SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP PPM MANAJEMEN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI 12/22/2016 1

Transkripsi

1 SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI 12/22/2016 1

2 SASARAN PELATIHAN Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat : 1.Mengembangkan gaya kepemimpinan performance leadership untuk meningkatkan kinerja individu / team secara optimal 2.Melaksanakan komunikasi yang terbuka menyangkut kinerja (kompetensi dan komitmen) bawahan sehingga menjadi pribadi yang mandiri

3 POKOK BAHASAN Ciri-ciri pemimpin masa depan Identifikasi tingkat perkembangan bawahan Keterampilan komunikasi dalam meningkatkan kinerja bawahan Rencana tindakan pengembangan gaya kepemimpinan individu

4 PENGERTIAN KEPEMIMPINAN Suatu proses untuk mempengaruhi perilaku individu atau kelompok untuk mencapai sasaran individu dan sasaran organisasi (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)

5 1 2 PEMIMPIN YANG SUKSES Fokus pada hasil. Sasaran tercapai dan tugas dilakukan dengan benar, hasil jangka pendek Supervisi ketat

6 PEMIMPIN YANG EFEKTIF Fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hasil jangka panjang Mengembangkan komitmen bawahan pada sasaran dan tugas karena menyadari kepentingannya Perasaan bawahan positif, saling percaya dan saling menghargai.

7 PEMIMPIN SUKSES DAN EFEKTIF 1. Perilaku, kinerja dan hasil positif 2. Sikap, perasaan dan komitmen positif 3. Berlangsung jangka panjang KARYAWAN BIASA MENCAPAI HASIL YANG LUAR BIASA!!!!

8 DISKUSI KELOMPOK Pembahasan Kasus PT Bahan Pangan Lezat

9 TIDAK ADA GAYA KEPEMIMPINAN YANG PALING BAIK Tergantung situasi Bawahan yang berbeda Bawahan sama tugas dan sasaran berbeda

10 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPEMIMPINAN 1 a. SASARAN/TUGAS Batas waktu Pentingnya dan prioritas Kesulitan/kompleksitas Kekhususan tugas (baru, pernah dilakukan, dll) 2 b. ORGANISASI Budaya organisasi Stabilitas/tingkat perubahan Ekspektasi terhadap pemimpin 3 c. PRIBADI PEMIMPIN Competence Commitment

11 DIAGNOSA FLEKSIBILITAS MITRA PENGEMBANG KETERAMPILAN DASAR KEPEMIMPINAN SITUASIONAL 1. Identifikasi karakteristik dan kebutuhan pada setiap level perkembangan 2. Diagnosa kinerja competence dan commitment untuk menentukan bentuk pengarahan dan dukungan 1. Menggunakan berbagai macam gaya kepemimpinan bagi pengembangan 2. Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan tingkat perkembangan (fleksibel dan efektif) 1. Komunikasi terbuka mengenai kinerja dan perkembangan bawahan 2. Persetujuan bersama guna pencapaian sasaran/tujuan 3. Pembinaan agar ada kaitan antara sasaran individu dan sasaran organisasi KINERJA

12 DIAGNOSA

13 DIAGNOSA Kemampuan dan kemauan melihat situasi dan menilai tingkat perkembangan seseorang Tujuan: Untuk menentukan gaya kepemimpinan yang sesuai untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan pekerjaan tertentu

14 1 2 LEVEL PERKEMBANGAN DIPENGARUHI Competency Commitment

15 COMPETENCY Pengetahuan dan keterampilan dasar yang ditunjukkan oleh seseorang untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan tugas tertentu yang membutuhkan waktu tertentu Competency dipengaruhi oleh : Pendidikan,Pengalaman, dan Latihan (training, pembinaan/coaching, dll).

16 1 2 COMMITMENT Motivasi dan keyakinan diri dalam melakukan tugas atau pencapaian sasaran tertentu Merupakan sikap yang bisa dilihat dari perilaku

17 COMPETENCY tinggi COMMITMENT tinggi TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN COMPETENCY sedang-tinggi COMMITMENT bervariasi COMPETENCY rendah-sedang COMMITMENT rendah COMPETENCY rendah COMMITMENT tinggi D4 D3 D2 D1 Pekerja mampu dan percaya diri Pekerja yang mampu namun hatihati Pembelajar yang kecewa Pemula yang semangat

18 GAMES KARTU Diagnosa Bawahan

19 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN D4 D3 D2 D1 competency

20 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT Penghargaan akan semangat dan keterampilan Sasaran dan peran yang jelas Standar kinerja Batas waktu Prioritas Informasi mengenai kinerja Rencana tindakan/action plan pengarahan yang spesifik Hubungan dan batasan

