MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL. 1/2007. Tarikh : 4/5/2007 Masa : 8.30 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL. 1/2007. Tarikh : 4/5/2007 Masa : 8.30 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat"

Suparman Chandra
6 tahun lalu
Tontonan:

1 MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL. 1/2007 Tarikh : 4/5/2007 Masa : 8.30 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Hadir : 1. Puan Noraziah Sharuddin - KKM : Pengerusi 2. Puan Zurina Rosmani - P(RM2) : Pencatat 3. Cik Haslina Othman - P(RM1) 4. Puan Nor Hafiza Daud Kaiyin - P(PM1) 5. Puan Zafarina Dol - P(PM2) 5. Cik Salina Shamshuri - P(P1) 6. Cik Muzaimah Mohd Yunus - P(P2) 7. Cik Nazrinda Abu Samah - P(P3) 8. Puan Junaidah Isnain - P(SK) Tidak Hadir Dengan Maaf : Cik Hamizah Sumin Agenda 1. Meluluskan Minit Mesyuarat Bil. 4/ Perkara-perkara berbangkit 3. Hal-hal lain Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan daripada Pengerusi dan surah Al-Fatihah. 1. Meluluskan Minit Mesyuarat Bil. 4/2006 Minit Mesyuarat Bil. 4/2006 diluluskan tanpa pindaan.

2 2. Perkara-perkara berbangkit 2.1 Kelas Kemahiran Lanjutan P(PM2) memaklumkan bahawa kelas kemahiran Asas untuk pelajar FAB tidak boleh dijalankan di fakulti kerana kelas telah ditempah untuk satu semester. Oleh itu kelas tersebut telah dijalankan di PSZ. Manakala kelas UQP untuk semester akan datang adalah sebanyak 3 seksyen. KKM meminta P(PM2) membuat post mortem modul kelas dan mengadakan kuiz supaya kelas berbentuk lebih praktikal. Tindakan : P(PM2)/Makluman 2.2 Program Kualiti P(RM1) memaklumkan bahawa Bengkel Pemantapan Audit Dalam telah diadakan pada 8-9 Januari 2007 oleh En. Ali Maidin dari SIRIM. Manakala bengkel dokumentasi bagi Sistem Pengurusan Kualiti bagi membuat persiapan bagi bengkel mengemaskini dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti dicadangkan diadakan selepas audit SIRIM. Tindakan : P(RM1) 2.3 Interlibrary Loan P(RM2) telah memaklumkan bahawa Interlibrary loan secara online telah di laksanakan selepas proses penaiktarafan borang ILL online di dalam modul INFOLAN2 telah dibuat. Pembantu Pm(RM2) telah memasukkan kadar bayaran yang dikenakan kepada pemohon melalui modul AdvCirc. Tindakan : P(RM2)

3 2.4 Pusat Sumber Fakulti KKM memaklumkan bahawa sebanyak 5 orang pembantu perpustakaan kontrak diperlukan oleh beberapa fakulti iaitu FKM, FKE, FKKKSA, SPS dan FKA. 2.5 Laptop di PSZ P(P2) memaklumkan bahawa bermula 19 Mac 2007 pengguna perpustakaan boleh menggunakan laptop di dalam perpustakaan tanpa perlu mendaftarkan laptop mereka. Kabel UTP boleh diambil di kaunter media. Makluman telah diletakkan bahawa PSZ tidak akan bertanggungjawab dengan serangan virus dan kerosakan pada laptop pengguna. Tindakan : P(P2) 2.6 AJK Buletin Perpustakaan P(P1) memaklumkan bahawa semua AJK Buletin Perpustakaan adalah menjalankan tanggungjawab mereka. Berdasarkan senarai AJK, semua menghantar artkel kecuali En. Razib Karno dari JBA. Beliau meminta Puan Khairul Bahiyah dilepaskan dari menjadi AJK Buletin kerana beban tugas beliau yang banyak. Tindakan P(P1) 2.7 Perancangan Strategik PSZ 2007 KKM bertanya perkembangan Strategic Planning samada berjalan lancar. KKM meminta laporan projek-projek di dalam Strategic Planning pada bulan Jun Seterusnya KKM meminta semua perantara mengemaskini maklumat pensyarah fakulti seperti kenaikan pangkat pensyarah dan pensyarah yang dipinjamkan ke Institusi lain. Puan Junaidah Isnain memaklumkan bahawa pihak USK tidak dimaklumkan jika berlaku kematian staf. KKM meminta Puan Junaidah Isnain berhubung dengan pihak pendaftar dan juga merujuk di UTM online dan Skudai Post.

