Negosiasi Bisnis. Minggu-13: Multi-pihak dan Multi-tim. By: Dra. Ai Lili Yuliati, MM, Mobail: ,

Transkripsi

1 Negosiasi Bisnis Minggu-13: Multi-pihak dan Multi-tim By: Dra. Ai Lili Yuliati, MM, Mobail: ,

2 Apa itu Negosiasi Multi Pihak? Negosiasi di mana ada lebih dari dua pihak yang bekerja sama untuk mencapai tujuan kolektif. Beberapa individu yang hadir pada setiap sisi dari negosiasi adalah Tim dengan Tim.

3 Contoh Negosiasi Multi-pihak Empat teman sekamar yang memiliki stereo ingin menjual stereonya. Setahun yang lalu, masingmasing menyumbang 200 dollar untuk membeli stereo tersebut. Sekarang mereka memiliki keinginan yang berbeda untuk stereo tersebut: A, ingin menjualnya dan membagi uang tersebut karena ia ingin membeli speda baru, B, ingin menjualnya dan membeli stereo baru yang tidak mahal,

4 Contoh Negosiasi Multi-pihak C, ingin menjualnya dan membeli stereo berkualitas tinggi yang mengharuskan mereka untuk menambah lebih banyak uang, D, tidak ingin menjualnya dan berfikir bahwa ini adalah gagasan yang bodoh.

5 Contoh Negosiasi Multi-pihak Masing-masing pihak memiliki preferensi dan prioritas sendiri, dan keempat teman sekamar tersebut secara kolektif memutuskan apa yang harus dilakukan secara kelompok apakah stereo tersebut akan dijual atau tidak dan kapan akan dijual.

6 Contoh Negosiasi Multi-pihak Mereka mungkin sepakat untuk mengambil keputusan kolektif mengenai apa yang akan dilakukan selanjutnya, atau mungkin mereka sepakat untuk bersama-sama mengumpulkan uang mereka, atau masing-masing memiliki keinginan yang berbeda.

7 Contoh Negosiasi Multi-pihak Ketika pihak-pihak tersebut sepakat mengadakan pertemuan untuk membahas berbagai pilihan dan mengambil keputusan kolektif, ini adalah negosiasi multi-pihak yang melibatkan dinamika unik dalam proses pengambilan keputusan kolektif.

8 Model Negosiasi Multipihak I Masing-masing pihak (3 atau lebih) mempresentasikan kepentingan sendiri.

9 Model Negosiasi Multipihak 2 Perwakilan departemen yang berbeda yang mengadakan pertemuan sebagai satuan tugas, mereka dapat mempresentasikan kepentingan orang lain

10 Perbedaan Antara Negosiasi Dua Pihak Dan Negosiasi Multi-pihak Jumlah dari pihak. Terdapat lebih banyak pihak yang terlibat dalam negosiasi, yang meningkatkan jumlah pembicara, tuntutan waktu diskusi, dan jumlah peranan yang dimainkan oleh pihak-pihak yang terlibat. Kompleksitas informasional dan computasional. Lebih banyak pihak yang membawa isu dan posisi pada meja negosiasi sehingga makin banyak perspektif yang harus disajikan dan didiskusikan.

11 Perbedaan Antara Dua Pihak Dan Negosiasi Multi-pihak Kompleksitas sosial. Negosiasi menjadi lebih komplek secara sosial, adanya norma sosial yang mempengaruhi partisipasi anggota, dan terdapat tekanan yang lebih kuat untuk patuh dan menekan ketidak setujuan. Kompleksitas prosedural. Negosiasi menjadi lebih komplek secara prosedural, pihak-pihak yang terlibat mungkin harus menegosiasikan proses baru yang membuat mereka dapat mengkoordinasikan tindakan mereka secara lebih efektif.

12 Perbedaan Antara Dua Pihak Dan Negosiasi Multi-pihak Kompleksitas strategi. Negosiasi menjadi lebih kompleks secara strategis karena pihak-pihak yang terlibat harus memonitor pergerakan dan tindakan beberapa pihak lain dalam menentukan apa yang akan dilakukan oleh masingmasing pihak selanjutnya.