21 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT Info tentang sasaran, tugas dan organisasi Peranan tidak tertulis dan iklim/politik di lingkungan organisasi Langkah-langkah untuk mempelajari keterampilan baru Pelatihan langsung diberitahu cara pelaksanaan dan demonstrasi Contoh bagaimana orang lain mencapai sasaran dan melaksanakan tugas Kesempatan latihan Umpan balik atas hasil Pemecahan masalah

22 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA Sasaran yang jelas Umpan balik yang sering Informasi prestasi/kemajuan kerja Bantuan analisis keberhasilan dan kegagalan Rasa aman apabila membuat kesalahan Penjelasan mengapa sasaran/tugas itu penting dan bagaimana melaksanakannya

23 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA Peluang untuk mendiskusikan, mempertimbangkan dan membagi perasaan Keterlibatan dan pengambilan keputusan Dorongan Nasihat, langkah atau alternatif kegiatan Coaching untuk membangun atau meningkatkan keterampilan

24 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI Coach/mentor yang mudah didekati Peluang menguji ide-ide Peluang untuk menyatakan pertimbangan dan membagi perasaan Dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan dan memecahkan masalah-masalah individual

25 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI Membangun rasa percaya diri dengan melihat pengalaman dan keterampilan Pujian dan penghargaan akan kompetensi dan kinerja Meyakinkan hambatan pencapaian sasaran Merangsang untuk memulai pekerjaan dan mengatasi penundaan

26 KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D4. PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI Keragaman dan tantangan pekerjaan Pemimpin sebagai mentor dan rekan Pengakuan atas kontribusi Otonomi dan wewenang Trust Peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain

27 LATIHAN Manajer yang Piawai

28 D4 Kompetensi tinggi Komitmen tinggi PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI Dikenal orang lain sebagai expert (ahli) Kompeten dan percaya diri Percaya pada kemampuan untuk bekerja secara individu Bisa mengendalikan diri/orang lain Proaktif, dapat diminta bekerja dengan beban tinggi 4 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN D3 Kompetensi sedangtinggi Komitmen bervariasi PEKERJA YANG MAMPU TAPI BERHATI-HATI Mampu mandiri tapi butuh peluang dari atasan untuk menggunakan ide-ide dari orang lain Kadang-kadang ragu-ragu, tidak yakin, tentatif Tidak selalu percaya diri, kritis terhadap diri sendiri dan butuh bantuan untuk mampu melihat keterampilan secara objective Mungkin bisa jenuh dengan tugas atau sasaran D2 Kompetensi rendahsedang Komitmen rendah PEMBELAJAR YG KECEWA Punya pengetahuan dan keterampilan tapi belum ahli Frustasi mungkin ingin keluar Kurang semangat, bingung, kecil hati Berkembang dan belajar, butuh dukungan sebagai bagian dari proses belajar Kurang bisa diandalkan, tidak konsisten Memberi kontribusi yang produktif D1 Kompetensi rendah Komitmen tinggi PEMULA YANG BERSEMANGAT Baru dalam tugas/sasaran; belum pengalaman Ingin belajar, mau mendapat pengarahan Semangat, optimis, bergairah Pengalaman terbatas, melakukan kesalahan Percaya diri berdasarkan harapan tapi bukan realitas

29 GAYA KEPEMIMPINAN DAN FLEKSIBILITAS 12/22/

30 GAYA KEPEMIMPINAN Adalah pola perilaku dan tindakan yang ditunjukkan seseorang dalam rangka mempengaruhi individu/kelompok untuk mencapai sasaran/tujuan tertentu, dalam periode waktu tertentu

31 FLEKSIBILITAS Adalah kemampuan untuk menggunakan berbagai gaya kepemimpinan dengan leluasa

32 DUA MACAM PERILAKU KEPEMIMPINAN DIRECTIVE (Pengarahan) Menetapkan sasaran dan menjelaskan apa yang diharapkan Memberi instruksi dan memperlihatkan cara, bagaimana dan bilamana pelaksanaannya Supervisi ketat, memonitor dan menilai kinerja Kata kunci Menciptakan struktur, mengorganisir, mengajar, mensupervisi, menilai SUPPORTIVE (Dukungan) Terlibat dalam komunikasi dua arah Mendengarkan dan mendukung Melibatkan dalam pengambilan keputusan Mendorong dan memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri Kata kunci Minta input, mendengarkan, memfasilitasi, memecahkan masalah, menjelaskan, mengajar, mendorong

