyelesaikan permasalahan dan memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer sehingga dapat bermanfaat bagi pengguna, atau dengan kata lain Sistem Informasi Manajemen Proyek merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh manajemen untuk memproses data dan memberikan informasi yang berkualitas guna menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik [2]. Sistem Informasi Manajemen Proyek berbasis Website merupakan sebuah sistem yang dirancang untuk mengolah data-data menggunakan teknologi komputer dengan media komunikasi internet. Data-data yang meliputi data identitas karyawan, data jenis, project, data kegiatan, jobdesc dan laporan dapat diakses melalui halaman website. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis PIECES Dalam sebuah sistem tentunya terdapat berbagai permasalahan yang perlu untuk diidentifikasi kelemahannya dan kemudian diatasi. Untuk mengatasi permasalahan dalam sistem tersebut biasanya dilakukan analisis sistem. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah analisis PIECES. Hasil dari analisis PIECES tersebut berupa dokumen kelemahan sistem yang menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan (Fatta, 2007) [3]. Analisis PIECES merupakan analisa yang melihat sistem dari sisi performance, information, economy, control, efficiency dan service (Fatta, 2007) [3] Analisis Kinerja Sistem (Performance) Analisis performance ditunjukkan pada tabel 1. Tabel 1 Parameter Jumlah Informasi (troughput) Dengan sistem yang masih manual, jumlah proyek yang dihasilkan dalam sebulan pada proses pengumpulan proyek hanya ± 60% yaitu 3 proyek dari 5 keseluruhan proyek yang Waktu Tunggu (response time) didapat. PH. Masa Creative menetapkan 5 proyek dalam sebulan. Namun terjadi keterlambatan 2 s.d 3 minggu Analisis Informasi (Information) Analisis informasi ditunjukkan pada tabel 2. Tabel 2 Parameter Akurasi Relevansi Tepat Waktu Informasi yang dihasilkan tidak akurat karena sering terjadi miskomunikasi dalam memberikan pengarahan antara manajer dan karyawan. Informasi sebagian besar tidak relevan, hasil informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan yang ditentukan. Pengerjaan proyek membutuhkan waktu yang lama karena masih menggunakan cara manual Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi ditunjukkan pada tabel 3. Tabel 3 Sistem lama membutuhkan banyak biaya operasional yang sebenarnya dapat diminimalisasi, diantaranya kertas-kertas arsip yang jumlahnya tidak sedikit, tempat penyimpanan data yang cukup besar, dan besarnya kebutuhan tenaga pengelola baik dalam hal administrasi maupun akomodasi Analisis Pengendalian (Control) Analisis pengendalian ditunjukkan pada tabel 4. Tabel 4 Pada sistem lama, pembagian tugas terkadang masih tidak sesuai dengan apa yang harus dilakukan oleh bidang keahlian masing-masing karyawan. Oleh karena itu pengerjaan proyek dapat menjadi tidak maksimal Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi ditunjukkan pada tabel 5. Tabel 5 Proses penyampaian tugas sangat tidak efisien karena dilakukan secara face to face dalam pembagian kerja, pengumpulan laporan kerja dan pemeriksaan, oleh manajer Analisis Layanan (Service) Analisis layanan ditunjukkan pada tabel 6. Tabel 6 Pengelolaan pembagian tugas pada sistem lama menyebabkan terjadi keterlambatan dalam penyelesaian proyek. Hal tersebut mengakibatkan semua pihak terkait merasa kurang puas. 3