13 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Kelompok dan anggotanya yang efektif melakukan hal-hal sebagai berikut: Menguji asumsi dan inferensi. Setiap anggota membahas asumsi dan inferensinya dengan mengartikulasikan asumsi dan inferensi tersebut dan membahasnya dengan anggota lain. Berbagi informasi yang relevan sebanyak mungkin. Pihak-pihak yang terlibat seringkali menggunakan informasi secara strategis, berbagi informasi sedikit mungkin dengan pihak lain, namun berusaha mendapatkan informasi sebanyak mungkin dari pihak lain.

14 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Berfokus pada kepentingan, bukan posisi. Deliberasi kelompok harus menggunakan prosedur yang mengemukakan kepentingan dasar setiap anggota, bukannya posisi; berbagi informasi, mengajukan pertanyaan dan menyelidiki kepentingan atau kebutuhan dasar. Menjelaskan alasan di balik pernyataan, pertanyaan, dan jawaban. Kepentingan untuk mengharuskan menjelaskan apa yang paling penting kepada orang lain dan mengindikasikan alasan mengapa hal-hal tersebut sangat penting.

15 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Menyatakan sesuatu secara spesifik, Pihak-pihak yang terlibat harus mencoba berbicara secara spesifik mengenai perilaku, orang-orang, tempat dan peristiwa yang dapat diamati secara langsung. Bersepakat mengenai makna kata-kata penting. Partisipan harus berhati-hati menjelaskan kata kuci atau bahasa yang merupakan bagian dari kesepakatan.

16 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Menunjukkan ketidaksetujuan secara terbuka kepada setiap anggota kelompok. Jika pihak-pihak yang terlibat menahan ketidaksetujuannya, konflik tidak akan terlihat jelas, yang dapat menyebabkan ketidakmampuan untuk mencapai konsesi atau mengimplementasikan rencana yang mungkin akan disetujui oleh kelmpok. Membuat pernyataan, dan kemudian mengundang orang lain untuk bertanya dan berkomentar. Perbedaan sudut pandang tidak hanya harus dipertahankan untuk tidak bersepakat dengan orang lain, tetapi juga harus didorong dari orang lain.

17 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Bersama-sama merancang cara untuk menguji ketidak setujuan dan solusi. Kembangkan proses konfirmasi fakta, verifikasi interprestasi peristiwa, dan mengemukakan alasan atas ketidaksetujuan sehingga pemecahan masalah dapat dilanjutkan. Membahas isu-isu yang tidak dapat dibahas. Misalnya tentang anggota kelompok yang tidak berkinerja sesuai harapan/berkinerja buru. Membawa isu-isu tersebut dalam meja diskusi agar kelompok tersebut menjadi produktif.

18 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Menjaga diskusi agar tetap fokus. Pemimpin tim harus memastikan bahwa pembicaraan tetap pada jalurnya hingga semua orang telah berbicara. Kembangkan agenda dan minta ketua untuk mengelola prosesnya untuk memastikan bahwa diskusi tidak keluar jalur. Jangan mengambil kesempatan yang mudah atau mengalihkan perhatian kelompok. Kelompok yang efektif mencoba untuk meminimalkan gangguan, sarkasme, cerita yang tidak relevan dan humor dan hal-hal yang mengalihkan perhatian dan fokus kelompok dari tugas

19 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Berharap semua anggota berpartisipasi dalam semua fase proses. Semua anggota kelompok harus mau berkontribusi dalam semua fase proses kelompok; berbagi informasi yang relevan, bekerja sama untuk memperoleh solusi atau membantu mengelola proses tersebut. Bertukar informasi yang relevan dengan anggotaanggota non-kelompok. Jika pihak luar diundang sebagai ahli atau sumber informasi penting, mereka harus diberi pengarahan mengenai aturan kelompok terkait operasi dan meminta mereka untuk mentaatinta.

20 Seperti Apa Kelompok Yang Efektif Dalam Suatu Negosiasi Multi-pihak? Mengambil keputusan dengan konsesus. Walaupun kelompok tidak selalu dapat mengambil keputusan sepakat, kelompok harus mengupayakan konsensus jika memungkinkan. Melakukan kritik mandiri. Kelompok harus meluangkan waktu dalam sebuah postmorten yang mengevaluasi proses dan efektivitasnya.

21 Mengelola Negosiasi Multi-pihak Tahap Pranegosiasi. Tahap Negosiasi Formal_Mengelola Proses dan Hasil Kelompok. Tahap kesepakatan.

