Check List AIM UKPA XII Lingkup Penjaminan Mutu Pelayanan Prima Program Studi : S-3 Teknik Sipil

Transkripsi

1 No. 1 Visi-Misi-Motto Check List AIM UKPA XII Lingkup Penjaminan Mutu Pelayanan Prima Program Studi : S-3 Teknik Sipil Fakultas : Teknik (1.1) Adanya visi dan misi yang dijabarkan dalam perencanaan (Renstra, Renja) mengacu UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Visi dan Misi PS-S3 Teknik Sipil memiliki visi misi dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan. Visi misi tersebut mengacu pada UU Nomor 25 Tahun 2009 dan tidak dijabarkan dalam perencanaan. 1) Visi, Misi, 2)Borang Kinerja BAN- PT 3) UU Nomor 25 Tahun 2009 (1.2) Penetapan motto pelayanan yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik (1.3) Motto pelayanan diumumkan secara luas Motto Pengumuman motto Motto pelayanan di PS-S3 Teknik Sipil mengacu pada motto pelayanan UB yaitu Join UB Be The Best. Motto ini telah dipahami dan mampu memotivasi pegawai dalam memberikan pelayanan yang terbaik Motto telah disosialisasikan secara luas melalui berbagai media. website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id dan Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id 2 Standar Pelayanan dan Maklumat (2.1) Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan yang mengacu Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Standar Pelayanan Dalam rangka memberikan pelayan prima yang harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja maka disusun dan ditetapkan standar pelayanan yang menjadi tolak ukur pelayan prima 1) Standar Pelayanan Prima UB (2012), 2) Standar Pelayanan Minimum UB (2008) 3 Sistem, Mekanisme, dan Prosedur (2.2) Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan Maklumat Pelayanan Maklumat pelayanan merupakan janji pelayanan yang telah disusun dan disosialisasikan melalui berbagai media. (3.1) Memiliki sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik dengan ruang lingkup semua jenis mengacu UU 25/2009 Sertifikat ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya telah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011, akan tetapi ISO tersebut belum mengacu sepenuhnya pada UU 25/2009. website: sipil.ub.ac.id Sertifikat ISO 9001:2008

2 4 Sumber Daya Manusia (3.2) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM), namun tidak memiliki sertifikat ISO 9001:2008 (3.3) Penetapan Standar Operasional Prosedur ( SOP) SMM dan baik. (3.4) Penetapan uraian tugas yang jelas Uraian tugas PS-S3 Teknik Sipil memiliki struktur organisasi dimana di dalam organisasi tersebut terdapat pembagian tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Dengan adanya tupoksi tersebut maka pelayanan yang diberikan oleh PS-S3 Teknik Sipil dapat berjalan dengan baik (4.1) Penetapan dan penerapan pedoman kode etik pegawai SOP Kode etik Dalam setiap kegiatan di PS-S3 Teknik Sipil terdapat standar operasional prosedur dimana di dalam dokumen tersebut akan dijabarkan mekanisme dan prosedur suatu kegiatan. Dengan adanya SOP tersebut maka diharpakan setiap kegiatan dapat terlaksana dengan lancar, tertib Sebagai suatu unit kerja maka diperlukan adanya tata tertib yang harus dipatuhi sehingga dalam suatu unit kerja dapat tercipta suasana yang tertib dan lancar. Kode etik tersebut telah disusun dan diterapkan. Standar Operasional Prosedur (SOP) Tupoksi Kode etik yang tercantum di dalam Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya (4.2) Sikap dan perilaku pegawai dalam (4.3) Tingkat kedisiplinan pegawai dalam (4.4) Tingkat kepekaan/respon pegawai dalam Sikap dan perilaku Kedisiplinan Responsivitas Dalam rangka meningkatkan pelayanan maka direncanakan dilakukan evaluasi unit kerja yang dilakukan oleh mahasiswa, pengguna jasa dan pimpinan unit kerja. Beberapa hal yang dievaluasi adalah sikap dan perilaku, tingkat kedisiplinan, tingkat respon dan keterampilan pegawai dalam memberikan layanan. Melalui evaluasi tersebut maka diharapkan dapat diketahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan sehingga dapat tercipta pelayan yang terbaik (pelayanan prima) 1)Form Evaluasi rekording, 2) Form (4.5) Tingkat keterampilan pegawai dalam Keterampilan