6 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan fungsi utama dari sistem. Adapun sistem yang dibangun harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan antara lain: a. Sistem harus dapat melakukan pendataan tugas dari setiap proyek dan menampilkan data tugas dari sistem secara cepat dan tepat: - Sistem dapat memasukkan, mengubah, dan menghapus data karyawan, proyek, kegiatan dan jobdesc. b. Sistem harus dapat menghasilkan manajemen proyek yang akurat mengenai penugasan yang sebenarnya. - Sistem dilengkapi validasi untuk pengisian data proyek - Sistem dapat melakukan pelaporan status tugas sebagai lampiran bukti penyelesaian tugas - Sistem dapat mengakomodir karyawan c. Sistem harus dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya operasional untuk manajemen proyek dalam hal penugasan. - Sistem bersifat client-server. Sehingga kebutuhan operasional bisa diminimalisir. d. Sistem harus dapat memberikan pengendalian terhadap data-data penugasan. - Sistem dilengkapi dengan sistem login dan hak akses pengguna. e. Sistem harus dapat mengurangi beban kerja pengguna dengan memberikan kemudahan dalam pengoperasian sistem sehingga efisiensi sumberdaya terpenuhi. - Proses pengisian data tugas pada sistem dilakukan secara mandiri oleh setiap karyawan. - Sistem dapat menampilkan data tugas seluruh karyawan yang telah diisikan oleh masing-masing karyawan, sehingga beban kerja untuk pelaporan penyelesaian tugas pada sistem sebelumnya berkurang. f. Sistem harus dapat menghasilkan informasi yang memuaskan bagi pengguna. - Sistem dapat menghasilkan laporan tugas yang mencakup kinerja karyawan. - Informasi laporan manajemen proyek yang dihasilkan secara lengkap dapat di cetak secara langsung maupun di simpan dalam bentuk tabel. dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang akan diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak dipakai atau tidak Kelayakan Teknis Kelayakan teknis berkaitan dengan kebutuhan sistem yang akan disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. PH. Masa Creative sudah memiliki beberapa unit komputer dan laptop yang memiliki spesifikasi yang cukup untuk penerapan sistem informasi manajemen proyek dalam hal penugasan yang akan dibangun. Pengguna (user) yang dapat mengoperasikan komputer juga sudah tersedia dengan tingkat pengetahuan ilmu komputer yang baik. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa dari segi teknis, sistem informasi manajemen proyek dalam hal penugasan layak untuk digunakan Kelayakan Operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Suatu sistem dapat dikatakan layak secara operasional, jika sistem dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pengguna sistem. Informasi yang dihasilkan sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan user disaat user menginginkannya Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem menyangkut tentang besarnya biaya yang akan dikeluarkan dengan harapan manfaat yang lebih besar yang akan diperoleh dari pengembangan sistem informasi tersebut. Sistem akan dikatakan layak jika manfaat lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan. 3.4 Perancangan Sistem Bagan Alir (Flowchart) Analisis Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras a. Harddisk minimal 80 GB b. Memory/RAM 500 MB 2. Kebutuhan Prangkat Lunak a. Web Server Apache b. Database Mysql c. Browser 3. Kebutuhan Internet a. Bandwith minmal 80 GB b. Disk Space minimal 100 MB 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem merupakan proses yang menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai Gambar 1. Flowchart data akun 4

7 3.5 Perancangan Basis Data Relasi Antar Tabel Gambar 2. Flowchart data manajemen proyek Data Flow Diagram (DFD) Gambar 5. Relasi antar tabel 3.6 Perancangan Antar Muka Pengguna Gambar 3. DVD level 0 Gambar 6. Rancangan form login Gambar 7. Rancangan form halaman utama Gambar 4. DVD level 1 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Pada tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang disusun supaya dapat diwujudkan dengan bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang digunakan pada sistem informasi manajemen project ini adalah PHP. 5

8 4.2 Pembuatan Database dan Sistem Sebelum membangun sebuah sistem informasi manajemen project tahapan awal yang dilakukan adalah membuat database. Dalam pembuatan database ini menggunakan server MySQL pada phpmyadmin Data Project 4.3 Implementasi Halaman antar Muka Form Login Data Kegiatan Gambar 11. Daftar data project Gambar 8. Form login Halaman Utama (Beranda) Jobdesc Gambar 12. Daftar data kegiatan Gambar 9. Halaman utama (beranda) Data Pegawai Gambar 13. Daftar jobdesc project Gambar 10. Tampilan daftar pegawai Gambar 14. Daftar jobdesc kegiatan 6

9 4.3.7 Laporan Biodata Penulis Bagas Wido Permana, Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Robert Marco, Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.T), jurusan Teknik Universitas Muhammadiyah Surakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Magister Teknik (M.T) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Universitas Islam Indonesia, lulus tahun Saat ini menjadi dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Gambar 15. Form laporan cetak 5. Kesimpulan Dengan adanya penelitian dan pembuatan Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Website di PH Masa Creative, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut: 1. Untuk membangun Sistem Informasi Manajemen Proyek yang baik harus menganalisa terlebih dahulu bagaimana sistem yang sesuai dengan masalah yang ada di objek penelitian yaitu PH Masa Creative. 2. Sistem Informasi Manajemen Proyek pada PH Masa Creative berbasis website dibuat dengan menggunakan pemrograman php, html, css, serta menggunakan kode sumber tampilan dari bootsrap yang memiliki tampilan responsif dan mudah di operasikan. 3. Sistem Informasi Manajemen Proyek yang dibuat dapat memudahkan kegiatan olah data project di rumah produksi tersebut karena sistem dapat mengelola data pegawai, data project, data kegiatan dan data jobdesc. 4. Sistem ini menghasilkan output berupa laporan data project dan data kegiatan. Daftar Pustaka [1] Murdick, R. G & Ross, J. O Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [2] Taufiq, R Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar, Analisis Data, dan Metode Pengembangan. Yogyakarta:Graha Ilmu. Hlm 1. [3] Fatta, H. A Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: C.V Andi Offset. [4] Arief, M. R Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. 7