33 Tinggi D U K U N G A N Rendah GAYA KEPEMIMPINAN Perilaku Pemimpinan Menanyakan/mendengarkan Memberi keyakinan Fasilitas pemecahan masalah mandiri Kerjasama Umpan balik yang mendorong PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN TINGGI Mari Bicara D3 Memutuskan PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN RENDAH D4 Memutuskan Perilaku Pemimpin Percaya, Membiarkan Konfirmasi Pemberdayaan Menguatkan Menghargai Menantang PENGARAHAN PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN RENDAH Pemimpin Mengarahkan Perilaku Pemimpin Merumuskan Merencanakan Orientasi Mengajar/memberi intruksi Memonitor Memberi umpan balik Untuk Keempat Gaya Tentukan sasaran dan apa yang diharapkan dengan jelas Amati dan monitor kinerja Memberi umpan balik Perilaku Pemimpin Menggali/bertanya Menjelaskan Memberi Umpan balik Mendorong Memuji PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN TINGGI Mari membicarakan Pemimpin Ambil keputusan Tinggi

34 GAYA S 1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D 1 KEBUTUHAN D 1 Mendapatkan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar Kejelasan sasaran dan peran Kejelasan standar kinerja Informasi batas waktu Informasi/data kinerja Arahan dalam menyusun rencana tindakan yang spesifik (5 W + 1H) Informasi batasan/policy dan hubungan/relation Informasi tentang peraturan tak tertulis dan iklim dalam organisasi PERILAKU S 1 Memberikan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar Merumuskan sasaran, batas waktu, dan prioritas Mengarahkan penyusunan rencana tindakan dan pemecahan masalah Mengorganisasikan, membagi informasi dan sumber daya Cont..

35 Cont.. GAYA S 1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D 1 KEBUTUHAN D 1 Kesempatan untuk belajar keterampilan baru, langkah demi langkah Mendapatkan pelatihan langsung (OJT), ditunjukkan dan diperlihatkan bagaimana cara kerjanya Mendapat contoh kongkrit tentang bagaimana orang lain menyelesaikan pekerjaan Peluang untuk mengikuti pelatihan Mendapat arahan dalam proses pemecahan masalah Mendapatkan umpan balik atas hasil PERILAKU S 1 Mengembangkan rencana belajar dan melatih penerapan keterampilan baru Mengajar dan menunjukkan cara kerja Memberi contoh bagaimana standar kinerja yang baik Mengecek dan menentukan proses belajar Memberikan umpan balik

36 KEBUTUHAN D 2 Mendapatkan pujian atas kemampuan yang sudah dimiliki Kejelasan sasaran GAYA S 2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D 2 Mendapatkan arahan tentang pentingnya sasaran/tugas Mendapatkan masukan atas keberhasilan dan kegagalan; dan diyakinkan apa saja kesalahan yang masih dalam batas toleransi Mendapatkan umpan balik Mendapat kesempatan untuk mendiskusikan keluhan dan berbagi perasaan Mendapatkan nasehat dan saran langkah lanjutan Mendapatkan dukungan PERILAKU S 2 Memberikan pandangan tentang kemajuan yang dibuat Menjelaskan mengapa (tentang apa dan bagaimana) Melibatkan individu dalam penetapan sasaran dan action plan tetapi keputusan terakhir di tangan pemimpin Membantu individu menganalisa keberhasilan dan kegagalan dan mempertimbangkan alternatif-alternatif Mendengarkan keluhan dan ide individu Cont..

37 Cont.. KEBUTUHAN D 2 GAYA S 2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D 2 Dilibatkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Coaching untuk membangun dan menyempurnakan keterampilan PERILAKU S 2 Melibatkan individu dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Memberi nasehat dan ide-ide membagi contoh-contoh dari pekerjaan orang lain Memberi info, sumber daya dan coaching untuk kelanjutan membangun dan menyempurnakan keterampilan Mendorong, sering memberi umpan balik dan memuji untuk membangun competence