3 (4.6) Penetapan kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan pelayanan keterampilan / profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada penggunan pelayanan Pengembangan pegawai Salah satu upaya yang dilakukan oleh PS-S3 Teknik Sipil dalam meningkatakan pelayanan adalah dengan mengembangkan keterampilan pegawai melalui jalur gelar (studi lanjut) maupun non gelar (pelatihan, dsb.) MP SDM Pengembangan Staff 5 Sarana dan Prasarana (5.1) Sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal Sarana dan prasarana PS-S3 Teknik Sipil telah menyediakan sarana prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar baik di kelas, outdoor, ruang baca maupun di laboratorium website : sipil.ub.ac.id (5.2) Sarana dan prasarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan) Kebersihan Dalam mewujudkan kenyamanan pengguna layanan, PS Teknik Sipil memiliki unit kebersihan yang menjaga dan memelihara kebersihan lingkungan Teknik Sipil serta laboran yang menjaga dan memelihara peralatan dan laboratorium. Dalam ruang baca terdapat pustakawan yang akan memelihara dan mengelola setiap buku, jurnal dan karya ilmiah yang ada di PS Teknik Sipil. Selain itu terdapat pula pengelola website PS Teknik Sipil yang selalu mengupdate data (5.3) Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, dan lainnya) Sarana pengaduan PS-S3 Teknik Sipil memiliki beberapa sarana pengaduan diantaranya yaitu telepon, , kotak pengaduan, form kerusakan dan kehilangan serta pengaduan melalui website teknik sipil. Namun masih belum dipergunakan secara optimal. 1) website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id, 2) form kerusakan dan kehilangan inventaris 6 Penanganan Pengaduan (6.1) Sistem / prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan Sistem pengaduan Dalam mengelola pengaduan pengguna layanan, maka disusun prosedur pengelolaan pengaduan, yaitu MP Kerusakan Inventaris dan MP Kehilangan Inventaris. Namun belum optimal dipergunakan di PS-S3 Teknik Sipil. 1)MP Kerusakan Inventaris, 2) MP Kehilangan Inventaris

4 (6.2) Petugas khusus / unit yang menangani pengelolaan pengaduan Petugas pengaduan Terdapat petugas khusus/ unit yang menangani pengelolaan pengaduan (6.3) Persentase jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan Jumlah pengaduan Jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan pada PS-S3 Teknik Sipil adalah kurang dari 10% (6.4) Pengelolaan pengaduan yang mengacu Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan Pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun Indeks Kepuasan Masyarakat (7.1) Pelaksanaan survei IKM dalam periode penilaian Survei IKM Survey IKM untuk PS-S3 Teknik Sipil direncanakan untuk dilakukan dengan mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun ) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 2) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 3)Kepmenpan 25 Tahun 2004 (7.2) Survei IKM yang dilakukan yang mengacu Kepmenpan 25 Tahun 2004 dalam periode penilaian Survei IKM Survey IKM untuk PS-S3 Teknik Sipil direncanakan untuk dilakukan dengan mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun ) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 2) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 3)Kepmenpan 25 Tahun 2004 (7.3) Rata-rata skor IKM yang diperoleh Rata-rata skor IKM Dari hasil survey IKM direncanakan untuk dianalisis. (7.4) Tindak lanjut dari hasil survei IKM Tindak lanjut Dari hasil survei IKM direncanakan untuk dievaluasi dan ditindaklanjuti

5 No. 8 Sistem Informasi Pelayanan Publik (8.1) Sistem informasi pelayanan secara elektronik Sistem informasi Untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi maka PS-S3 Teknik Sipil telah menyediakan sistem informasi elektronik yang berkaitan dengan pelayanan yang ada. Selain itu juga terdapat sistem informasi pelayanan yang telah disediakan oleh UB. SIAKAD, SIMPEL, SIAM, SIUDA (8.2) Penyampaian informasi pelayanan publik Penyampaian informasi Sistem informasi pelayanan publik disampaikan melalui media elektronik yaitu website Universitas Brawijaya dan website Teknik Sipil. website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id (8.3) Tingkat keterbukaan informasi pelayanan Keterbukaan informasi Informasi pelayanan telah tersedia secara on line sehingga dapat diakses oleh publik. website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id 9 Produktivitas dalam pencapaian target pelayanan (9.1) Penetapan target kinerja pelayanan Target kinerja Untuk menciptakan pelayanan prima maka telah disusun target kinerja layanan guna pengembangan PS-S3 Teknik Sipil. (9.2) Tingkat pencapaian target kinerja Pencapaian target kinerja Pada tahun 2013 PS-S3 telah mencapai target kinerja < 40%. Program Kerja FT Tahun 2013 Borang Akreditasi