22 Tahap Pranegosiasi Tahap ini dicirikan dengan banyaknya kontak informasi diantara pihak-pihak terlibat. Pihak-pihak yang terlibat cenderung membahas sejumlah isu yang penting; o o o o o Siapa yang bernegosiasi, Apakah koalisi dapat dibentuk, Peranan apa yang akan dimainkan oleh kelompok, Memahami konsekuensi tidak adanya kesepakatan, Membangun agenda

23 Tahap Pranegosiasi Membangun Partisipan. Pihak-pihak harus menyepakati siapa yang akan diundang pada pembicaraan tersebut Membentuk Koalisi. Mendefinisikan peran anggota kelompok. Jika kelompok telah memiliki struktur maka peranan pemimpin, mediator, pencatat, dll telah ditetapkan. Namun, jika kelompok belum bertemu sebelumnya, maka berbagai pihak akan mengisi peranan-peranan kunci.

24 Tahap Pranegosiasi Memahami harga dan konsekuensi tidak adanya kesepakatan. Negosiator harus memahami harga dan konsekuensi yang akan muncul jika kelompok tidak mencapai kata sepakat. Mempelajari isu dan membentuk agenda. Pihak-pihak yang terlibat akan meluangkan waktu untuk membiasakan diri dengan isu, informasi, dan mencoba untuk memahami kepentingan orang lain. Mereka juga harus meluangkan waktu untuk membentuk agenda.

25 Beberapa Alasan Mengapa Agenda Merupakan Alat Yang Efektif Untuk Negosiasi Agenda dapat menentukan isu-isu yang akan didiskusikan. Agenda dapat menentukan bagaimana setiap isu diposisikan dan dibatasi. Agenda dapat digunakan untuk memperkenalkan isu-isu proses (aturan keputusan, norma diskusi, peranan anggota, dinamika diskusi), serta isu-isu substantif.

26 Beberapa Alasan Mengapa Agenda Merupakan Alat Yang Efektif Untuk Negosiasi Agenda dapat menentukan batasan waktu terhadap beragam item, sehingga mengindikasikan pentingnya isu-isu yang berbeda.

27 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) Tunjuk pemimpin yang tepat. Negosiasi multipartai akan berlangsung lebih lancar jika negosiasi tersebut dipimpin atau difasilitasi oleh orang yang tepat. Menggunakan dan Merestrukturisasi agenda. Cara mengontrol aliran dan arah negosiasi adalah melalui agenda. Ketua dan pihak yang terlibat dalam negosiasi dapat memperkenalkan dan mengkoordinasikan agenda tersebut. Sebuah agenda menambahkan struktur, organisasi dan koordinasi dalam diskusi.

28 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) Memastikan keberagaman informasi dan perspektif. Cara untuk memfasilitasi negosiasi adalah memastikan bahwa kelompok tersebut menerima beragam perspektif mengenai tugas dan sumber informasi. Memastikan semua informasi yang tersedia telah dipertimbangkan. Salah satu cara untuk memastikan bahwa kelompok telah mendiskusikan semua informasi yang ada adalah dengan memonitor norma diskusi. Norma diskusi mencerminkan cara kelompok berbagi dan mengevaluasi informasi yang diberikan.

29 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) Mengelola konflik secara efektif. Kelompok harus menciptakan banyak ide dan pendekatan terhadap suatu masalah yang biasanya menciptakan konflik, sekaligus tidak membiarkan konflik tersebut merusak aliran informasi atau menciptakan kebencian. Meninjau dan mengelola aturan keputusan. Selain memonitor norma diskusi dan mengelola proses konflik secara efektif pihak-pihak yang terlibat juga perlu mengelola aturan keputusan, yakni, cara kelompok memutuskan apa yang harus dilakukan.

30 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) Mengupayakan kesepakatan pertama. Jika tujuannya konsensus atau solusi terbaik, negosiator tidak boleh berusaha mencapainya sekaligus. Melainkan, mereka harus mengupayakan kesepakatan pertama yang dapat direvisi, dan ditingkatkan. Mengelola anggota tim yang bermasalah. Perilaku masing-masing anggota tim dapat menjadi sumber kesulitan bagi proses kelompok. Anggotaanggota terkadang datang terlambat ke pertemuan, tidak melakukan persiapan yang cukup, mengganggu kelompok dengan membuat komentar dan humor selingan, atau tidak memberikan kontribusi yang cukup.

31 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) Beberapa teknik pengambilan keputusaan kelompok dan gagasan yang sering digunakan untuk mencapai tujuan: o Teknik Delphi. Seorang moderator menyebarkan kuesioner awal dan mengirimkannya kepada semua pihak untuk meminta masukan, pihak-pihak mengisi dan mengirimkannya kembali ke moderator.