38 GAYA S 3 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D 3 KEBUTUHAN D 3 Mentor atau coach yang dapat didekati Mendapat peluang untuk menguji ide-ide Mendapat peluang untuk mengekspresikan keluhan atau membagi perasaan Mendapat dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan, pemecahan masalah yang mandiri Mendapat bantuan untuk melihat secara obyektif pada pengalaman dan keterampilan sehingga membangun kepercayaan diri Mendapat pujian dan penghargaan atas kompetensi dan kinerja yang tinggi Mendapatkan dukungan untuk meminimalkan hambatan terhadap pencapaian sasaran PERILAKU S 3 Mendorong individu mampu menetapkan sasaran action plan dan pemecahan masalah Mengajukan pertanyaan mendengarkan keluhan dan berfungsi sebagai rekan penimbang Memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri dan evaluasi Bertanya; apa yang bisa saya bantu Membagi pengalaman dan kerja sama bila diminta Memberi support, keyakinan dan keberanian dan memuji competence dan membangun commitment Refleksi keberhasilan yang lampau dan keterampilan untuk membangun kepercayaan diri Menyarankan jalan untuk membuat sasaran lebih menarik dan menantang bila motivasi sedang rendah Menghilangkan hambatan atau pencapaian sasaran

39 GAYA S 4 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D 4 KEBUTUHAN D 4 Mendapatkan keragaman dan tantangan Pemimpin lebih berfungsi sebagai mentor dan mitra kerja dari pada manajer Mendapat penghargaan atas kontribusi yang diberikan Mendapat wewenang Mendapatkan trust Mendapat peluang untuk membagi pengalaman, pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain PERILAKU S 4 Mengharapkan individu menangani dan memberi informasi tentang perkembangan Mengharapkan individu mengambil tanggung jawab untuk penetapan sasaran, action plan dan pengambilan keputusan Percaya pada judgement individu Mengharapkan individu menilai pekerjaan sendiri dan inovasi terus menerus Mendorong individu untuk menantang dirinya sendiri untuk mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi Memberi peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan, menjadi mentor dan mengajarkan orang lain Menghargai, menilai baik dan memberi imbalan atas kontribusi Memberi sumber daya tambahan bila diperlukan

40 PERTEMUAN TATAP MUKA PENGEMBANGAN KINERJA 12/22/

41 PERTEMUAN TATAP MUKA (ONE ON ONE MEETING) Adalah struktur komunikasi terbuka untuk memonitor dan mengembangkan kinerja Relatif pendek Pertemuan fokus pada persoalan yang dihadapi individu

42 MANFAAT ONE ON ONE MEETING Menciptakan.: 1. komunikasi yang lebih terbuka 2. kesempatan untuk melakukan coaching dan memberi support kepada individu 3. peluang untuk tukar menukar informasi, memberikan perhatian pada keluhan individu dan mencari pemecahan masalah 4. kesempatan untuk mengaitkan sasaran individu dengan sasaran organisasi 5. peluang untuk menetapkan secara periodik prioritas yang disetujui bersama 6. keeratan hubungan pemimpin dan bawahan karena ada rasa saling percaya

43 SEBELUM PERTEMUAN 1. Tetapkan jadwal pertemuan 2. Review kemajuan atas tindakan berdasarkan pertemuan one on one sebelumnya 3. Memilih topik yang akan dibicarakan 4. Menilai tingkat perkembangan bawahan untuk setiap sasaran atau tugas (competence dan commitment) 5. Tentukan bentuk pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan bawahan.

44 SELAMA PERTEMUAN 1. Jelaskan sasaran pertemuan 2. Tentukan pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan untuk tiap sasaran atau tugas 3. Diskusi dan putuskan tindakan yang perlu diambil oleh bawahan dan catat 4. Diskusikan dan putuskan tindakan yang perlu diambil pimpinan dan catat.

45 SETELAH PERTEMUAN 1. Tindak lanjuti dan monitor kemajuan 2. Meninjau ulang prioritas tugas dan sasaran yang diperlukan 3. Catat ide-ide, intensi dan pemahaman yang timbul 4. Tulislah agenda-agenda untuk pertemuan tatap muka yang akan datang.

46 A. SEBAB-SEBAB MENGATASI KETIDAKSEPAKATAN INDIVIDU 1. Tidak paham sasaran / tugas 2. Tidak sadar kekurangan pengetahuan / keterampilan 3. Baru mulai tugas / pekerjaan sehingga umpan balik sangat terbatas. B. LANGKAH-LANGKAH 1. Jelaskan kembali tugas / sasaran 2. Tanya pengalaman lampau dan competence yang ditunjukkan (contoh dan lain-lain) 3. Bandingkan kinerja individu dengan orang lain 4. Bila tetap tidak sepakat, mulai dengan persepsi individu tentang tingkat perkembangannya dalam waktu yang lebih pendek tentukan bersama kinerjanya

47