4 Tindakan : Perantara/P(SK) 3.0 Hal-hal Lain 3.1 Interlibrary Loan Tesis P(RM1) bertanyakan tentang tesis yang berstatus selain dari available samada boleh dibuat Interlibrary loan. KKM memaklumkan bahawa semua tesis boleh dibekalkan untuk ILL ke perpustakaaan KL City Campus. Ini antara langkah oleh pihak pengurusan untuk mengurangkan birokrasi. Pinjaman tesis tersebut dibenarkan untuk tempoh 5 hari. P(RM2) memaklumkan ada meletakkan nota di atas tesis tersebut bagi memastikan tesis tersebut dipulangkan kepada pihak yang berkenaan. P(PM1) bertanyakan tentang harga tesis yang dijual dan P(RM1) memaklumkan bahawa harga tesis ada terdapat dalam dasar JPM. KKM memaklumkan bahawa apabila IR dilaksanakan semua tesis adalah berstatus open akses. Tindakan : P(RM2) 3.2 Bilik Perbincangan P(P2) bertanya tentang kapasiti minimum bilik perbincangan 3 atau 4 orang. Ini kerana terdapat sedikit percanggahan maklumat dari staf USK semasa beliau bertugas di meja Penasihat Pengguna. P(SK) memaklumkan bahawa kadar minimum pengguna bilik perbincangan adalah sebanyak 3 orang. Tindakan : P(SK)/Makluman 3.3 Portal PSZ KKM bertanya kepada P(P3) tentang status portal PSZ dan P(P3) memaklumkan bahawa portal PSZ dalam proses penaiktarafan. KKM seterusnya meminta agar mereka menyediakan portal yang dapat menyediakan semua maklumat kepada pengguna. Tindakan : P(P3)

5 3.4 Pembantu Am Pejabat(PAP) KKM bertanya kepada semua tentang prestasi PAP yang baru iaitu Hairi dan Zul Izuan dan memaklumkan bahawa mengambil gambar ada terdapat di dalam senarai tugas Hairi dan meminta P(PM2) memantau kualiti gambar yang diambil. Seterusnya KKM meminta P(RM1) mengemaskini carta organisasi jabatan yang terdapat pada jurutaip. Tindakan :P(PM2) & P(RM1) 3.5 Projek Inventori Rujukan KKM memaklumkan bahawa projek kemaskini rekod piawai dilakukan oleh unit pengurusan teknikal. Projek inventori rujukan bagi kod wr, r dan rw pula akan dilaksanakan oleh JPM. Bagi membantu projek ini, pihak JPM meminta kerjasama pihak USK untuk menyenaraikan senarai rujukan bahan missing. Projek akan dikendalikan oleh perantara mengikut senarai yang akan dilampirkan. Semakan akan dilakukan melalui senarai holdings dan juga senarai dari unit Sirkulasi. Hasil semakan akan digunakan untuk cadangan pembelian oleh perantara fakulti. Jumlah senarai holding yang dianggarkan adalah melebihi 2000 naskah. Tindakan : P(RM1)/P(SK)/Semua 3.6 Borang Pengesahan Tesis P(PM1) memaklumkan bahawa borang pengesahan tesis terkini telah dihantar ke SPS. KKM memaklumkan terdapat permintaan terhadap borang pengesahan tesis versi Bahasa Inggeris dari fakulti. Seterusnya KKM memaklumkan bahawa borang pengesahan tesis dikeluarkan oleh PSZ.

6 3.7 Keratan Akhbar P(PM2) meminta semua pustakawan yang membuat indeks suratkhabar agar menambah jumlah keratan akhbar untuk Papan Kenyataan dengan memuatkan pelbagai isu termasuk surat pembaca. Tindakan : Pustakawan JPM 3.8 Papan Kenyataan P(RM1) bertanya siapa penanggungjawab untuk papan makluman. KKM meminta papan makluman itu dipertanggungjawabkan kepada P(SK) dan P(RM1). Papan makluman itu dibahagi kepada 2 bahagian iaitu untuk pelajar (P(SK) dan untuk perkhidmatan P(RM1). Tindakan :P(SK) & P(RM1) 3.9 Signage /Papan tanda P(P3) bertanya tentang signage yang masih lagi ada dalam bahasa Malaysia. KKM memaklumkan bahawa semua signage di PSZ sepatutnya dalam bahasa Inggeris. KKM minta tindakan diambil untuk menukar signage dari Bahasa Malaysia kepada Bahasa Inggeris. KKM juga meminta P(SK) melabel setiap rak contohnya Advance Management dan Creative Collection. Tindakan : P(SK) 3.10 Program 5S P(PM1) dilantik sebagai ketua program 5S di JPM. Program 5S di JPM akan diadakan pada bulan Mei Projek gotong royong di JPM akan diadakan dan staf diminta menyenaraikan barang-barang yang diperlukan untuk tujuan itu. Tindakan : P(PM1)