32 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) o Teknik Delphi. Seorang moderator menyebarkan kuesioner awal dan mengirimkannya kepada semua pihak untuk meminta masukan, pihak-pihak mengisi dan mengirimkannya kembali ke moderator.

33 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) o Brainstorming. pihak-pihak yang terlibat diinstruksikan untuk merumuskan masalah dan kemudian menghasilkan solusi sebanyak mungkin tanpa mengkritiknya.

34 Tahap Negosiasi Formal (Mengelola Proses dan Hasil Kelompok) o Teknik kelompok nominal. Teknik kelompok nominal biasanya dilakukan setelah beberapa gagasan selesai dilakukan/dibuat. Anggota kelompok dapat menggolongkan, menilai, atau mengevaluasi sejauhmana alternatif-alternatif tersebut dapat memecahkan masalah.

35 Tahap Kesepakatan Empat langkah utama pemecaham masalah dalam fase ini: Memilih solusi terbaik. Mengembangkan rencana tindakan. Mengimplementasikan rencana tindakan. Mengevaluasi hasil dan proses.

36 Tahap Kesepakatan Empat langkah utama pemecahan masalah yang muncul dalam fase kesepakatan: Memilih solusi terbaik. Kelompok harus menimbang alternatif yang telah mereka pertimbangkan dan memilih satu alternatif atau menggabungkan beberapa alternatif ke dalam satu kemasan yang akan memuaskan anggota sebanyak mungkin.

37 Tahap Kesepakatan Mengembangkan rencana tindakan. Solusi yang telah diambil akan diimplementasikan secara penuh, efektif dan tepat waktu. Misalnya daftar langkah utama, tujuan untu dicapai pada setiap langkah, kapan harus dimulai dan diselesaikan, sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah tersebut, dan siapa yang bertanggung jawab. Mengimplementasikan rencana tindakan. Dilakukan setelah kelompok bubar atau berada di luar jangkauan kelompok, namun perlu mengikuti pedoman yang ditetapkan oleh kelompok

38 Tahap Kesepakatan Mengevaluasi hasil dan proses. Melakukan evaluasi proses dan hasil akan sangat penting untuk menemukan data mengenai efektifitas kerja kelompok. Evaluasi ini tidak perlu dilakukan bersamaan atau pada pertemuan keputusan, namun tidak boleh ditunda atau dihilangkan.

39 Tahap Kesepakatan Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh fasilitator agar kelompok memperoleh kesuksesan dalam prosesnya: Membawa kelompok ke tahap pemilihan satu opsi atau lebih. Membentuk dan membuat draft kesepakatan tentatif. Diskusikan apapun implementasi dan perkembangan atau langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

40 Tahap Kesepakatan Berterimakasih kepada kelompok atas partisipasi, kerja keras, dan upaya mereka. Mengorganisasi dan memfasilitasi hasil akhir.

41 Negosiasi Antar-tim Negosoasi Antar Tim adalah negosiasi yang dilakukan antara dua ko-negosiator atau lebih yang memiliki kepentingan dan prioritas yang sama.

42 Negosiasi Antar-tim Keuntungan negosiasi antar tim: Kesepakatan integratif akan lebih mungkin dicapai ketika ada tim yang dilibatkan. Tim lebih banyak bertukar informasi dibanding satu negosiator, yang dapat meningkatkan kemungkinan potensi integratif dapat ditemukan dan diekspoitasi.

43 Negosiasi Antar-tim Tim terkadang lebih kompetitif dibandingkan individu. Ketika tim terlibat dalam negosiasi, akan ada lebih banyak perdebatan dan lebih sedikit kepercayaan dintara pihak-pihak yang terlibat. Tim mengklaim lebih banyak nilai dibandingkan negosiator tunggal.

44 Negosiasi Antar-tim Tekanan akuntabilitas berbeda bagi tim dibandingkan individu. Negosiator merasa perlu untuk menunjukkan keuletan ketika orangorang yang mereka wakili mengamati kinerja mereka

45 Negosiasi Antar-tim Hubungan antara anggota tim mempengaruhi proses dan hasil negosiasi. Hubungan antara anggota tim mempengaruhi bagaimana informasi digunakan untuk mencapai hasil yang dinegosiasikan.

46 Fakultas Komunikasi Dan Bisnis Telkom University