7 3.11 Peta Digital KKM meminta P(RM1) menghubungi JUPEM tentang pembelian peta digital. Tindakan : P(RM1) 3.12 ICC KKM bertanya tentang projek ICC JPM, P(PM2) memaklumkan bahawa projek ICC terberhenti seketika. Tindakan : P(PM2) 3.13 Cuti KKM meminta supaya permohonan cuti dibuat awal dan jika ada mesyuarat yang dirancang terlebih awal, staf tidak dibenarkan memohon cuti. Jika mengambil 2 jam sebelah pagi, staf diminta menghubungi ketua jabatan untuk makluman Bahan Tidak Dapat Dikesan P(SK) memaklumkan bahawa bagi bahan yang tidak dapat dikesan, maklumat tidak dapat dihantar kepada pemohon kerana tiada alamat . Semua pustakawan JPM diminta memberi maklumat status overdue yang terlalu lama kepada P(SK) contohnya overdue P(SK) akan meminta JBA keluarkan senarai overdue terlalu lama. Tindakan : P(SK)/Pustakawan JPM 3.15 Bahan Koleksi PSZ KL P(RM2) bertanya tentang bahan koleksi PSZ KL yang ada 2 naskah dan diperlukan oleh pengguna Skudai, bolehkah jika 1 naskah dibawa ke koleksi Skudai. KKM menyatakan bahawa pencadang buku tersebut perlu

8 disemak. Jika perlu boleh dicadangkan pembelian naskah tambahan untuk koleksi Skudai Cadangan Pembelian Scanner Untuk PSZ KL P(PM1) mencadangkan pembelian scanner untuk urusan mengimbas prosedur dokumen ISO KL. Ini kerana sebelum ini pihak KL tidak mempunyai scanner dan perisian yang berkaitan dengannya tidak berfungsi dengan baik. Oleh itu prosedur dokumen ISO KL terpaksa dihantar ke Skudai untuk diimbas oleh Unit Dokumen Digital. Susulan dari cadangan itu KKM memaklumkan akan mengeluarkan surat kepada PSZKL untuk memaklumkan bahawa proses imbasan prosedur tidak akan dilakukan lagi di masa hadapan oleh PSZ Skudai. Tindakan : KKM/Makluman 3.17 Pengubahsuaian PSZ P(SK) memaklumkan sempena pelancaran IR pada 24/5/2007, beberapa pengubahsuaian dilakukan antaranya ialah pintu masuk ke perpustakaan dinaiktaraf kepada pintu automatik, bilik eksekutif diubahsuai dan lantai di tangga ke foyer perpustakaan di pasang marmar Bilik Karel P(SK) memaklumkan bahawa bilik karel no. 53 digunakan oleh ISI untuk membuat kajian tentang solar.

9 3.19 Cenderahati P(P1) memaklumkan bahawa cenderahati berupa beg, pen dan note pad telah siap. Pustakawan yang memerlukan cenderahati tersebut diminta memaklumkan kepada beliau KMK di USK KKM memaklumkan bahawa bagi kelas UQP 1211 pada semester akan dating, pelajar boleh membantu KMK USK untuk membuat pencarian buku. Tindakan : P(SK)/Makluman 3.21 Bengkel Proses Kerja JPM P(RM1) memaklumkan bahawa bengkel proses kerja JPM akan diadakan pada awal bulan Jun KKM mencadangkan bengkel tersebut diadakan pada 7 dan 8 June Tindakan : P(RM1) Mesyuarat ditangguhkan pada jam petang dan diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr. Disediakan oleh : Zurina Rosmani P(RM2) 2007

dokumen-dokumen yang mirip

Minit Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Maklumat Bil.3/2005 Tarikh : 29 September 2005 Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ

Minit Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Maklumat Bil.3/2005 Tarikh : 29 September 2005 Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ Kehadiran: Pn. Noraziah Sharuddin Cik Haslina Othman Pn. Zurina Rosmani